Pochopení, jak napsat dobrý dopis, je jednou ze základních dovedností, které lze uplatnit v různých oblastech, a to jak v oblasti obchodu, akademiků, tak v osobních vztazích. Jak již víte, dopisy jsou běžným způsobem komunikace, který slouží k předávání informací, dobré vůle nebo jednoduše náklonnosti odesílatele k příjemci dopisu. Chcete -li zjistit, jak napsat dobrý a správný dopis, zkuste si přečíst tento článek!
Krok
Metoda 1 ze 2: Psaní formálního dopisu
Krok 1. Pochopte správný čas na napsání formálního dopisu nebo formálního dopisu
Formální dopisy jsou obecně adresovány lidem, se kterými máte pouze profesionální vztahy, jako jsou obchodní partneři nebo některá vládní oddělení, než lidem, se kterými máte osobní vztahy.
- Poté lze oficiální dopis zadat pomocí softwaru pro zpracování textu, jako je Microsoft Word, OpenOffice nebo Text Edit, a poté jej před odesláním vytisknout. Pokud je třeba dopis obdržet okamžitě nebo pokud příjemce upřednostňuje přijetí e -mailu, doporučujeme dopis odeslat e -mailem.
- Pokud je příjemcem váš aktuální šéf nebo spolupracovník, můžete použít méně rigidní formát. Tyto dopisy lze obecně zaslat e -mailem a nemusí být doprovázeny adresou v horní části dopisu.
Krok 2. Napište svou adresu a datum, kdy byl dopis napsán, na začátek dopisu
Zejména uveďte své jméno a adresu v levém rohu dopisu. Pokud se jedná o oficiální obchodní dopis, uveďte název a adresu společnosti nebo jednoduše umístěte hlavičkový papír společnosti na stejné místo. Poté před zápisem data psaní dopisu udělejte mezeru ve dvou řádcích.
- Zahrňte úplné datum ve správném formátu, například 19. září 2021. Nejlepší je vyhnout se méně formálnímu formátu, jako je 19. září 2021 nebo 19. září 21.
- Na dopisu zaslaném e-mailem není nutné uvádět datum.
Krok 3. Zadejte jméno a adresu příjemce dopisu
Pokud dopis nebyl odeslán e-mailem, ponechte dvouřádkový zlom a do prázdného pole vložte kontaktní informace příjemce. Zejména uveďte všechny tyto informace na samostatném řádku:
- Celé jméno a titul příjemce dopisu
- Případný název organizace a společnosti
- Úplná adresa příjemce dopisu (podle potřeby přidejte dva nebo více řádků navíc)
Krok 4. Zahrňte pozdrav
Pozastavte jeden řádek a poté zahrňte pozdrav jako „Vážení“, za kterým následuje vaše jméno jako příjemce dopisu. Pokud si přejete, můžete uvést své celé jméno, příjmení nebo jen křestní jméno. V případě potřeby uveďte také oficiální adresu nebo titul osoby.
- Pokud znáte pouze pozici dané osoby v kanceláři, ale neznáte její jméno, klidně napište „Vážený pane, zdravotní manažer:“nebo podobnou frázi. Obecně však jméno osoby, která pozici obsadila, může být Hledali jste online, takže to můžete nejprve vyzkoušet.
- Pokud opravdu neznáte příjemce dopisu, ani neznáte jeho pozici, jednoduše napište: „Vážený pane/paní:“nebo jednoduše „Vážený:.“Takové pozdravy však znějí zastarale a staromódně a pokud je to možné, je třeba se mu vyhnout …
Krok 5. Napište svůj dopis
Formální písmena by měla být otevřena s jasným prohlášením o účelu (SOP). Zejména se vyhněte zkratkám a používejte formální otázky, jako například „Zajímá vás …“místo „Zajímá vás…?“Poté znovu přečtěte tělo dopisu, s nebo bez pomoci jiné osoby, abyste se ujistili, že v něm nejsou žádné pravopisné nebo gramatické chyby.
