Písemný tón, který vzbudí zájem o vaši organizaci, učiní váš e -mail se žádostí o dar účinným. Použití e -mailu jako prostředku pro získávání finančních prostředků získává na popularitě, protože je relativně levnější než fyzická pošta a telefon. Díky elektronické poště probíhá komunikace rychleji. Existuje několik kroků, které můžete provést k vytvoření přesvědčivého e -mailu, na který čtenáři odpoví, a získáte výtěžek z velkého daru.
Krok
Část 1 ze 3: Nastavení struktury e-mailu
Krok 1. Vytvořte silný nadpis
Titulek je první řádek v e -mailu, který slouží jako nadpis. Ze všech odeslaných e -mailů bylo otevřeno pouze 15% e -mailů. Poutavý nadpis upoutá pozornost oněch 15% lidí a povzbudí je, aby pokračovali ve čtení. Na většině e -mailových účtů si můžete přečíst první řádek (nadpis) e -mailu vedle řádku předmětu. Tyto nadpisy povzbuzují lidi, aby otevírali vaše e -maily a nechávali je číst
- K upoutání pozornosti používejte aktivní slovesa a podstatná jména. Používejte také funkce tučného, středového a většího písma.
- Udržujte nadpis krátký, aby byl od začátku jasný účel vašeho e -mailu. Povzbuďte čtenáře, aby si mysleli, že čtení tohoto e -mailu bude užitečné, vhodné a relevantní.
- Odpovězte na otázku čtenáře: Co dostanu?
- Předměty mohou čtenáře vyzvat, aby dělali různé věci, například reagovali na váš e -mail, žádali o účast na konkrétní události nebo sdíleli místo nebo událost v místní komunitě.
- Příkladem dobrého titulku je „Riau proti zákonu o zemním plynu u soudu“
Krok 2. Vyprávějte celý příběh v prvním odstavci
Vyjádřete své cíle od začátku. Nenuťte příjemce, aby přečetl polovinu vašeho e -mailu, aniž by pochopil, co to znamená. Mohou váš e -mail zahodit, aniž by přispěli. Do tohoto odstavce jasně napište, jaký je váš požadavek a proč odesíláte e -mail.
- V prvním odstavci požádejte o dary. Pokud mluvíte přímo, měli byste se zeptat opatrně. Pokud však používáte e -mail, nejprve o něj požádejte. Usnadněte čtení tohoto požadavku tím, že ho napíšete tučně nebo větším písmem.
- Ve své žádosti sdělte čtenáři, co budete s jeho penězi dělat. Pokud vám malý dar něco umožňuje, řekněte to. Řekněme například, že pokud může 5 000 $ uživit 100 dětí. Když si to zapíšete, získáte více odpovědí než psaní, které potřebujete na stavbu chaty 15 000 000 Rp.
- Řekněte čtenářům, že mají právo odmítnout. Statistiky ukazují, že lidé dávají větší šanci dát, když se mohou svobodně rozhodnout, než když se cítí nuceni.
- V prvním odstavci vysvětlete a popište svou misi, aby čtenář hned věděl, na co budou peníze použity. Ukažte, že nesbíráte jen peníze.
Krok 3. Používejte mikroobsah moudře
Microcontent jsou krátké fráze a titulky, které zdobí e -maily. Pomocí mikroobsahu zvýrazněte své hlavní body, aby čtenáři, kteří jsou zvyklí na skimming, četli váš text zajímavě.
- Mikroobsah obsahuje názvy, titulky, řádky předmětu, odkazy a tlačítka.
- Používejte aktivní slovesa, popisná příslovce a podstatná jména. Vaším cílem je, aby přečetli celý text.
- Příklad dobrého názvu vypadá takto: „Darujte 500 000 IDR na záchranu delfínů“
- Vytvořte text odvážnější nebo větší, aby vynikl. Tento podtitul se zobrazí před odstavcem nebo při spuštění nové sekce.
- Napište jednoduchý podtitul. Titulky můžete nebo nemusíte používat, ale jsou užitečné, když je název příliš krátký. Používejte stejné zásady - krátké, akční, odvážné.
Krok 4. Napište příběh
Napsání příběhu v e -mailu přitáhne více pozornosti čtenářů. Napište příběh do těla svého e -mailu. Pamatujte, že příběhy mají začátek, střed a konec. Pomocí emocionálních příběhů můžete čtenáře povzbudit k darování. Napište skutečný příběh o výsledcích svých aktivit.
Krok 5. Napište krátký odstavec
Pište svůj e -mail pomocí krátkých, jasných odstavců. Čtenáře bude unavovat přijímat spoustu e -mailů. Omezením délky vašeho e -mailu budete vynikat.
- Udělejte jeden nebo dva hlavní body.
- Udržujte svůj e -mail stručný, i když budete muset mnohokrát upravovat a revidovat
- Neuvádějte historii, proč žádáte o dar. Věta v úvodním odstavci a váš příběh v odstavci textu jsou dostatečné k vysvětlení vašich úvah.
