Vypracování dobrého pracovního plánu musí začít stanovením jasných cílů ve formě vize nebo cíle, kterého má být dosaženo. Pracovní plány vám pomohou změnit váš současný stav dosažením požadovaných cílů. Svých cílů lze dosáhnout, pokud jste schopni vytvořit dobrý plán.
Krok
Část 1 ze 4: Tvorba plánu
Krok 1. Vědět, co musíte udělat
Plány budou méně účinné, pokud už nevíte, co dělat. Od začátku, konkrétně před plánováním, upřesněte, čeho chcete dosáhnout.
Například chcete napsat velmi dlouhý esej o 40 000 slovech jako magisterskou práci, která se skládá z úvodu, recenze literatury (kriticky diskutovat o jiném výzkumu, který hodnotí váš výzkum a vysvětlit metodiku výzkumu, kterou jste použili), několik kapitol vysvětlujících, že vaše nápady byly úspěšně aplikovány prostřednictvím konkrétních důkazů a závěrů. Na dokončení vám dá 1 rok
Krok 2. Uspořádejte kroky, abyste dosáhli konečného cíle
Stanovte si konečný cíl a poté si vytvořte seznam toho, co budete k dosažení tohoto cíle potřebovat. Možná dokonce budete muset zvážit několik různých způsobů, jak toho dosáhnout. Jakmile víte, čeho chcete dosáhnout, rozdělte to na kroky, které můžete okamžitě podniknout, abyste vypracovali realističtější plán.
- Mějte na paměti, že vaše plány se mohou stále měnit, aby bylo dosaženo vašich cílů. Zkuste se tedy přizpůsobit.
-
Aby byl váš plán účinný, nezapomeňte do svých cílů začlenit následující standardy:
- Konkrétní - jasně definujte cíle.
- Měřitelné - rozdělte cíl na několik měřitelných výsledků.
- Dosažitelné - Jste schopni dokončit kroky nutné k dosažení cíle.
- Relevantní - stanovte si rozumné cíle pro svůj život.
- Včas - máte čas potřebný k dosažení svých cílů a pokroku podle plánu.
Krok 3. Vypracujte konkrétní a realistický plán
Stanovení konkrétních cílů je jen začátek, protože stále musíte určit každý konkrétní a realistický aspekt projektu, který je vaším plánem, a to stanovením konkrétních a dosažitelných plánů, cílů a konečných výsledků.
- Vypracování konkrétního a realistického dlouhodobého pracovního plánu předejde stresu, protože projekty podpořené méně promyšleným plánem zmeškají termíny a vyžadují mimořádně namáhavé úsilí.
- Například: abyste mohli práci dokončit včas, musíte napsat přibližně 5 000 slov za měsíc. Tímto způsobem budete mít ještě několik měsíců na konci svého plánu, abyste svůj nápad zdokonalili. Být realistický neznamená vyžadovat, abyste každý měsíc napsali více než 5 000 slov.
- Pokud budete učit jako asistent pedagoga po dobu tří měsíců ve stanoveném termínu, mějte na paměti, že za tři měsíce výuky nebudete schopni napsat 15 000 slov, takže toto psaní musíte mezi ostatní měsíce rozdělit rovnoměrně.
Krok 4. Nastavte měřitelné cíle
Cíl je měřítkem pro dosažení určité fáze dosažení konečného cíle. Stanovování cílů by mělo začít od konce plánu (dosažení cílů) a poté ustoupit, dokud se nevrátíte do aktuální situace a stavu.
- Stanovování cílů udržuje motivaci vás i vašeho týmu, protože rozdělením projektu na malé úkoly a jasné cíle nemusíte čekat, až bude projekt dokončen, abyste se cítili úspěšní.
- Nedávejte příliš dlouhý nebo příliš krátký interval mezi dvěma cíli, ale snažte se určit nejefektivnější časový rámec.
- Například: při psaní práce nenastavujte cíle na základě dokončení kapitoly, protože to může trvat měsíc. Místo toho si na dva týdny stanovte menší cíl, například podle počtu slov. Odměňte se, pokud toho dosáhnete.
Krok 5. Rozdělte velký úkol na menší úkoly, které se snadněji provádějí
Dosažení určitých úkolů nebo cílů je někdy obtížnější.
- Pokud se cítíte zahlceni velkým úkolem, uvolněte úzkost tím, že úkol usnadníte. Jde o to rozdělit velký úkol na několik menších úkolů, aby se daly snadněji provádět.
