Spolupracovníci nepřijdou, pokud budou pozváni na schůzku bez jasného účelu. Pokud máte na starosti nastavení programu schůzky, vyhněte se tomu tím, že uvedete témata, o nichž se má na schůzce diskutovat, a dobu, po kterou budou jednotlivá témata probírána. Plánováním a prováděním podle svých nejlepších schopností můžete dosáhnout lepších výsledků a účastníci schůzky se necítí znevýhodněni ztraceným časem.
Krok
Část 1 ze 3: Příprava
Krok 1. Požádejte kolegy o informace
Účastníci setkání se budou cítit více zapojeni, pokud se podílejí na stanovování programu schůzky. Požádejte je, aby jim navrhli téma, o kterém chtějí diskutovat, a poté je zařadili na pořad jednání.
- Pošlete e -mail nebo se setkejte se spolupracovníkem, který bude pozván několik dní před schůzkou.
- Proveďte tento krok alespoň 6-7 dní předem, aby měli ještě čas přispět. Zajistěte, aby byl program schůze konečný 3-4 dny před datem schůzky.
Krok 2. Určete hlavní cíl nebo několik cílů, kterých chcete dosáhnout
Zajistěte, aby se schůzka konala za určitým účelem, například za účelem rozhodování, sdílení informací, vytváření pracovních plánů nebo podávání zpráv o průběhu plnění úkolů. Pokud nemáte účel, nemusíte pořádat schůzku.
Schůze se mohou konat za několika účely, například za účelem podávání zpráv o pokroku prací jako základu pro přijímání dlouhodobých rozhodnutí
Krok 3. Zaměřte se na témata, která ovlivňují mnoho lidí
Témata s dostatečnou diskusí zahrnující 2 osoby by neměla být zařazena do programu jednání. Udělejte si čas na nalezení řešení, která vyžadují zapojení mnoha lidí.
- Pokud například chcete se spolupracovníkem diskutovat o novém úkolu, uspořádejte samostatnou schůzku (mimo schůzku).
- Pokud pořádáte schůzku, abyste prodiskutovali problém, který může vyřešit jen málo lidí, účastníci setkání, kteří nejsou zapojeni do diskuse na dané téma, by měli být schopni pokračovat v práci. Díky tomu se cítí zklamaní, protože jejich pracovní doba je zbytečná. Využijte proto této příležitosti co nejlépe, protože uspořádat schůzku, na které se podílí mnoho lidí, není snadné.
Krok 4. Uspořádejte program schůzky selektivním určením témat, o kterých chcete diskutovat
Upřednostněte důležitá témata, která je třeba na schůzce prodiskutovat, protože nemůžete všechna témata zařadit na pořad jednání.
- Můžete například chtít uvést „jednání o termínu projektu“, „prezentace zprávy o pokroku“, „nové plány projektu“a „návrhy“. Z časových důvodů jste nezahrnuli brainstorming do programu schůzky.
- Zvažte, zda je třeba uspořádat schůzku s několika lidmi, abychom mohli diskutovat o hlavním programu přípravy na plenární zasedání.
Krok 5. Nejprve uveďte nejdůležitější témata
Při plánování schůzky je dobré dát nejdůležitější témata na začátek schůzky. Tímto způsobem mohou všichni účastníci diskutovat o důležitých tématech, zatímco jejich mysl je jasná a fyzicky zdatná, když schůzka začíná.
- Naplánujte si například „rozhodování“a poté „prezentace zprávy o pokroku“(pokud není pro rozhodování zapotřebí zpráva o pokroku).
- Kromě toho byla projednána nejdůležitější témata v případě, že schůzka musí skončit dříve nebo někteří účastníci schůzky musí schůzku opustit, než schůzka skončí.
Krok 6. Odhadněte, jak dlouho bude trvat pokrytí každého tématu
I když si nemůžete být jisti, jak dlouho potrvá jednotlivá témata, udělejte odhad. Zvažte, jak dlouho bude setkání trvat a kolik témat bude probíráno. Věnujte více času nejdůležitějším tématům.
