Mnoho společností žádá své zaměstnance, aby vytvářeli zprávy o pracovních výsledcích tím, že sami sebe vyhodnotí, aby mohli podat zprávu o tom, co za určité období udělali. Pokud pracujete jako příjemce poznámek ze schůzek, můžete být také požádáni o sestavení zprávy. Tento článek vysvětluje, jak připravit dobrou zprávu o výkonu, protože hraje důležitou roli při určování úspěchu nebo neúspěchu vaší kariéry.
Krok
Část 1 ze 3: Porozumění formátu zprávy o výsledcích práce
Krok 1. Začněte s přípravou zprávy sepsáním stručného shrnutí svých úspěchů
V horní části zprávy uveďte souhrn informací, které jste odeslali, abyste získali celkový obraz o svém pracovním výkonu.
- Například: Pracujete pro neziskovou organizaci a váš šéf vás požádá o sestavení zprávy o výkonu. Stručně uveďte v jednom odstavci všechny dokončené úkoly, například: máte organizované činnosti, které jsou výhodné pro majitele organizace, podařilo se jim získat uznání v oboru a vybudovat vztahy s obchodními partnery.
- Do souhrnu nezahrnujte konkrétní věci, protože potřebujete pouze předložit důležité informace, abyste získali přehled o pracovních úspěších obecně. Zprávy by měly být vodítkem na 2 stranách, pokud zaměstnavatel neurčí jiný formát. Nejprve se ujistěte, zda musíte vytvořit zprávu podle určitého formátu.
Krok 2. Poskytněte podrobná podpůrná fakta
Abyste podpořili všechny informace v souhrnu uvedeném na začátku zprávy, zapište si podrobnosti podle následujících pokynů:
- Použijte formát seznamu. Připravte si zprávy pro každou aktivitu zvlášť. Zahrňte aktivitu jako název zprávy následovaný popisem aktivity pod názvem. Například: aktivita, kterou děláte, je „Příprava a provedení akce“.
- Pod nadpisem si vytvořte seznam pomocí čísel nebo písmen, kterými stručně a konkrétně popíšete akci, kterou pořádáte, včetně jejího účelu a výhod při podpoře dosažení poslání organizace.
Krok 3. Vytvořte zprávu ve standardním formátu, aby vypadala profesionálně
Nepředkládejte náhodné zprávy. Místo toho připravte úhledně napsanou zprávu v profesionálním písmu pomocí papíru standardní velikosti.
- Nadpis zprávy vložte doprostřed papíru tučným písmem, aby byly informace úhledně uspořádány.
- V horní části sestavy napište datum, kdy byla sestava dokončena. Uveďte také jméno, titul a titul osoby, která zprávu připravila.
Krok 4. Journalize během vykazovaného období
Bude pro vás snazší sestavovat sestavy, pokud si okamžitě zapisujete poznámky, když jsou spuštěny aktivity.
- Připravte si notebook nebo složku, do které budete zaznamenávat pracovní úspěchy za určité období. Usnadní vám to přípravu zpráv, pokud vás o to šéf požádá.
- Pokud tak neučiníte, lze zapomenout na důležité úspěchy na začátku vykazovaného období.
Část 2 ze 3: Poskytování kvalitního obsahu
Krok 1. Popište cíl, kterého chcete dosáhnout, a očekávání zaměstnání, která musíte splnit
Připomeňte čtenářům, že na začátku sledovaného období je cíl, kterého chcete dosáhnout. Ujistěte se, že znáte cíle organizace a pracovní přínos, který se od vás očekává. Pokud to ještě nevíte, zeptejte se na tyto věci zaměstnavatele.
- Poté vysvětlete, že jste dosáhli svého cíle poskytnutím skutečných dat. Vytvořte zprávu, která představuje srovnání dat mezi cílem a jeho realizací.
- Například: Podařilo se vám získat více prostředků, než jste zamýšleli, a tento úspěch je pozitivní pro investory a zaměstnavatele. Výsledky této práce však nelze považovat za úspěch a je těžké určit, jak vysoký je váš úspěch, pokud neexistují žádná srovnávací data.
Krok 2. Zahrňte do zprávy vizuální informace
Připojte několik tabulek nebo grafů, které čtenářům usnadní vizualizaci dat, která prezentujete.
