Možná budete muset napsat zprávu o události, abyste posoudili úspěch události porovnáním výsledků s jejími cíli. Tuto zprávu vyžaduje společnost nebo jednotlivec, který událost pořádá, aby určil, zda je třeba provést změny. Existuje několik způsobů, jak zajistit, aby byla úspěšná zpráva o události dobře napsaná. Budete to potřebovat, pokud pořádáte další akci!
Krok
Část 1 ze 3: Sestavování zpráv o událostech
Krok 1. Určete styl a formát prezentace pro každé publikum
Zprávy o událostech lze sešívat, sešívat, ve formě souborů PDF, prezentací v PowerPointu atd.
- Zkontrolujte, zda je zpráva o události uspořádána do přehledných sekcí. Musíte určit, jak porovnat výsledky události s jejími cíli. Shrňte hlavní výsledky provedených událostí.
- Přizpůsobte zprávy o událostech potřebám a zájmům každého sponzora a publika. Zvažte cíle sponzorů. Do určité míry jsou sponzoři klíčovým publikem pro zprávy o událostech. Chtějí posoudit způsobilost sponzorované akce. Ujistěte se tedy, že víte, co chtějí a co je nejvíce zajímá.
- Přizpůsobte zprávy o událostech tak, aby splňovaly také specifické potřeby týkající se jedinečných událostí a sponzorů. Nepište zprávu, jako by byla zaměřena na jeden typ publika. Vedoucí pracovníci a finanční manažeři jsou také dalším publikem vaší zprávy o události.
Krok 2. Vytvořte postup, který bude monitorovat informace potřebné během celé akce
Nemůžete se spoléhat jen na paměť.
- Monitorujte klíčové informace před, během a po události a vytvářejte konkrétnější a především efektivnější zprávy. Tato metoda také umožňuje sestavovat sestavy podle časové osy.
- V případě potřeby zvažte provádění průběžného shromažďování dat s pomocí více lidí (včetně stážistů). V podstatě by hlášení nemělo čekat na dokončení události.
Krok 3. Shrňte zprávu do hlavních bodů
Jedním z problémů zpráv o událostech je to, že obvykle pokrývají málo programu nebo se zaměřují na sladká prohlášení. Nedělej to. Je dobré jasně a analyticky zvýraznit základní body.
- Vyberte některé důležité části události, které budou podrobněji probrány. Najděte tři věci, které se staly nejúspěšněji, a tři body, které nejvíce překvapily.
- Nevyplňujte zprávu nedůležité detaily, například polední menu nebo podrobné shrnutí celé hlavní prezentace. Musíte zahrnout věci, které jsou důležité.
Část 2 ze 3: Vložení správného obsahu do zprávy
Krok 1. Napište shrnutí
Zpráva o události musí obsahovat přehled, což je zkrácená verze úplné zprávy. Představte si shrnutí jako úvod do zprávy o události.
- Můžete vytvořit dvě zprávy, jednu shrnutí vytvořenou pro lidi, kteří se zajímají o výsledek události, a podrobnější zprávu pro lidi, kteří se podílejí na přípravě, provádění a sponzorování události.
- V souhrnném shrnutí byste měli diskutovat a soustředit se na klíčové objekty a výsledky. Shrnutí by mělo být krátké, stačí jedna nebo dvě stránky. Zpráva by měla shrnout klíčové prvky události a obsahovat krátkou interpretaci údajů
Krok 2. Zahrňte do svých sestav hluboké vizuální pomůcky
Zprávy jsou často účinnější, když obsahují grafy, které ilustrují statistické trendy, než aby jednoduše čtenáři nahlásily spoustu čísel.
- Pokud událost zahrnuje nový produkt, doporučujeme přiložit fotografii tohoto produktu. Fotografie, které ukazují okamžik během akce, mohou čtenáři zprávy pomoci získat představu o pořádané akci. Pokuste se pořídit fotografie ukazující účast sponzora na akci, které budou zdokumentovány ve zprávě. Tento úkol opět nemůže počkat na dokončení události.
- Můžete také zahrnout vzorky, reprodukce a další příklady, které se vyskytují na místě. Nahlásit počet lidí, kteří obdrželi sponzorované kupóny atd. Dokumentujte expozici na místě a mimo pracoviště generovanou událostí, v médiích, publiku, pro sponzory.
Krok 3. Zdokumentujte veškerou reklamu a média
Doporučujeme vám posoudit srovnání výsledných médií s uvedenými cíli akce.
- Kromě počtu distribucí denního tisku a hodnocení reklam se zaměřte na tištěné reklamy a články, které obsahují jméno a reklamu sponzora.
- Dokumentujte televizní reklamy, veřejná oznámení, ceníky a hodnoty ceníků a zpravodajství.
- Nezapomeňte na dokumentaci rádia, ceníkové reklamy, známky za reklamu a propagace, auditované zprávy atd.
Krok 4. Zahrňte prohlášení o účelu události
Budete muset spojit cíle akce s výsledkem, takže nezapomeňte zahrnout připomenutí původního poslání a cílů události.
- Můžete zahrnout programový seznam událostí. Měli byste také diskutovat o tom, kdo budou klíčovými účastníky akce. Mějte to však krátké.
