Cítíte se zahlceni tím, že musíte v omezeném čase splnit nespočet povinností? Osobní a profesní odpovědnosti, které se navzájem překrývají, jsou náchylné ke vzniku stresu, zvláště pokud vás extrémní zaneprázdněnost často přiměje zapomenout na něco důležitého. Abyste tomu zabránili, proč nezkusit vytvořit úhledný a dobře organizovaný seznam úkolů? Prostřednictvím tohoto seznamu můžete snáze nastavovat priority, sledovat nedokončené úkoly a zvyšovat každodenní produktivitu.
Krok
Část 1 ze 3: Shrnutí podrobností činnosti
Krok 1. Určete nejvhodnější médium
Pokud k telefonu přistupujete více než k agendě, zkuste si v aplikaci telefonu zapsat seznam úkolů. Na druhou stranu, pokud nechcete celý den zírat na obrazovku telefonu nebo počítače, zkuste si to napsat na papír nebo speciální agendu. Pokud to není přizpůsobeno vašim preferencím, je pravděpodobné, že seznam úkolů bude méně účinný.
Ve skutečnosti existují aplikace jako Any.do, Wunderlist a Pocket Lists, které si můžete stáhnout a efektivněji spravovat své každodenní aktivity
Krok 2. Seznam všeho, co potřebujete k dokončení
Aranžmá lze naplnit méně důležitými věcmi, jako je „Koupel“, a důležitými věcmi, jako je „Dokončovací materiál pro prezentaci příští týden“nebo „Hledám dárek k narozeninám pro maminku příští měsíc“. Jak vidíte, tři úkoly jsou různé povahy, důležitosti a trvání. V této fázi nespěchejte na jejich kategorizaci; stačí si zapsat všechny úkoly, odpovědnosti nebo činnosti, které vás napadnou.
- Klidně si vše, co vás napadne, zapište na papír. Tím budete cítit větší úlevu a také pomoc nezapomenout na žádné povinnosti.
- Tento seznam je vaším hlavním seznamem úkolů.
Krok 3. V případě potřeby požádejte o pomoc ostatní
Po sestavení seznamu aktivit, které je třeba dokončit, se rozhodněte, zda požádáte ostatní o pomoc. Ve skutečnosti byste neměli váhat požádat někoho jiného o pomoc, pokud se cítíte opravdu zdrceni nebo máte velmi omezený čas! Vyhněte se nutkání zvládat věci sami! Pokud lze úkol delegovat na někoho jiného, klidně to udělejte!
Část 2 ze 3: Řízení činností
Krok 1. Seskupte úkoly uvedené v hlavním seznamu do kategorií
Můžete například vytvořit kategorie „odpovědnost v práci“a „odpovědnost doma“. Pomůže vám to lépe soustředit pozornost a energii na každý úkol. Můžete například ušetřit více času tím, že nebudete muset kontrolovat kategorii „odpovědnost doma“, když jste v práci.
Chcete -li maximalizovat produktivitu, představte si, že všechny své úkoly stavíte do uličky před sebe. Jakmile to uděláte, zkuste eliminovat rušivé zvuky a zkuste zaměřit svou pozornost na konkrétní sadu úkolů. Jinými slovy, přestaňte se ten den starat o zbytečné úkoly nebo povinnosti
Krok 2. Vytvořte si seznam aktivit pouze na jeden den
Pomůže vám to zvládnout své povinnosti podle jejich priorit. Navíc se také nebudete cítit zatíženi, protože „nemáte“povinnosti, které je třeba splnit zítra, příští týden nebo dokonce příští měsíc! Zaměřte se na to, co můžete dokončit do 24 hodin. V ideálním případě by počet aktivit, které byste měli dokončit za jeden den, neměl překročit deset nebo dokonce pět aktivit.
- Pokud nevíte, kde začít, zkuste urychlit usínání. Jaké úkoly je opravdu třeba v tu hodinu splnit? Jakmile ji najdete, přidejte si ji do seznamu priorit!
- Použijte hlavní seznam úkolů jako referenci pro své každodenní úkoly. Po vytvoření seznamu úkolů nebo denního úkolu se hned zbavte svého hlavního seznamu úkolů!
Krok 3. Odhadněte trvání každého úkolu nebo odpovědnosti
Mysli realisticky! Pokud netrávíte dostatek času nebo jste příliš posedlí tím, abyste každý úkol zvládli co nejrychleji, pravděpodobně vás napadne větší stres. Věřte mi, nebudete moci produktivně pracovat, pokud budete neustále zmatení. Proto měřte trvání každého úkolu objektivně a realisticky a naplánujte si plán aktivit na základě tohoto odhadu.
Mezi každou odpovědností nechte asi 10–15 minut. Ve skutečnosti se opravdu nemůžete bez přestávky přesouvat z jednoho úkolu do druhého, že?
Krok 4. Vytvořte seznam úkolů, aby vypadal zajímavěji
I když vám to připadá méně důležité, tyto akce mohou ve skutečnosti změnit váš pohled na seznam úkolů pozitivnějším směrem! Zkuste napsat nebo napsat seznam úkolů ve své oblíbené barvě, vložit jej na zajímavý barevný karton nebo si jej navrhnout do telefonu. Udělejte cokoli, abyste zvýšili svou motivaci k plnění různých povinností!
Část 3 ze 3: Dodržování závazků
Krok 1. Zapište si termín pro každý úkol uvedený v hlavním seznamu úkolů
Věřte mi, že vám to usnadní sestavení denního seznamu úkolů, zejména proto, že hromadící se úkoly jsou náchylné k tomu, abyste zapomněli na úkoly, které jsou považovány za méně významné nebo mimořádné. Vytvořte si denní seznam podle termínů každého úkolu uvedeného v hlavním seznamu!
- Pokud úkol nebo odpovědnost nemá termín, zkuste si ho nastavit sami.
- Bez jasného a strukturovaného plánu lze snadno zapomenout na nepodstatné povinnosti.
Krok 2. Umístěte seznam na místo, kde ho můžete často vidět
Nemá smysl sestavovat seznam úkolů, když pak dáte papír do zásuvky a zapomenete ho. Seznam proto vždy umístěte tam, kde ho často vidíte! Tak na to nezapomenete a budete mít větší motivaci rychle v něm splnit všechny povinnosti.
Seznam si vezměte s sebou, ať jste kdekoli. V případě potřeby nalepte kopii na zrcátko v koupelně nebo si ji zastrčte do kabelky. Ujistěte se, že je můžete snadno vidět a mít k nim přístup
Krok 3. Dejte někomu kopii vašeho seznamu úkolů
Můžete ho například dát rodiči, příteli, manželovi nebo spolupracovníkovi; co je nejdůležitější, ujistěte se, že je osoba schopna sledovat váš pokrok. Pokud někdo jiný zná seznam úkolů, budete se ještě více zdráhat otálet, že?
