Uspořádání efektivní schůzky je zapotřebí k podpoře hladkého průběhu činností společnosti nebo organizace. Setkání jsou příležitostí ke koordinaci práce, sdílení informací, zlepšení týmové práce a efektivního dosahování cílů. Efektivní schůzky vyžadují dobrou přípravu, vedení a delegování úkolů. Během schůzky se snažte zvýšit motivaci účastníků a zapojte celý tým.
Krok
Část 1 ze 3: Pořádání schůzí
Krok 1. Připravte se na schůzku co nejlépe
Nejprve sestavte program schůzky obsahující harmonogram a témata k projednání a určete důležité věci, které je třeba znovu potvrdit, než schůzka skončí.
- Přijďte do zasedací místnosti včas, protože to, kde pracujete, ovlivní to, jak vás vnímají ostatní lidé. Čekání v zasedací místnosti o 15 minut dříve způsobí, že si ostatní lidé budou myslet, že jste méně produktivní nebo chcete odejít z jiné práce s výmluvou, že půjdete na schůzku.
- Připravte si fotokopii pořadu jednání. Ačkoli můžete vytvořit digitální agendu, připravte si také fotokopii agendy, aby bylo používání jednodušší.
Krok 2. Vedení schůzky
Při vedení schůzky se ujistěte, že pokryjete všechna témata na pořadu jednání a posloucháte, co všichni účastníci řeknou, následujícími způsoby:
- Rozešlete prezenční listinu. Setkání je prostředkem šíření informací v týmu a stává se příležitostí k diskusi, aby každý znal své příslušné odpovědnosti, aby byl schopen poskytnout očekávaný pracovní výkon. Rozesíláním prezenční listiny víte, kdo nedorazil, aby je bylo možné kontaktovat a připojit se ke schůzce. Také to ukazuje, že informace, které budete na schůzce sdílet, jsou důležité.
- Použijte agendu jako vodítko, abyste každému účastníkovi schůzky usnadnili soustředit se a vědět, co musí udělat. Účastníci setkání se mohou střídat. Díky přípravě programu před schůzkou se tedy budete při vedení schůzky více soustředit.
Krok 3. Vypracujte pracovní plán
Pracovní plán je závěrečné shrnutí potvrzující práci, která má být po schůzce vykonána, a je průběžným plánem, který ovlivňuje všechny účastníky schůzky. Vytvořte pracovní plán podle následujících pokynů:
- Označte někoho jako osobu odpovědnou za konkrétní cíl. Jmenovaná osoba nemusí dosáhnout cíle osobně, protože bude projektovým manažerem zodpovědným za propojení členů týmu, kteří se musí zapojit, a přípravu požadovaných zdrojů.
- Formálně i neformálně si vyžádejte zprávy o pokroku, aby určený personál podal zprávu o práci, které bylo dosaženo v určitém časovém období.
Krok 4. Zaměřte se na téma podle programu schůzky
Po projednání jednoho tématu na pořadu jednání a provedení nezbytných diskusí předložte souhrn výsledků diskuse, poskytněte příležitost klást otázky a poté pokračujte v setkání diskusí o dalším tématu.
Krok 5. Určete plán nadcházející schůzky
Až se všichni sejdou, oznamte harmonogram příští schůzky, aby jim to usnadnilo plánování. Tímto způsobem jste předem informovali o plánu schůzek, abyste předešli kolizním plánům.
Požádejte členy týmu, aby prostřednictvím e -mailu navrhli, jaká témata by měla být na pořadu dne. Jakmile schůzka skončí, dejte jim vědět, že pro příští schůzku použijete stejnou agendu, a požádejte účastníky schůzky, aby předložili návrhy témat, která podporují dosažení cílů společnosti/organizace
Část 2 ze 3: Příprava na schůzku
Krok 1. Rozhodněte, kdo schůzi bude předsedat
Tato role je obvykle přiřazena vedoucímu, ale můžete dát členům týmu příležitost vést schůze oddělení, aby mohli později předsedat schůzkám na vyšší úrovni.
Krok 2. Pozvěte reproduktory
Mluvčí je osoba, která je ze specifického důvodu pozvána na schůzku, protože má zkušenosti s řízením lidských zdrojů a dalších zdrojů, aby členové týmu mohli dosáhnout nejlepšího výkonu, včetně efektivního vysvětlování pracovních procesů a výsledků. Kromě toho je také schopen poskytnout rady k předvídání nepředvídaných okolností a podle potřeby zvýšit zdroje.
