Úvodní dopisy se nejčastěji používají v obchodní komunikaci, k navázání kontaktu, vyžádání informací nebo k vytvoření přehledu o novém produktu nebo službě. Obecně píšete úvodní dopis někomu, koho osobně neznáte, což trochu komplikuje pocit nebo styl. Můžete se však naučit několik rychlých tipů, které vám pomohou udělat dopis tak výstižným, čitelným a efektivním jako požadovaný úvod.
Krok
Část 1 ze 3: Psaní preambule
Krok 1. Kdykoli je to možné, adresujte svůj dopis konkrétní osobě
Úvodní dopis by měl být adresován co nejlépe někomu, kdo si ho přečte. Pokud odesíláte na obecný účet nebo náborovou společnost a nejste si jisti, pak je v pořádku adresovat dopis „Všem dotčeným“nebo vedoucímu náboru nebo konkrétnímu držiteli titulu.
Dopis začněte uvedením své pozice, titulu nebo role a důvodu napsání dopisu. Obvykle do dopisu nemusíte uvádět své jméno, protože vaše jméno bude na podpisu
Krok 2. Jasně uveďte své cíle
Důvod psaní dopisu musíte sdělit co nejdříve. Co chceš? Proč jsi napsal dopis? Pokud se tyto druhy otázek někdy objeví v mysli šéfa nebo společnosti, je pravděpodobné, že váš dopis skončil v koši místo toho, aby vám někdo zavolal na pohovor.
Zastavte hon: „Píšu, abych se zeptal na nové volné místo finančního dohledu“nebo „Píšu, abych popsal novou funkci produktu, kterou moje společnost nedávno vydala“, jsou skutečně účinná účelová prohlášení, která mají být jednou z prvních vět. dopis
Krok 3. Vytvořte pro dopis vhodný styl nebo styl
Při psaní úvodního dopisu je nejlepší mít konzistentní a kompetentní styl, který zní zvláštně nebo zní příliš zastřeně nebo technicky. Úvodní dopis by měl být profesionální, ale ne chladný nebo strnulý. Do dopisu je nutné zahrnout prvek lidského tepla, přičemž celkový obsah je profesionální.
- Častou chybou, kterou nezkušení spisovatelé dělají, je zoufale se snažit vyhnout se zkratkám, které vedou k dojmu, že dopis je překladem, nikoli psaným dopisem. Používejte zkratky/kontrakce, nechte to znít plynule jako konverzace, ale stále profesionálně. Dopis nechť vás zastupuje.
- Nesnažte se znít chytře nahrazováním běžně používaných slov těmi v tezauru/slovníku. Nejde o diplomovou práci, ale o úvodní dopis. Používejte přesná a výstižná slova.
Krok 4. Vytvořte osobní připojení
Vysvětlete, jak jste se dozvěděli o práci, volném místě nebo společnosti, kterou hledáte, a vytvořte spojení. Při čtení úvodního dopisu by měl zaměstnavatel nebo koordinátor náboru mít jasný obraz o tom, kdo jste, proč chcete práci a zda jste pro tuto práci vhodný. Pokud je toto spojení dostatečně silné, budete pozváni na pohovor a to vám dá příležitost získat práci.
Pokud máte kontakty s někým, kdo pracuje pro společnost, nebo jste byli dokonce požádáni o podání žádosti, nebo dokonce znáte někoho, kdo vám pomohl při práci s vaší agenturou, je dobré se představit přímo z dopisu. To může někomu probudit paměť („Ach, to je ten člověk, o kterém mluvila Joko!“), Nebo si to zapamatovat od začátku
Část 2 ze 3: Psaní obsahu dopisu
Krok 1. Propojte svou kvalifikaci s požadovanou pozicí
Pokud se pokoušíte popsat svou kvalifikaci, kompetence nebo schopnost zvládnout práci nebo projekt, je dobré v několika větách vytvořit jasný odkaz a vysvětlit, jak vaše zkušenosti souvisejí s vaší schopností to udělat, ať už je to nová pozice, převod nebo nová práce. zcela nové.
- Popište své zkušenosti v oboru nebo průmyslu, jak je uvedeno v odkazu v dopise. Pokud jste svůj úvodní dopis nasměrovali, jak již bylo zmíněno dříve, bude se zaměřovat na nějaký profesní nebo průmyslový obor. Je dobré zahrnout konkrétní dovednosti a zkušenosti, aby byl dopis efektivnější.
- Chtít pracovat není totéž jako mít kvalifikaci pro práci. Pokud ve svém úvodu vysvětlíte, že chcete zavolat na pracovní pohovor, protože máte pocit, že se opravdu hodíte, nemusíte to opakovat padesátkrát. Když napíšete, že „tuhle práci opravdu potřebujete“, neudělá z vás uchazeče, který poutá pozornost.
