Konference jsou tím pravým místem pro lidi, kteří mají stejné zájmy, aby se mohli setkávat a vyměňovat si nejnovější nápady ve svých oborech. Konference obvykle pravidelně pořádají vzdělávací instituce, společnosti, odstupňované marketingové skupiny, náboženské komunity a další. Pokud chcete uspořádat konferenci, začněte tím, že si připravíte důkladný pracovní plán spolu se sérií aktivit, které je třeba provést, například určení místa konference, sestavení seznamu účastníků, sestavení materiálů, příprava vybavení pro prezentace, zajišťování jídla a různé další potřeby, které musí být promyšlené a naplánované co nejlépe. Pokud se při provádění svých plánů dostanete do potíží, uklidněte se a věřte, že si konferenci můžete dovolit. Důležitým aspektem, který určuje úspěch pořádání konference, je implementace činností po jedné a sestavení seznamu úkolů, které byly splněny a které je ještě třeba udělat.
Krok
Část 1 ze 4: Plánování konference: Počáteční fáze
Krok 1. Připravte se předem
Plánování konference by mělo začít alespoň osm měsíců předem, a to i dříve, pokud bude konference velká nebo velká.
- Mějte na paměti, že mnoho konferenčních sálů a stravovacích zařízení je nutné rezervovat několik měsíců předem. Účastníci, kteří žijí mimo město, si navíc musí zařídit jízdní řády, aby se mohli konference zúčastnit.
- Kromě toho mohou sponzoři a velké korporace také muset plánovat svůj roční rozpočet několik měsíců předem. Finanční i nefinanční podpora jejich akce pro vaši akci by tedy měla být sjednána předem.
Krok 2. Vytvořte výbor
Při přípravě konference je třeba rozhodnout o mnoha důležitých otázkách. Vytvořením výboru získáte vstup od několika lidí, než se rozhodnete. Pomohou vám také promyslet detaily.
- Najměte koordinátory, tj. Klíčové pracovníky, kteří budou dělat důležitá rozhodnutí a věnovat koordinaci spoustu času. Pokud máte dostatek finančních prostředků, najměte si koordinátora, aby vám pomohl s plánováním a sdílením úkolů.
- Zjistěte, zda již proběhly konference na stejné téma. Pokud ano, pozvěte koordinátora, který konferenci uspořádal, aby se připojil k výboru. Pokud se nemůže zúčastnit, zeptejte se, zda můžete požádat o materiál, který již byl probrán, aby byla příprava konference snazší.
Krok 3. Stanovte si cíle a vytvořte si pracovní agendu
Zapište si, kvůli čemu konferenci pořádáte, což bude základem pro každé rozhodnutí. Když budete před přípravou konference vědět, co chcete komu dát a komu, usnadní vám to uskutečnění vašich plánů.
Pokud jste nikdy nepořádali konferenci, začněte plánováním malé, krátké konference. Zvažte uspořádání 1-2denní konference s kapacitou 250-300 účastníků
Krok 4. Určete místo a datum konference
Přestože nová data a místa lze určit poté, co jste vytvořili podrobný plán, budete muset odhadnout, kolik času budete mít na přípravu k dispozici.
- Před stanovením data si předem vyhledejte informace o tom, v jakém měsíci a dni se konference obvykle koná, aby nebyla implementace ztížena. Například v Evropě se konference obvykle konají od března do června nebo září a listopadu v pondělí-úterý nebo ve čtvrtek-pátek, protože účastníci mají menší zájem o účast na konferencích jindy. Než se rozhodnete pro datum konference, zjistěte si přesný rozvrh ve vaší lokalitě.
- Délka konference závisí na odhadovaném počtu účastníků a na všech nezbytnostech, které je nutné během konference zajistit. Pro 250-300 lidí naplánujte konferenci, která bude trvat 2 celé dny.
- Zvažte možnost uspořádat konferenci ve městě, ale zajistěte přístup na nejbližší letiště, ubytování a odpovídající vybavení. Doporučujeme uspořádat konferenci ve velkém městě nebo turistické destinaci, abyste přilákali více lidí, kteří se chtějí konference zúčastnit.
