Jsou chvíle, kdy musíte uskutečnit důležitý telefonát, možná někoho požádat, aby se s vámi setkal nebo něco prodal. Pokud nejste zvyklí mluvit po telefonu, může být obtížné zahájit konverzaci. Klíčem k úspěšnému telefonickému rozhovoru je zajistit, aby se obě strany cítily dobře, a vést tak snadnou diskusi.
Krok
Část 1 ze 3: Tvorba plánu
Krok 1. Určete, jaký je váš cíl
Než si vezmete přijímač, musíte vědět, k čemu slouží. Pokud například zavoláte někomu, koho máte rádi, může být cílem požádat ho, aby se s vámi setkal. V obchodní telefonii je cílem prodej zboží nebo služeb. Zamyslete se nad tím, co od konverzace očekáváte.
- Snažte se, aby vaše cíle byly konkrétní. Díky tomu budete připravenější.
- V některých případech může být účel telefonického rozhovoru obecnější. Například zavolat společnosti a zeptat se na její služby, aniž byste věděli, co vás skutečně zajímá. Informace, které získáte později, vám pomohou určit, co potřebujete nebo chcete.
Krok 2. Vězte, s kým budete mluvit
Když voláte konkrétnímu člověku, kterého neznáte, zkuste nejprve zjistit jeho pozadí. Tak budete zhruba vědět, co od konverzace očekávat. Pokud například chcete mluvit s generálním ředitelem společnosti, může být velmi zaneprázdněn a nemá mnoho času. Pokud voláte někomu stydlivému, možná budete muset více mluvit.
- Pokud jde o služební telefon, navštivte webové stránky společnosti, kde pracuje osoba, které chcete zavolat. Najdete název a možná i životopis, který vám dá malou představu.
- Při soukromých hovorech si vyžádejte informace o osobě od přítele, který ho také zná.
Krok 3. Zapište si některé body konverzace
Jakmile víte, co chcete a komu zavoláte, je dobré si udělat pár poznámek. Můžete psát odrážky, které zajistí, že bude vaše otázka položena. Se seznamem nikdy nezapomenete něco důležitého.
- Možná budete muset konverzaci také nastínit. Obrys může být nutné přizpůsobit reakci druhého člověka, ale je to v podstatě vodítko, pokud jste nervózní.
- Přemýšlejte o tom, jak dlouho budete mluvit. Nejlepší je předpokládat, že doba není dlouhá. Soustřeďte se tedy na důležité téma, o kterém chcete mluvit.
Část 2 ze 3: Zahájení konverzace
Krok 1. Pozdravte se a představte se
Nejprve musíte pozdravit, například „ahoj“nebo „ahoj“. Mnoho lidí dnes používá automatické přijímače, ale přesto byste se měli představit, pokud vás druhá osoba na druhém konci nezdraví jménem. Pokud voláte někomu, koho dobře znáte, stačí jen zmínit jméno. V jiných situacích poskytněte více informací, aby vás druhá osoba mohla identifikovat.
- Pro pozdravy můžete také použít „Dobré ráno“, „Dobré odpoledne“nebo „Dobrý večer“.
- Na služebním telefonu uveďte také název své společnosti. Například: „Dobré ráno, jsem Anisa Dewi ze společnosti Mahkota Advertising.“
- V případě soukromých hovorů do vaší zamilovanosti možná budete muset zmínit, kde jste ho potkali. Například: „Ahoj, tohle je Mahesa. Potkali jsme se minulý týden v tělocvičně. “
- Pokud voláte příteli přítele, uveďte jméno tohoto přítele. Například: „Dobrý den, toto je Lisa. Jsem Erikův přítel. Myslím, že už řekl, že zavolám."