Krok 6. Poskytněte odkazy a tlačítka - ale neodcházejte od zprávy
Možná budete chtít zahrnout stovky odkazů, ale to může čtenáře odvést od vaší hlavní zprávy, která žádá o dary. Snadný způsob, jak poskytovat informace, aniž byste se rozptylovali, je zahrnout všechny informace na svůj web a do e -mailu vložit pouze jeden odkaz, odkaz na váš web. Pokud například existuje studie, která podporuje vaše tvrzení, neuvádějte do e -mailu odkaz na dlouhou a složitou studii. Umístěte na svůj web odkaz na průzkum (a ujistěte se, že vynikne volba darování).
Krok 7. Opatrně přidejte obrázek
Možná budete chtít přidat jeden nebo dva obrázky, abyste zdůraznili svůj názor, ale není to nutné. Barvy a obrázky mohou ve skutečnosti způsobit, že vaše e -maily budou vypadat jako spam. Pokud zahrnete obrázek, umístěte jej do horní nebo dolní části e -mailu a použijte jej pouze v nezbytně nutných případech, abyste sdělili svůj názor nebo vzbudili sympatie.
- Příkladem užitečného obrázku by mohl být váš cíl získávání finančních prostředků, který přijímá dary, jako je například fotka dítěte, které poprvé dostává nové oblečení.
- Výjimečně můžete své logo vložit na nenápadné místo, například do dolního rohu e -mailu. Díky tomuto logu mohou čtenáři rozpoznat vaši organizaci.
Krok 8. Napište informace o následných/dalších krocích
Na konci e -mailu jsou informace, jak postupovat. Udělejte tyto informace prominentními, aby je čtenáři viděli, než si přečtou důvody, proč by měli darovat. Tyto informace čtenáři sdělí, proč jste e -mail odeslali. Napište jasně, jak přispět.
- Pokud čtenář nerozumí obsahu vašeho e -mailu, pravděpodobně jej vyhodí.
- Zajistěte, aby tato konečná „žádost“vynikla, a jasně uveďte, o co žádáte. Věnujte tomu odstavec pomocí tučného písma nebo většího písma nebo jiného písma. Napište odkaz nebo vytvořte tlačítko s jinou barvou.
- Pokud má čtenář stisknout určité tlačítko nebo odkaz nebo má -li čtenář odpovědět na e -mail s dalšími pokyny, sdělte mu to jasně: „Kliknutím na toto tlačítko opici uložíte právě teď!“nebo „Stiskněte tlačítko odpovědi a do těla e -mailu zadejte„ informace o daru “.
- Bude to snazší, pokud čtenář může hned stisknout tlačítko. Tímto způsobem také získáte více darů. Poskytněte tedy odkaz nebo tlačítko vaší organizaci.
- Vytvořte webovou stránku nebo stránku darování online, aby čtenáři mohli darovat online. Koneckonců je to něco, co čtenáři očekávají od dárcovského e -mailu.
Krok 9. Udržujte to krátké
Pokud je váš e -mail dlouhý, bude pro čtenáře obtížné jej přečíst. Díky psaní krátkých odstavců a nadpisů bude váš e -mail snadno čitelný na první pohled, než se čtenáři rozhodnou pokračovat ve čtení.
Část 2 ze 3: Zvažování čtenářů
Krok 1. Udělejte tón svého psaní ležérnější než dopis
Dopis zaslaný organizací jednotlivci často zní formálně a neosobně kvůli použitému komunikačnímu médiu. E -mail, stejně jako blogy, má ležérnější tón.
- Pro čtenáře používejte zájmena druhé osoby.
- Používejte každodenní výrazy, aby se vám čtenář cítil blízký, například „Pracuje tvrdě“nebo „Neseďte nečinně.“
- Při rozhovoru se čtenáři používejte jasný, upřímný a otevřený jazyk, aby se vám cítili blízcí a mysleli si, že váš požadavek je upřímný.
Krok 2. Zajistěte, aby byla vaše slova snadno čitelná
Použijte jednoduché písmo a vizuální vzhled. Nepoužívejte kurzíva - používejte patková písma a pro nadpisy a text nepoužívejte jiné písmo. Pro zvýraznění změňte tučné písmo nebo velikost písma.
Váš e -mail by měl být z jazykového hlediska snadno srozumitelný - nejlepší je použít jazyk, kterému rozumí studenti středních škol. Nevytvářejte příliš složitý e -mail. Vaše psaní by mělo být jasné, bez chyb (jazyková struktura nebo pravopis) a snadno čitelné
Krok 3. Použijte službu poskytovatele e -mailu
Pokud se chcete ujistit, že jsou vaše e -maily otevřené, nebo určit, jaký druh lidí vaše e -maily čte, nemusíte čekat, až tyto informace dostanete spolu s odpověďmi nebo dary. Pokud používáte službu jako MailChimp, můžete data metrik generovaná touto službou použít k vytváření e -mailů, které rezonují s vaším cílovým publikem.
- Můžete zobrazit metrická data, jako je počet kliknutí, počet otevřených e -mailů a počet přečtených e -mailů.
- Počet dat otevřených e -mailů pomáhá určit populární nadpisy předmětů a zvýšit počet lidí, kteří čtou vaše e -maily.
