Osvědčení o zaměstnání (nebo ověřovací dopis o zaměstnání) je formální korespondence obvykle psaná zaměstnavatelem žádající straně s cílem ověřit pracovní historii zaměstnance. K žádosti o půjčku, pronájem nemovitosti, žádosti o nové zaměstnání nebo z jiných důvodů k ověření pracovní historie je obvykle potřeba potvrzení o zaměstnání. Při psaní potvrzení o zaměstnání vysvětlete, kdo jste, poskytněte upřímný souhrn povinností zaměstnance a ověřte si zaměstnání. Tento certifikát musí používat profesionální hlavičkový papír a poskytovat kontaktní informace a podpis. Přečtěte si níže uvedené pokyny, abyste zjistili, jak vytvořit úplné a přesné potvrzení o zaměstnání.
Krok
Část 1 ze 2: Příprava na napsání potvrzení o zaměstnání
Krok 1. Zamyslete se nad tím, proč píšete potvrzení o zaměstnání
Obsah a tón jazyka dopisu závisí na příjemci. U finančních institucí používejte profesionální jazyk a zahrňte finanční informace (např. Platy, provize, navýšení a bonusy). Na druhou stranu, pokud píšete potvrzení o zaměstnání pro zaměstnance, který se uchází o nové zaměstnání, tón jazyka může být neformálnější a nemusíte uvádět finanční informace.
Pochopením jeho účelu a rozsahu můžete napsat dopis, který odpovídá potřebám příjemce
Krok 2. Zamyslete se, kdo by to měl napsat
Osvědčení o zaměstnání obvykle sepisuje nadřízený. V této situaci vás zaměstnanec požádá jako zaměstnavatele o napsání pracovního poměru pro konkrétní účely. Na druhou stranu mohou zaměstnanci napsat dopis o zaměstnání pro sebe. V této situaci to jako zaměstnanec napíšete sami a poté požádáte šéfa, aby to podepsal nebo změnil podle potřeby. Pokud je to možné, měl by to zaměstnavatel napsat jménem zaměstnance, nikoli naopak.
- Pokud jste šéf, který píše dopisy zaměstnancům, můžete je strukturovat podle vlastních specifikací a ovládat v nich zprávy. Dopis, který napíšete, je navíc jako zaměstnavatel považován za pravý a upřímný. Hlavní překážkou je však čas. Jako šéf máte samozřejmě nabitý program, přičemž příprava tohoto dopisu zabere čas. Z tohoto důvodu jsou osvědčení o zaměstnání obvykle krátká a stručná, abyste neztráceli příliš mnoho času, zvláště pokud jste to již udělali.
- Pokud jste zaměstnanec, který sám píše, můžete určit, jaké informace předat příjemcům, a nemusíte si najít čas na sdílení nápadů se svým šéfem. Kromě toho šéf také není zatížen časem, který je třeba poskytnout k jeho napsání (pokud si to napíšete sami, šéf může být rád, protože to nemusí dělat sám). Šéf se však musí vždy podepsat a existuje možnost, že se po přečtení obsahu vašeho dopisu k tomu bude zdráhat. Pokud je to tak, měli byste to buď přepsat, nebo ho přesvědčit, aby to pro vás napsal sám.
Krok 3. Shromážděte potřebné informace
Jakmile znáte příjemce a kdo bude dopis psát, musíte v dopise shromáždit požadované informace.
- Pokud jste šéf, promluvte se zaměstnancem, abyste zjistili, co chce zahrnout. Diskutujte o tom, kdo je příjemce, jaký je účel dopisu, jaké specifikace je třeba zahrnout a kdy by měl být odeslán.
- Pokud jste zaměstnanec a píšete dopis sami, všechny potřebné informace již existují, ale měli byste si nejprve promluvit se svým šéfem a zeptat se, jaký dopis očekává. Tím zajistíte, že napíšete dopis, který odpovídá specifikacím zaměstnavatele, a získáte jeho podpis.
Část 2 ze 2: Psaní potvrzení o zaměstnání
Krok 1. Použijte hlavičkový papír společnosti
Na oficiální hlavičkový papír společnosti napište potvrzení o zaměstnání. Pokud jste šéf, tento papír můžete použít zdarma. Pokud jste zaměstnanec, nejprve se zeptejte, zda je můžete použít. Oficiální hlavičkový papír společnosti ověří váš dopis a přiměje příjemce věřit jeho obsahu.
Pokud nemáte oficiální hlavičkový papír, můžete k vytvoření záhlaví dopisů použít počítač. Záhlaví by mělo obsahovat název společnosti, adresu, telefonní číslo a e -mailovou adresu. Uveďte také informace o autorovi dopisu (a názvu) a datu, kdy byl dopis napsán
Krok 2. Dopis adresujte příjemci co nejkonkrétněji
Pokud znáte jméno příjemce, adresujte jej přímo dotyčné osobě. Pokud nevíte, kdo ji bude číst, obraťte se na organizaci a v předmětu uveďte předmět dopisu.
- Pokud například znáte adresu a jméno příjemce, napište jej těsně pod záhlaví. Následujte vhodným pozdravem, například „Vážený [pane Sudirman]“.
- Pokud nevíte, komu je dopis určen, pošlete jej na příslušné oddělení s předmětem předmětu s popisem obsahu dopisu. Například u dopisu finančnímu ústavu s cílem získat půjčku můžete na místní pobočku poslat dopis s předmětem s textem „Popis zaměstnance pro žádost o půjčku“. Následujte pozdrav jako „Komu jde o problém“.
