Pokud pracujete jako učitel nebo jako autor technických příruček, budete si samozřejmě muset každý den zapisovat pokyny. Pro většinu lidí však může být psaní jasných pokynů obtížné. Můžete přeskočit důležitý krok, protože předpokládáte, že to čtenář provede automaticky, nebo si čtenáře zaměnit s mnoha akcemi, které jsou součástí jednoho kroku. Abyste mohli psát jasná pravidla, musíte nejprve vědět, jak úkol splnit. Vezměte svého průvodce doslova, abyste se ujistili, že čtenáři pomůže úkol dokončit.
Krok
Část 1 ze 3: Porozumění úkolům
Krok 1. Shromážděte potřebné materiály
Před napsáním průvodce byste se měli seznámit s příslušným úkolem. Připravte si všechny potřebné nástroje a vybavení a uspořádejte je v pořadí, v jakém jsou použity.
Zapište si vše, co potřebujete. Při psaní průvodce budete možná muset uvést seznam veškerého spotřebního materiálu a materiálů potřebných k dokončení úkolu
Krok 2. Dokončete související úkol sami
I když se vám podaří související úkol dokončit sami několikrát, je dobré při psaní průvodce úkol zopakovat znovu, aby vám nic neuteklo.
- Pokud dobře znáte úkol, můžete použít zkratku. Při psaní průvodce nenechte si ujít žádné kroky nebo informace.
- Představte si, že pro někoho píšete recept. Pokud toto jídlo vaříte často, možná budete schopni odhadnout potřebné přísady pouhým pohledem na ně. Jiní lidé však samozřejmě potřebují přesný počet dávek těchto přísad.
Krok 3. Vytvořte podrobný obrys
Při plnění úkolů si chvilku zapište, co jste udělali. To vám pomůže napsat průvodce v logickém pořadí. Pokud při psaní kroků uděláte úkol, budete přesně vědět, co je třeba udělat a kdy ho dokončit.
Krok 4. Definujte své publikum
Způsob, jakým je příručka napsána, lze přizpůsobit typu lidí, kteří budou vaši příručku číst a řídit se jí. Jak napsat průvodce pro teenagery se bude lišit od dospělých.
Ovlivňuje také důvody publika k dokončení úkolu. Cíl studenta pracujícího na projektu je určitě odlišný od cíle dospělého, který chce dokončit svou práci
Krok 5. Vytvořte stručný úvod
Tento úvod čtenáři řekne, co lze dělat a jaké budou výsledky při plnění úkolu. Uvědomte si, že většina lidí úvod přeskočí, nebo si jej prolistuje. Nezahrnujte tedy v úvodu důležité informace nebo varování.
- Pokud například píšete průvodce o tom, jak připravit sendviče s arašídovým máslem a želé, můžete krátce zmínit, že arašídové máslo a želé jsou dobrou a jednoduchou volbou pro dětské obědy a odpolední svačiny.
- Pokud máte pocit, že do svého úvodu potřebujete zahrnout varování, je dobré ho zahrnout do jednoho z kroků v případě, že čtenář váš úvod zmešká.
Část 2 ze 3: Psaní průvodce
Krok 1. Rozdělte úkol na malé kroky
Každý krok by měl obsahovat jednu akci. Pokud máte na krok více než jednu nebo dvě věty, zkuste je rozdělit na kratší a jednodušší kroky.
Napsali jste například průvodce, jak venčit psa. Krok, který říká „Umístěte obojek kolem krku psa a přivažte vodítko“je kombinovaný krok, který se skládá ze dvou akcí: připevnění vodítka a svázat otěže. Jako první krok tedy napište „Vodítko kolem krku psa“a jako druhý krok „Umístěte vodítko na vodítko“.
Krok 2. Začněte každý krok akčním slovem
Každý napsaný krok musí být proveditelný. Pomocí sloves přesně určete, jakou akci je třeba provést k dokončení kroku v úkolu.
- Sestavte své věty, abyste někomu řekli, co má dělat, ne to, co potřebuje vědět.
- Řekněme například, že píšete průvodce, jak venčit psa a jedním krokem je upravit velikost vodítek. V tomto kroku je fráze „zkontrolujte velikost vodítek“nebo „změřte krk vašeho psa“pravděpodobnější než jednoduše „Poznejte velikost vodítek“.
Krok 3. Sledujte logický postup
Předpokládejme, že se čtenář dostane do práce ihned po přečtení prvního kroku. Čtenář obvykle nepřečte kroky průvodce až do konce. Pokud existují informace, které čtenář potřebuje vědět, aby mohl úkol dokončit, zahrňte tyto informace do kroků průvodce.
- Pokud v určitém kroku existuje nebezpečí, zahrňte do tohoto kroku varování. Neuvádějte varování v úvodu ani na konci průvodce, když je příliš pozdě.
