Pracovní plán je soubor cílů a procesů, které mohou týmu nebo osobě pomoci dosáhnout tohoto cíle. Přečtením pracovního plánu můžete lépe porozumět rozsahu projektu. Ať už se pracovní plány používají na pracovišti nebo v akademickém světě, pomáhají vám organizovat projekty. Prostřednictvím pracovního plánu rozdělíte proces na malé a lehké úkoly, přičemž budete vědět, čeho chcete dosáhnout. Naučte se, jak vytvořit pracovní plán, abyste byli lépe připraveni na další projekt.
Krok
Krok 1. Rozhodněte, k čemu je váš pracovní plán
Existuje mnoho důvodů, proč vyvíjíme pracovní plán. Stanovte si tento cíl předem, abyste se mohli na projekt dobře připravit. Pamatujte, že většina pracovních plánů je platná po určitou dobu, například 6 měsíců nebo 1 rok.
- Pracovní plán v kanceláři pomáhá vašemu šéfovi vědět, na jakých projektech budete v příštích několika měsících pracovat. Váš šéf tyto informace potřebuje obvykle po roční kontrole výkonu nebo když váš tým pracuje na velkém projektu. Pracovní plán může být také výsledkem zasedání strategického plánování, které společnost provede na začátku nového kalendáře nebo fiskálního roku.
- V akademickém světě jsou pracovní plány vhodné pro studenty k práci na velkých projektech nebo pro přednášející k návrhu osnov za semestr.
- U osobních projektů vám pracovní plán dává představu o tom, co hodláte dělat, jak to budete dělat a kdy to plánujete dokončit.
Krok 2. Napište úvod a pozadí
Pro profesionální pracovní plán byste měli napsat úvod a pozadí. Váš šéf nebo manažer získá informace, které potřebuje k pochopení pracovního plánu. Na druhou stranu akademické pracovní plány obvykle nepotřebují úvod a zázemí.
- Úvod by měl být krátký a zajímavý. Připomeňte svému šéfovi, proč jste ten pracovní plán vytvořili. Představte mu projekt, na kterém budete po určitou dobu pracovat.
- Pozadí by mělo zdůraznit, proč jste pracovní plán vytvořili. Můžete to udělat například tak, že předložíte podrobnosti nebo statistiky nejnovější zprávy, identifikujete problémy, které je třeba řešit, nebo jiné důvody na základě vstupů a zpětné vazby, které jste obdrželi při práci na předchozích projektech.
Krok 3. Definujte cíle a cíle
Cíle a cíle jsou dvě vzájemně související věci. V pracovním plánu oba vedou k dosažení výsledků. Rozdíl je v tom, že cíle jsou obecné, zatímco cíle jsou konkrétnější.
- Cíle jsou celkovým obrazem vašeho projektu. Zapište si, jaké konečné výsledky chcete od pracovního plánu. Ujistěte se, že je pokrytí široké. Řekněme například, že chcete dokončit výzkumnou práci nebo se naučit psát.
- Cíle by měly být konkrétní a hmatatelné. Jinými slovy, měli byste být schopni kroky ve svém seznamu cílů vyškrtnout, jakmile je dokončíte. Nalezení zdrojů rozhovorů pro váš výzkumný dokument je dobrým příkladem cíle.
- Pokud jsou stávající cíle příliš různorodé, můžete je rozdělit na dlouhodobé krátký, doba střednía termín dlouho. Například krátkodobý cíl společnosti zvýšit počet diváků o 30% za tři měsíce se liší od dlouhodobého cíle posílit na rok viditelnost značky na sociálních médiích.
- Cíle jsou obvykle psány v aktivních větách pomocí akčních sloves se specifickými významy. Například „plánovat“, „psát“, „zlepšovat“a „měřit“. Vyvarujte se sloves s vágními významy jako „učit se“, „rozumět“a „vědět“.
Krok 4. Vypracujte pracovní plán s cíli „SMART“
SMART je zkratka, která se běžně používá k hledání hmatatelnějších a proveditelnějších výsledků v pracovních plánech.
- Charakteristický znamená podrobně. Co přesně budeme pro koho dělat? Popište populaci, které budete sloužit, a všechny konkrétní akce, které použijete, abyste jim pomohli.
- Měřitelný znamená měřitelný. Je cíl kvantitativní a měřitelný? Dokážete vypočítat výsledek? Plánovali jste práci tak, aby se „úroveň zdraví v Jižní Africe v roce 2012 zlepšila“? Nebo to strukturujete tak, že „počet případů infekce HIV/AIDS mezi novorozenci v Jižní Africe klesne do roku 2020 o 20%“?