Krok 3. Určete správný plán schůzek
Při nastavování plánu zvažte časovou dostupnost a omezení účastníků. Například: Páteční odpolední schůzky se mohou zúčastnit všichni účastníci, ale není vhodný čas diskutovat o velkých problémech.
- Aby se všichni členové týmu mohli zúčastnit nadcházející schůzky, nejprve se zeptejte projektové osoby odpovědné za harmonogram a poté požádejte všechny účastníky, aby si rozvrhli své plány podle plánu.
- Určete, kdo bude pořizovat zápisy, a zajistěte, aby byly informace o výsledcích schůzek zasílány také nepřítomným účastníkům.
Krok 4. Připravte program schůze
Pořad jednání by měl obsahovat alespoň seznam témat, která mají být projednána, delegování prezentačních úkolů a časovou dotaci k projednání každého tématu. Program schůzky můžete uspořádat podle následujících návrhů:
- Požádejte o informace všechny účastníky schůzky e -mailem alespoň 2 dny před schůzkou. E -mail je pro to nejlepší nástroj, protože budete dostávat žádosti písemně.
- Vytvořte si program schůzky u stolu, do kterého zaznamenáte všechna témata, o nichž se bude diskutovat, řečníky a časový rozvrh. Pokud existuje požadavek na téma, které se odchyluje od obecného tématu, obraťte se na dotyčnou osobu a požádejte ji, aby podala konkrétní žádost, která bude projednána na příštím setkání.
- Vytvořte si realistický rozvrh. Vysvětlení a diskuse, které trvají 30 minut, by neměly být nuceny dokončit do 15 minut. Vytvořte si plán podle potřeby a schůzku ukončete brzy, až budou probrána všechna témata.
Krok 5. Navrhněte pravidla schůzky
Není třeba vytvářet formální pravidla ani ukládat sankce, ale díky implementaci pravidel proběhne schůzka hladce a každý může dobře vyjádřit svůj názor.
Uveďte pravidla při zahájení schůzky slovy: „Aby účastníci šetřili čas, mohou klást otázky a reagovat poté, co řečník dokončí prezentaci. Pokud máte zpětnou vazbu i po skončení diskuze, pošlete mi prosím e -mail, abychom o ní mohli dále diskutovat. “
Krok 6. Určete časové rozdělení
Stanovte program schůzky určením, jak dlouho bude každý řečník potřebovat, a prodiskutováním každého tématu.
- Informujte rozdělení času před zahájením schůzky, aby všichni účastníci věděli, kdy mohou přispět, a zabránili náhodným nebo zkresleným diskusím.
- Poté, co byla projednána určitá témata, věnujte alespoň 10 minut diskusi.
Krok 7. Odešlete program schůze
Den před schůzkou rozešlete všem účastníkům program schůze, aby měl každý fotokopii rozvrhu a znal účel schůzky. Kromě toho vás také mohou informovat, pokud jsou na pořadu jednání nesprávné informace.
Krok 8. Odeslat připomenutí
Před zahájením první nebo neobvyklé schůzky pošlete připomínku hodinu předem, aby byli všichni účastníci včas.
Část 3 ze 3: Stát se efektivním vedoucím setkání
Krok 1. Buďte dobrým vedoucím setkání
Pokuste se během schůzky komunikovat se všemi účastníky, aby bylo dosaženo cílů schůzky. Delegujte odpovědnost za vedení schůzek pozvaným řečníkům za účelem prodiskutování konkrétních témat. Vy sami se musíte aktivně účastnit diskuse.
Krok 2. Informujte pracovní cíle, které byly a nebyly dosaženy
Pokud je účelem setkání diskuse o několika cílech, informujte o dosaženém pokroku a o tom, kdo je za dosažení odpovědný.
- Pokud existuje pracovní plán, který od posledního setkání nepostoupil, zeptejte se proč.
- Je -li to způsobeno nedostatkem času nebo jiných zdrojů, prodiskutujte řešení s osobou jmenovanou odpovědnou za projekt nebo problém podrobně prodiskutujte mimo schůzku.
Krok 3. Pokud se diskuse odchyluje od tématu, znovu se zaměřte
Někdy se diskuse ztratí kvůli nadšení nebo zklamání účastníků. Soustřeďte pozornost a přesměrujte zbloudilé diskuse následujícími způsoby:
- Berte toto setkání jako misi shromažďující fakta. Dejte každému účastníkovi příležitost promluvit, abyste mohli shromáždit co nejvíce informací. Tato metoda také přiměje účastníky schůzky mluvit střídavě, včetně těch, kteří na schůzce rádi dominují.
