Denní agenda vám pomůže provádět činnosti podle plánu, například plnit důležité schůzky, plnit úkoly, dělat zábavné činnosti a pracovat na termínech. Vytvořit si návyk používat agendu každý den není snadné, protože si musíte pravidelně dělat poznámky a nosit ji všude s sebou. Přečtěte si následující pokyny, abyste si zvykli používat agendu jako součást každodenní rutiny jednoduchým a efektivním způsobem.
Krok
Část 1 ze 2: Výběr správné agendy
Krok 1. Zvažte, k čemu agendu používáte
Existují různé agendy podle profese a osobnosti uživatele. Při výběru agendy můžete použít linkovaný sešit nebo tištěnou agendu, která poskytuje tabulky pro záznam různých úkolů. Předem si promyslete, proč chcete agendu využívat a k čemu. Pokud bude agenda jediným prostředkem pro plánování denních aktivit, použijte pouze jednu agendu. Používání více než jedné agendy bývá matoucí a méně užitečné. Chcete -li určit nejvhodnější agendu, zvažte následující:
- Musím na pořad jednání zařadit telefonní číslo?
- Budu používat agendu pouze k zaznamenávání plánu schůzek?
- Potřebuji agendu, která trvá déle než rok?
- Může agenda nahradit poznámky, které obvykle používám, například: denní rozvrh úkolů?
- Budu používat běžný notebook nebo víceúčelovou tabulkovou agendu?
- Potřebuji malou agendu, která se mi vejde do kapsy, nebo agendu dostatečně velkou, aby bylo možné sledovat zápisy ze schůzek?
- Budu si zapisovat rozvrh každý den nebo je to jen pro víkendové aktivity?
Krok 2. Vyberte si agendu podle potřeby
Najděte si agendu v obchodě, který prodává kancelářské potřeby, papírnictví, kalendáře nebo online. Cena agendy je velmi pestrá. Kromě zvážení estetického aspektu upřednostněte distribuci knih a formátů tabulek v agendě. Vyberte si program, který se vám líbí, podle svého životního stylu a denních aktivit.
Krok 3. Zvažte estetický aspekt
Atraktivní a příjemná agenda vám kromě upřednostňování funkcí dává ještě větší radost z používání agendy. Můžete si vybrat jednoduchou agendu s obyčejným černým obalem nebo barevný obal s atraktivními obrázky a designy. Estetický aspekt bude prospěšný, pokud je v souladu s pracovní etikou převládající ve společnosti.
Věnujte také pozornost estetickým aspektům agendy, nejen vnějšku. Mnoho lidí dává přednost agendám s obyčejnými stránkami před linkovanými stránkami. Jiné vyžadují symetrické tabulky nebo snadno upravitelné rozvržení. Sám můžete potřebovat jinou agendu s určitým vzhledem. Vyberte si agendu s dobře vypadajícím krytem a interiérem, abyste byli nadšení z používání své agendy každý den
Krok 4. Připravte si pero a tužku
Agenda bude užitečnější, pokud bude použita pro psaní poznámek. Připravte si tužku a tužku, kam budete psát nebo si dávat agendu, například:
- V aktovce nebo tašce na notebook
- V kabelce
- U stolu v kanceláři
- U stolu doma
- V blízkosti telefonu
- Pokud často ztrácíte psací potřeby, mějte tužku ve své agendě pro případ nebo použijte organizér, který má držák na tužky.
Část 2 ze 2: Efektivní využívání agendy
Krok 1. Zamýšlejte používat agendu každý den
Silně oddaní lidé mají tendenci lépe plnit své závazky. Změnit návyky není snadné, ale můžete si vytvořit nové návyky tím, že si řeknete, že hodláte dělat malé věci novými způsoby.
Mějte na paměti, že dobré návyky se snáze vytvářejí, pokud se soustředíte na jeden konkrétní zvyk najednou. Nevytvářejte si nové návyky, které vás přemáhají. Prozatím se zaměřte na vytvoření návyku používat agendu
Krok 2. Řekněte příteli, že chcete použít agendu
Lidé mají tendenci snáze přijímat nové návyky v komunitách, které znají svá předsevzetí a navzájem se podporují. Sdílejte své záměry s přítelem nebo spolupracovníkem. Pokud si vaši přátelé chtějí vytvořit stejné dobré návyky, můžete si navzájem připomínat, abyste si pravidelně dělali poznámky.
