Chcete -li přesunout seznam nebo tabulku dat z aplikace Word do aplikace Excel, nemusíte přesouvat jednotlivé části dat do buněk tabulky (listu) aplikace Excel. Jednoduše můžete svůj dokument správně naformátovat ve Wordu, poté lze celý dokument importovat do Excelu pouhými několika kliknutími.
Krok
Metoda 1 ze 2: Převádění seznamů
Krok 1. Pochopte, jak bude dokument aplikace Word převeden
K importu dokumentu do Excelu se používají určité znaky k určení, jaká data vstoupí do buněk v listu aplikace Excel. Provedením několika kroků formátování před importem můžete řídit vzhled listu a minimalizovat množství ručního formátování, které je třeba provést. To je obzvláště užitečné, pokud importujete dlouhý seznam z dokumentu aplikace Word do aplikace Excel.
Tato metoda funguje nejlépe, když je v seznamu několik záznamů, každý v podobném formátu (seznam adres, telefonních čísel, e -mailových adres atd.)
Krok 2. Ujistěte se, že v dokumentu nejsou žádné chyby formátování
Před zahájením procesu převodu se ujistěte, že každý záznam je formátován stejným způsobem. Je třeba opravit chyby v interpunkci nebo změnit uspořádání položek, které se neshodují. To má zajistit hladký průběh přenosu dat.
Krok 3. Zobrazte formátovací znaky v dokumentu aplikace Word
Zobrazením normálně skrytých znaků formátu můžete určit nejlepší způsob, jak oddělit jednotlivé položky. Znaky formátování můžete zobrazit kliknutím na tlačítko Zobrazit/Skrýt značky odstavců na kartě Domů nebo stisknutím Ctrl+⇧ Shift+*.
Většina seznamů má jednu značku odstavce na konci každého řádku, na konci řádku nebo v prázdném řádku mezi položkami. Toto znaménko použijete k zadání rozlišovacího znaku buněk v Excelu
Krok 4. Nahraďte značky odstavců mezi položkami, abyste odstranili mezery
Excel použije k definování řádků mezery mezi položkami, ale v tomto okamžiku byste je měli odebrat, aby vám pomohly s procesem formátování. Nebojte se, brzy jej přidáte zpět. Tento krok funguje nejlépe, pokud máte jednu značku odstavce na konci položky a jednu značku v mezerě mezi položkami (dvě po sobě jdoucí mezery).
- Stisknutím Ctrl+H otevřete okno Najít a nahradit.
- Do pole Najít zadejte ^p ^p. Toto je kód pro dvě po sobě jdoucí značky odstavců. Pokud je každý záznam jeden řádek a mezi nimi nejsou žádné prázdné řádky, použijte pouze jeden ^p.
- Do pole Nahradit zadejte znak oddělovače. Ujistěte se, že tento znak není znakem v dokumentu, například ~.
- Klikněte na Nahradit vše. Všimnete si, že se tyto položky kombinují samy, ale nechte to na pokoji, pokud je znak oddělovače na správném místě (mezi každým záznamem)
Krok 5. Oddělte každou položku do samostatných sloupců
Nyní se položky zobrazí v samostatných řádcích. Musíte zadat data, která se zobrazí v každém sloupci. Pokud je například každý záznam v prvním řádku názvem, ve druhém řádku je adresa ulice a ve třetím řádku je země a PSČ, proveďte následující:
- Stisknutím Ctrl+H otevřete okno Najít a nahradit.
- Odstraňte jednu ze značek ^p v poli Najít.
- Nahraďte znak v poli Nahradit čárkou,.
- Klikněte na Nahradit vše. Tím se nahradí zbývající symboly odstavců oddělovačem čárky, který oddělí každý řádek do sloupce.
Krok 6. Dokončete proces formátování změnou znaku oddělovače
Po dokončení výše uvedených dvou kroků Najít a Nahradit již seznam nebude vypadat jako seznam. Všichni budou na stejném řádku a mezi jednotlivými daty budou čárka. Krok Najít a nahradit vrátí data zpět do seznamu, ale stále mají čárky, které definují sloupce.
- Stisknutím Ctrl+H otevřete okno Najít a nahradit.
