Manhours jsou důležitou součástí tvorby lukrativní nabídky projektu a určování nákladů na dokončenou práci. Protože pracovní síla tvoří velkou část většiny smluvních prací, je přesný odhad a vykazování pracovní doby rozhodující pro úspěch vašeho podnikání.
Krok
Část 1 ze 2: Odhad pracovní doby pro nabídky projektů
Krok 1. Rozdělte projekt na součásti
První část výpočtu odpracovaných hodin pro úlohu je rozdělení projektu na menší složky. Poté odhadněte počet hodin, které bude trvat dokončení každé součásti. Tyto složky by měly být označeny podle typu zapojené pracovní síly. Pokud stavíte bytový komplex, budete potřebovat práci při výkopech, stavbě, elektřině, instalatérství atd. Ujistěte se, že odhadnete každou komponentu, která je součástí projektu.
Krok 2. Určete požadovaný typ pracovní síly
Typ pracovní síly velmi závisí na úkolech, které je třeba dokončit. Na každou práci nepotřebujete předáka. Jednoduché úkoly mohou provádět asistenti nebo stážisté. Tento proces určování je obtížnější pro úlohy, které zahrnují kombinaci různých typů pracovních sil, od jednoduchých po složité.
Krok 3. Odhadněte čas potřebný k dokončení každé součásti
Jakmile určíte komponenty a typ práce pro každou složku, odhadněte celkový počet hodin práce potřebných k dokončení každé fáze od začátku do konce. Nezahrnujte přestávky. Počet odpracovaných hodin by měl odrážet dobu, po kterou je práce věnována dokončení fáze.
- Pokud dobře znáte typ práce pro každou fázi, zkuste použít minulé projekty jako referenci pro odhad pracovní doby. Pokud například víte, že jednomu pracovníkovi zabere instalace čtyř nových oken deset hodin, nebo 2,5 hodiny na jedno okno, nemusí se váš aktuální projekt příliš lišit.
- Pokud fáze vašeho projektu zahrnuje jiný typ pracovní síly, Ne jakmile se seznámíte, udělejte si průzkum a připravte si odhadovanou pracovní dobu. v závislosti na projektu můžete najít cenné informace na internetu nebo u jiných dodavatelů. Můžete také využít služeb konzultanta, který je obeznámen s typem pracovní síly, kterou potřebujete. Poradce vám může pomoci odhadnout pracovní dobu potřebnou k dokončení konkrétní fáze.
- Při odhadu zvažte také faktory, jako je stupeň obtížnosti práce. Pokud je okno ve vašem budoucím projektu v 7. patře a okno, na kterém se pracovalo v předchozím projektu, je v prvním patře, zvyšte poměr hodin na okno, abyste tento rozdíl zohlednili.
- Zahrnout odhady času stráveného administrativními úkoly požadovanými smlouvou.
Krok 4. Zahrňte hodiny supervizora
Můžete také zahrnout projektové hodiny pro předáka nebo manažera, který povede tým pracovníků a bude spravovat podrobné vykazování a dodržování harmonogramu projektu. Některé projekty mohou zaměstnávat více než jednoho vedoucího nebo vedoucího a spravovat různé součásti projektu. Jiné projekty mohou využívat několik různých úrovní dohledu. Můžete mít vedoucího pro správu pracovníků napříč různými složkami projektu a primárního nadřízeného, který spravuje všechny předáky.
Krok 5. Použijte své odhady k přípravě časové osy projektu
Váš klient určí dobu dokončení projektu. Možná vás klient požádá o upřesnění, jak dlouho vám bude dokončení projektu trvat. Vypočtené etapy a hodiny můžete použít k vytvoření časové osy projektu. Určete součásti, které lze dokončit současně, a součásti, které je třeba dokončit po etapách (výstup jednoho procesu se stane vstupem dalšího procesu). Pokud víte, kdy je třeba dokončit každou fázi, můžete počet hodin potřebných k dokončení fáze vydělit 8hodinovým pracovním dnem na časové období projektu. Časovou osu projektu můžete prodloužit nebo zkrátit přidáním nebo snížením počtu zaměstnanců. Čím více pracovníků máte, tím rychleji lze fázi dokončit.
