Při plánování schůzky musíte sdělit všechny relevantní informace jasně a stručně. Musíte poskytnout popis času, místa a tématu diskuse. Také si budete muset udělat poznámky, pokud jsou na schůzku potřeba nějaké přípravy nebo materiály. Bez ohledu na to, jaké médium používáte, e -mail nebo aplikaci Outlook, zajistěte předání důležitých informací, aby je všichni pozvaní věděli a mohli předvídat, proti čemu se postaví.
Krok
Metoda 1 ze 3: Psaní silných předmětů
Krok 1. Napište krátký relevantní předmět s datem a tématem schůzky
Když tyto věci napíšete do pole předmětu, umožníte pozvaným porozumět času a tématu schůzky, aniž byste museli e -mail otevírat. Můžete například napsat „Setkání 01/03: nová pravidla pro podávání zpráv“.
Varování:
Pokud nepíšete téma schůzky, mohou se lidé zeptat, zda je schůzka relevantní pro jejich oddělení nebo zda by se měli zúčastnit. Nezapomeňte si tedy zapsat téma setkání!
Krok 2. Do pole pro předmět si vyžádejte potvrzení účasti
Pokud musíte vědět, kdo přijde, požádejte o potvrzení v poli předmět. Čtenáři tak budou vědět, že musí odpovědět co nejrychleji, i když e -mail neotevřeli. Můžete napsat: „Pátek 10/06, schůzka HR, potvrďte prosím brzy.“
Můžete také napsat „Odpovězte prosím: schůzka HR 10/06.“
Krok 3. Pokud je schůzka naléhavá, napište ji do pole předmětu
Pokud je téma schůzky naléhavé nebo vyžaduje rychlé rozhodnutí, aby se schůzka musela uskutečnit okamžitě, vložte do pole předmětu nouzovou značku. Můžete například napsat „Nouzové setkání v pondělí 31/02: kybernetická bezpečnost“.
Je velmi důležité vysvětlit předmět setkání, aby čtenář uhádl, o čem se bude diskutovat
Krok 4. Zapište si, zda je schůzka povinná, nebo jen návrh
Pokud pracujete pro velkou společnost, přítomnost určitých lidí nemusí být vždy nutná. Do předmětu napište příslušná oddělení nebo jim dejte vědět, zda se musí zúčastnit. Můžete například napsat „Povinné marketingové setkání 6/10“.
Pokud se čtenář nemusí zúčastnit, můžete napsat „Doporučujeme zúčastnit se schůzky 10/6 o účinné marketingové taktice“
Krok 5. Abyste předešli záměně, použijte do pole předmětu celá slova
Zkratky se mohou zdát účinné, ale ve skutečnosti jsou méně konkrétní než úplná slova a mohou vést ke zmatku. Například „KK“může znamenat „rodinnou kartu“nebo „kreditní kartu“podle toho, kdo vašemu osobnímu jazyku rozumí nebo nerozumí.
Můžete však použít běžné zkratky, například „RSVP“, „HR“a „KTP“
Metoda 2 ze 3: Psaní obsahu e -mailu
Krok 1. Napište přátelský, stručný úvod a krátké poznámky
Představit se je nutné, pokud pracujete pro velkou společnost nebo pokud všechny neznáte. V tomto krátkém úvodu byste měli sdělit, zda existují dokumenty nebo materiály, které je třeba dokončit/přinést na schůzku.
Vytvořte přátelský nebo pro práci relevantní úvod. Například: „Ahoj, Tim! Nemůžu se dočkat, až se nový program spustí příští týden! “
Spropitné:
Připomeňte čtenářům, pokud mají splnit konkrétní úkol nebo něco přinést na schůzku. Například „Nezapomeňte přinést 4 kopie seznamu kontaktů na dodavatele.“
Krok 2. Napište datum a čas na samostatný řádek, aby vynikl
To je důležitá informace pro pozvané. Udělejte to tedy jasně a odlište se od ostatních vět kolem. Umístěte dva řádky nad a pod nebo jej napište tučně.
- Příklad: „6. října 2020, 10,30 - 11,45 WIB“
- Pokud se schůzka koná online, poskytněte informace o časovém pásmu, aby lidé v různých časových pásmech nezaostávali kvůli špatné komunikaci. Můžete například napsat: „6. října 2020, 10,30 - 11,45 WIB (GMT+8)“
Krok 3. Napište místo za datum a čas
Ujistěte se, že je místo také viditelně napsáno jako datum a čas, zvláště pokud se schůzka koná na novém místě, které je těžké najít, nebo pokud víte, že někteří z pozvaných místo neznají. V případě virtuálních schůzek (prostřednictvím živých fór nebo videochatu) poskytněte pozvaným přímý odkaz na snadný přístup k odkazu na fórum nebo video.