- Vyhraďte si například 30 minut na hlášení pokroku, 10 minut na diskusi a 10 minut na stanovení nových termínů.
- Agendy schůzek často nelze dokončit, protože pro každé téma neexistuje časový rozvrh. Před schůzkou proveďte časové rozdělení, abyste se ujistili, že všechna témata na pořadu jednání lze probrat až do konce.
- Při výpočtu času navíc zvažte počet pozvaných účastníků schůzky. Pokud se schůzky zúčastní 15 lidí a vy přidělíte 15 minut na každé téma, znamená to, že každý člověk dostane přibližně 1 minutu řečnického času na každé téma. Ačkoli ne všichni mluvili, vyhrazený čas byl příliš krátký.
Část 2 ze 3: Příprava programu jednání
Krok 1. Napište název pořadu jednání
Pomocí názvu pořadu jednání dejte čtenáři vědět, že čte program obsahující téma, které má být projednáno. Po určení názvu jej vložte na začátek prázdného dokumentu. Vyberte si název, který je jednoduchý a přímý.
- Příklady názvů programu jednání: „Agenda července: Diskutujte o nových myšlenkách projektu“nebo „Agenda ze srpna 2018: Prodloužení termínu projektu“.
- Zadejte program schůze pomocí obchodního písma, například Times New Roman nebo Calibri.
Krok 2. Udělejte si čas na pozdrav a poděkování účastníkům za účast na setkání
Využijte této příležitosti a pozdravte účastníky. V tuto chvíli můžete vy nebo jiný předseda schůze zahájit schůzku a vysvětlit hlavní témata, o nichž se má diskutovat.
- Pokud se mnoho účastníků setkání nezná, udělejte si čas na zlepšení nálady.
- Pokud chcete sjednat program schůzky pro důležitou schůzku, například pro konferenci, je doba potřebná k otevření schůzky obvykle delší. U běžných schůzek v kanceláři trvá úvodní zasedání obvykle jen několik minut.
- Když schůzka začne, věnujte čas předvídání změn v programu.
Krok 3. Zahrňte program schůze ve formě otázek, abyste vzbudili zvědavost účastníků
Budou se divit, jestli program schůze formulujete jen několika slovy. Otázky dokáží odhalit kontext, který je třeba prodiskutovat, aby účastníci setkání měli možnost o tom přemýšlet v dostatečném předstihu před schůzkou.
- Místo psaní „Diskuse o termínech projektu“například uveďte: „Je třeba prodloužit termíny projektů, protože se zvyšuje poptávka?“
- Pokud je to nutné, poskytněte pod otázkou stručné vysvětlení.
Krok 4. U každého tématu uveďte odhadovaný čas
Přestože odhady času nemusí být na pořadu dne, tato informace pomáhá spolupracovníkům připravit se nebo v případě potřeby požádat o dodatečný čas.
Měli také ještě čas zkrátit zprávu, která má být předložena, podle přiděleného času
Krok 5. Připravte postup diskuze pro každé téma na pořadu jednání
Tok diskuse je metodou diskuse o každém tématu. Například při diskusi o prodloužení termínu projektu budou všichni diskutovat podle předem určeného toku. Všichni účastníci setkání tak budou mít stejnou perspektivu.
Na schůzce se například bude diskutovat o prodloužení termínu projektu, aby byla uspokojena rostoucí poptávka. Za tímto účelem připravte diskusní postup skládající se z „10 minut k projednání dosavadního postupu práce; 15 minut k rozhodnutí, jak zvýšit produktivitu; 10 minut k zvážení pozitivních a negativních aspektů; 5 minut k rozhodnutí, zda se lhůta prodlouží nebo ne“
Krok 6. Rozhodněte, kdo povede diskusi o každém tématu
U tématu uveďte jeho jméno, aby se mohl připravit. Potvrďte tento úkol dotyčnému pár dní před schůzkou a zařaďte jej na pořad jednání.
