Tisková zpráva je písemné prohlášení pro média. Může obsahovat řadu novinek, včetně plánu aktivit, propagačních akcí, ocenění, nových produktů a služeb, prodejních výsledků atd. Tiskové zprávy lze také použít k vytváření speciálních příběhů. Reportéři obvykle více zváží myšlenku, pokud nejprve obdrží tiskovou zprávu. Toto je velmi základní nástroj pro styk s veřejností, který může používat každý, kdo ho chce použít, ve správném formátu. Ukážeme vám, jak na to.
Krok
Metoda 1 ze 2: Vytvoření tiskové zprávy, která je zajímavá
Krok 1. Napište originální název
Název by měl být stručný, jasný a věcný; jinými slovy velmi zhuštěná verze hlavního bodu tiskové zprávy. Mnoho odborníků na vztahy s veřejností navrhuje, aby byl název napsán jako poslední, až bude napsán veškerý další obsah. Pokud se budete řídit těmito pokyny, pokračujte v psaní tiskové zprávy a napište za ni název. Titul poutá pozornost a je velmi důležitou součástí tiskové zprávy.
-
wikiHow je známý jako nejoblíbenější zdroj informací.
Viděli jste to, že? Nyní se chcete o novinkách dozvědět více! Název musí být schopen upoutat pozornost novinářů, stejně jako titulek novin přitahuje čtenáře. Název může popisovat nedávné úspěchy organizace, událost, kterou je třeba hlásit, nebo nový produkt nebo službu.
-
Název musí být napsán tučně!
Název je obvykle psán tučně a používá velikost písma větší než tělo rukopisu.
- První písmeno je velké. A také všechna podstatná jména, která musí být velká. Většina slov v názvu je napsána malými písmeny, i když pomocí „malých písmen“může být vizuálně přitažlivější. Nepoužívejte velká písmena celá slova.
- Používejte důležitá klíčová slova. Nejjednodušší způsob, jak vytvořit název tiskové zprávy, je převzít nejdůležitější klíčová slova do vaší tiskové zprávy. Z těchto klíčových slov se pokuste vytvořit logické prohlášení, které upoutá pozornost. Pokud za nadpis zahrnete souhrnnou větu, můžete použít stejnou metodu. Použití klíčových slov předem usnadní nalezení vaší stránky ve vyhledávačích a pro novináře a čtenáře bude snazší získat nápady z obsahu vaší tiskové zprávy. Podívejte se na celé vysvětlení v tomto prvním kroku a všimněte si, že všechny mohou být názvy tiskových zpráv.
Krok 2. Napište tělo skriptu
Tiskové zprávy by měly být napsány tak, jak chcete, aby byly ve zprávách. A pamatujte na to: většina novinářů je velmi zaneprázdněna a nemají čas zkoumat oznámení vaší společnosti, takže to, co napíšete pro své tiskové zprávy, použijí novináři k psaní o vašich velkých událostech. Cokoli chcete, aby řekli, dejte to sem.
- Začněte datem a městem, kde byla tisková zpráva napsána. Toto město lze smazat, pokud jsou výsledky matoucí - například pokud je vydání napsáno v Bandungu, ale popisuje aktivity v pobočce Jogjakarty.
- První věta by měla být schopna upoutat pozornost čtenáře a jasně vyjádřit svůj názor. Pokud je například název „Carpren Publishing vydává nový román o druhé světové válce“, první věta může znít něco jako „Carpen Publishing, Ltd., dnes vydala svůj román druhé světové války od renomovaného autora Arcy Kaye“. Tím se název dostatečně rozšíří, aby poskytl trochu podrobností, a ještě více čtenáře zaujme váš příběh. Další odstavec nebo dva by se měly rozšířit na první větu.
- Tělo skriptu tiskové zprávy by mělo být pevné. Nepoužívejte dlouhé věty a odstavce. Vyhněte se opakování a nadměrnému používání žargonu nebo fantazie. Udržujte své psaní jednoduché a vyhněte se plýtvání slovy.
- První odstavec (dvě až tři věty) by měl uzavřít celou tiskovou zprávu a další obsah by to měl dále vysvětlit. V rychle se měnícím světě žádný novinář ani jiný čtenář nepřečte celou tiskovou zprávu, pokud je začátek článku nezajímavý.
- Pracujte s fakty - aktivitami, produkty, službami, lidmi, cíli, cíli, plány nebo projekty. Pokuste se maximalizovat využití faktů. To je novinka. Jednoduchý způsob, jak vytvořit efektivní tiskovou zprávu, je použít následující seznam vysvětlení: Kdo, co, kde, kdy, proč a jak.