Krok 3. Položte agendu každý den na stejné místo
Použijte agendu jako jediný kalendář doma i v práci, protože budete mít potíže s organizací rozvrhu, pokud použijete dvě agendy. To však také vyžaduje důslednost, protože všechny činnosti musíte zaznamenávat doma i v práci. Abyste nemuseli prohledávat okolí, vyberte si jedno místo v kanceláři a druhé doma, kam si dáte agendu. Konzistence je určujícím faktorem pro formování tohoto návyku, proto neodkládejte agendu jinam.
- Skvělé místo, kam si dát agendu doma, je vedle telefonu, v kufříku, poblíž telefonu nebo klíčů od auta.
- Správné místo pro uložení agendy do kanceláře je na stole, v hlavní zásuvce stolu, vedle telefonu nebo v kufříku.
Krok 4. Vytvořte si poznámku, která vám připomene, abyste si vždy nosili program, když jdete do práce a z práce
Je možné, že jste agendu nechali doma nebo v práci, když jste ji právě začali používat. Abyste tomu zabránili, zapište si připomenutí a umístěte je na viditelné místo u vás doma i v kanceláři. Na základě výzkumu je jedním z efektivních způsobů, jak určitá chování formovat, použití upomínek napsaných na malé kousky papíru. Udělejte to samé pro sebe nastavením připomenutí: „Přinesli jste svou agendu?“na viditelném místě, například:
- Na notebooku
- Na stole
- Vedle telefonu
- U dveří
- Na kuchyňském stole
- V zrcadle v koupelně
- Pokud jste zvyklí nosit agendu s sebou do práce a z práce, uvolněte připomenutí.
Krok 5. Vložte všechny informace do programu
Jakmile máte agendu, musíte zaznamenat spoustu informací, například: naplánované schůzky, nedokončené úkoly a další aktivity, které byly předem naplánovány. Vyhraďte si 1–2 hodiny na zaznamenání všech těchto informací. Díky této metodě si také zvyknete správně používat agendu a umět si sestavit dobrý rozvrh. Věci, které je třeba poznamenat na pořad jednání, například:
- Kontaktní údaje rodinných příslušníků, přátel, kolegů a klientů
- Plán schůzek v kanceláři
- rozvrh lekcí
- Termíny pro kancelářské práce nebo školní práce
- Pracovní rozvrh (pokud se pracovní doba často mění)
- Sjednání s praktickým lékařem nebo zubním lékařem
- Narozeniny blízkých
- Důležité činnosti v kanceláři
- Speciální soukromá akce
- Důležitá data pro hobby nebo mimoškolní aktivity, například: datum recitálu na klavír nebo plán cvičení jógy
Krok 6. Přečtěte si agendu každé ráno
Každé ráno před odjezdem do práce si udělejte čas na přečtení agendy a stanovte si plán schůzek, schůzek a úkolů, které musíte splnit. Vyhraďte si čas na zapamatování, zda existují nějaké úkoly, které je třeba přidat do plánu, byly dokončeny nebo je třeba je přeplánovat. Zkontrolujte si každé ráno svůj rozvrh, abyste si mohli práci naplno užít, jakmile se dostanete do kanceláře.
Krok 7. Před odchodem z práce si přečtěte program
Ujistěte se, že jste dokončili všechny denní činnosti podle plánu tím, že si před odchodem z práce ještě jednou přečtete agendu. Zamyslete se nad tím, zda je něco, co byste si měli zapsat na příští týden. Zvykněte si aktualizovat poznámky ve své agendě, abyste si usnadnili plnění pracovních povinností.
Krok 8. Použijte pozitivní vyztužení, abyste se motivovali
Myslete na agendu jako na pozitivní věc v každodenním životě, ne jako na břemeno nebo povinnost. Po dokončení úkolu se pomocí odměny odměňte. Nakonec se budete snažit dokončit úkol, protože chcete cítit, jak je hezké vyškrtnout plán dokončeného úkolu. Jako pozitivní posílení proveďte některé z následujících akcí:
- Škrtněte splněné úkoly a schůzky. Pokud se necítíte dobře, přečtěte si znovu všechny činnosti, které jste absolvovali, a buďte hrdí na to, co jste udělali.