- Například: napsat recenzi literatury je obvykle nejtěžší, protože než začnete psát, musíte udělat spoustu důležitých výzkumů a analýz.
- Rozdělte úkol na tři menší úkoly: výzkum, analýzu a psaní. Tyto úkoly můžete dále rozdělit na: výběr článků ke čtení, stanovení termínů pro dokončení analýzy a psaní.
Krok 6. Vytvořte plán
Vytvořte si seznam úkolů, které musíte udělat, abyste dosáhli svých cílů. Samotné seznamy úkolů nejsou účinné, protože je musíte podporovat vytvářením realistických plánů a akčních plánů.
Například: rozdělením úkolu napsat recenzi literatury na několik malých úkolů můžete snáze určit, kdy by měl být úkol dokončen, a můžete vytvořit realistický rozvrh pro každý malý úkol. Možná byste si každý den nebo dva měli přečíst, analyzovat a zapsat si jednu důležitou věc ze svého čtení
Krok 7. Určete časový rozvrh pro všechny činnosti
Pokud nenastavíte přidělení času a nestanovíte termíny, váš projekt se zpozdí, zabere více času a některé úkoly jsou nedokončené.
- Ať už v jakékoli fázi pracovního plánu provedete jakékoli akce, musíte je dokončit s harmonogramem.
- Příklad: pokud vám přečtení 2 000 slov zabere přibližně 1 hodinu, přečtení článku o 10 000 slovech do konce vám zabere nejméně 5 hodin.
- Zvažte také, že budete během čtení jíst alespoň dvakrát a každé 1 nebo 2 hodiny si dáte pauzu, pokud se budete cítit unavení. Před dokončením cílového času také přidejte alespoň 1 hodinu, abyste předvídali neočekávaná přerušení.
Krok 8. Vytvořte vizuální reprezentaci
Po vytvoření konkrétního seznamu úkolů a plánu vytvořte vizuální reprezentaci na podporu svého plánu, například pomocí vývojových diagramů, Ganttových diagramů, elektronických listů nebo jiných aplikací pro obchodní účely.
Umístěte vizuální reprezentaci na snadno viditelné místo, například do svého pracovního prostoru nebo studia
Krok 9. Zkontrolujte dokončené úkoly
Kromě zajištění vlastního uspokojení je kontrola dokončených úkolů také způsobem, jak zjistit, jaké úkoly jste splnili.
To je velmi nutné, pokud pracujete s jinými lidmi. Pokud pracujete v týmu, doporučujeme používat online dokumenty, ke kterým má každý člen přístup bez ohledu na to, kde se nacházejí
Krok 10. Zaznamenejte vše
Jak procházíte každým krokem v pracovním plánu, sledujte vše. Je vhodné uchovat tento záznam ve složce a rozdělit jej na několik aspektů plánování. Některé příklady poznámkových oddílů zahrnují:
- Všimněte si nápadů/různých věcí
- Denní program
- Měsíční rozvrh
- Úspěchy
- Studie
- Následovat
- Zapojené kontakty/jednotlivci
Krok 11. Nepřestávejte, dokud nedosáhnete konečného cíle
Jakmile je plán připraven k provedení (a je znám členům týmu), byly stanoveny cíle a pracovní plán, dalším krokem je plnění denních úkolů k dosažení cílů.
Přestože byste se neměli snadno vzdávat, měli byste být také flexibilní. Mohou nastat neočekávané události, které vyžadují změnu plánu nebo plánů
Krok 12. V případě potřeby změňte rozvrh, ale nikdy se nevzdávejte, než dosáhnete svého cíle
Podmínky prostředí nebo nepředvídané události vám někdy mohou bránit ve splnění termínů, ale držte krok s úkolem a dosáhněte svých cílů.
Pokud nastanou problémy, nevzdávejte to. Zrevidujte svůj plán a pokračujte v práci, dokud nenarazíte na cíl a nedosáhnete pokroku
Část 2 ze 4: Správa času
Krok 1. Připravte agendu
Můžete si vybrat agendu ve formě aplikace nebo knihy, pomocí které si vytvoříte denní rozvrh na týden po hodině. Vyberte si agendu, která se snadno čte a používá, aby byla užitečnější.
- Výzkum ukazuje, že psaní pracovního plánu, například použití pera a papíru, vás k tomu motivuje. Použití agendy ve formě knihy proto bude při přípravě rozvrhu lepší.
