Práce a podnikání, zejména v kancelářském prostředí, vyžadují určitou úroveň spolupráce. Například důležitá rozhodnutí často vyžadují více z pohledu jednoho jedince a obecně úspěch důležitého zaměstnání vyžaduje odbornost řady lidí. Schůzky jsou způsobem, jak vytvořit strukturovanou a organizovanou spolupráci, ale bez účelu nebo kontroly se schůzky mohou snadno stát příliš dlouhými a neefektivními. Vědět, jak naplánovat, připravit a vést schůzky, může znamenat rozdíl mezi efektivním a časově náročným setkáním.
Krok
Část 1 ze 3: Příprava na schůzku
Krok 1. Diskutujte o nadcházející schůzce s účastníky
Když zjistíte, že budete předsedat nadcházející schůzce, jednou z prvních věcí, kterou byste měli udělat, je věnovat trochu času rozhovoru s lidmi, kteří se zúčastní (zvláště důležití a lidé na vysoké úrovni). Zeptejte se, zda je něco konkrétního, co by chtěli na schůzce prodiskutovat. Zaznamenejte si jejich odpovědi a použijte je jako průvodce při psaní své agendy.
Zeptat se účastníků, co by chtěli probrat, je chytrý krok, a to nejen proto, aby vám usnadnil psaní programu, ale také je zapojil do procesu schůzky ještě před zahájením schůzky. Lidé častěji navštěvují schůzky a věnují jim pozornost, když vědí, že budou projednány otázky, které jsou pro ně důležité
Krok 2. Napište a sdílejte agendu
Program schůzky je užitečný nejen pro vedoucí schůzky, ale také pro přítomné hosty. Pořad jednání obsahuje užitečné informace o schůzce, například kdy, kde a kdo se zúčastní. A co je nejdůležitější, agenda také nastiňuje témata diskuse, o nichž se má diskutovat, aby se každý mohl připravit. Odešlete program před samotnou schůzkou - čím důležitější schůzka je, tím dříve byste měli agendu odeslat.
Jedna věc, která by měla být zařazena na pořad jednání, je odhadovaný časový limit pro každou diskusi. Pokud budete mít hrubý časový plán nastíněný dříve, bude pro vás snazší nastavit schůzku podle plánu. Zatímco některé události ve vašem programu budou trvat déle (a jiné rychleji), plán vám usnadní organizaci a úpravu celkového času
Krok 3. Proveďte malý průzkum na téma předchozích diskusí a setkání
Lidé, kteří se setkání účastní, nemusí znát všechny informace o tématu, o kterém máte v plánu diskutovat - někteří se možná nezúčastnili posledního setkání, zatímco jiní možná zapomněli. Je pro vás jako předsedu schůze dobré znát dosavadní historii diskuse. Zkuste si předtím promluvit s lidmi, kteří se zúčastnili důležitých schůzek, abyste zjistili všechny nevyřešené problémy, abyste je mohli na schůzce prodiskutovat. Také budete muset získat zápis z posledního setkání od úředníka, který si poznámky uchovává, aby vám pomohl zorganizovat vaše plány.
Zápisy z předchozích schůzek mohou být pro vás jako vůdce důležitým zdrojem. Zápis shrnuje diskuse a rozhodnutí, ke kterým došlo během posledního setkání, takže můžete všechny důležité informace najít poměrně rychle a snadno. Možná budete muset sdílet důležité zápisy ze schůzek s účastníky spolu s programem
Krok 4. Připravte si místo setkání předem
V den schůzky se musíte ujistit, že místnost nebo místo, které bude použito, je čisté, uklizené a připravené ubytovat účastníky schůzky. Musíte zajistit, aby všechny součásti technologie pro schůzky (jako jsou prezentace, projektory, vizuální zařízení atd.) Fungovaly správně a byly připraveny k použití - technický nepořádek může ztrácet drahocenný čas a narušovat hladký průběh schůzky.