- Některé projekty vyžadují dokončení fází podle plánu více než 8 hodin denně nebo 40 hodin týdně. Potřebují přesčasy, které musí být motivovány.
- Pokud například máte jeden měsíc na vybudování základu nového domu a víte, že stavba nadace vyžaduje 1 000 hodin na práci, vydělte 1 000 hodin 8denním pracovním dnem v měsíci, abyste určili množství práce potřebné k dokončení tato fáze v přesný čas. (1000 projektových hodin práce / 20 pracovních dní v měsíci = 50 hodin denně; 50 hodin denně / 8 hodin práce = 6,25 práce nutná).
- Buďte realističtí ohledně počtu zaměstnanců zaměstnaných v uvedeném časovém období. Bylo by nerealistické potřebovat 7 elektrikářů k dokončení instalace okruhu za týden, v závislosti na dostupnosti elektrikářů ve vaší oblasti. Možná budete muset rozšířit časovou osu, aby byla zajištěna dostupnost pracovní síly pro váš projekt.
- Pokud máte v plánu dokončit několik fází současně, budete muset rozdělit pracovní sílu k dokončení každé fáze.
Krok 6. Připravte a odešlete svou nabídku
Přidejte odpracované hodiny pro každou potřebnou pracovní sílu, abyste měli celkový počet odpracovaných hodin pro každý typ pracovní síly. Pokud potřebujete pouze jeden typ pracovní síly, spojte prosím všechny hodiny projektu do jednoho čísla. Pokud požadujete různé typy pracovní síly, měla by vaše nabídka určit počet odpracovaných hodin pro každý typ pracovní síly. Doporučujeme zahrnout všechny mzdové náklady včetně daní a výhod. Některé smlouvy mohou stanovit minimální mzdovou sazbu pro každý typ pracovní síly. Zahrňte také veškeré přirážky (část zisku), které chcete účtovat.
Řekněme například, že jste byli vybráni k instalaci nové kuchyně pro středně velký dům. Projekt budete muset rozdělit do několika fází, které zahrnují instalatérské, elektrické a obecné stavební práce. Vaše nabídka by měla odrážet celkový počet odpracovaných hodin pro elektrikáře, instalatéry a obecné stavební práce, jakož i platové tarify pro každý typ pracovní síly
Krok 7. Upravte odhadovanou pracovní dobu v průběhu projektu
Protože časové odhady jsou pouze odhady, měli byste odhady aktualizovat v průběhu projektu. Možná budete muset klientovi vyúčtovat na základě skutečných odpracovaných hodin týmu, takže byste měli pravidelně poskytovat aktuální odhady odpracovaných hodin. Díky tomu není klient překvapen nadměrným využíváním pracovní doby.
- Zahrňte „faktor fudge“, což je nárůst přibližného času v důsledku neznáma. Výše faktoru Fudge závisí na složitosti práce, dostupnosti práce, závislosti na vnějších činitelích a vztahu jednoho procesu k druhému.
- Většina dodavatelů vysvětluje, že jejich nabídky jsou odhady. Skutečná odpracovaná doba se bude lišit a klienti budou platit podle skutečné odpracované hodiny v průběhu projektu. Je však možné, že klient bude chtít zaplatit jednorázově na základě odhadů a nezaplatit za skutečně odpracované hodiny. Věnujte velkou pozornost všem smluvním jazykům, které tuto smlouvu označují, protože v takové dohodě musí dodavatel pečlivě odhadnout náklady.
- Pokud se klient chystá platit na základě skutečně odpracovaných hodin, nezapomeňte, že vaše nabídka odráží odhady a neměli byste účtovat výrazně vyšší odpracované hodiny, pokud k tomu není pádný a prokazatelný důvod. Pokud narazíte na problém a potvrdí se, že překročíte odhadovanou pracovní dobu, informujte klienta, abyste předešli nedorozuměním
- Udělejte písemnou dohodu, která uvádí práci, která se nejpravděpodobněji objeví a je mimo rozsah práce. Zahrnout procesy pro identifikaci a schválení těchto změn, jako jsou povolení a požadovaná dokumentace.