Krok 5. Určete název konference
Po určení názvu můžete publikovat a vytvářet plány, protože materiál již existuje jistotu jako základ pro šíření informací prostřednictvím sociálních médií.
Vyberte název, který naznačuje účel a/nebo pozadí účastníků konference. Hledejte inspiraci v názvech konferencí, které se konaly, ale rozhodněte se sami
Část 2 ze 4: Příprava na konferenci
Krok 1. Vytvořte finanční rozpočet
Bez výpočtu množství finančních prostředků, které je třeba podrobně vynaložit, například na pronájem budovy, přípravu materiálů a zaplacení řečníků, nelze provádět žádnou činnost. Všechny výdaje se musí vztahovat na finanční rozpočet. Pokud delegujete povinnosti, ujistěte se, že se váš asistent drží rozpočtového limitu, který jste nastavili.
Výše rozpočtu je ovlivněna přítomností nebo nepřítomností sponzorů. Můžete požádat sponzora o poskytnutí finančních prostředků na financování konference. Sponzor má však také právo určit některé věci na konferenci. Například: určení, kdo přednese prezentaci, nebo navržení řečníka jako jednoho z účastníků panelu, například: úspěšný obchodník v sponzorující společnosti a představení značky umístěním loga na všechny konferenční materiály. Výhodou je, že sponzor poskytne finanční prostředky předem, abyste je mohli okamžitě použít k realizaci plánu
Krok 2. Určete cenu a způsob prodeje vstupenek
Některé konference jsou zdarma, některé jsou velmi drahé. Než určíte ceny letenek a způsob jejich prodeje, zvažte následující aspekty:
- Jaké jsou náklady na přípravu konference? Pokud chcete uspořádat malou konferenci, která nestojí mnoho peněz, doporučujeme, abyste účastníky neúčtovali. Alternativně jsou účastníci povinni zaplatit za vstupenky na pokrytí nákladů na přípravu konference.
- Pokud chcete uspořádat konferenci na několik dní nebo zajistit stravování, určete registrační poplatek. Registrační poplatky za konference ve velkých městech Indonésie se pohybují od několika stovek tisíc do milionů rupií.
- Mnoho konferencí účtuje odstupňované poplatky podle pozice nebo stavu účastníka. Například: akademické konference obvykle účtují studentům méně než učitelům. Zaměstnanci sponzorů jsou také účtováni méně než běžní účastníci.
Krok 3. Rozhodněte o místě konference
Při výběru místa vezměte v úvahu počet účastníků, snadnost příjezdu na místo, dostupnost parkovacího místa, vzdálenost do veřejné dopravy, na letiště a do hotelů a zpět. Kromě nalezení vhodného místa pro konferenci se ujistěte, že se na ni všichni účastníci snadno dostanou.
Vyhledejte informace o budovách nebo hotelech, které poskytují konferenční místnosti ve městě. Pro malé konference si pronajměte místnost v kostele nebo jiné zasedací místnosti
Krok 4. Využijte pomoci pracovníků, kteří pracují jako zaměstnanci vedení sborového domu
Pokud jsou v budově, kterou si pro konferenci vyberete, k dispozici zdroje, využijte je naplno. Zaměstnanci jsou obeznámeni se svými každodenními povinnostmi a jsou připraveni odpovídat na otázky, řešit problémy nebo v případě potřeby poskytovat rady.
Můžete využít služeb personálu, který má na starosti řízení činností v zasedací síni, například k vyřizování podrobných konferenčních opatření. Ačkoli je za to poplatek, nemusíte všechny tyto činnosti provádět sami, protože to zabere mnoho času během několika týdnů
Krok 5. Určete nabídku spotřeby
Mějte na paměti, že účastníci musí během konference najít jídlo a je pravděpodobné, že mnoho účastníků neví, jaké jídlo je v okolí místa konference k dispozici. Zvažte, zda potřebujete k zajištění snídaně, oběda a svačinky využít cateringovou službu, nebo zjistit, zda vedoucí konferenčního sálu dokáže připravit jídlo pro všechny účastníky.
