Pohotovostní plány, které jsou lépe známé jako plány reakce na mimořádné události, jsou velmi užitečné při předvídání výskytu věcí, které mají za následek zastavení provozních činností. Při řízení organizace mohou ve skutečnosti nastat různá rizika počínaje technickými poruchami (např. Ztráta dat) až po přírodní události (např. Povodně). Každá organizace proto musí vypracovat účinný pohotovostní plán, aby byla připravena čelit různým nežádoucím událostem.
Krok
Část 1 ze 3: Předvídání různých rizik
Krok 1. Připravte se před vypracováním pohotovostního plánu
Hlavním účelem přípravy pohotovostního plánu je zachovat kontinuitu provozních činností organizace v případě katastrofy.
- Nejprve definujte formální zásadu, která říká, že organizace musí vypracovat pohotovostní plán.
- Vytvořte si plán, který je jednoduchý a praktický. Používejte snadno srozumitelná slova a poskytněte pokyny, které čtenář snadno použije, protože tento plán musí provést všichni pracovníci v organizaci.
- Určete konkrétní důvody, pro které musíte vytvořit pohotovostní plán. Přemýšlejte o indikátorech, které slouží jako měřítka pro určení úspěšné implementace pohotovostního plánu, aby organizace mohla pokračovat v činnostech jako obvykle. Určete provozní činnosti, které hrají důležitou roli v kontinuitě vašeho podnikání.
Krok 2. Vytvořte pohotovostní plán zodpovězením tří důležitých otázek
Vytvoření plánu, který dokáže odpovědět na všechny tři tyto otázky, je způsob, jak zajistit, aby vám neunikl jediný aspekt, který byste měli zvážit.
- K jakým událostem může dojít?
- Jaká opatření podnikneme, abychom to vyřešili?
- Co musíme udělat, abychom se připravili?
Krok 3. Zjistěte, jaká rizika vaší organizaci pravděpodobně hrozí
Stanovení rizik, která mohou nastat, je jedním z důležitých aspektů při přípravě pohotovostního plánu. Proces se však bude lišit podle situace a stavu každé organizace. Při určování rizik byste měli vzít v úvahu také okolnosti vaší vlastní organizace. Pohotovostní plány jsou nutné k předvídání podnikatelských rizik ve formě:
- Přírodní katastrofy, například: povodně, hurikány a sucha. Další rizika: finanční krize, pracovní úrazy, personální problémy (např. Úmrtí vedoucího organizace nebo stávka zaměstnanců), ztráta dat, chaos v řízení a problémy s produkty (např. Vadné produkty).
- Zaměřte se na přípravu plánů na aspekty řízení, komunikace, financí, koordinace, logistiky a řešení technických problémů.
- Technickým problémům obvykle čelí tým, který se zabývá komunikační infrastrukturou. Musíte zvážit riziko ztráty dat nebo zákazníků.
Krok 4. Zvažte rizika podle priority
Určete hodnocení rizika na základě velikosti pravděpodobnosti vzniku rizika. Pohotovostní plány obecně nemohou předvídat všechna rizika, protože šance na výskyt nejsou stejné. Pokuste se zjistit rizika, u nichž je největší šance, že se stanou a která výrazně ovlivní provozní činnosti.
- Zaměřte se na události s nejsmrtelnějšími důsledky. Zapište si všechny události, které ovlivňují provoz, a přiřaďte hodnocení od 1 do 10. Zamyslete se nad dopadem každé z těchto událostí, například: požáry motorů mají nižší hodnocení než požáry z výrobního závodu.
- Poté určete hodnocení na základě četnosti výskytu rizika. Například: dejte hodnocení 1 pro riziko, které se vyskytuje jednou za měsíc, a hodnocení 10 pro riziko, které se vyskytuje jednou za 100 let. Vynásobením těchto dvou čísel získáte celkové skóre, které ukazuje velikost rizika a jeho dopad na organizaci.
- Vypracujte pohotovostní plán začínající akcí s nejvyšším skóre. Připravte řešení k předvídání těchto událostí. Kromě toho můžete zlepšit pracovní procesy pro události s nízkým hodnocením. Základní aspekty, které zajišťují kontinuitu činností organizace, musí být nejvyšší prioritou, například: řízení cash flow, rozvoj podílu na trhu a zlepšování výkonu zaměstnanců.
Část 2 ze 3: Definování více scénářů
Krok 1. Určete scénář události s nejvyšším rizikem
Abyste vytvořili účinný pohotovostní plán, definujte realistické scénáře pro každé riziko. Vytvořte konkrétní rámec, abyste předvídali, jaký by byl dopad, kdyby došlo k nejvyššímu riziku.
- Dopad můžete určit po důkladném kompilaci scénáře. Podrobně promyslete největší dopad každého scénáře.
- Ze scénáře připravte několik verzí plánu s odstupňovanou intenzitou nárazu, například: mírný dopad, mírný dopad a silný dopad.
Krok 2. Vytvořte plán pro implementaci plánu podle scénáře
Určete, kteří pracovníci jsou zodpovědní za jaké akce a kdy. Připravte si také aktualizovaný seznam nebo seznam kontaktů a určete, kdo by měl poskytovat oznámení.
- Připravte si rozvrh, aby všichni odpovědní pracovníci věděli, co mají dělat první den nebo během prvního týdne. Pro každý scénář vytvořte konkrétní rozvrh.