Krok 3. Řekněte jasně „5W“a „1H“
Kdo (kdo), co (co), kdy (kdy), kde (kde), proč (proč) a jak (jak) může čtenářům sdělit všechny potřebné informace. Věnujte pozornost níže uvedeným bodům, výše uvedený příklad použijeme k vytvoření naší tiskové zprávy:
- Kdo jsou hlavní aktéři? Nakladatelství Carpren.
- Jaký je hlavní příběh? Carpren Publishing knihu vydává.
- Kdy se to stalo? Zítra.
- Kde tato aktivita probíhá? Všude ve velkých obchodech.
- Proč je to ve zprávách? Protože knihu napsala slavná autorka Arcy Kay.
-
Jak tato aktivita probíhala? Hlavní činností je autogram knihy v Chicagu, po kterém následuje prohlídka knihy po celé metropoli.
- S definovanými základními informacemi je doplňte informacemi o lidech, produktech, zboží, datech a dalších věcech souvisejících se zprávami.
- Pokud vaše společnost není hlavním tématem zpráv, ale je zdrojem tiskových zpráv, vysvětlete to v textu.
- Udržujte skript krátký a věcný. Pokud odesíláte tištěný formulář, musí být text s dvojitou mezerou.
- Čím přesvědčivější je vaše tisková zpráva, tím větší je pravděpodobnost, že ji novináři pokryjí. Zjistěte, co je „zajímavé“pro konkrétní trh, a využijte tyto znalosti k přilákání redaktorů a reportérů.
Krok 4. Vytvořte tiskovou zprávu, která je jasná, jasná a vhodná pro vaše čtenáře
Je pravděpodobné, že kamkoli odešlete své tiskové zprávy, již mají desítky podobných tiskových zpráv nahromaděné a připravené k vyhození. Pokud chcete, aby se o vaší tiskové zprávě hlasovalo, musí to být dobré. Musí to být nejen dobré, ale také velmi „připravené k publikování“.
- Když redaktor uvidí vaše psaní, zamyslí se, jak dlouho bude trvat tisk vaší tiskové zprávy. Pokud je vaše psaní plné chyb, má velmi malý obsah nebo potřebuje hodně revize, nebudou s ním ztrácet čas. Ujistěte se tedy, že ji píšete s dobrou gramatikou, se všemi základy a úplným obsahem psaní.
-
Proč by těmto lidem mělo záležet na tom, co říkáte? Pokud to pošlete správným čtenářům, tato otázka má velmi jasnou odpověď. Pokud ne, proč ztrácíš čas? Dejte správným lidem správné zprávy (novinky, ne reklamy) a jste na správné cestě.
Více to ocení, když to pošlete ráno. To jim dává čas přidat vaše psaní k tomu, na čem pracují. Zvažte to
Krok 5. Spojte se s dalšími věcmi
Poskytněte odkazy na další informace, které podporují vaši tiskovou zprávu. Má společnost, o které píšete, další informace na internetu, které by čtenářům mohly být užitečné? Dobrý. Přidejte to.
Pokud máte pochybnosti o tom, co máte, proveďte průzkum toho, co je běžně publikováno. Někdo možná napsal aktivitu, jako jste napsali vy. PR Web a PR Newswire jsou skvělá místa, kde začít
Metoda 2 ze 2: Mastering Format
Krok 1. Naučte se základní strukturu
Dobře, když teď víte, co musíte napsat, jak to dáte na papír? Na začátek mějte tiskovou zprávu co nejkratší, maximálně jednu stránku. Nikdo nechce ztrácet čas čtením pěti odstavců, pokud nepíšete o třetí světové válce. Co budete potřebovat (některé z nich již byly zmíněny):
-
FOR IMMEDIATE PUBLISH musí být napsáno v levé horní části stránky.
Pokud chcete, aby se publikace zpozdila, zapište si „VYPLNĚNÍ DO …“a datum, které chcete. Vydání bez data vydání budou považována za vydaná okamžitě
-
Nadpis, obvykle tučným písmem, je umístěn pod něj a na stránku uprostřed.
Pokud chcete, přidejte podtitul kurzívou (název stručně vysvětlete)
- První odstavec: nejdůležitější informace. Lze psát jako zprávy, které začínají datem nebo zdrojem zpráv.
- Druhý (a možná třetí) odstavec: doplňující informace. Je dobré zahrnout fakta a citáty.