- Dosažitelný znamená dosažitelný. Můžete jej dokončit ve stanoveném čase se zdroji, které máte k dispozici? Vzhledem ke všem omezením, která existují, musí být váš cíl realistický. Zvýšení tržeb o 500% má smysl, pokud je vaše společnost malá. Zvýšení tržeb o 500% je téměř nemožný cíl pro společnost, která ovládla trh.
- Relevantní souvisí se zájmy. Bude mít cíl dopad na váš požadovaný cíl nebo strategii? Ačkoli je to důležité pro obecné zdraví, je pravda, že měření výšky a hmotnosti středoškoláků může přímo vést ke změnám v postupech duševního zdraví? Zajistěte, aby vaše cíle a pracovní metody měly jasnou a intuitivní vazbu.
- Časově omezené je časově omezený Kdy bylo cíle dosaženo a/nebo kdy jste věděli, že jste ho dosáhli? Určete datum ukončení projektu. Uveďte také, pokud existuje, jaký konečný výsledek mohl způsobit, že váš projekt skončí předčasně, se všemi dosaženými výsledky.
Pamatujte, že pro výpočet změny je třeba zadat základní číslo. Pokud nevíte, kolik novorozenců v Jižní Africe je nakaženo HIV/AIDS, jak můžete zajistit, aby se počet případů snížil o 20%?
V určitých situacích budete možná muset konzultovat s odborníkem, abyste se ujistili, že jsou cíle ve vašem pracovním plánu dosažitelné
Krok 5. Seznam zdrojů, které máte
Do tohoto seznamu si napište vše, co potřebujete k dosažení svých cílů. Zdroje mají různé formy, v závislosti na tom, k čemu slouží váš pracovní plán.
- Zdroje v kanceláři zahrnují finanční rozpočty, zaměstnance, konzultanty, budovy nebo místnosti a knihy. Pokud je pracovní plán formálnější, můžete připojit podrobný rozpočet.
- Zdroje v akademickém světě zahrnují přístup do knihoven; výzkumné materiály, jako jsou knihy, noviny a časopisy; přístup k počítači a internetu; stejně jako profesoři nebo další lidé, kteří vám mohou pomoci, když máte otázky.
Krok 6. Rozpoznat stávající omezení
Hranice jsou překážky, které vám mohou překážet ve vašem úsilí dosáhnout svých cílů. Například při provádění výzkumných úkolů ve škole nebo na vysoké škole se váš rozvrh ukáže jako příliš těsný, takže nemůžete bádat a psát dobře. Váš limit je proto hektický rozvrh. Zkuste během semestru odstranit další závazky, abyste mohli efektivně dokončit svůj pracovní plán.
Krok 7. Kdo je zodpovědný?
Odpovědnost je základním prvkem dobrého plánu. Kdo je zodpovědný za dokončení každého úkolu? I když na úkolu pracuje tým, jedna osoba musí být zodpovědná za zajištění včasného splnění úkolu.
Krok 8. Napište strategii
Dodržujte svůj pracovní plán a poté se rozhodněte, jak použijete své zdroje při překonávání omezení k dosažení svých cílů.
- Napište si podrobný seznam akcí. Zjistěte, co se musí stát každý den nebo každý týden, abyste dosáhli svých cílů. Uveďte také, jaké akce by měli provést ostatní členové týmu. K uspořádání těchto informací můžete použít software pro správu projektů nebo osobní kalendář.
- Vytvořte si rozvrh. I když si můžete vytvořit předběžný pracovní rozvrh, čas od času mohou nastat nepředvídané události nebo situace. Udělejte si proto ve svém rozvrhu místo, abyste se vyhnuli zpožděním.
Tipy
- Pokud je váš projekt velký, definujte milníky. Milníky jsou body projektu, které zdůrazňují dosažení určitých cílů. Můžete to také považovat za bod reflexe, když sledujete, jak daleko proces pokročil, a zároveň se ujistíte, že se neodchyluje od pracovního plánu.
- Vytvořte si pracovní plán, který vám bude vyhovovat. Může být podrobný, může být rozsáhlý, v závislosti na vašich přáních nebo potřebách. Můžete psát na papír nebo pomocí profesionálního softwaru pomocí obrázků a barev. Použijte vše, co je pro vás nejpřirozenější a nejefektivnější.
