Udělali jste v poslední době fatální chybu nebo zranili něčí city? Pokud ano, neváhejte se omluvit upřímným a účinným způsobem, například napsáním dopisu. Ve skutečnosti je napsání omluvného dopisu - ať už osobního nebo profesního - docela užitečné pro opravu vašich chyb i vašeho vztahu s dotyčnou osobou. Ujistěte se však, že použijete různé níže uvedené metody, aby váš dopis zněl upřímně a k věci.
Krok
Metoda 1 ze 3: Vytvoření osobního omluvného dopisu
Krok 1. Zeptejte se, co můžete udělat pro zlepšení situace
Je pravděpodobné, že dotyčný přesně ví, co musíte pro opravu chyby udělat. Zeptat se na jejich názor ukazuje vaši ochotu udělat cokoli, abyste přijali jejich omluvu a zlepšili situaci.
Můžete například říci: „Uvědomil jsem si, že jsem ti zpackal večírek, protože jsem nepřišel, i když jsem měl schůzku. Chceš, abych ti dopřál drink v kavárně nebo uvařím večeři u mě doma, takže už se nezlobíš? Víš, naše přátelství je pro mě velmi důležité."
Krok 2. Nabídněte možnost setkání a omluvte se osobně
I když to opravdu závisí na daném problému, zkuste ho pozvat ven, abyste se mohli osobně omluvit. Před ukončením dopisu vyjádřete přání setkat se s ním na neutrálním místě, abyste se mohli osobně omluvit. I když nabídku může odmítnout, přesto ji nabídněte.
Můžete například říci: „Opravdu jsem se s tebou chtěl setkat, abych se mohl osobně omluvit. Řekněte prosím čas, který vám vyhovuje, ano?"
Krok 3. Použijte závěrečný pozdrav, který je schopen reprezentovat vaše emoce
Pokud je dopis osobní, použijte také neformální a emocionální závěrečný pozdrav. Na konec dopisu můžete například zadat „Pozdravy“, „Omlouváme se“nebo „Pozdravy“.
Metoda 2 ze 3: Vytvoření profesionální omluvy Surat
Krok 1. Nabídněte řešení souvisejícího problému
Pokud je omluva adresována vašim firemním zákazníkům, ujistěte se, že vědí, že opravu chyby myslíte vážně. Zkuste například nabídnout řešení, která jsou relevantní a funkční, a ne jen chtít, aby je zákazníci slyšeli.
Pokud je dopis adresován zákazníkovi vaší firmy, zkuste říci: „Chcete -li opravit chybu minulého doručení, vrátíme stejný produkt bez dopravy a nabídneme 30% slevu na vaši další objednávku.“
Krok 2. Ujasněte si, že se podobná situace již nebude opakovat
V posledním odstavci popište různé preventivní kroky, které jste podnikli, abyste zabránili opakování stejných chyb v budoucnu. Buďte konkrétní o všech metodách prevence, které jste použili, a o tom, jak účinné byly při řešení stejného problému.
Můžete například říci: „Doposud jsem implementoval řadu metod, které zabraňují zpoždění budoucích projektů. Jednou z nich je nastavení online kalendáře, který mi připomene jeden týden, jeden den a 8 hodin před projektem. termíny dokončení. Také jsem vytvořil podrobnější seznam pracovních povinností, aby každý projekt, na kterém pracuji, mohl být dokončen včas. “
Krok 3. Vložte řádný závěrečný pozdrav
Pokud je dopis pro obchodní účely, použijte k uzavření dopisu formální pozdrav, například „S pozdravem“nebo „Pozdravy“.
Metoda 3 ze 3: Určení tónu písmene
Krok 1. Použijte zdvořilý a profesionální tón hlasu pro omluvný dopis obchodnímu partnerovi
Pokud je omluva adresována vašemu šéfovi nebo jinému obchodnímu partnerovi, zachovejte zdvořilý, formální a profesionální tón. Vysvětlete situaci a omluvte se přesně, přímočaře a jasně. Nepoužívejte příliš známý styl mluvení v naději, že vám ten druhý později dokáže snáze odpustit.
- Můžete například říci: „Ještě jednou se upřímně omlouvám za chybu, ke které došlo. V budoucnu slibuji, že podniknu různé preventivní kroky k zajištění toho, aby se taková chyba již neopakovala.“
- Neříkejte: „Je mi to opravdu líto! Doufám, že mi to odpustíte,“. Na profesionální omluvný dopis ta věta zní příliš neformálně.
Krok 2. Použijte upřímný a upřímný tón hlasu
Pokud je omluva adresována někomu důležitému ve vašem osobním životě, ujistěte se, že tón dopisu je osobní, aby se váš dopis cítil upřímnější a méně vynucený.
Zkuste například říci: „Je mi opravdu líto, že jsem ublížil vašim pocitům tím, že jsem zašel příliš daleko, když jste vtipkovali. Předtím jsem nemyslel, ale teď chápu, proč jsi naštvaný. Omlouvám se."
Krok 3. Neomlouvejte se
Každá chyba bude motivována situací. Nepoužívejte však situaci jako záminku k ospravedlnění své chyby! Věř mi, když to uděláš, tvoje omluva bude znít neupřímně. Soustřeďte se na svou chybu a omluvu!
Například místo toho, aby řekl: „Je mi líto, že byl tento projekt opomíjen. Ale v té době byl můj syn nemocný a poté mi čas zabrali rodinné prázdniny, “zkuste říci:„ Je mi líto, že byl tento projekt opomíjen. Na základě této zkušenosti jsem navrhl konkrétní plán, jak zabránit tomu, aby se stejná situace v budoucnu neopakovala. “
Krok 4. Neobviňujte ostatní
Bez ohledu na to, jak lákavé může být obviňovat někoho jiného ve vašem omluvném dopise, nedělejte to! Věřte mi, že všechna vaše slova v těle dopisu budou bezvýznamná, pokud tak učiníte. V důsledku toho bude pro dotyčnou osobu obtížné poté přijmout vaši omluvu.
Krok 5. Podepište dopis
Udělejte si čas a přidejte do dopisu svůj osobní kontakt (například podpis); ukažte, že dopis je pro vás opravdu důležitý. Osobní i profesní dopisy si musíte vytisknout a podepsat, než je předáte dotyčné osobě.
- Profesionální omluvný dopis by měl být zaslán formálnějším způsobem (například poštou). Mezitím můžete dotyčné osobě sami odeslat dopis s profesionální omluvou.
- Pokud máte potíže s podpisem dopisu osobně, připojte alespoň digitální podpis. Některé počítačové programy nabízejí speciální možnosti pro vytváření digitálních podpisů a jejich připojování k různým dokumentům. Pokud chcete, můžete svůj podpis také vložit na list papíru, naskenovat, uložit do počítače ve formátu obrázku a poté vložit do požadovaného dokumentu.