- Mějte na paměti, že zaneprázdnění čtenáři obvykle pouze procházejí zprávy. Někdy jsou vizuální prostředky schopny přenášet informace efektivněji.
- Neuvádějte však příliš mnoho grafiky. Vyberte 1–2 grafy, které mohou vysvětlovat důležité informace.
Krok 3. Zaměřte se na „AUTO“
CAR znamená: výzva (výzva), akce (akce), výsledky (výsledky). Diskutováním o těchto třech věcech můžete vytvořit systematickou zprávu o dosaženém výkonu.
- Určete výzvy, kterým čelíte. Popište akce, které jste podnikli k překonání výzev, a jaké byly výsledky. Například: jako vedoucí restaurace napište do zprávy: „Výzva: fronty se během dopravní špičky u večeře prodlužují a stěžující si zákazníci vzrostli o 10%. Akce: Požádejte 1 číšníka, aby začal pracovat o 1 hodinu dříve, aby se zlepšila kvalita služeb ve špičce. Výsledek: zákazníci, kteří si stěžovali, klesli na 2 osoby nebo se snížili o 80%“.
- Vytvořte zprávu poskytnutím konkrétních informací. Úspěchy, které nejsou měřitelné, například: „Dokážu dobře pracovat v týmu“, jsou k ničemu, protože každý může říkat totéž. Musíte tedy být schopni ukázat vztah mezi výsledky a problémy, které je třeba řešit, a oznámit výkon poskytnutím konkrétních dat a informací.
Krok 4. Popište metodiku, kterou jste použili
Pokud potřebujete shromažďovat data jako základ pro psaní zprávy, stručně popište metodiku sběru dat, kterou používáte.
- Informujte čtenáře o důvodech výběru metody průzkumu, o jeho výhodách a výsledcích. Vysvětlete také, proč je metoda považována za důvěryhodnou. Pokračováním scénáře restaurace ve výše uvedeném příkladu vysvětlete, proč používáte údaje o stížnostech zákazníků jako metodu průzkumu.
- Zahrňte datum nebo období průzkumu a to, co byste chtěli z průzkumu získat.
Krok 5. Zaměřte se na vykazování pracovních úspěchů
Chcete -li, aby se informace ve zprávě soustředily na pracovní úspěchy, zamyslete se nad tím, na co jste během vykazovaného období byli nejvíce hrdí, například: jste schopni uklidnit úzkostného hosta nebo poskytnout školení podřízenému. Nedávejte čtenáři příliš podrobné informace.
- Dalším způsobem je použít metodu „STAR“, což znamená: Situace (problém), Úkol (úkol), Akce (akce), Výsledky (výsledek). Stručně popište situaci, ve které jste se nacházeli, úkol, který jste museli udělat, akce, které jste provedli k dokončení úkolu, a výsledky, kterých jste dosáhli. Stejně jako metoda „CAR“je cílem ukázat vztah mezi „problémem“a „výsledkem“a vysvětlit, jak toho dosáhnout.
- Zaměřte se na vytváření sestav, které dokážou ukázat následující: obtížnost, oprávnění, priorita, vysoká viditelnost, termíny, inovace, popis práce a dopad, který má vaše práce na organizaci.
- Například: ve zprávě uveďte, že roční obrat zaměstnanců byl 35% při povýšení na vedoucího pobočky. Poté, co provedete průzkumy spokojenosti zaměstnanců, mentorujete zaměstnance a pořádáte týdenní schůzky s celým personálem, fluktuace zaměstnanců klesne na 15%. Tento příklad ukazuje, že zpráva o úspěchu nemusí používat dlouhé věty, pokud čtenář porozumí vztahu správně.
Krok 6. Vysvětlete opodstatněnost své akce
Neposkytujte jen výsledky. Musíte také vysvětlit, proč je úspěch pro organizaci prospěšný.
- Například: Máte schůzku se zaměstnanci. Vysvětlete, co je následná kontrola a jaké jsou její výhody pro organizaci? Dobře si rozmyslete, co chcete nahlásit. Pokud to není užitečné, měli byste nahlásit jinou práci.