- Agenda může pomoci snížit stres a uklidnit se, protože sníží šance, že si budete neustále pamatovat, co máte dělat. Agenda navíc pomůže vaší mysli jasněji strávit cíle.
Krok 2. Nevytvářejte pouze seznam úkolů
Proč vytvářet dlouhý seznam úkolů, ale není jasné, kdy to udělat? Seznam úkolů je méně účinný než pracovní plán, protože nastavením plánu poskytnete čas na dokončení úkolu podle plánu.
Pokud jste práci přidělili určitý čas (agenda má obvykle hodinový formát), tendence k odkládání se sníží, protože musíte úkol dokončit v určitém časovém rámci, aby se další úkol nezdržoval
Krok 3. Naučte se přidělovat čas
Přidělením času uvidíte, kolik času máte za jeden den. Začněte přidělením času na provádění úkolů s nejvyšší prioritou a poté přiřaďte čas jiným úkolům.
- Vytvořte si tak týdenní rozvrh. Zkuste si své aktivity dobře promyslet po celý den, aby plán, který jste připravili, mohl být použit co nejlépe.
- Odborníci navrhují, abyste na své aktivity na příští měsíc mysleli, alespoň představou celkového obrazu.
- Začněte vytvářet rozvrh od konce dne a poté se přesuňte zpět. Pokud například skončíte v práci nebo se učíte v 17 hodin, vytvořte si rozvrh, který začíná například odsud, dokud se například neprobudíte v 7 ráno.
Krok 4. Udělejte si čas na zábavu a odpočinek
Výzkum ukazuje, že lidé, kteří si naplánují volný čas pro sebe, mají příjemnější život. Přepracování (více než 50 hodin týdně) se navíc ukazuje jako méně produktivní.
- Nedostatek spánku narušuje produktivitu. Ujistěte se, že máte alespoň 7 hodin spánku za noc (pro dospělé) nebo 8,5 hodiny (pro dospívající).
- Výzkum ukazuje, že naplánování denních aktivit na sebeobnovení (např. Cvičení, krátké přestávky, meditace, protahovací cvičení) může zlepšit produktivitu a celkové zdraví.
Krok 5. Udělejte si čas na vypracování týdenního plánu
Odborníci doporučují, abyste si na začátku týdne udělali čas na sestavení týdenního plánu. Zjistěte, jak nejlépe využít svůj denní čas k dosažení cílů, které jste si stanovili.
- Zvažte své pracovní povinnosti nebo sociální odpovědnost. Pokud je váš plán příliš napjatý, zvažte, zda je třeba zrušit méně důležité plány.
- Nezrušte plány na socializaci. Snažte se udržovat dobré vztahy s přáteli a těmi nejbližšími, protože potřebujete podpůrnou síť.
Krok 6. V následujícím příkladu zjistíte, jak vypadá denní rozvrh
Na příkladu psaní diplomové práce můžete vytvořit denní rozvrh s následujícím sledem činností:
- 07.00: probuďte se brzy
- 07.15: cvičení
- 08.30: osprchujte se a připravte se
- 09.15: připravit a sníst snídani
- 10.00: práce a psaní (včetně 15minutové přestávky)
- 12.15: oběd
- 13.15: napište e -mail
- 14.00: proveďte průzkum a vytvořte zprávu o výzkumu (včetně 20-30 minutové přestávky/svačiny)
- 17.00: úklid stolu, kontrola e-mailů, stanovení priorit na zítra
- 17:45: jděte nakupovat
- 19.00: vaření a poté večeře
- 20.00: odpočinek při poslechu hudby
- 22.00: připravit se před spaním, číst (30 minut), spát
Krok 7. Pamatujte, že váš denní rozvrh nemusí být každý den stejný
Provádějte určité úkoly pouze 1 nebo 2 dny v týdnu. Rozdělení úkolů na několik dní vám může pomoci vrátit se do práce/studia s novým pohledem.
Například pondělí, středa a pátek k napsání diplomové práce a výzkumu, čtvrtek vyplníte učením se hrát hudbu
Krok 8. Zadejte plán předvídání problémů
Vyhraďte si ve svém rozvrhu více času pro případ, že by se vaše práce zpozdila nebo vám něco překáželo. Je dobré strávit dvakrát tolik času, kolik potřebujete k dokončení úkolu, zvláště pokud právě začínáte.