Krok 3. Popište, kdo jste
V prvním odstavci textu vysvětlete, kdo jste a účel psaní dopisu. Uveďte svou pozici, délku služby a jak dlouho znáte zaměstnance, který o certifikát žádal. Pokud jste zaměstnanec, který sám píše, pokračujte v psaní, jako by dopis přišel od vašeho šéfa, protože to bude on, kdo ho podepíše.
Například: „Jmenuji se Budi Jatmiko a jsem zástupcem vedoucího marketingu a prodeje v PT. ABC. V PT. ABC jsem pracoval 12 let a tohoto zaměstnance znám sedm let. Poslední tři roky mám byl přímým nadřízeným zaměstnance. “
Krok 4. Zajistěte ověření
Následující odstavec obsahu shrnuje zaměstnání zaměstnance, včetně data nástupu do zaměstnání, titulu, zda je zaměstnání dočasné nebo trvalé a zda tam zaměstnanec stále pracuje. Tento odstavec poskytuje v případě potřeby finanční informace zaměstnance.
- Například: „Tento dopis je potvrzením, že zaměstnanec zde skutečně pracuje. Pracoval v PT. ABC sedm let, od 7. září 2003. Zastává pozici zástupce ředitele prodeje, což je stálá pozice na PT. ABC. Do 7. ledna 2011 stále pracuje s touto pozicí v PT. ABC. “
- Další příklad: "Tento dopis potvrzuje, že zaměstnanec pracoval v PT. ABC sedm let. Dotyčná osoba pracovala v PT. ABC od 7. září 2003 do 7. ledna 2011. Zastával pozici zástupce obchodního ředitele v PT. ABC "Pracoval jako stálý zaměstnanec sedm let v PT ABC s platem 35 milionů IDR měsíčně."
Krok 5. Shrňte povinnosti zaměstnance
Tento odstavec popisuje povinnosti zaměstnance, které jsou velmi potřebné v potvrzení o zaměstnání pro zaměstnance, kteří se ucházejí o jiné zaměstnání. Přestože potvrzení o zaměstnání není doporučujícím dopisem, není nic špatného na tom, když zahrnete kladné hodnocení zaměstnance. Tyto dodatečné informace posílí vaši pověst zaměstnavatele a pomohou zaměstnancům při hledání nového zaměstnání, majetku nebo půjček.
Například: „Povinnosti zaměstnance v PT. ABC jsou následující: Odpovědný za prodej radiátorů v oblasti Bogor a jeho okolí. Zastává manažerskou pozici a je zodpovědný za motivaci týmu sedmi až devíti lidí. Musí zajistit spokojenost zákazníků, řešení stížností zákazníků a každé tři měsíce hlásit průběh prodeje ústředí. “
Krok 6. Vyhněte se citlivým nebo nezákonným informacím o zaměstnancích
Existují ustanovení o tom, co může být zahrnuto v referencích na zaměstnání a dalších prohlášeních potenciálním zaměstnavatelům. Je stanoveno, že můžete zahrnout informace o zaměstnancích pouze s příslušným povolením. Existuje také pravidlo, že můžete zveřejnit jakékoli informace o dotyčném zaměstnanci, pokud jsou čestné a v dobré víře. Před zveřejněním citlivých informací se ujistěte, že jste zkontrolovali, co je přijatelné a vhodné zahrnout v souladu se sociální vhodností a příslušnými zákony.
Krok 7. Zadejte své kontaktní údaje
Poslední odstavec by měl obsahovat vaše kontaktní údaje (zaměstnavatele). Tyto informace jsou vyžadovány, pokud má příjemce jakékoli dotazy. Nezapomeňte uvést, že vás příjemce může kontaktovat.
Například: „Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete více informací, neváhejte mě kontaktovat na čísle (021) 21215555 nebo na [email protected].“
Krok 8. Podepište a odešlete
Jakmile je dopis napsán, ukončete jej závěrečným pozdravem, podepište jej a dejte zaměstnanci, který o něj požádal, nebo jej pošlete příjemci sami.
- Zavřete dopis pozdravem „S pozdravem“.
- Připojte svůj podpis spolu s celým jménem a funkcí.
- Přidejte oficiální nebo ověřovací razítko, které obvykle používají společnosti pro tento typ dopisu.
Tipy
- Některé procesy žádosti o vízum vyžadují, abyste si zapsali pozici, kterou bude zaměstnanec zastávat, pokud je vízum uděleno. Možná budete muset vysvětlit důležitost práce zaměstnance žádajícího o vízum.
- Někteří zaměstnavatelé požádají zaměstnance, aby vypracoval dopis, který pak podepíše. Pokud požádáte zaměstnance, aby napsali své vlastní, nezapomeňte si je před podpisem důkladně přečíst.
- Některé společnosti mají k ověření práce přidělenou konkrétní osobu a existují také společnosti, které mají konkrétní šablonu. Pokud máte pochybnosti, obraťte se na oddělení lidských zdrojů.
Varování
- Finanční údaje zadávejte pouze na požádání zaměstnance. Pokud jste zaměstnanec a dopis píšete sami, můžete zadat tolik informací, kolik potřebujete.
- Nezadávejte osobní údaje o zaměstnancích, pokud to nedovolí.
- Pokud zaměstnanec, který požadoval potvrzení o zaměstnání, již s vámi nepracuje, neuvádějte důvody odchodu, i když není žádný případ nebo problém.