Část 2 ze 2: Vykazování pracovní doby pro smluvní práce
Krok 1. Shromážděte informace o své pracovní síle
Zajistěte, aby soubory zaměstnanců pro všechny pracovní síly ve vašem projektu byly přesné, a udržujte je. To zahrnuje mzdové záznamy a všechny právní dokumenty. Pokud používáte inženýry, elektrotechniky, instalatéry nebo jiné licencované pracovníky, budete si muset uchovat důkaz o jejich aktivních certifikačních souborech. U většiny strojírenských a stavebních prací je nutné zjistit, zda je práce smluvně zajištěna státem. Máte odpovědnost zajistit, aby každý, kdo pro vás pracuje, byl řádně certifikován, včetně subdodavatelů.
- Za práci na projektu můžete zaplatit mzdu, která není zaměstnancem. Tito subdodavatelé pracují pro vás, dodavatele a vy účtujete klientovi jejich platy. I když subdodavatel není váš zaměstnanec, musí být shromážděny a uloženy v evidenci jeho certifikační údaje. Jako dodavatel je vaší odpovědností zajistit, aby každý, kdo pracuje na projektu, měl příslušnou kvalifikaci, pokud to není uvedeno ve smlouvě.
- Státní zakázky obvykle vyžadují další informace o zaměstnancích a subdodavatelích, aby byl zajištěn soulad se zákonem. To zahrnuje podávání zpráv o etnickém původu a platových sazbách, aby bylo zajištěno, že nedojde k žádným diskriminačním praktikám. Pokud máte státní zakázku, pečlivě si přečtěte a dodržujte všechny pokyny týkající se náboru a hlášení, abyste předešli problémům s platem.
Krok 2. Sledujte pracovní dobu
Abyste mohli klientům vytvářet přesné zprávy, potřebujete metodu sledování pracovní doby zaměstnanců pracujících na projektu. Můžete použít hodiny nebo časový rozvrh, ale tyto záznamy je nutné ověřit, aby byla zajištěna přesnost. V závislosti na dohodnuté smlouvě od vás může být požadováno provádění pravidelných auditů a prokazování platnosti vykazovaného počtu odpracovaných hodin
- Jedním ze způsobů, jak zajistit přesnost vykazování pracovní doby, je umístit nadřízeného na každého zaměstnance nebo skupinu zaměstnanců. Na konci každého týdne, kdy zaměstnanec předloží jízdní řád, může nadřízený kartu zkontrolovat a podepsat, aby dokázal, že je správná. Zaměstnanci tak nebudou moci přidávat fiktivní odpracované hodiny.
- Můžete také zkusit použít elektrický kartový systém pracovní doby ke sledování pracovní doby zaměstnanců. Ujistěte se, že je systém dobře řízen, aby nedošlo ke zneužití. Pokud je výkaz odpracovaných hodin diskutabilní, musíte být schopni to dokázat.
- Vládní klienti jsou ze zákona povinni shromáždit všechny informace před výplatou dodavatelům, protože mzdy jsou placeny z daní. Úroveň dohledu při vykazování harmonogramů vládních projektů bude velmi vysoká. Dodržujte všechny pokyny k hlášení pečlivě a podrobně, jak bylo dohodnuto.
Krok 3. Posílejte klientům pravidelně mzdové výkazy
Vaše smlouva by měla specifikovat, jak často musíte klientovi hlásit počet odpracovaných hodin, abyste získali mzdu. Při odesílání tohoto přehledu přenesete informace ze svých výplatních pásek a hodinových dokumentů do přehledu specifického pro klienta, který porovnává počet účtovaných hodin s odhadovanými odpracovanými hodinami v době podávání nabídek. Pokud existuje velký rozdíl mezi odhadovaným a skutečným počtem odpracovaných hodin, musíte být schopni klientovi poskytnout pádné vysvětlení.
Krok 4. Pomocí poznámek připravte odhady pro svůj další projekt
Na konci projektu budou informace o sledování vaší pracovní doby neocenitelné, protože poskytují podrobnosti o době, po kterou jsou konkrétní úlohy dokončeny. Tato data můžete použít k odhadům, jako je počet odpracovaných hodin na počet nainstalovaných dlaždic nebo čekací doba po vyrovnání mokrého cementu. Tyto informace zlepší vaše budoucí nabídky a zajistí ziskovost vaší firmy.