- Informace o společnosti: více informací o vaší společnosti. Kdo jsi? Jaké úspěchy jste dosáhli? Jaké je vaše poslání?
- Kontaktní informace: více informací o autorovi (možná vy!). Pokud někoho upoutáte, může mít zájem získat více informací!
- Multimédia: v této moderní době byste měli mít účet Twitter pro propagační aktivity.
Krok 2. Napište informace o společnosti do těla textu vaší tiskové zprávy
Toto je čas, kdy musíte zahrnout informace o vaší společnosti. Když novinář napíše vaši tiskovou zprávu ke svému příběhu, bude tam muset zmínit vaši společnost. Novináři mohou z této sekce získat informace o společnosti.
- Název této sekce by měl vypadat přibližně takto: „O společnosti [COMPANY_XYZ].“
- Za nadpis napište do pěti nebo šesti řádků jeden nebo dva odstavce popisující vaši společnost. Text by měl popisovat vaši společnost, klíčovou oblast podnikání a obchodní zásady. Mnoho podniků již má brožury, prezentace, obchodní plány atd. profesionálně napsané. Mohou být zahrnuty zde.
- Na konci této části napište svůj web. Odkaz musí být v úplné adrese URL, aby po vytištění zůstal odkaz prohledávatelný. Například: https://www.example.com místo „Klikněte sem a navštivte náš web!“
- Společnosti, které mají na svých webových stránkách samostatné mediální stránky, musí uvést adresu URL této stránky. Mediální stránky obvykle obsahují kontaktní informace a tiskovou sadu.
Krok 3. Přidejte své kontaktní údaje
Pokud si vaše tisková zpráva opravdu zaslouží pokrytí, novináři určitě vyhledají další informace nebo udělají rozhovor s klíčovými lidmi s nimi spojenými. Pokud vám nevadí nechat tyto klíčové lidi vyslechnout v médiích, můžete jejich kontaktní údaje poskytnout na stránce tiskové zprávy. Pokud například píšete o inovacích, můžete poskytnout kontaktní informace výzkumného nebo inženýrského týmu pro média.
- V opačném případě musíte zadat podrobnosti ze sekce pro média/vztahy s veřejností v sekci „Kontakt“. Pokud pro to nemáte specializovaný tým, měli byste jmenovat někoho, kdo bude fungovat jako spojovací prostředek mezi médii a vaší společností.
-
Kontaktní údaje by měly být omezené a specifické pro příslušnou tiskovou zprávu. Kontaktní údaje musí obsahovat:
- Oficiální název společnosti
- Oficiální název a kontakt mediálního oddělení
- Adresa kanceláře
- Telefonní a faxová čísla s příslušným kódem města/země a telefonním kódem
- Číslo mobilního telefonu (volitelně)
- Čas dostupnosti
- Emailová adresa
- Webová adresa
Krok 4. Pokud je to možné, přiložte odkaz na online kopii tiskové zprávy
Doporučujeme, abyste na svém webu měli k dispozici všechny protokoly tiskových zpráv. To může usnadnit proces přidávání odkazů a může být také použito pro účely historie společnosti.
Krok 5. Označte konec tiskové zprávy třemi značkami hash (#)
Umístěte jej do středu stránky těsně pod řádek na konci vydání. To je standard žurnalistiky. Může to znít jako nadsázka, ale ve skutečnosti tomu tak není. Toto je správný způsob psaní.
Tipy
- Prozkoumejte tiskové zprávy na internetu a hledejte správný tón, jazyk, strukturu a formát tiskových zpráv.
- Zajistěte, aby každé vydání bylo zaměřeno na konkrétní médium a odesláno reportérům, kteří pokrývají tento typ zpráv. Tyto informace lze obvykle nalézt na webových stránkách médií. Odesílání identických tiskových zpráv různým médiím a reportérům v těchto médiích je známkou toho, že jste líní a necílíte na konkrétní trh.
- Načasování tiskových zpráv je velmi důležité. Zprávy musí být relevantní a nové, ne příliš staré a nesmí se příliš lišit od aktuálně populárních zpráv.