- Vytvořte plán podle scénáře, abyste předvídali vznik překážek v různých aspektech organizace, například pokud jde o pracovní zařízení (omezení infrastruktury), organizaci (neexistuje žádný varovný systém pro mimořádné události nebo kvalifikovaný tým reakce) a instituce (například: nedostatek zdrojů financování nebo externí podnikání partnerů). Určete personál, který by měl být zodpovědný za určité aspekty.
Krok 3. Přemýšlejte o nejdůležitějších faktorech, aby vaše firma byla znovu v provozu
Diskutujte o tom podrobně provedením přezkumu kapacit a zranitelností v rámci organizace. Má organizace adekvátní schopnosti k řešení nebo řešení každého rizika?
- Například: katastrofa, která může nastat, je povodeň, protože říční voda přetéká a zaplavuje bydlení na břehu řeky. Špatná infrastruktura může způsobit zranitelnost a dostupnost kvalifikovaného personálu je organizační kapacita.
- Proveďte poctivé posouzení zdrojů. Zjistit, co je třeba kvůli omezeným zdrojům změnit nebo omezit? Proveďte analýzu, abyste určili dopad na obchodní aktivity, abyste byli schopni určit akce, které je třeba provést, aby organizace nadále fungovala a byla schopna dosáhnout svých cílů.
Krok 4. Určete, jak snížit riziko
Po vytvoření pohotovostního plánu se neposaďte a doufejte, že se nestane nic špatného. Proveďte různé kroky ke snížení rizika a prevenci.
- Zjistěte, zda existují kolegové ochotní pomoci. Existují místní zdroje, které lze využít v případě katastrofy? Existují sousedé ochotní pomoci?
- Účinný pohotovostní plán je schopen odhalit různé aspekty, které je třeba zlepšit, takže plán, který byl původně velmi užitečný, nyní již nemusí být zapotřebí.
- Například: uvědomíte si potřebu pojistné ochrany nebo provedete simulaci zvládání katastrof. Nainstalujte si systém zálohování dat, abyste zabránili ztrátě dat. Vytvořte plán pro každý scénář.
Část 3 ze 3: Implementace pohotovostního plánu
Krok 1. Sdělte pohotovostní plán všem zaměstnancům
O mimořádném plánu musíte informovat všechny úrovně vedení organizace co nejdříve, než dojde k mimořádné události.
- Vysvětlete role a odpovědnosti každého personálu, aby nebyli zmateni, když musí být tento plán proveden, aby se zabránilo panice.
- Zajistěte užitečné školení, aby každý personál byl schopen plnit povinnosti podle plánu. Po provedení pozorování proveďte potřebné simulace a proveďte úpravy.
Krok 2. Otestujte svůj plán
Proveďte testování ve 4 fázích, abyste byli efektivnější a efektivnější. Pokud dojde k mezioborovým problémům nebo konfliktům, upravte plán a opakujte test.
- Pořádejte schůzky s vedoucími pracovníky. Nechte ho, aby stanovil datum a čas schůzky, aby provedl úplný přehled pohotovostního plánu a ocenil lidi, kteří odvedli práci až do konce.
- Uspořádejte mezirezortní schůzky, abyste zkontrolovali plány oddělení. V této fázi musíte přidělit prostředky a identifikovat vznikající konflikty.
- Najděte příčinu zásadních selhání systému. Vyhodnocení plánu lze provést v rámci oddělení simulací selhání systému a/nebo prodejce. Simulace scénářů lze provádět bez vypnutí zařízení nebo zpoždění procesů, které musí pokračovat v běhu.
- Proveďte zkušební provoz. Je však nutné vyzkoušet pohotovostní plán dočasným zastavením operací.
Krok 3. Uložte pohotovostní plán na bezpečném a snadno přístupném místě
V případě katastrofy nenechte plán vzplanout nebo vás smete povodeň. Aby byl v případě potřeby snadný přístup, neukládejte úložiště souborů svého plánu v tajnosti.
- Uložte soubor plánu a kopie na několik míst, aby je bylo možné v případě potřeby použít co nejdříve.
- Uchovejte kopii plánu na různých místech od originálu. Sdělte prosím některým autorizovaným osobám, jak k nim mají přístup.
Krok 4. Stanovte pravidelný rozvrh provádění recenzí
Ke změnám dochází neustále, takže předpoklady, které jsou základem přípravy plánu, již nejsou platné. Riziko může být větší, než když byl plán sestavován.
- Zapojte několik lidí do přípravy a úpravy plánů. Například: požádejte nové zaměstnance, aby poskytli informace nebo vylepšení z jiného pohledu.
- Porovnejte všechny předpoklady použité při navrhování plánu s aktuálními údaji nebo si nechte zkontrolovat třetí stranou. Záložní systém ve vašem počítači může ukládat méně dat, než si myslíte.
Tipy
- Nepřehlédněte důležitost pohotovostního plánu, abyste jej nevytvořili!
- Rozvoj pohotovostních plánů v různých scénářích.
- Začněte plánováním vytvořením výboru a jmenováním předsedy. Vyberte lidi, kteří mají dovednosti, nástroje a znalosti, aby každé oddělení bylo schopno vyvinout vlastní plány.
- Znovu si přečtěte plány, které jste sepsali, a najděte věci, které jste zmeškali.