Pokud píšete formální obchodní dopis, ujistěte se, že tělo dopisu je vždy krátké a věcné. Pokud je dopis z důvodu výměny zpráv adresován příbuznému nebo blízkému příteli, použijte prosím uvolněnější a plynulejší větu. Je však dobré zajistit, aby váš dopis nepřesáhl jednu stránku
Krok 6. Zahrňte závěrečný pozdrav
Závěrečný pozdrav je obvykle zahrnut k pozitivnímu ukončení dopisu a k vytvoření hlubšího spojení s příjemcem dopisu. Po napsání posledního odstavce proto zařaďte závěrečný pozdrav, který odpovídá typu písmene. Pokud jde o formální dopis, zkuste zahrnout závěrečný pozdrav, například „S pozdravem“, „Zdravím“nebo „Hodně štěstí.“Poté pod něj vložte své celé jméno, jak je uvedeno v následujících pokynech:
- U formálně psaných písmen ponechte mezi závěrečným pozdravem a celým jménem asi čtyři mezery. Poté vytiskněte dopis a připojte svůj podpis modrým nebo černým inkoustem na prázdné místo.
- Ve formálních e -mailech zadejte své úplné jméno těsně pod závěrečný pozdrav.
- Pokud chcete, můžete pozdrav zahrnout před své jméno, zejména ve formálním dopise. Pokud jste například ženatí, uveďte pod závěrečným pozdravem jméno „Bu Amanda Surya“.
Krok 7. Sklopte písmeno (volitelné)
Pokud je dopis v poště, zkuste ho složit na třetiny. Jde o to, přeložit spodní polovinu doprostřed, dokud nepokryje 2/3 oblasti písmen, a pak přehnout horní polovinu doprostřed, dokud již nebude otevřená oblast písmen. Velikost dopisu se tak vejde do většiny obálek dostupných na trhu.
Krok 8. Napište adresu příjemce na přední stranu obálky (volitelně)
Najděte střed obálky a napište tam úplnou adresu příjemce, například:
- Pane Joko Susilo
- Jl. ABC č. 123
- Jakarta, 12345
Krok 9. Napište zpáteční adresu na zadní stranu obálky (volitelně)
Pomocí této metody může pošta bez dalších nákladů vrátit poštu, kterou z jakéhokoli důvodu nemohou odeslat. Použijte stejný způsob, jako když jste napsali adresu příjemce dopisu, ale místo úplného jména tam zadejte pouze přezdívku.
Metoda 2 ze 2: Psaní neformálních dopisů
Krok 1. Určete oficiální úroveň dopisu
V zásadě bude tón dopisu záviset na úrovni blízkosti vašeho vztahu s příjemcem dopisu. Chcete -li zjistit formálnost dopisu, zkuste postupovat podle těchto pokynů:
- Pokud je dopis adresován vzdálenému příbuznému, staršímu příbuznému nebo sociálnímu partnerovi, zkuste použít poloformální tón. Pokud vám tato osoba již odeslala e -mail, pošlete ji e -mailem. Pokud ne, je nejbezpečnější možností ruční psaní dopisů.
- Pokud je dopis adresován blízkému příteli nebo příbuznému, napište jej prosím ručně nebo jej odešlete e -mailem.
Krok 2. Začněte dopis pozdravem
Použitý pozdrav je velmi závislý na úzkém vztahu mezi vámi a příjemcem dopisu a také na úrovni formality dopisu. Některé možnosti, které můžete zvážit:
- Pokud je dopis poloformální, můžete použít pozdrav jako „Dobrý den“. Poté se řiďte pozdravem s přezdívkou příjemce, pokud si nejste věkově příliš vzdáleni, nebo jménem příjemce začínajícím pozdravem jako „Pane“nebo „Paní“, pokud je příjemce mnohem starší než vy.
- Pokud je dopis neformální, můžete také použít pozdrav jako „Dobrý den“nebo neformálnější pozdrav jako „Ahoj“nebo „Hej“. Sledujte pozdrav se jménem příjemce.