Jakmile si na úkol zvyknete nebo dokážete odhadnout čas, který bude trvat, rozhodněte se, zda potřebujete čas zkrátit. Také si udělejte čas na hlídání
Krok 9. Buďte flexibilní a příliš na sebe netlačte
Buďte připraveni změnit svůj rozvrh, zvláště pokud právě začínáte. Toto je součást procesu učení. Aby to bylo jednodušší, vytvořte si plán pomocí tužky.
Pokuste se sledovat své každodenní činnosti po dobu 1–2 týdnů, abyste věděli, čemu věnujete čas a jak dlouho vám trvá plnění úkolů
Krok 10. Omezte čas pro přístup na web
Nastavte si plán kontroly e -mailů nebo přístupu na sociální média. Ovládejte se, abyste neztratili pár hodin pouhou kontrolou e -mailu každých pár minut.
Možná budete muset vypnout telefon nebo se alespoň soustředit na práci
Krok 11. Omezte své aktivity
To proto, abyste se mohli soustředit na práci. Určete nejdůležitější činnosti dne, což jsou činnosti, které podporují dosažení cílů a zaměřte se na tyto úkoly. Nepřednostňujte věci, které jsou méně důležité, protože budou ztrácet čas, například: kontrola e -mailu, čtení zbytečných informací atd.
- Jeden odborník navrhuje, abyste s kontrolou e-mailu odložili o 1–2 hodiny před zahájením práce. Tímto způsobem se můžete soustředit na důležitý úkol, aniž byste byli rušeni obsahem e -mailu.
- Pokud vás čeká spousta drobných úkolů (příklad: odpovídání na e -maily, psaní poznámek, úklid pracovního/studijního prostoru), shromážděte je a stanovte si konkrétní rozvrh, kdy je budete dělat všechny najednou. Tímto způsobem nepřeruší váš pracovní tok, když musíte plnit úkoly, které vyžadují větší soustředění.
Část 3 ze 4: Udržování motivace
Krok 1. Buďte pozitivní
K dosažení cílů je zapotřebí pozitivní přístup. Věřte v sebe a lidi kolem vás. Změňte zvyk sebekritiky tím, že si uděláte pozitivní prohlášení.
Kromě toho, že budete pozitivní, vám prospěje i častá interakce s pozitivními lidmi. Výzkum ukazuje, že si osvojíte chování lidí, se kterými se často setkáváte, proto si přátele vybírejte moudře
Krok 2. Dejte si dárek
To musíte udělat, zejména pokud dosáhnete cíle. Dejte si odměnu, například večeří ve své oblíbené restauraci, protože jste dosáhli svého cíle v prvních dvou týdnech nebo sledování filmu, pokud dosáhnete svého dvouměsíčního cíle.
Jeden odborník doporučuje, abyste nechali peníze příteli, kterého by měl vrátit, když splníte úkol do určité doby. Pokud úkol nedokončíte úspěšně, budou vaše peníze jeho
Krok 3. Získejte podporu z okolí
Požádejte o pomoc přátele a rodinu. Musíte také budovat vztahy s lidmi, kteří mají stejné cíle, aby se mohli navzájem podporovat.
Najděte si partnera, který rozumí vašim termínům a pomůže vám připomenout jejich splnění. Požádejte například někoho, aby vám to připomněl a zeptal se na váš pokrok, nebo se s ním jednou týdně sejdete u kávy a podělte se o svůj pokrok
Krok 4. Znát pokrok, kterého bylo dosaženo
Výzkum ukazuje, že pokrok je nejlepší motivátor. Chcete -li zjistit postup, můžete jednoduše zaškrtnout dokončené úkoly.
Krok 5. Zvykněte si chodit dříve spát a dříve vstávat
Pokud čtete rozvrhy vysoce produktivních lidí, většina z nich má ve zvyku vstávat brzy ráno. Dopolední rutinu dělají také jako zábavnou aktivitu před nástupem do práce.
Některé pozitivní způsoby, jak začít ráno, jsou cvičení (například: lehký strečink nebo cvičení jógy po dobu 1 hodiny doma), zdravá snídaně a poté deník na 20-30 minut
Krok 6. Udělejte si čas na odpočinek
Musíte si odpočinout, abyste zůstali motivovaní. Budete -li pokračovat v práci, budete se cítit unavení. Dělat přestávky je proaktivní způsob, jak předcházet únavě a nemrhat časem.