Při výběru jídelního lístku mějte na paměti, že mnoho lidí by nemělo jíst určitá jídla kvůli alergii nebo preferencím. Zkušení podnikatelé v oblasti stravovacích služeb mohou poskytnout několik možností, například: vegetariánské menu, žádné ořechy, bezlepkové, halal jídlo nebo jiné možnosti menu
Krok 6. Udělejte si čas na kontrolu webu
Poté, co se postaráte o všechny věci, které je třeba připravit, udělejte si čas na návštěvu místa konference den předem. Nečekejte, až přijde váš nový den D s účastníky, kteří se připojí ke konferenci.
Den předem přijďte na místo konání konference a uspořádejte schůzku se všemi zúčastněnými zaměstnanci, abyste se ujistili, že je vše dobře připraveno do nejmenších detailů
Část 3 ze 4: Vytvoření plánu konference
Krok 1. Naplánujte si konferenci
Poté, co si uděláte celkový obrázek o tématech, která chcete prodiskutovat, a určíte název konference, připravte si harmonogram od zahájení konference do ukončení. Konference se mohou konat různými způsoby podle projednávané oblasti podnikání. Aby bylo plánování jednodušší, konference se obvykle konají v následujícím pořadí:
- Konferenci zahájte úvodním nebo úvodním projevem, který obvykle přednese známá osoba z určité oblasti podnikání a který se stal známým řečníkem. Událost můžete uspořádat večer a poté ji zakončit večeří nebo jako první zasedání ráno a zahájit konferenci.
- Rozdělte zbytek plánu na kratší sezení. Pokud se konference koná na žádost účastníků podle jejich návrhů, přizpůsobte materiál potřebám účastníků. Do plánu konference však můžete zahrnout také plány workshopů, filmové klipy nebo jiný materiál. V závislosti na počtu přítomných účastníků určete, zda se každého zasedání mohou zúčastnit všichni účastníci (nazývané „plénum“), nebo je třeba účastníky rozdělit do několika skupin a každá skupina se bude účastnit různých zasedání souběžně podle svého výběru (tzv. „Skupiny““).
- Ukončete konferenci pozváním řečníků na prezentaci materiálu, který účastníky motivuje nebo je pro ně výzvou.
Krok 2. Rozhodněte, jak relaci provést
Můžete se rozhodnout, jak budete relaci vést podle potřeb společnosti, například výukou, diskusí o případech, pořádáním seminářů, prezentací nejnovějších zásad nebo výsledků výzkumu, kladením otázek nebo prezentací pomocí diapozitivů.
- Volba způsobu doručení materiálu ovlivní publikační strategii. Připravte si tedy co nejdříve materiál, který je pro účastníky velmi užitečný.
- Trvání každé relace může začít od 45 minut do 3 hodin v závislosti na počtu prezentací a doručeném obsahu.
Krok 3. Zvažte, zda chcete zahrnout další aktivity
Přemýšlejte o užitečných aktivitách, které by mohly být zahrnuty do rozvrhu a které mohou hrát důležitou roli při podpoře úspěchu konference, například:
- Naplánujte si aktivity ve prospěch organizace účastníků konference, například obchodní schůzku nebo předání cen.
- Zajistěte jídlo, pokud jsou účastníkům účtovány registrační poplatky. Pokud není účtován žádný poplatek, požádejte účastníky, aby přinesli oběd (jako poslední možnost). Účastníci obvykle očekávají, že sní alespoň jedno jídlo. Pokud je místo konference ve městě, udělejte si přestávku, aby se účastníci mohli naobědvat v nedaleké restauraci.
- Zeptejte se, zda by účastníci chtěli naplánovat zábavnou akci, například: provést prohlídku města, v noci se podívat na komediální show, sledovat film nebo se zúčastnit představení v divadle. Tato událost může být vhodnější pro konferenci pořádanou ve velkém městě nebo pro společnost, ale ne vždy.
Část 4 ze 4: Publikování
Krok 1. Určete účastníky, kteří se zúčastní
Konference jsou velmi rozmanité, například konference akademické, náboženské a obchodní s různými účastníky. Před plánováním se ujistěte, že o účast na konferenci má zájem dostatek účastníků.