Krok 2. Buďte co nejkonkrétnější
Stanovte si čas, kdy se můžete osobně setkat, nebo vyjádřete to, co doufáte, že uvidíte později ve své odpovědi na dopis. Pokud chcete na pohovoru hovořit více o své kvalifikaci, řekněte to. Pokud tu práci opravdu chcete, řekněte to. Zjistěte vše o procesu náboru nebo procesu aplikace, který jste napsali, a poté se zeptejte na další fázi procesu.
Zaměřte svůj motivační dopis na konkrétní úroveň práce. Typ zaměstnání nebo pozice nemusí být výslovně uveden, ale mějte na paměti, jaké výsledky hledáte, aby byl dopis relevantní
Krok 3. Nezahrnujte informace, které již máte ve svém životopise
Není dobré uvádět tituly, vyznamenání a slavná jména v dopise. Opakování snadno viditelných informací v životopise je plýtvání místem v dopise. Nepište si informace, které lze jinde snadno a rychle shromáždit. Píšete, abyste se prodali a vytvářeli příležitosti.
Krok 4. Pište s cílem získat rozhovor
Možná nedostanete práci nebo cokoli jen silou dopisu. Když napíšete dopis, dostanete se ke dveřím, což je příležitost prokázat sebe a své schopnosti být osobou nebo zaměstnancem, které čtečka dopisů potřebuje. Z tohoto důvodu je dobré se dostat rovnou k věci, soustředit se na svou kvalifikaci a také na své spojení s danou pozicí a propracovat se do další fáze procesu, ať už jde o pohovor nebo jinou fázi náboru.
Zopakujte nejdůležitější informace v závěrečné části. Než dopis zavřete pozdravem, je dobré si krátce zopakovat, co chcete přímo
Část 3 ze 3: Revize a upřesnění písmen
Krok 1. Zrevidujte a opravte svůj dopis
Po napsání návrhu dopisu je nutné váš dopis znovu navštívit a vylepšit jej ze struktury vět a podobně. Všichni dobří spisovatelé vědí, že dílo nelze nazvat dokončeným, dokud nebude revidováno. Jakmile dopíšete dopis, nejtěžší část je za námi, ale stále je čas jej upřesnit a upřesnit.
- Revize je víc než jen mazání překlepů nebo opravování pravopisných chyb. Znovu se podívejte na svůj dopis a ujistěte se, že existuje shoda mezi předmětem a slovesem, význam je jasný a váš dopis dosahuje zamýšleného účelu.
- Jakmile si myslíte, že je vaše psaní hotové, můžete začít kontrolovat a hledat „poslední důležité věci“, věci na poslední chvíli, které zahrnují opravu překlepů, pravopisné chyby a formátování dopisu.
Krok 2. Vytvořte jednoduchý a výstižný dopis
Úvodní dopis by obecně neměl být delší než na začátku stránky nebo mezi 300 a 400 slovy. Ať už je důvod jakýkoli, je velká šance, že si napíšete s někým, kdo se v daný den musí vypořádat se spoustou papíru, a nechce vidět dlouhý, nadbytečný úvodní dopis. Je škoda, že vaše tvrdá práce končí v koši, takže ji zkraťte. Soustřeďte se pouze na snahu sdělit ve svém dopise nejdůležitější informace.
Krok 3. Zformátujte písmeno tak, jak by mělo
Písmena by měla být na stránce správně orientována tak, aby obsahovala konkrétní úvod, hlavní odstavec a stručné zakončení. Napíšete -li krátký odstavec bez kontaktních údajů nebo pozdravů, práci nezískáte, nebo se nedostanete k úvodu.
- Jako přílohu úvodního dopisu přiložte vhodný životopis nebo životopis. Úvodní dopis by měl být první v balíčku aplikace.
- Zahrňte dobré kontaktní informace. Proveďte závěrečné úpravy úvodního dopisu a ujistěte se, že jste uvedli důležité kontaktní informace, obvykle umístěné v pravém horním rohu hlavičkového papíru. Zadejte e -mailovou adresu, telefonní číslo a další základní kontaktní údaje.
Krok 4. Zvažte zahrnutí poznámek
Někteří učitelé píší obchodní dopisy a odborníci na komunikaci navrhují přidat do poznámky nebo poznámky v dopise nejrelevantnější nebo nejnaléhavější informace. Důvodem je, že to často funguje dobře, pokud jde o to, jak lidé zpracovávají komunikaci ve formě dopisu. Místo uvedení důležitých informací na konec může být důležitá poznámka nebo poznámka efektivnější. I když to někomu může připadat neformální, může to být účinný způsob, jak zdůraznit důležité informace a zvýraznit tak svůj dopis.
