Jedním ze způsobů, jak mohou podniky zůstat konkurenceschopné, je zlepšit své obchodní procesy, a to jak z provozního, tak z finančního hlediska. K tomu je zapotřebí způsob, jak měřit pokrok konkrétního procesu. „Co nelze změřit, nelze spravovat.“Firma nemůže řídit proces, pokud nemá vhodnou metodu měření. Ke shromažďování dat před a po implementaci změn se proto používají metriky (měřitelné detaily procesu). Analýza těchto metrik poskytuje data, která sdělují množství vylepšení, která jsou způsobena změnami procesu. Chcete -li začít, musíte nejprve vybrat metriku, která odpovídá procesu, který měříte.
Krok
Část 1 ze 3: Nastavení systému zlepšování procesů
Krok 1. Určete, co je třeba měřit
To znamená, co máte na mysli „zlepšováním“. Chcete proces, který je spolehlivější, rychlejší, efektivnější nebo lepší v něčem jiném? Tím se váš projekt vyjasní. Zajistěte, aby váš proces produkoval měřitelný výstup.
Například společnost, která chce zvýšit rychlost dodání produktu, bude měřit dodací lhůtu. Společnosti digitalizující data mohou chtít měřit procento chyb znaku v dávce nebo výstupu procesu
Krok 2. Zajistěte, aby slovník vašeho projektu byl konzistentní
K zajištění přesnosti a konzistence měření používejte běžně chápané termíny. Tím je zajištěna spolehlivost informací sdílených s jinými stranami z různých míst a zařízení. Tím se zabrání nedorozuměním a vyjasní se definice všech měřených proměnných.
Společnost například měří čas ve dnech. Jiné pobočky téže společnosti mohou mít různý výklad slova „jeden den“. Možná to považují za 8 hodin pracovního dne, a ne 24 hodin. Takové věci mohou vést k nedorozuměním mezi pobočkami společnosti
Krok 3. Rozhodněte, jak budou data shromažďována
Data by měla být shromažďována stejným způsobem v celém podniku. Pokud například jedno oddělení používá ke sběru dat náhodný vzorek, všechna oddělení by měla následovat. V opačném případě nebudou data srovnatelná. Kromě toho musí být jednotky měření také stejné. Při měření výstupu se ujistěte, že jsou použité měrné jednotky stejné.
Rychlost doručení může být například měřena v minutách nebo hodinách. Přechod z jedné jednotky na druhou je jen ztráta času
Krok 4. Určete standard přesnosti výpočtu
To znamená, že jedno oddělení by nemělo zaokrouhlovat čísla, dokud nejsou čárky, a jiné oddělení by mělo za čárkou zaokrouhlit až na dvě číslice. Rozdíl v úrovni podrobností v číslech zpomalí výsledky. Nezapomeňte, že menší jednotky obvykle dávají přesnější výsledky.
Všechna oddělení se například musí dohodnout na zaokrouhlování čísel
Část 2 ze 3: Určení vhodných metrik pro projekt
Krok 1. Vyberte primární metriku
Klíčové metriky definují výstupy nebo cíle zlepšování procesů. Například výrobce automobilu může měřit počet vyrobených vozů za hodinu. Před provedením vylepšení procesu se nejprve vezme základ měření. Na konci projektu je proces znovu změřen. Poté se provede výpočet počtu vylepšení procesu.
Krok 2. Propojte klíčové metriky s obchodními metrikami
Obchodní metriky měří, jak vylepšení provozních procesů dosáhne jednoho z cílů společnosti. Pokud je například primární metrikou zrychlení výroby produktu, může obchodní metrika zvýšit zisky nebo snížit fixní náklady. Mezi klíčovými metrikami a obchodními metrikami existuje vztah příčin a následků. Tato nesrovnalost vysvětluje důvod, proč zlepšení klíčových metrik také zlepšuje výkonnost společnosti.
Krok 3. Zvažte možné neočekávané výsledky
V důsledku projektů na zlepšení procesů může dojít k neočekávanému zatížení. Pokud primární metrika měří, co by se mělo zlepšit, budou existovat další následné metriky pro měření toho, co by se nemělo změnit. Následná metrická data by měla být získána před, během a po projektu. Z mnoha možných následných metrik v projektu má pouze několik zásadních dopadů na kvalitu výstupu a mělo by se s nimi počítat.
Například společnost, která chce zvýšit rychlost dodání, by neměla mít zvýšené náklady kvůli špatné manipulaci a poškození produktu. V tomto případě je podíl vad produktu následnou metrikou
Krok 4. Definujte finanční metriky
Úspora peněz nemusí být nutně primární metrikou společnosti. Společnosti však musí sledovat finanční výsledky zlepšování procesů. To by nemělo být zaměňováno s účetními náklady projektu. Finanční metriky by měly být nástrojem k analýze finančních výhod realizovaných projektů. Mnoho společností nadále sleduje finanční metriky až jeden rok po dokončení projektu.