- Použijte Cyberstorming, program elektronické komunikace pro sdílení myšlenek ve skupinách a lze jej použít pro neformální setkání. Tato metoda zabraňuje soutěži mezi členy týmu o to, že chtějí být vyslechnuti, protože všichni ve skupině vidí příspěvky od ostatních členů.
- Neutrální, pokud někdo na schůzce probere téma mimo agendu, například slovy: „Zajímavý nápad, Bobe! Můžeme si o tom promluvit později. " Mnoho lidí si neuvědomuje, že diskutují o věcech, které se odchylují od programu schůzky, ale přijdou k vám k diskusi, pokud je problém opravdu důležitý.
- Ovládejte směr diskuse. Kromě účastníků, kteří mluví příliš dlouho, mohou na schůzce nastat problémy, protože někdo nadále diskutuje o tématech, která nejsou na pořadu dne. Abyste to překonali, nejprve si poslechněte, co říká, a poté navrhněte, aby se o problému dále diskutovalo na příštím setkání. Zdůrazněte, že na schůzce budou nadále probírána témata uvedená na pořadu jednání.
- Soukromě si promluvte s osobou, která schůzce dominuje, a zeptejte se proč. Místo obtěžování projevujte starost. Soustřeďte se na to, co jste během schůzky pozorovali, a umožněte mu vysvětlit své chování. Nabídněte mu pomoc, aby přestal vládnout schůzce.
Krok 4. Přejděte na další téma podle plánu
Procvičte si time management tím, že budete asertivní, nebuďte sprostí. Správné nastavení času dává každému účastníkovi vědět, že schůzka stále probíhá a v diskusích, které s ní nesouvisejí, lze pokračovat i po jejím skončení.
Nespěchejte. I když budete muset převzít kontrolu nad situací, schůzka bude méně užitečná, pokud se diskuse zkrátí. Před pokračováním schůzky dejte účastníkům příležitost klást otázky nebo poskytovat informace. Zajistěte, aby se všichni členové týmu cítili zahrnuti, než aby se cítili opomíjeni
Krok 5. Zdůrazněte důležité téma
Zdůrazněte hlavní cíle, kterých má být dosaženo, a jejich vztah k dalším cílům, které podporují dosažení hlavních cílů.
Vysvětlete účastníkům setkání, aby pochopili rozsah projektu, na kterém pracují, a jejich příslušné role jako důležitou součást jednotky
Krok 6. V případě potřeby si pomozte se zapisováním poznámek
Než schůzka začne, rozhodněte, kdo bude pořizovat zápis. Pokud je zdrcen, podejte pomocnou ruku nebo si sami pořiďte poznámky.
Krok 7. Upřesněte v případě nedorozumění
Po projednání všech témat vedoucí schůzky provede shrnutí, aby účastníci znali výsledky schůzky a pokládali otázky, pokud stále existují věci, které nejsou jasné.
Jako vedoucí schůzky poskytněte podrobná vysvětlení, aby všichni účastníci porozuměli výsledkům schůzky
Krok 8. Před ukončením schůzky poskytněte důkladné shrnutí
Vůdci, kteří jsou pevní v rozhodování, zabrání stagnaci a nerozhodnosti, přimějí zaměstnance pracovat svědomitě a motivovaně, reagovat na změny a nové informace. To lze zjistit z následujících charakteristik:
- Mějte jasné cíle, abyste zajistili soulad mezi rozhodnutími s cíli společnosti/organizace a etikou.
- Postarejte se o to, abyste byli příkladem v životě a dodržovali pracovní morálku jako základ pro efektivní a efektivní rozhodování.
- Prokázat transparentnost, a to nesobeckost, tím, že prokážete, že rozhodnutí, která jsou pro společnost prospěšná, dávají každému příležitost se rozvíjet.
- Vidět neúspěch jako příležitost k učení, která bude odrazovým můstkem k tomu, abychom se mohli lépe rozhodovat. Když se něco pokazí, rozhodný vůdce je schopen situaci pochopit.
- Komunikujte otevřeně a efektivně v souladu s firemní/organizační kulturou, abyste předešli nesrovnalostem nebo rozporům při komunikaci s podřízenými nebo nadřízenými.