- Odměňte se za splnění některých úkolů. Například: vychutnejte si svou oblíbenou kávu nebo si udělejte pohodovou procházku poté, co jste splnili 5 úkolů nebo dosáhli určitého cíle. Díky tomu budete více motivováni používat agendu a plnit úkoly, jak nejlépe umíte.
- Udělejte něco zábavného při čtení agendy. Místo toho, abyste se při kontrole agendy cítili zahlceni, použijte agendu jako nástroj, který podporuje produktivitu práce. Zvykněte si číst agendu při zábavných aktivitách, abyste se cítili pozitivněji a eliminovali negativní pocity. Například: pokaždé, když si ráno nebo před příchodem z práce přečtete svůj program, vychutnáte si šálek kávy, čokolády nebo si poslechnete svou oblíbenou píseň. Tato metoda přiměje mozek spojit agendu s něčím, co podporuje pozitivní pocity.
- Pokud se vám podaří agendu důsledně používat jeden týden, udělejte speciální odměnu. Lidé, kteří s agendou teprve začínají, obvykle potřebují extra motivaci, aby si zvykli každý den provádět agendu a dělat si poznámky. Pokud to dokážete týden, dejte si speciální dárek, například: pochutnání si na zmrzlině, sledování filmu nebo popíjení kávy s přítelem. Po několika týdnech si zvyknete nosit a používat agendu.
- Pište pozitivní věci, jako je psaní poznámek k důležitému úkolu. Abyste si nové návyky usnadnili, pomocí agendy vám připomene plány na zábavné aktivity (například oběd s přáteli) a méně příjemné činnosti (například: konzultace se zubařem).
Krok 9. Zvykněte si podle potřeby aktualizovat poznámky k úkolům
Při kontrole programu ráno a večer si všímejte všech nových informací, například: úkolů, které je třeba splnit, plánů schůzek, schůzek a termínů. Také si dělejte poznámky pokaždé, když je nový úkol. Pravidelná aktualizace agendy vám usnadní správu času a klidnější pocit. Kromě toho si nemusíte pamatovat zaznamenané úkoly, abyste se nemuseli obávat a pochybovat.
Pokud existují úkoly, které jsou velmi zatěžující, vytvořte si samostatný rozvrh, abyste jej mohli splnit podle svých schopností. Nenechte svou motivaci ztratit, protože při rutině pracovního dne myslíte na nedokončené úkoly
Krok 10. Buďte trpěliví
Bude trvat 1–2 měsíce, než se nový zvyk rozběhne. Buďte trpěliví a odpustte si, pokud někdy necháte agendu doma nebo zapomenete zaznamenat svůj rozvrh, protože po nějaké době se vytvoří nové návyky. Pamatujte, že drobná opomenutí nesnižují vaši schopnost vytvářet si nové návyky.
Připravte si záložní plán pro případ, že si zapomenete přinést agendu, například tak, že si plán schůzky sepíšete na malý kousek papíru a nalepíte na stůl v kanceláři. Chcete-li si připomenout všechny důležité činnosti a termíny, použijte online aplikaci pro připomenutí v telefonu nebo notebooku, abyste se ujistili, že jste vždy aktuální, i když ve své agendě zaostáváte
Tipy
- Považujte agendu za užitečný nástroj, nikoli za zátěž. Pokud používáte agendu, bude pro vás snazší organizovat si každodenní činnosti. Z dlouhodobého hlediska můžete ušetřit několik hodin tím, že ušetříte několik minut každý den.
- Konzistence podporovaná pozitivním posilováním hraje důležitou roli při vytváření nových návyků. Chcete -li si udržet motivaci, pravidelně používejte agendu, soustřeďte se na pozitivní věci, které z ní získáte, a v případě potřeby se odměňte.
- Vyberte si agendu, která se vám líbí a podle vašich potřeb. Zakupte si agendu, která poskytuje tabulkový formát, abyste si mohli zapisovat všechny důležité informace a naplánovat si každodenní činnosti.