Pokud budete schůzce předsedat od začátku do konce, uveďte to pod nadpisem programu schůzky
Krok 7. Přidělte čas, pokud jsou na schůzce hostující řečníci
Pokud bude mít schůzku několik hostujících řečníků, kteří budou diskutovat o důležitém tématu, budete jim muset vyhradit část času na schůzku. Nastavte si v programu rozvrh, aby měl každý host možnost promluvit, i když chce diskutovat o několika tématech. Mohou tak připravit materiál k dodání co nejlépe.
Několik dní před schůzkou zavolejte hostujícímu řečníkovi, aby se zeptal na dobu potřebnou k diskusi na téma, kterému se chcete věnovat. To vám pomůže uspořádat rozvrh, aby se navzájem nestřetávaly
Krok 8. Udělejte si čas na projednání dalších záležitostí
Naplánujte si tuto relaci na konci schůzky. Využijte této relace a zeptejte se všech účastníků, zda by ještě před ukončením schůzky chtěli ještě něco probrat. Kromě toho mohou stále sdělovat věci, které byly zmeškány nebo o nichž nebyla řeč.
- Zařazením této relace na pořad jednání pozvaný ví, že může přispět, i když to, co chce sdělit, není zahrnuto v programu schůze.
- V této relaci věnujte čas otázkám a odpovědím.
Část 3 ze 3: Dokončení programu zasedání
Krok 1. Uveďte podrobnosti týkající se vedení schůzky
Zapište do programu čas, datum a místo schůzky spolu se jmény účastníků, kteří se mohou schůzky zúčastnit. Díky tomu už vědí, koho potkají na schůzce, když dostanou pozvánku.
- Je dobré zahrnout jména účastníků, kteří se schůzky obvykle účastní, ale tentokrát se nemohou zúčastnit. Oznamte jasně, že jméno se schůze nemůže zúčastnit.
- Připojte mapu umístění pro lidi, kteří nevědí, kde se schůzka koná.
Krok 2. Řekněte věci, které je třeba připravit před schůzkou
Informujte spolupracovníky, kteří jsou pozváni, pokud existují věci, které je třeba připravit předem, jako je čtení zpráv, shromažďování informací za účelem určení řešení nebo identifikace problémů.
Zařaďte tyto informace do spodní části pořadu schůze pomocí tučných nebo barevných písmen, aby byly srozumitelné a snadno čitelné pro všechny účastníky schůzky
Krok 3. Před distribucí pečlivě zkontrolujte program schůzky, aby nedošlo k žádným chybám
Program jednání je pro zvané lidi důležitý. Před distribucí zkontrolujte program schůzky, abyste se ujistili, že informace byly napsány zcela a správně a že nedochází k překlepům. Kromě prokázání vysoké pracovní morálky tento způsob odráží, že věnujete pozornost detailům a vážíte si jich.
Krok 4. Distribuujte program 3-4 dny před zasedáním
Kolegové, kteří pozvánku obdrží, mají ještě čas se připravit, pokud si před několika dny přečetli program schůzky, ale neposílají ji příliš brzy, protože existuje možnost, že bude ignorována.
Pokud chcete během konference uspořádat důležitou schůzku, připravte si program několik měsíců předem
Tipy
- Použijte formát programu schůzky dostupný v programu Word. Mnoho programů pro vytváření dokumentů, jako je Microsoft Office, Pages pro Mac atd. který poskytuje osobní a profesionální formáty dokumentů, například k rychlému a snadnému zajištění agendy schůzek.
- Pokud ve vaší společnosti existuje standardní formát programu jednání, použijte tento formát.
- Zajistěte, aby schůzka probíhala podle předem stanoveného plánu, ale buďte flexibilní. Musíte sledovat schůzku častou kontrolou hodin. Pokud bylo projednání prvního programu jednání dokončeno, nasměrujte účastníky, aby pokračovali v jednání projednáváním dalšího pořadu jednání. Můžete zdvořile říci: „Budeme se zabývat dalším tématem, aby schůzka skončila podle plánu.“
