Požádáno nebo ne, psaní zprávy o stavu může být skvělý způsob, jak sdělovat úspěchy. Dobrá zpráva o stavu pomůže šéfovi i vám sledovat úkoly a pracovní výsledky. Následuje průvodce psaním snadno čitelných zpráv o stavu.
Krok
Metoda 1 z 1: Psaní zprávy o stavu
Krok 1. Dejte hlášení název a datum
Účinnou volbou názvu je název obsahující datum (například „Výsledky prvního týdne v prosinci“). Nezapomeňte do zprávy napsat datum.
- Pokud bude přehled zaslán e -mailem, můžete jako záhlaví použít jméno a datum.
- Pokud je sestava dokumentem, uveďte název a datum jako hlavu dokumentu.
Krok 2. Zapište si podrobné informace o projektu, jako je název projektu, datum zahájení/ukončení a jména zaměstnanců
Krok 3. Popište úspěchy nadpisy „Úspěchy“, „Úkol dokončen“a podobně
- Nezapomeňte zmínit sledované období, např. Týden, měsíc, čtvrtletí atd.
- Ke spuštění sestavy použijte aktivní slovesa, například „dokončit“, „vysvětlit“, „navrhnout“, „vylepšit“, „upřesnit“atd.
- U týdenních přehledů můžete jednoduše zahrnout 3–6 bodů, z nichž každá má jednu větu.
Krok 4. Zapište si, co je třeba splnit v příštím vykazovaném období, nadpis „Další plán“, „Další úkol“, „PR“atd
- Vypočítejte čas, pokud je to možné, k dokončení úkolu, například „Zdokumentujte změnu návrhu (odhadovaný čas: 2 dny)“.
- Přiřaďte další úkol k plánu projektu.
- U týdenních přehledů můžete jednoduše zahrnout 3–6 bodů, z nichž každá má jednu větu.
Krok 5. Zapište si také problémy, se kterými se aktuálně setkáváte nebo se setkáte, s nadpisy „Problémy“nebo „Problémy a komentáře“
Pro tuto sekci můžete napsat 1–2 krátké odstavce.
- Pokud máte například potíže kontaktovat dodavatele, protože tento týden není nikdo v kanceláři, nebo máte návrhy na zlepšení fungování vaší společnosti, napište je do sekce „Problémy a komentáře“.
- Pokud právě hlásíte problém, ale nepotřebujete pomoc, když je napsán, nezapomeňte to zmínit. Komentáře jako „Problém vyřešen do 2 dnů“řeknou vašemu nadřízenému, aby nezasahoval, ale sledoval problém, který máte.
- Pokud váš pracovní problém není vyřešen, supervizor nemůže říci, že jste mu to neřekli.
Krok 6. Přečtěte si zprávu znovu a poté ji odešlete příslušným stranám
Příklad
Zde je ukázková zpráva o stavu z editoru wikiHow. Slaďte styl, formát a seznam úspěchů v tomto příkladu s daty z vaší práce, ale uvědomte si, že každý krok začíná aktivním slovesem.
Zpráva o stavu ze dne 26. září 2011.
Hotovo
- Začaly 3 články: 1 článek z vašeho vlastního nápadu, 2 články ke splnění požadavků.
- Vypracujte 2 články
- Přepište 1 článek
- Hlídá téměř 400 změn a kontroluje žádosti o úpravy, zda neobsahují překlepy/duplikace.
Další plán
- Přidání obrázku k 1 článku.
- Přečtěte si a upravte 1 článek.
- Požádejte redaktora s lékařským vzděláním nebo první pomocí o recenzi článků o zlomeninách. Autor nemá lékařské vzdělání, takže o výsledcích svého výzkumu pochybuje.
- Recenze 1 článku, který je již dobrý, ale vyžaduje stylistické vylepšení a další informace.
Problémy/komentáře
- Díky programátorům, protože se postarali o to, aby aktualizace softwaru pro tento týden proběhla hladce. Problémy, které nastanou, budou hlášeny později.
- Dobrovolník je smutný, protože mu zemřela kočka. Dobrovolníci byli požádáni, aby si nejprve odpočinuli.
Tipy
- Pokud je to možné, napište pozitivní zprávu. Zprávy si nemohou stěžovat, zlobit se ani se vymlouvat. Jedním ze způsobů, jak napsat pozitivní zprávu, je poskytnout návrhy nebo alespoň pokyny pro řešení problému, pokud problém nahlásíte. Váš návrh je důkazem, že jste převzali iniciativu k vyřešení problému.
- Poděkujte na správném místě, například spolupracovníkovi, který vám pomohl. Pokud pomáháte dalšímu spolupracovníkovi, uveďte to také ve zprávě.
- Buďte poctiví v hlášení. Neohlašujte věci, které neděláte.
- Napište krátkou zprávu. Váš manažer je zaneprázdněný člověk, nemá moc času na přečtení vaší zprávy. Pokud manažer potřebuje více informací, zeptá se.
- Když napíšete zprávu v pátek odpoledne, budete vědět, jak daleko vaše práce postupuje, když se v pondělí ráno vrátíte do práce.
- Pokud máte spoustu věcí ke sledování (nákupní požadavky, požadavky na změny, pracovní požadavky, poznámky atd.), Vytvoření tabulky nebo databáze může být dobrým způsobem, jak je sledovat.
- Pište konkrétní zprávy.
- Vytvořte si kopii zprávy pro sebe. Kopie vám může pomoci při psaní životopisu nebo psaní úspěchů, když je čas na zvýšení.
- Chcete -li napsat zprávu o stavu, pravidelně ji psát nebo alespoň napsat úspěch, abyste nemuseli trávit hodiny sledováním toho, co jste udělali. Každý den si zapisujte úspěchy při vyplňování prezenční karty.
- Tento způsob psaní zprávy o stavu lze také použít při hlášení stavu projektu na schůzce.
- Podávat zprávy o něčem, co jste právě začali, o knize, kterou jste právě četli, nebo o něčem, co zkoumáte, je v pořádku. Ne vše se dá zvládnout za týden a příprava, kterou provedete, může být časově náročná a přidat projektu hodnotu.
Varování
- Pište zprávy profesionálně. Vaši zprávu si může přečíst více lidí, než si myslíte, zvláště pokud je odeslána e -mailem.
- Pokud pošlete svému šéfovi nevyžádanou zprávu, buďte připraveni napsat stejnou zprávu příští týden!
- Obecně nedávejte příliš mnoho slibů. Jen mi řekni, co můžeš dělat.