- Zahrňte příslušné pokyny, aby čtenáři věděli, že kroky provedli správně. Můžete například napsat „Vodítka mají správnou velikost, pokud můžete vklouznout dvěma prsty mezi zadní část obojku a krk psa“.
Krok 4. Vyberte si pečlivě svá slova
Používejte jednoduchý jazyk, kterému každý snadno porozumí. Měli byste se vyhnout používání žargonu nebo technických výrazů. Pokud musíte použít odborný výraz, mějte ho krátký a jednoduchý.
Pokud například píšete průvodce podáním žaloby, možná budete muset zahrnout právní podmínky. Napište nejprve jednoduché vysvětlení a poté pokračujte technickými termíny použitými ve zkušební verzi
Krok 5. Použijte kladná slovesa
Obvykle je dobré napsat, co musí čtenář pro splnění úkolu udělat, než co nedělat. Když si člověk přečte průvodce, jeho mysl se zaměří na dokončení úkolu. Pokud začnete s věcmi, které by neměli dělat, mohou být zmatení a dělat to, co by neměli.
Pokud například píšete průvodce venčením psa, můžete napsat „ujistěte se, že je vodítko správně připevněno“nebo „upravte obojek tak, aby správně seděl“, místo „nedávejte vodítko“příliš těsný “nebo„ nenoste příliš těsný obojek. “příliš úzký."
Krok 6. Pište ve druhé osobě
Pomocí slova „vy“oslovte své čtenáře přímo, aby nebyli zmateni. Když použijete slovo „vy“, čtenáři budou vědět, co je třeba pro dokončení úkolu udělat, aniž by museli hádat.
Pokud například napíšete „páčka musí být stisknuta“, přimějete čtenáře hádat, kdo by měl páku stisknout. Fráze „musíte stisknout páčku“nebo dokonce „stisknout páčku“nenechá čtenáře na pochybách
Krok 7. Zahrňte alternativy
Někdy existuje více než jeden způsob, jak provést jeden nebo více kroků. Spolu s kroky zahrňte alternativy, aby si čtenáři mohli vybrat způsob, který upřednostňují.
Pokud například píšete průvodce, jak vyrobit sendvič s arašídovým máslem a želé, zahrňte alternativní náplň, například „Mandlové máslo pro osoby s alergií na arašídy“
Krok 8. Pokud to pomůže, zahrňte obrázek
Existuje přísloví, které zní asi takto: „jeden obrázek je lepší než tisíc slov“. Chcete -li vytvořit jasná pravidla, někdy obrázky nebo diagramy usnadní čtenářům porozumět pokynům, které poskytujete.
Chcete -li získat více technických pokynů, ujistěte se, že obrázek může čtenáři jasně pomoci, a že akci na obrázku nebrání nástroje ani ruce
Část 3 ze 3: Testování vytvořených průvodců
Krok 1. Uspořádejte průvodce do sekcí
Složité úkoly mají více než jednu část. Pokud píšete průvodce velkým úkolem, který má několik menších částí, rozdělte je na samostatné části.
- Pokud číslujete průvodce, přiřaďte každé sekci číslo. Po dokončení každé části bude čtenář cítit úspěch.
- I když váš úkol nemá části, které lze ovládat pouze částečně (polo-nezávislé), rozdělte jej na části, pokud má úkol více kroků. Tímto způsobem nebude čtenář zahlcen počtem kroků v průvodci.
Krok 2. Zkuste udělat průvodce, který jste napsali
Pokud se nemůžete řídit písemnými pokyny, nikdo jiný. Požádejte přítele, aby si průvodce přečetl a řídil se jím, a zeptejte se ho, zda v něm nejsou zmatky.
Průvodce budete možná muset několikrát vyzkoušet, zvláště pokud je váš průvodce dlouhý nebo složitý
Krok 3. Pečlivě upravte průvodce
Překlepy a gramatické chyby zkazí srozumitelnost vašeho průvodce a ztěžují jeho sledování. Přečtěte si průvodce tam a zpět, abyste se ujistili, že nejsou žádné chyby.
Pokud si nejste jisti svými editačními schopnostmi, požádejte přítele, aby zkontroloval vašeho průvodce
Krok 4. Zahrňte seznam potřebných nástrojů a materiálů
Zvláště pokud zadání vyžaduje speciální nástroje nebo materiály, bude tento seznam pro čtenáře velkou pomocí. Umístěte tento seznam na začátek příručky, aby si čtenář mohl před zahájením úkolu shromáždit všechny nástroje a materiály.
Představte si, že píšete recept. Recepty vždy obsahují všechny ingredience a nástroje na vaření potřebné na začátku. Tímto způsobem můžete všechno shromáždit před vařením
Krok 5. Poskytněte příslušná varování
Při testování průvodce můžete objevit skrytá nebezpečí, která nebyla odhalena, když jste průvodce psali poprvé. Varujte čtenáře, aby se mohli tomuto nebezpečí ubránit.