Pokud používáte elektronickou prezentaci (například PowerPoint atd.), Udělejte si čas a seznamte se s dálkovým ovládáním nebo klikrem, který bude v prezentaci použit. Určitě nechcete ztrácet čas tápáním s těmito ovladači při projednávání důležitých otázek
Část 2 ze 3: Působení jako vedoucí během schůzek
Krok 1. Otevřete schůzku oficiálně
Jakmile vyprší naplánovaný čas a jsou přítomni všichni účastníci (nebo alespoň všichni důležití účastníci), upozorněte všechny v místnosti. Představte se jako vůdce a jaký je účel schůzky. Nastavte časový rámec sdělením, kdy vaše plánovaná schůzka končí - můžete mít dlouhou nebo krátkou schůzku, ale uvedení časového limitu předem pomůže udržet schůzku včas. Pokud se někteří účastníci navzájem neznají, věnujte čas krátkému přečtení jmen účastníků a představení důležitých účastníků.
Je třeba poznamenat, že některé podniky a organizace mají přísné a pravidelné postupy pro otevírání a vedení schůzí. Některé organizace například otevírají schůzky klepáním kladiva
Krok 2. Poskytněte relevantní shrnutí předchozích setkání
Na začátku schůzky, která je součástí dlouho probíhajícího projektu, musíte poskytnout stručné informace o projektu poskytnutím rychlého souhrnu událostí nebo rozhodnutí z předchozí schůzky. Ne všichni účastníci vědí o tématu diskuse tolik jako vy, takže tento krok může být nápomocný při zefektivnění a zefektivnění schůzky.
- Místo toho, abyste sami shrnuli výsledky předchozích schůzek, můžete požádat tajemníka nebo úředníka schůze, který si pořizuje poznámky, aby si přečetli zápisy z předchozích setkání, aby shrnutí formálně působilo.
- Měli byste také zvážit přečtení důležité korespondence nebo sdělení, ke kterým došlo po předchozí schůzce.
- Je třeba poznamenat, že pokud účastníkům poskytnete kopie zápisu/korespondence, nemusí být jejich čtení nutné.
Krok 3. Umožněte důležitým účastníkům podat zprávu o obecné situaci
Dále pozvěte lidi s příslušnými znalostmi, aby vás informovali o novém vývoji, který nastal od posledního setkání. Může to být cokoli - například nové problémy, s nimiž se potýká firma nebo organizace, personální změny, vývoj projektů a změny ve strategii, o kterých zde lze diskutovat. Účastníci setkání chtějí také slyšet o výsledcích konkrétních akcí provedených v důsledku předchozích setkání.
Krok 4. Dokončete všechny nedokončené záležitosti
Pokud existují nevyřešené problémy a rozhodnutí, která nebyla přijata z poslední schůzky, zkuste je vyřešit dříve, než budete diskutovat o nových problémech. Čím déle bude předchozí problém pozastaven, tím méně účastníků bude chtít za něj převzít odpovědnost, zkuste tedy během schůzky definovat a vyřešit všechny nedokončené záležitosti. Obvykle jsou nedokončené záležitosti v zápisu z předchozí schůzky konkrétně označeny jako „nerozhodnuté“nebo „předložené k další diskusi“.
- V závislosti na kultuře a předpisech, ve kterých pracujete, může mít vaše firma nebo organizace specifické postupy pro rozhodování-například účastníkům schůzky může stačit dosáhnout většinového konsensu nebo možná skupina lidí na nejvyšší úrovni má za úkol všechna rozhodnutí. rozhodnutí.
- Mějte na paměti, že některé věci jsou příliš velké na to, aby se mohly během schůzky dokončit. Na dlouhodobý postup nedokončených projektů nemusíte myslet. V tuto chvíli však musíte vznést rozhodnutí nebo projekt, který vyžaduje akci.
Krok 5. Diskutujte o novém podnikání
Dále přijďte s novými problémy, obavami a problémy, které je třeba prodiskutovat. To jsou věci, které přirozeně vyplývají z vývoje, ke kterému došlo mezi předchozími a současnými schůzkami. Pokuste se od účastníků získat konkrétní a definitivní rozhodnutí - čím více věcí necháte bez odpovědi, tím více nevyřešených problémů si přinesete na příští schůzku.
Krok 6. Přečtěte si závěr schůzky
Poté, co vyřešíte všechny své staré i aktuální problémy, vyhraďte si čas na přečtení závěru schůzky pro všechny přítomné. Seznam všech rozhodnutí, která byla učiněna jednotlivě, a v případě potřeby popište konkrétní akce, které se od účastníků očekává, že je podniknou před příštím setkáním.