Při zadávání trasy buďte co nejpodrobnější. Příklad: „Přijďte prosím do zasedací místnosti 592 v budově Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto č. 10). Pokoj 592 je ve 2. patře budovy. Musíte tedy vyjet výtahem z přízemí, zastavit se ve 12. patře a pomocí výtahu na jižní straně budovy (nalevo) vyjet do 59. patra. “
Krok 4. Sdělte účel schůzky
Informujte pozvaného o účelu schůzky. Vyprávění krátké agendy pomůže pozvaným pochopit, jaké úkoly musí předem splnit. Téma můžete pojmenovat (například „Aktualizace kybernetické bezpečnosti“) nebo můžete naplánovat:
- 10.30 - 10.45 Poskytněte nejnovější informace o stavu projektu
- 10.45 - 11.10 Porovnávejte a vybírejte slušné nabídky
- 11.10 - 11.30 Brainstorm a odpalovací cíle
Krok 5. Zkontrolujte e-mail, zda neobsahuje gramatické nebo informační chyby
Nejdůležitější věcí, kterou je třeba zkontrolovat, je datum, čas a místo schůzky. Ujistěte se, že tyto tři věci jsou správné! Můžete si také znovu přečíst úvod, program nebo jakékoli další poznámky, které jste přidali, abyste se ujistili, že jste zadali všechny požadované informace.
Před odesláním e -mailu si přečtěte nahlas, abyste se ujistili, že je vaše psaní jasné a stručné
Metoda 3 ze 3: Použití aplikace Outlook nebo aplikace Integrovaný kalendář
Krok 1. Klikněte na „Nová schůzka“v domovské nabídce v aplikaci Outlook
Pokud vaše společnost používá komunikační databázi s integrovaným kalendářem, například Outlook, použijte ji k plánování schůzek. Toto médium je obecně komunikačním kanálem, který si vybrali lidé, se kterými pracujete.
Pokud vaše společnost nepoužívá aplikaci Outlook nebo podobnou službu, použijte k odeslání pozvánek e -mail poskytnutý vaší agenturou
Krok 2. V okně „Scheduling Assistant“vyberte čas a datum
Po vytvoření nové schůzky se zobrazí okno kalendáře. Klikněte na „Asistent plánování“a zvýrazněte dostupný čas a datum schůzky.
Ujistěte se, že jste vybrali správný čas pro pozvané. V závislosti na aplikaci společnosti může být nutné změnit nastavení zobrazení, aby se na obrazovce zobrazil plán všech (a vašich)
Krok 3. Přidejte pozvané osoby zadáním jejich jmen nebo pomocí adresáře
Kliknutím na textové pole zadejte jméno ručně nebo procházejte adresář a ze seznamu vyberte jméno pozvaného. Pomocí funkce „Asistent plánování“zkontrolujte dostupnost času pozvání.
Pokud pozvaní nemají volný čas, jejich jména budou zvýrazněna. Asistent plánovače vám dokonce poskytne doporučené časy, které vyhovují vašemu plánu a dalším pozvaným
Krok 4. Nastavte čas začátku a konce schůzky
Zkontrolujte, zda se datum shoduje s datem, které jste nastavili dříve. Pokud jej potřebujete změnit, klikněte na tlačítko kalendáře. Pomocí šipky dolů vpravo od seznamu časů vyberte vhodný čas schůzky.
Zapisování času ukončení schůzky je váš způsob, jak respektovat čas druhého člověka, aby mohl předvídat, co se stane, a plánovat výlety nebo práci na daný den
Krok 5. Klikněte na „Schůzka“v části „Schůzka“v horní části obrazovky
Vrátíte se na obrazovku plánu a uvidíte, že vaše schůzka byla naplánována. Poté můžete přidat předmět, umístění a poznámky.
Pokud nevidíte záznam schůzky na obrazovce s plánem, vraťte se k předchozím krokům a opakujte, dokud se nezobrazí plán schůzky
Krok 6. Zapište si předmět, umístění a konkrétní poznámky
Informujte téma schůzky několika krátkými slovy (Příklad: „Test nového produktu“). Sdělte konkrétní místo. Zapište si pokyny k umístění, pokud místo není běžně využíváno pro schůzky nebo je obtížně dostupné. Uveďte další poznámky (například přípravy, které musí provést), které jsou relevantní pro schůzku.
- Uveďte adresu místa, přestože je pravděpodobné, že ho pozvaný již zná.
- Až budete hotovi, klikněte na „odeslat“.
Spropitné:
Nepoužívejte téma, které je příliš široké, například „brainstorming“, protože tyto druhy slov neposkytují jasné informace o účelu schůzky. Můžete jej nahradit výrazem „zamyslete se nad prodejcem nového produktu“.
Tipy
- Při opakovaném čtení e -mailu nebo pozvánky se ujistěte, že jsou stručné a přehledné.
- Používejte přátelský a profesionální tón.
- Znovu zkontrolujte seznam příjemců a ujistěte se, že byly pozvány všechny cíle.
- Pokud chcete skrýt celou e -mailovou adresu před příjemci, zadejte e -mailovou adresu do pole „bcc“.
Varování
- Nepište pozvánky ani e -maily bez data, času a místa. Pozvaní budou zmatení a dostanete desítky odpovědí na tyto věci.
- Nepište velkými písmeny, protože to bude interpretováno jako křik a to je velmi neprofesionální.