- Ujistěte se, že trávíte spoustu času registrací a diskusemi o konkrétních klíčových výsledcích události a jejich porovnáním s výsledky, které jsou registrovány. Buďte realističtí a neslazujte věci, které nefungují tak, jak by měly.
Krok 5. Zahrňte finanční informace ze zprávy o události
Měli byste poskytnout podrobnou diskusi o běžícím rozpočtu akce a skutečných výdajích. Nezapomeňte zahrnout srovnání svého rozpočtu se skutečnými výdaji a zdůraznit některé věci, které proběhly dobře, a oblasti, které je třeba zlepšit
- Měli byste také rozepsat veškeré náklady, včetně nákladů na marketingové a propagační činnosti, náklady na zaměstnance a náklady na sponzorství. Doporučujeme vytvořit podrobný rozpočet. Finanční manažeři a vedoucí pracovníci budou chtít vidět důkazy na podporu vašich závěrů o výdajích.
- Zahrňte výpočty příjmů, například ze vstupenek, sponzorů a výstav. Nezapomeňte však porovnat skutečné příjmy s prognózami.
Krok 6. Zahrňte statistiky, které jsou relevantní pro čtenáře
Nenechte svou zprávu naplnit sladkými informacemi. Počet lidí, kteří se akce zúčastnili, je jedním z údajů, které musíte zahrnout. Doporučujeme, abyste v přehledech uváděli měřitelná data.
- Statistiky a další související údaje, které lze zahrnout, například počet prodejů a počet návštěvníků v konkrétním stánku. Zpráva o události bude důvěryhodnější, pokud budou poskytnutá data úplná. Zahrňte informace o účastnících/návštěvnících. Zahrňte demografické údaje, počty návštěvníků a výsledky průzkumů návštěvníků (např. Nákupní návyky).
- Nahlaste počet lidí, kteří odpověděli na sponzorované kampaně a také dary neziskovým organizacím. Zdokumentujte ekonomický dopad a účast zaměstnanců.
Krok 7. Zahrňte kvalitativní prvky, které kontextualizují data
Vaše zpráva by měla obsahovat určité statistiky, ale budete také potřebovat citace lidí, abyste poskytli zpětnou vazbu související s kontextem.
- Shromažďujte zpětnou vazbu a zpětnou vazbu od účastníků a členů týmu událostí, aby hodnocení úspěchu události nepocházelo pouze od autorů zpráv o událostech. Díky tomu bude vaše zpráva důvěryhodnější.
- Zvažte také zahrnutí výzkumu třetích stran. Vyhodnocení expozice médií je jedním z příkladů toho, co mohou třetí strany zkoumat.
- Hodnota prostoru a příprava akce. Měli byste si udělat čas na posouzení účinnosti webu a přípravy z pohledu jiné osoby. Diskutujte o tom, jak využít prostor pro konference, akce atd.
Část 3 ze 3: Dokončení zprávy o události
Krok 1. Vytvořte včas zprávu o události
Pokuste se zprávu napsat a zveřejnit co nejdříve po události. Nezapomeňte si to naplánovat ve svém kalendáři, abyste se ujistili, že je to včas. Někteří lidé doporučují zveřejnit zprávu 30 dní po události, jiní naopak tvrdí, že by zpráva měla být zveřejněna jen několik dní po události.
- Kdykoli je termín, ujistěte se, že to nepropásnete. Možná píšete zprávu o události pro agenturu, kterou požaduje konkrétní klient. Věnujte pozornost všem žádostem.
- Vaše publikum v zásadě očekává důkladnou a včasnou zprávu. Vytvářejte tedy zprávy, které splňují očekávání, a na zastarání nečekejte příliš dlouho.
Krok 2. Zkontrolujte zprávu o události
Ujistěte se, že zpráva o události používá dobrou gramatiku a neobsahuje překlepy, interpunkci a další chyby.
- Ujistěte se, že vaše odpovědi nejsou povrchní. Jako obecné pravidlo byste měli použít techniku psaní „ukaž, neříkej“. To znamená, že byste měli poskytnout několik konkrétních příkladů na podporu obecných bodů uvedených ve zprávě.
- Nezapomeňte na své publikum a ujistěte se, že psaní zprávy vypadá formálně a profesionálně. Zprávy o událostech nejsou neformálními dokumenty; tento dokument je důležitý pro stanovení proveditelnosti zajištění akce, takže musí znít autoritativně.
Tipy
- Pořiďte více fotografií, než potřebujete. Čím více možností, tím lépe.
- Když sbíráte citáty od lídrů a plánovačů, nechoďte přímo k nim. Jsou to lidé, kteří jsou stále ještě dlouho po skončení akce. Nejlepší je nejprve položit lidem v davu vaši otázku, protože oni odejdou jako první. Nerušte také mluvčího nebo vedoucího akce, pokud je zaneprázdněn. Budou moci být vyslýcháni později.
- Při shromažďování uvozovek udržujte konverzaci normální a pokládejte otázky přirozeně, dokud nebude druhý ochoten říci svůj názor.
- Sbírejte více nabídek, než potřebujete. Čím více tím lépe.
- Dobrá fotografie může ukázat, jak událost proběhla nebo jak lidé na událost reagovali.
- Zkuste pořídit fotografie, které ukazují celkový obraz události jako celku, včetně fotografií davu a reproduktorů na jednom obrázku, abyste čtenářům ukázali velikost události.