Tento krok je zásadní - je to vaše poslední šance zajistit, aby všichni opustili schůzku a přesně věděli, kde projekt stojí a co se od něj očekává
Krok 7. Na závěr stanovte základy pro příští schůzku
Nakonec uveďte, o čem se bude diskutovat na příští schůzce, a když jste začali plánovat, řekněte, kdy a kde se schůzka bude konat. To účastníkům pomůže vytvořit pocit kontinuity od jednoho důležitého projektu nebo rozhodnutí k dalšímu a poskytne jim časový rámec pro pokračování nebo dokončení úkolu, který jim byl přidělen.
Stojí za zmínku, že nemusíte plánovat další schůzku, pokud jste pokryli všechny staré a nové problémy na aktuální schůzce. Pokud však existuje dostatek nevyřešených problémů, které vyžadují další diskusi, nebo pokud chcete vidět pokrok v konkrétním projektu, může být vhodné další setkání
Část 3 ze 3: Vedení schůzí efektivně
Krok 1. Proveďte diskusi, ale nedominujte jí
Jednou z vašich rolí vedoucího schůzky je zajistit hladký průběh diskuse. Vaší úlohou není nabídnout názor na všechny problémy nebo zajistit, aby diskuse probíhala podle pevného plánu. Musíte mít flexibilitu. Umožněte ostatním účastníkům svobodně hovořit a umožněte vznik nových diskusních témat, i když nejsou na pořadu dne. Možná budete muset téma ukončit nenápadně nebo změnit určité téma diskuse, aby diskuse pokračovala, ale neměli byste mít pocit, že musíte ovládat všechny aspekty schůzky. Koneckonců, schůzky jsou procesem spolupráce.
Během schůzky věnujte pozornost svému programu. Pokud je schůzka mimo pořad jednání, možná budete muset některá témata diskuse přeskočit nebo odložit na později. Nebojte se to udělat, pokud je diskutované téma velmi důležité
Krok 2. Povzbuďte všechny účastníky k účasti
Jako vedoucí schůzky je vaším úkolem zajistit otevřené a produktivní setkání. Pokud si všimnete, že někteří účastníci, kteří mají znalosti relevantní pro projednávaný problém, nejsou skupině přístupní, povzbuďte je, aby promluvili. Nepotřebujete jim vyzvat ani přímo zavolat-stačí říct něco jako: „Myslím, že zde budou užitečné znalosti paní Mithy“a je to skvělý způsob, jak do schůze zapojit méně aktivní členy.
Krok 3. Zajistěte, aby každý rozuměl tomu, o čem se diskutuje
Je těžké si pamatovat, že každý účastník setkání má stejné zkušenosti nebo znalosti o tématu diskuse. Chcete -li zajistit, aby účastníci na schůzce moudře trávili čas, můžete využít příležitosti a stručně zjednodušit složitý problém nebo téma. Účastníci, kteří tyto informace neznají, to určitě ocení.
Krok 4. Neignorujte obtížné nebo trapné otázky
Pokud takové otázky nekontroluje kompetentní vedoucí, bude schůzka neproduktivní. Pokuste se zajistit, aby byly na schůzce probrány všechny důležité otázky, o kterých chcete diskutovat. Nedovolte účastníkům přesouvat vinu nebo vágně se omlouvat za nevyřešené problémy. Pokuste se vyjasnit a získat odpovědi na problémy, o kterých nikdo nechce diskutovat. I když to účastníci možná nechtějí, jsou to otázky, které je třeba zodpovědět, aby byla schůzka účinná.
Ujistěte se, že jsou zaznamenána všechna důležitá rozhodnutí (pokud máte úředníka nebo příjemce poznámek, delegujte tento úkol na ně). Pokud se musíte potýkat s obtížnou otázkou, budete se chtít ujistit, že jsou vaše odpovědi dobře zdokumentovány
Krok 5. Sledujte svůj čas
Existuje důvod, proč mají schůzky špatnou pověst-pro většinu lidí jsou schůzky časově náročnou činností. Abyste se vyhnuli tomu, aby se schůzka vedla příliš dlouho, využijte svou moc jako vůdce, aby byla diskuse v pohybu. Nebojte se odložit některé nedůležité problémy nebo konverzace na další diskusi, pokud schůzka vypadá, že bude trvat déle, než jste čekali. Musíte být připraveni a ochotni upravit rozvrh tak, aby žádný účastník neztrácel čas.