Pokud chcete pořádat konference pro malé skupiny, jako jsou zaměstnanci společnosti nebo církevní komunity, nemusíte příliš propagovat. O konferenčních plánech můžete informovat zasláním e -mailu, oznámením ve zpravodaji společnosti a/nebo oznámením na administrativní schůzce
Krok 2. Požádejte o účast vedoucí společnosti
Chcete -li přesvědčit lidi ve vaší společnosti, musíte vymyslet chytlavý název nebo pozvat skvělého řečníka.
Po obdržení potvrzení od známých řečníků zahrňte informace do konferenčních materiálů a upozorněte potenciální účastníky
Krok 3. Vytvořte web
Digitální média jsou dnes velmi důležitým nástrojem úspěchu konference. Vytvořte název webové stránky pomocí odkazů, které lze snadno najít, pokud budete hledat klíčové slovo názvu konference nebo jiná slova související s konferencí. Napište na web podrobné informace o konferenci a přiložte odkaz na všechny tištěné a reklamní materiály související s konferencí.
- Na web uveďte datum, čas a adresu místa konference, včetně jmen slavných řečníků. Informujte také dopravu, ubytování, zajímavá místa a plány konferencí, pokud nějaké existují.
- Pokud se účastníci mohou zaregistrovat, vložte odkaz na web.
Krok 4. Umístěte reklamu
Začněte inzerovat s dostatečným předstihem (rok předem), aby řečníci mohli předkládat návrhy obsahující materiál, který bude na konferenci představen. Zvolte správný způsob publikování podle velikosti konference a pozadí účastníků. Zvažte, odkud potenciální účastníci získávají informace, například od:
- Sociální média, například z účtů sponzorské organizace na Facebooku a Twitteru
- Seznam kontaktů na seznamech a e -mailových adresách
- Blog, časopis, noviny nebo obchodní deník
- Plakáty, letáky nebo jiná oznámení zasílaná příslušným skupinám, organizacím nebo společnostem
Krok 5. Požádejte o návrhy
Při přípravě konceptu reklamy uveďte, že jste připraveni na registraci nebo čekáte na podání individuálních nebo skupinových návrhů ve formě příspěvků, návrhů panelů nebo materiálů z workshopů.
Délku návrhu můžete určit podle oboru podnikání. V oblasti vzdělávání vyžadují konference malého rozsahu abstrakty několika stovek slov, zatímco konference velkého rozsahu vyžadují úplné rukopisy
Krok 6. Začněte přijímat registrace
Připravte zázemí, aby se účastníci mohli před konferencí zaregistrovat, i když je to ještě několik měsíců dopředu. Tímto způsobem můžete odhadnout počet účastníků, kteří se zúčastní.
- Vytvořte web, který bude odkazovat na webové stránky konference pro registraci. Pokud nemáte technické znalosti k vytvoření webové stránky, použijte stávající službu. Využijte například placené služby společnosti RegOnline, což je společnost, která se stará o online registraci na různé akce, zpracovává data a odesílá vám je tím, že uživatelům usnadní přístup k nim.
- Účastníci se mohou také zaregistrovat telefonicky nebo faxem, pokud máte možnost zpracovávat potvrzení o platbě pomocí kreditní karty.
- Pokud nepřijmete internetovou nebo telefonickou registraci, vytvořte prosím formulář žádosti ve formátu PDF a nahrajte jej na webovou stránku. Informujte účastníky, že si mohou formulář vytisknout, vyplnit a odeslat šekem nebo dokladem o převodu na vaši firemní e -mailovou adresu.
- Aby se účastníci mohli včas zaregistrovat, nabídněte slevy účastníkům, kteří provádějí platby alespoň měsíc předem. Ceny vstupenek jsou o něco dražší, pokud účastníci platí v místě konference.
Tipy
- Zeptejte se mluvčího, zda potřebuje pro prezentaci další vybavení, jako je pódium, televize, velká obrazovka nebo počítač.
- Při výběru jídelního lístku se ujistěte, zda existují účastníci, kteří musí držet dietu z určitých potravin.
- Při porovnávání nákladů na pronájem si vyžádejte ceny za jídlo, vodu, nealkoholické nápoje atd. protože to může být velmi drahé.
- Při výběru místnosti zvažte účel konference a rozhodněte se, zda chcete pro psaní poznámek používat hlediště nebo židle a stoly.