- Do pole Najít zadejte ~ (nebo jakýkoli znak, který jste vybrali na začátku).
- Do pole Nahradit zadejte ^p.
- Klikněte na Nahradit vše. Tím se všechny položky vrátí zpět do jednotlivých skupin oddělených čárkami.
Krok 7. Uložte soubor jako prostý textový soubor
Vstupní formát je úplný a tento dokument můžete uložit jako textový soubor. To se provádí tak, aby aplikace Excel mohla číst a analyzovat vaše data tak, aby se zobrazovala ve správných sloupcích.
- Klikněte na kartu Soubor a vyberte Uložit jako.
- Klikněte na rozevírací nabídku Uložit jako typ a vyberte možnost Prostý text.
- Pojmenujte soubor a klikněte na Uložit.
- Pokud se zobrazí okno Převod souboru, klikněte na & nbsp OK;.
Krok 8. Otevřete soubor v aplikaci Excel
Protože je soubor uložen ve formátu prostého textu, můžete jej otevřít v aplikaci Excel.
- Klikněte na kartu Soubor a vyberte Otevřít.
- Klikněte na rozevírací nabídku Excel Všechny soubory a vyberte Textové soubory.
- Klikněte na Další> v okně Průvodce importem textu.
- V seznamu Oddělovač vyberte Čárku. Jak budou položky odděleny, můžete vidět v náhledu ve spodní části. Klikněte na Další>.
- Vyberte formát dat pro každý sloupec a poté klikněte na Dokončit.
Metoda 2 ze 2: Převod tabulek
Krok 1. Vytvořte tabulku ve Wordu a poté do ní zadejte data
Seznam dat v aplikaci Word můžete převést do formátu tabulky a poté zkopírovat tabulku do aplikace Excel. Pokud jsou vaše data již ve formátu tabulky, přeskočte na další krok.
- Vyberte veškerý text, který chcete převést do tabulky.
- Klikněte na kartu Vložit a poté na tlačítko Tabulka.
- Vyberte Převést text na tabulku.
- Do sloupce Počet sloupců zadejte počet řádků na řádek dat. Pokud jsou mezi každým řádkem dat prázdné řádky, přidejte jeden do celkového počtu sloupců.
- Klikněte na & nbsp OK;.
Krok 2. Zkontrolujte formát tabulky
Word vytvoří tabulku na základě vašeho nastavení. Zkontrolujte, zda je tabulka správná.
Krok 3. Klikněte na malé tlačítko +, které se zobrazí v levém horním rohu tabulky
Toto tlačítko se zobrazí, když najedete myší na stůl. Kliknutím na toto tlačítko vyberete všechna data v tabulce.
Krok 4. Stiskněte
Ctrl+C. kopírovat data. Můžete také kliknout na tlačítko Kopírovat na kartě Domů.
Krok 5. Otevřete Excel
Jakmile jsou data zkopírována, můžete otevřít Excel. Pokud chcete data umístit do existujícího listu, otevřete list. Umístěte kurzor do buňky, ze které chcete vytvořit levou horní buňku tabulky.
Krok 6. Stiskněte
Ctrl+V vložit data.
Každá z buněk z tabulky aplikace Word bude umístěna do samostatné buňky v listu aplikace Excel.
Krok 7. Oddělte všechny zbývající sloupce
V závislosti na typu importovaných dat může být nutné provést další formátování. Pokud například importujete adresy měst, kódy zemí a PSČ, které jsou v jedné buňce, můžete je v aplikaci Excel automaticky rozdělit.
- Klikněte na záhlaví sloupců, které chcete rozdělit. Tento krok vybere celý sloupec.
- Vyberte kartu Data a klikněte na tlačítko Text do sloupců.
- Klikněte na Další> ve sloupci Oddělovače vyberte Čárku. Pokud použijete výše uvedený příklad, tento krok oddělí město od kódu země a PSČ.
- Změny uložíte kliknutím na Dokončit.
- Vyberte sloupce, které je ještě třeba rozdělit, a poté tento postup opakujte. Jako oddělovač vyberte mezeru a ne čárku. Tento krok oddělí kód země od PSČ.