- Například: drž se dál od počítače, vypni mobilní telefon, sedni si na tiché místo a nic nedělej. Pokud se objeví nápad, poznamenejte si ho, pokud ne, užijte si uvolněnou atmosféru.
- Další příklad: meditujte. Vypněte vyzvánění mobilního telefonu a příchozí oznámení a nastavte časovač na 30 minut nebo podle potřeby. Sedněte si tiše a zkuste si vyčistit mysl. Pokud přijde nějaká myšlenka, označ ji a nech ji jít. Pokud například přemýšlíte o práci, řekněte si „práce“a pak na to zapomeňte. Udělejte to pro každou myšlenku, která vás napadne.
Krok 7. Použijte vizualizaci
Věnujte pár minut přemýšlení o svém cíli a představte si, jaké by to bylo, abyste ho dosáhli. Tato metoda vám pomůže překonat potíže, které vám někdy brání dosáhnout vašich cílů.
Krok 8. Pamatujte, že to není vždy snadné
Cenných věcí je velmi obtížné dosáhnout. Možná budete muset vyřešit spoustu problémů nebo překonat různé překážky při pokusu dosáhnout svého cíle. Zkuste to přijmout, když se tyto věci stanou.
Mnoho duchovních učitelů, kteří učí, jak žít v přítomnosti, naznačuje, že přijmete protivenství v důsledku svých vlastních rozhodnutí. Místo toho, abyste odmítli nebo se cítili zklamaní, přijměte to, učte se ze zkušenosti a zkuste najít způsob, jak se změnou situace dosáhnout svých cílů
Část 4 ze 4: Stanovení cílů
Krok 1. Zapište si své přání
K psaní použijte deník nebo počítač. Je to opravdu užitečné, zvláště pokud si nejste úplně jisti, co chcete dělat, ale cítíte to.
Pravidelné vedení deníku vám pomůže porozumět sobě a lépe poznat své pocity. Mnoho lidí říká, že si deníky mohou vyjasnit svými pocity a touhami
Krok 2. Proveďte svůj průzkum
Jakmile se rozhodnete, co chcete dělat, proveďte průzkum. Chcete -li si vybrat nejlepší způsob, jak dosáhnout svých cílů, zkuste najít informace.
- Hledejte lidi, kterým se podařilo dosáhnout stejného cíle. Tito lidé vám mohou poskytnout jakékoli tipy, které mohou být užitečné a kterým byste se při dosahování svých cílů neměli vyhýbat.
- Vyhledejte informace o Redditu (v případě potřeby jsou k dispozici jazykové možnosti), což je online fórum, které diskutuje o různých tématech, zvláště pokud chcete vědět, co si ostatní myslí o konkrétní práci.
- Když například píšete diplomovou práci, začnete si představovat, jak bude konečný výsledek vypadat. Přečtěte si o zkušenostech ostatních, kteří úspěšně napsali práce. To může otevřít příležitosti, takže můžete vydat knihu nebo získat příležitost kariérního postupu.
Krok 3. Zvažte různé možnosti a vyberte tu nejlepší
Po provedení průzkumu získáte lepší představu o tom, jak to udělat, a o výsledcích, kterých dosáhnete. Díky tomu si snáze vyberete nejlepší způsob, jak dosáhnout svých cílů.
Krok 4. Věnujte pozornost věcem, které vás ovlivní, když dosáhnete svého cíle
Uvědomte si různé překážky, které mohou bránit dosažení cílů. Na příkladu psaní práce můžete pociťovat duševní vyčerpání, nedostatek informací nebo povinnost dělat neočekávané úkoly.
Krok 5. Buďte flexibilní
Vaše cíle se mohou změnit, když k nim budete pracovat. Dejte si šanci a stanovte si další lepší cíl. Nevzdávejte se, pokud máte potíže. Je rozdíl mezi ztrátou zájmu a ztrátou naděje!
Tipy
- Stejnou metodu použijte, pokud chcete plánovat a stanovovat větší dlouhodobé cíle, jako je výběr správného zaměstnání.
- Pokud se vám plánování zdá únavné, přemýšlejte o tom takto: vytvoření denního, týdenního a měsíčního plánu vám pomůže ušetřit čas potřebný k určení, co musíte ve svém každodenním životě udělat dále. Tato metoda uklidňuje vaši mysl, takže jste kreativnější a můžete se soustředit na věci, které jsou důležité.