- Odešlete svou tiskovou zprávu e-mailem a moudře používejte další formáty. Velké písmo a výrazné barvy nezpůsobí, aby byl váš příběh zajímavější, ale odvede pozornost čtenářů. Tiskovou zprávu umístěte do těla e-mailu, nikoli do přílohy. Pokud musíte použít přílohy, použijte formát prostého textu nebo formát RTF. Dokumenty Word jsou obecně přijímány na většině médií, ale pokud používáte nejnovější verzi (.docx), uložte ji s dřívější verzí (.doc). Noviny mají obvykle napjatý rozpočet a mnoho z nich neaktualizovalo svoji verzi Wordu. Soubor PDF použijte pouze v případě, že odesíláte soubor se spoustou obrázků. Nepište svou tiskovou zprávu na jiný list papíru, poté naskenujte a odešlete soubor s obrázkem e-mailem-jen tím ztratíte čas vy i redaktor. Napište svou tiskovou zprávu přímo do e-mailu.
- Vyvarujte se používání žargonu nebo zvláštních technických výrazů. Pokud ho musíte použít, aby bylo vaše psaní přesné, vysvětlete tento výraz.
- Zahrňte do své tiskové zprávy další informace. Toto jsou informace o tom, co chcete od lidí s informacemi, které publikujete. Pokud například chcete, aby si vaši čtenáři produkt koupili, uveďte, kde ho můžete získat. Pokud chcete, aby čtenáři navštívili váš web, aby se zapojili do soutěže nebo se dozvěděli více o vaší organizaci, zadejte webovou adresu nebo telefonní číslo.
- Neztrácejte čas psaním názvu před dokončením vydání. Redaktor napíše původní název do novin nebo časopisu, ale je dobré napsat pro své vydání chytlavý název. Tento titul může být vaší jedinou šancí. Udělejte to přesně a stručně. Nejlepší je to nepsat, dokud nedokončíte tiskovou zprávu. Nevíte jistě, co řeknete vy - nebo osoba, se kterou děláte rozhovor. Když dokončíte návrh vydání, můžete se rozhodnout, zda svůj úvodní odstavec zrevidujete. Poté přemýšlejte o názvu.
- Jako předmět e-mailu použijte svůj název. Pokud napíšete velmi chytlavý název, pomůže to vyniknout vaší zprávě v poštovní schránce editora.
- Zahrňte název společnosti do názvu, podnázvu a do těla rukopisu z prvního odstavce, aby bylo vaše vydání snáze vyhledatelné ve vyhledávačích a lépe čitelné pro profesionály a další čtenáře. Pokud posíláte tištěnou verzi, můžete ji dát na hlavičkový papír.
- Následné hovory mohou pomoci rozvinout tiskovou zprávu do úplného příběhu.
Varování
- Články by měly být psány co nejpozitivněji. Vyhněte se větám jako „po rezignaci předchozího prezidenta“nebo „po období nečinnosti“. Novináři se mohou rozhodnout, že se o tom dozvědí a nebudou se zabývat tím, co je obsaženo v tiskové zprávě, a - i když okolnosti nejsou skutečně negativní, například předchozí prezident odstoupil kvůli vážné nemoci - výsledky nemusí být takové, jaké jste očekávali.
- Vždy zahrňte citát - obvykle od důležité osoby zapojené do hlavní myšlenky vydání. Text nemusí být přímým citátem, ale měl by dávat smysl. Vždy se ujistěte, že citovaná osoba je s citací spokojená. Citáty umožňují zaneprázdněným novinářům připravit úplné články, aniž by museli vést následné rozhovory.
- Neuvádějte kontaktní údaje jiných lidí bez jejich souhlasu. Kromě toho by měly být vždy k dispozici v rozumných časech několik dní po vydání lodí.
- Při zasílání tiskové zprávy e-mailem ji neposílejte s předmětem „tisková zpráva“. Díky tomu bude vaše tisková zpráva klesat pouze mezi ostatní tiskové zprávy. Získejte pozornost redaktora tím, že jako předmět svého e-mailu uvedete chytlavý název, například „Brand Co. dostane korporátní smlouvu ve výši 300 miliard Rp“.
- Vždy mějte na paměti, že mnoho redakčních týmů má příliš mnoho práce nebo málo zaměstnanců. Pokud jim můžete usnadnit práci, bude vaše tisková zpráva pravděpodobně pokryta. Pokud píšete tiskovou zprávu, která je podobná tomu, co vydá editor, vaše tisková zpráva pravděpodobně nebude potřebovat tolik úprav. Pokud je však vaše tisková zpráva plná chyb a nedodržuje standardní styl psaní, redaktoři ji určitě hned smažou. Všichni říkali, že jsou u moci. Neztrácejte čas redaktora. Místo pro vložení popisu společnosti je v části s informacemi o společnosti ve vaší tiskové zprávě, ale uveďte ji přesně a věcně.