- Pokud je schůzka se zaměstnanci schopna zvýšit pracovní motivaci tak, aby se absence zaměstnanců zlepšila a šetřila majitelům firem peníze. Toto je výsledek práce, která je považována za užitečnou.
Krok 7. Před odesláním zprávy zkontrolujte
Cíle psaní zpráv nebylo dosaženo, pokud odešlete zprávu, která obsahuje mnoho chyb a neprofesionálních formátů psaní.
- Zkontrolujte gramatiku, interpunkci a pravopis slov. Uložte si zprávu na 1 noc a pak si ji ráno znovu přečtěte. Nedělejte zprávy na poslední chvíli.
- Vytiskněte si zprávu na papír a zkontrolujte, zda je třeba ještě něco opravit. Někdy jsou naše oči tak unavené z příliš dlouhého zírání na obrazovku počítače, že jsou chyby ignorovány.
Část 3 ze 3: Používání správných slov
Krok 1. Řekněte negativní věci pozitivně
Pokud existuje cíl, kterého není dosaženo, je lepší jej nehlásit. Místo toho, abyste na to čtenáře soustředili, zkuste ho informovat jiným způsobem.
- Popište neuspokojivé výsledky práce pomocí kladných vět, například zaměřením vysvětlení na konkrétní kroky, které budete podnikat k vyřešení problému, místo obviňování jiných lidí nebo vymlouvání.
- Neobviňujte ostatní. Soustřeďte se na vysvětlení akcí, které jste provedli, a ukažte, že jste pozitivní člověk. Sdílejte věci, které jste vy nebo váš tým udělali dobře. Soustřeďte se na zprávy, na které můžete být hrdí.
Krok 2. Prezentujte čísla a používejte metriky v sestavách
Pokud jste schopni předložit velmi konkrétní data, budou vaše pracovní úspěchy věrohodnější. Doplňte informace, které sdělujete, něčím měřitelným jako podpůrný důkaz.
- Často používaná superlativní slova, například: „nejlepší“nebo „spolehlivá“, jsou méně užitečná. Každý může říci „Můj pracovní výkon byl letos velmi dobrý“.
- Zapamatujte si tuto větu: „Dokaž to, nemluv jen!“Místo toho, abyste ostatním říkali, že jste letos dokázali odvést dobrou práci, ukažte podrobně, co se vám povedlo, s daty a metrikami. Neříkejte jen, že si můžete se zákazníky vybudovat dobré vztahy. Místo toho citujte výsledky průzkumu spokojenosti zákazníků, přiložte dopis, který jste od zákazníka obdrželi, a poskytněte údaje o snížení počtu stěžujících si zákazníků.
- Současná čísla. Říkat, že jste schopni vést více zaměstnanců, je zbytečné, pokud čtenáři nevědí, kolik lidí máte ve personálu. Prezentujte data v numerické formě, aby čtenáři věděli, kolik lidí nazýváte „mnoha“, a vysvětlete popis práce, kterou jste odvedli.
Krok 3. V každém případě řekněte pravdu
Nepřeháněj a nelži. Pokud vás chytí, budete mít velké potíže.
- I když je to zcela neúmyslné, budete mít velké potíže, pokud budete lhát. Budete se cítit nejistě a vaše kariéra bude zablokována.
- Proveďte upřímné sebehodnocení, abyste nahlásili své silné a slabé stránky takové, jaké jsou. Pokuste se nedostatky překonat pozitivním způsobem.
Krok 4. Ocenit práci ostatních
Kurzy psaní obchodních a technických zpráv naznačují, že nepoužíváte slovo „já“, ale v určitých případech ho lze použít ve zprávách o výkonu.
- Například: pokud uvedete: „Najal jsem 100 zaměstnanců“, nezapomeňte vysvětlit, že váš úspěch je podpořen příspěvky jiných lidí nebo týmu.
- Pokud nejste arogantní, získáte další hodnotu. Uspořádejte různé věty tak, aby nezačínaly vždy slovem „já“.
Tipy
- Ve zprávě o výkonu nikdy nepoužívejte slova vyjadřující hněv. Pokud budete vždy pozitivní, uděláte dobrý dojem.
- Používejte profesionální slova. Nepoužívejte neformální jazykový styl.