- Dalším důvodem pro využívání služeb poskytovatele e-mailu je to, že se vyhnete podezření na spammera. Také strávíte spoustu času vytvářením seznamu e -mailových adres, jejich rozdělením na maximální počet adres (většina e -mailů má maximální počet 50 příjemců na e -mail), odpovídáním na jeden e -mail najednou a správou e -maily, které se odrazily, protože adresa již nebyla aktivní.
Krok 4. Zajistěte, aby se lidé v seznamu e -mailů starali o vaši misi
Pravidelně kontrolujte svůj seznam e -mailů, abyste se ujistili, že lidé v něm budou číst vaše e -maily, zejména osoby, které svůj zájem výslovně vyjádří. Vaše výsledky metrických dat budou lepší a budete svůj čas využívat efektivněji.
Krok 5. Vytvořte přizpůsobený e -mail podle segmentů
Použijte různé tóny podle skupiny dárců. Pokud například máte skupinu lidí, kteří na vaše e -maily pravidelně odpovídají, odešlete e -mail osobním tónem. Vytvořte další seznam se jmény lidí, kteří obvykle neotvírají vaše e -maily. E -mail odešlete méně ležérním tónem. E -maily také vytvářejte „vysvětlujícím“tónem pro lidi, kteří váš e -mail dostávají poprvé.
Poskytovatel e-mailových služeb vám pomůže přizpůsobit váš e-mail uvedením jména čtenáře, například „Vážený pane Henry“
Krok 6. Zadejte data, která podporují vaši finanční sbírku
Aby se vaši čtenáři cítili být zapojeni, poskytněte údaje o tom, jak jsou nebo budou vaše prostředky použity. Tyto informace lze umístit do úvodního odstavce nebo do sekce, kde požadujete sledování čtenáře, nebo do obou sekcí. Lidé častěji dávají, když vědí, že jejich prostředky byly použity na dobrou věc.
Krok 7. Po obdržení daru poděkujte
Po obdržení daru nezapomeňte poslat osobní poděkování. Tento druh jednoduchého aktu může v budoucnu zaručit opakované dary. Tento pozdrav byste měli odeslat co nejdříve; považujte tento pozdrav za příjem peněz.
Pokud každý měsíc dostanete velký dar, vytvořte si šablonu, kterou můžete zkopírovat, abyste ji mohli vložit do konceptu e -mailu a rychle si ji přizpůsobit
Část 3 ze 3: Vytvoření seznamu e-mailových adres
Krok 1. Nekupujte seznam e -mailových adres
Prodej a nákup seznamu e -mailových adres potenciálních dárců je nezákonná činnost podle nařízení vlády Indonéské republiky číslo 82 z roku 2012 o zavádění elektronických systémů a transakcí. Existují společnosti, které vám umožní „pronajmout si“seznamy e-mailů pro jednorázové použití, ale jsou velmi drahé. Tisíce e -mailových adres obvykle dosahují malých výsledků. Raději utrácejte peníze za něco jiného a najděte si lepší způsob, jak vytvořit seznam e -mailových adres.
Krok 2. Sbírejte jména a adresy na svých akcích
Kdykoli se vaše nezisková organizace zapojí do události, ujistěte se, že lidem poskytnete způsob, jak zařadit svou e -mailovou adresu do seznamu e -mailů. Ujistěte se, že registrační papír jasně uvádí, že jsou ochotni být přidáni do vašeho seznamu e -mailových adres.
Zkuste uspořádat slosování nebo soutěžit, abyste získali více jmen. Na akci uspořádejte slosování nebo soutěž o lidi, kteří si zaregistrují své e -mailové adresy
Krok 3. Používejte sociální sítě
Zajistěte, aby vaše nezisková organizace měla silný profil na sociálních médiích - od Twitteru přes Facebook až po Instagram. Je snadné oslovit lidi prostřednictvím sociálních médií a pokud máte zajímavý materiál, lidé se mohou podělit o vaše psaní nebo vám začít pomáhat s žádostí o dary. Požádejte svou síť na sociálních sítích, aby zaregistrovala své e -mailové adresy, aby nezmeškali důležitá oznámení.
Krok 4. Usnadněte registraci
Váš web by měl návštěvníkům sdělit, jak si zaregistrovat svou e -mailovou adresu. Stránka nemusí být okázalá, ale mělo by být snadné ji najít a používat.
Tipy
- Přečtěte si stará písmena (papírová a elektronická) používaná k získávání finančních prostředků. Pokud si myslíte, že jsou písmena účinná, použijte podobné fráze. Mnoho organizací používá stará písmena jako příklady k vytváření nových písmen.
- Pomocí svého loga okamžitě rozeznáte e -maily. Čtenáři často spojují organizace nebo společnosti se svými logy.
- Pomocí služeb poskytovatele e -mailu můžete vytvářet poutavější e -maily a generovat metriky, které v budoucnu zlepší výkon vašich e -mailů. MailChimp je dobrá volba.
- Před odesláním se ujistěte, že je váš e-mail označen bílou barvou. Pokud používáte online platformu pro získávání finančních prostředků, jako je Fundraise.com, tato platforma to provede automaticky.