Lze například očekávat prodloužení doby výroby, která zvýší příjmy společnosti. Společnost bude sledovat příjmy spolu s dalšími faktory, jako je zisk, od okamžiku provedení změny a změřit, jaký bude dopad změny procesu
Část 3 ze 3: Shromažďování údajů
Krok 1. Změřte čas
Čas procesu měří délku kroků v procesu výroby produktu nebo služby jako poslední. Jiné časové metriky měří dobu, po kterou projekt přidává hodnotu, nebo dobu, po kterou je třeba reagovat na požadavek zákazníka. Výpočet metriky může být procentem z doby dodání.
Je prokázáno, že strategie ke zkrácení doby procesu zvyšují obchod. To může zvýšit produkci a rychlejší dodání produktů nebo služeb. Pokud jsou cena a kvalita zboží nebo služeb stejné jako u konkurence, zákazníci se rozhodnou koupit zboží nebo služby, které jsou přijímány rychleji. Pokud lze dobu zpracování zkrátit, šance na přijetí nových objednávek a podnikání bude větší
Krok 2. Změřte náklady
Metrika nákladů hodnotí celkové náklady na výrobní proces. Tato metrika také měří provozní náklady vzhledem k úrovním výroby. Náklady na transakci měří náklady na výrobu jedné jednotky. Úspora nákladů měří snížení nákladů na transakci. Úspora práce měří snížení pracovní doby potřebné k výrobě zboží nebo služeb.
Strategie snižování nákladů se stává důležitou, když tržby podniku začínají klesat. Například Bank of America zaznamenala v roce 2011 pokles příjmů z půjček a obchodování. Proto omezili počet svých zaměstnanců, aby mohli nadále vyplácet akcionářům. Bankovní manažeři a konzultanti se rozhodli použít metriky nákladů k identifikaci zakázek, které by bylo možné odepsat, aby ušetřily peníze, aniž by společnosti uškodily
Krok 3. Změřte kvalitu
Metriky kvality měří spokojenost zákazníků. Údaje o spokojenosti zákazníků lze získat prostřednictvím průzkumů, stížností zákazníků a další zpětné vazby. Metriky kvality také posuzují, zda proces přináší zákazníkovi hodnotu. Tato metrika také zkoumá frekvenci chyb a přepracování. Procento chyb bude vidět na úrovni vad produktu. Procento dokončení a úroveň přesnosti měří frekvenci bezchybných procesů.
- Zdravotnický průmysl do značné míry spoléhá na metriky kvality. Zlepšení kvality musí být založeno na datech. Analytici zkoumají finanční a klinická data, aby zjistili variace v poskytování zdravotní péče. Proces poskytování služby je rozdělen a poté hledán nehospodárných nebo nadbytečných oblastí, aby se vytvořil proces, který přináší vysoce kvalitní výsledky. Snížení nákladů nepřidává hodnotu, pokud nemůže zlepšit nebo udržet danou úroveň kvality.
- Klíčem ke zlepšování kvality je zvyšování účinnosti bez snižování účinnosti. Efektivita se týká množství zdrojů potřebných k dodání produktu nebo služby. Efektivita se týká toho, jak dobře je dosaženo cílů produktu nebo služby.
Krok 4. Změřte výstup
Výstupní metriky měří množství produktu nebo služby poskytnuté za určité časové období. Výrobní cíle musí být v souladu s požadavky zákazníků. Výstupní metriky také hledí na nevyřízené a přebytečné zásoby (součet obou by měl být minimální). Nakonec se měří nedokončená výroba, aby se určil počet produktů nebo služeb, které jsou v procesu.
Jednou ze strategií pro zvýšení produkce ve výrobě je standardizovaná práce. Například v automobilovém průmyslu mají výrobci automobilů standardní metody instalace automobilů. Výrobci mohou stanovit standardy výrobních procesů pro zvýšení produkce. Metriky mohou pomoci analyzovat, jak dobře proces zlepšuje výstup. Říká se, že tento proces je úspěšný, pokud je výrobek vyroben v určitém čase s novým standardizovaným postupem, který se zvyšuje
Krok 5. Změřte složitost procesu
Tato metrika měří počet kroků ve výrobním procesu, které musí být předány. Tato metrika také ukazuje frekvenci zpomalení procesu v důsledku změn rukou nebo požadavků na schválení supervizorem. Počet kroků v procesu se počítá společně s kroky procesu přidávání hodnoty. Tyto kroky zvyšují hodnotu produktu nebo služby. Metrika také měří frekvenci vracení produktů za opravy vad.
