Platební doklad, nebo často také označovaný jako faktura, je dokument obsahující podrobnosti o poskytovaných službách a také žádost o platbu, která se podává osobě, která nákup uskutečnila. Pokud jste například zahradník a přidali jste rostliny na domovskou stránku klienta, zahrňte do faktury podrobnosti o svých službách, abyste získali platbu.
Krok
Část 1 ze 3: Výběr formátu
Krok 1. Vytvořte profesionální fakturu
Pokud často píšete faktury, je vhodné vytvořit šablonu faktury, kterou můžete upravit při každém odeslání nové faktury zákazníkovi. Tato šablona je užitečná zejména pro dodavatele nebo jiné osoby, které poskytují služby průběžně. Šablony faktur můžete vytvářet pomocí svého oblíbeného programu pro zpracování textu nebo je hledat na internetu.
- Faktura obvykle obsahuje název s vaším jménem nebo vaší firmou, adresou a telefonním číslem, stejně jako logo společnosti spolu s podrobnostmi o poskytovaných službách, částkou, kterou je třeba zaplatit, a pokyny k platbě.
- Faktury jsou obvykle vytvářeny elektronicky, číslovány a ukládány do počítače. Tak budete mít vždy kopii faktury a nemusíte se bát, že přijdete o svůj fakturační papír. Ujistěte se však, že vždy zálohujete soubor faktury pomocí služby online pro ukládání souborů, jako je Disk Google nebo Dropbox. Tímto způsobem, pokud váš pevný disk v počítači selže, budete mít stále kopii svých faktur.
- Vyberte si systém číslování, který vám usnadní organizaci dokumentů. Jednou z možností je použít datum vytvoření. „FTR311216“je tedy faktura vytvořená 31. prosince 2016. Pokud vytvoříte více než jednu fakturu za den, zadejte iniciály dodavatele.
Krok 2. Vyberte knihu faktur
Knihy s fakturami lze zakoupit v knihkupectvích nebo stacionárních obchodech. Tato kniha obsahuje mezery pro seznam poskytovaných služeb a různé platební údaje. Pokaždé, když píšete platební doklad, stačí vyplnit prázdné místo.
- Knihy faktur jsou užitečné pro lidi, kteří píší faktury za prodávané zboží. Pokud například prodáváte domácí koláče, může být jednodušší napsat platební doklad namísto vytvoření faktury v počítači při každém prodeji.
- Vyberte si knihu faktur, která má za každou prázdnou fakturou vrstvu ditto papíru, abyste vy a váš zákazník mohli získat jednu kopii.
- Stále však potřebujete zabezpečený úložný prostor. Kopii faktury uchovávejte v protipožárním trezoru.
Krok 3. Použijte online platební systém
PayPal nebo Square vám umožňují zasílat faktury. Tato služba je však zpoplatněna (2,9% + 30 centů za fakturu od ledna 2017), ale díky elektronickému placení je tato metoda spolehlivější.
- V účtu PayPal vyberte v horní části možnost nabídky „Odeslat a požádat“. Poté vyberte „Vytvořit a spravovat faktury“(vytvářet a spravovat faktury). Nakonec klikněte na tlačítko „Vytvořit“a vytvořte nový účet.
- K vyplnění části „Faktura:“potřebujete znát e -mailovou adresu klienta. PayPal nebo Square budou účtovat účet s touto e -mailovou adresou.
Krok 4. Získejte vlastní aplikaci pro fakturaci
Fakturační aplikace, jako je Invoice2go, vám umožňují odesílat a sledovat účty z telefonu a nastavovat připomenutí automatických plateb. Zákazníci mohou platit online pomocí kreditní nebo debetní karty.
Krok 5. Vytvořte faktury pomocí účetního softwaru
Pokud ke správě svého podnikání používáte účetní software, měl by být součástí fakturační systém. Například QuickBooks má na palubní desce uživatelsky přívětivé tlačítko „Faktura“, které vás provede celým procesem. Vaši klienti nebudou mít možnosti okamžitých plateb, ale můžete sledovat stav fakturace a další obchodní záznamy.
Část 2 ze 3: Včetně základních informací
Krok 1. Zahrňte informace o společnosti
Ať už fakturujete na počítači nebo pomocí knihy faktur, napište na začátek název společnosti. Pod název vaší společnosti vložte následující informace:
- Úplná adresa společnosti
- Firemní telefonní číslo
- E -mailová adresa nebo jakékoli kontaktní informace
Krok 2. Zapište si datum
Vy a klient musíte znát datum faktury. Důvod splatnosti platby je totiž obvykle založen na datu vytvoření faktury.
Krok 3. Číslo faktury, je -li vyžadováno
Čísla faktur budete potřebovat postupně podle počtu transakcí provedených s klientem. Pokud byste například prodali dort stejnému klientovi ve 3 různých událostech, faktura za třetí prodej by byla očíslována #3.
- Pokud používáte stacionární složenku vystavenou v obchodě, faktura by již měla být očíslována.
- Pokud používáte účetní software nebo PayPal, bude faktura automaticky očíslována.
Krok 4. Zapište si informace o klientovi
Uveďte jméno zákazníka nebo klienta nebo společnosti. Pokud klientům poskytujete služby dodavatele, měli byste uvést také adresu a telefonní číslo společnosti.
Část 3 ze 3: Psaní konkrétních věcí
Krok 1. Napište popis poskytovaných služeb
Zahrňte veškerou práci, služby nebo produkty, které klient poskytuje. Pokud poskytujete více než jednu službu, uveďte každou ze seznamu. Zahrňte do souvisejícího seznamu následující informace týkající se služby nebo produktu:
- Poskytované služby nebo produkty. Například „1 narozeninový dort s Thomasovými ozdobami“.
- Datum dodání služby
- Poplatek za službu
- Poté, co byl uveden každý produkt nebo služba, vypočítejte celkovou částku a zahrňte konečnou fakturovanou částku.
Krok 2. Zadejte konkrétní platební podmínky
Pokud chcete, aby byla faktura zaplacena do určitého data, uveďte tyto informace. Zadejte podrobnosti o druhu přijímané platby, ať už v hotovosti, šekem nebo kreditní kartou.
Vypočítejte také daň, která bude připočtena k nákladům. Podívejte se na příslušné daňové sazby ve vaší zemi, abyste mohli přesně určit fakturovanou částku
Krok 3. Poskytněte další informace
Ve spodní části faktury napište popis zásad vrácení zboží. Můžete také využít této příležitosti a poděkovat klientovi a uvést další produkty nebo služby, které také nabízíte.