Krok 3. Začněte psát tělo dopisu
Přejděte na další řádek a začněte psát. Pokud je dopis určen jako osobní komunikační médium, zkuste začít potvrzením informací o příjemci. Můžete například použít formální věty jako: „Doufám, že se vám to daří“nebo neformální věty jako: „Jak se máš?“Zejména použijte slova, která byste řekli, kdyby příjemce dopisu stál před vy.
Krok 4. Seznam věcí, které je třeba sdělit
Vzhledem k tomu, že hlavní role dopisu je prostředkem komunikace, zahrňte prosím věci, které si myslíte, že příjemce dopisu potřebuje vědět, například podrobnosti o událostech, které se ve vašem životě staly. Pokud je dopis například vaší babičce, nepište jen: „Díky za dárek!“Místo toho ukažte, jak moc pro vás dárek znamená, například řekněte: „Včera v noci jsme s přáteli nemohli spát, protože jsme hráli hru, kterou poslala babička. Děkuji! Bez ohledu na předmět dopisu by se hlavní pozornost měla soustředit na touhu sdílet informace.
Pochopte informace, které by neměly být zahrnuty. V zásadě by neměl být zaslán dopis napsaný jako výraz hněvu nebo pokus o prosbu o milost. Pokud jste již takový dopis napsali, ale nejste si jisti, zda jej odeslat, nechte ho několik dní odležet. Možná, těch pár dní může změnit vaše rozhodnutí
Krok 5. Ukončete písmeno
Chcete -li ukončit neformální dopis, použijte závěrečný pozdrav, který odráží blízkost vašeho vztahu s příjemcem. Pokud je dopis adresován manželovi / manželce, příteli nebo blízkému příbuznému, použijte prosím závěrečný pozdrav jako „Pozdravy“, „Pozdravy z lásky“nebo jednoduše „Vážení“. Mezitím můžete pro poloformální dopis použít vřelý, ale přesto docela formální závěrečný pozdrav jako „pozdravy“nebo „pozdravy“.
- Už jste někdy slyšeli o pojmu „vděčnost“? Ve skutečnosti je valedikce formálním výrazem v angličtině, který se ve starověku běžně používal jako pozdrav na závěr dopisu. Pokud píšete anglický dopis příteli a chcete ho zavřít praštěným stylem, použijte tuto metodu. Například dejte závěrečný pozdrav ve formě pozdravu jako: „Zůstávám, jako vždy, tvým oddaným sluhou“, končící tvým jménem.
- Pokud chcete po napsání dopisu přidat informace, použijte popisek P. S, což v angličtině znamená Postscript („po psaní“).
Krok 6. Odešlete dopis
Dopis vložte do obálky, vložte razítko, uveďte adresu příjemce a ihned jej odešlete poštou.
Tipy
- Zkuste zaměřit tělo dopisu na téma, které příjemce zaujme.
- Obecně za pozdravy vždy následuje čárka. U formálních písmen je však interpunkce obvykle místo čárky dvojtečka.
- Při psaní stížnosti vždy používejte zdvořilý jazyk a rozumné argumenty. Pokud tak učiníte, zvýší se vaše šance na pozitivní odpověď.
- Pokud chcete vytisknout velmi formální dopis, doporučujeme použít papír, který je o něco těžší než standardní kopírovací papír.
- Pokud chcete odeslat formální nebo poloformální e-mail, vždy použijte profesionálně znějící e-mailovou adresu. E -maily zaslané „sweetstar189“nebudou rozhodně brány tak vážně jako e -maily zaslané „jeni.sandra“, že?
- Písmena pište vždy pomocí modrého nebo černého inkoustového pera.
- Zkontrolujte, zda je uvedená adresa správná.
- Odstavec vždy začínejte větou napsanou nebo napsanou odsazenou.
- Znovu zkontrolujte obsah svého dopisu, alespoň dvakrát.
- Pokud je dopis napsán ručně, ujistěte se, že vždy používáte kuličkové pero, ze kterého neuniká inkoust.