- Pokud zavoláte a zeptáte se na volné pracovní místo, uveďte, odkud jste informace získali. Například: „Dobrý den, jmenuji se Nurani Rahman. Chtěl bych se zeptat na práci, která byla inzerována ve včerejších novinách. “
- Pokud chcete jen požádat firmu o obecné informace, není třeba jmenovat. Můžete jednoduše říci: „Dobrý den, mám zájem o službu úložiště, kterou nabízíte.“
Krok 2. Zeptejte se, zda je nyní vhodná doba k rozhovoru
Pokud chcete, aby byl telefonický rozhovor úspěšný, ujistěte se, že je druhá osoba stejně soustředěná jako vy. Proto se musíte zeptat, jestli má čas, než začne konverzaci. Pokud je odpověď ano, začněte mluvit. Pokud je odpověď zaneprázdněna nebo se chystáte odejít, najděte si jiný čas.
- Pokud na zavolání není připraven mluvit, nastavte si před zavěšením jiný čas. Můžete říci: „Mohu zavolat dnes odpoledne znovu? 3 hodiny, možná?"
- Pokud chce zavolat zpět, uveďte den a čas, kdy můžete. Řekněte: „Zítra ráno můžu mluvit. Možná kolem 10?"
Krok 3. Začněte s příjemnými věcmi
Pokud voláte, abyste se na něco zeptali nebo něco prodali, nepřecházejte hned k věci. Druhá osoba může brzy ztratit zájem. Místo toho zkuste začít úvodem, například krátkým povídáním o počasí.
- Neměňte však slova příliš dlouho. Druhá osoba může být netrpělivá.
- Pokud znáte osobu, se kterou mluvíte, řekněte něco osobnějšího na téma, které ji zajímá. Pokud je například fotbalovým fanouškem, řekněte: „Včera večer se konal zápas v Persebaya, že?“
- Pokud ho důvěrně neznáte, rozhodněte se pro obecné potěšení. Například: „V poslední době je velmi horko. Zdá se, že v loňském roce nebylo období sucha tak horké jako toto. “
Krok 4. Diskutujte o bodech konverzace
Jakmile se vy a druhá osoba budete cítit pohodlněji a uvolněněji, přejděte k jádru konverzace. Mluvte stručně a stručně, protože při toulání budete znít nejistě.
- Při vytváření dojmu důvěry se ujistěte, že jste zdvořilí, když někoho o něco požádáte.
- Pokud mluvíte příliš dlouho bez přestávky, druhá osoba může přestat dávat pozor. Udělejte si tedy přestávku a požádejte o zpětnou vazbu, pokud potřebujete něco sdělit.
- Při mluvení nejezte ani nežvýkejte žvýkačku. Zvuk, který vydává, bude budit dojem, že to nemyslíte vážně.
Část 3 ze 3: Provádění nastavení
Krok 1. Najděte si klidné místo
Samozřejmě chcete, aby telefonát skončil dobře. Vytvořte si tedy na klidném místě prostředí příznivé pro povídání. Minimalizujte hluk v pozadí, abyste druhého nemuseli žádat, aby opakoval, co říká nebo křičel, aby vás slyšel.
- Nejlepší místo, kam zavolat, je prázdná místnost se zavřenými dveřmi. Zaručeně umíte mluvit klidně.
- Pokud musíte zavolat do kanceláře pod širým nebem a slyšet hlasy spolupracovníků, zkuste zavolat, když je v kanceláři trochu ticho. Například během polední přestávky nebo na konci dne, kdy se všichni ostatní vrátili domů.
- Pokud je to možné, vyhněte se důležitým telefonním hovorům na veřejných místech, jako jsou restaurace nebo obchody. Veřejná místa jsou obvykle plná rušivých vlivů a příliš přeplněná. Pokud musíte zavolat, když jste venku, najděte si klidné místo, například uličku mimo koupelnu v restauraci nebo prázdnou chodbu v obchodě.
Krok 2. Zkontrolujte signál
Dnes mnoho lidí používá mobilní telefon jako svůj primární telefon. Pokud tomu tak je, ujistěte se, že je signál vašeho mobilního telefonu silný, abyste si mohli být jisti, že kvalita zvuku bude dobrá. Podívejte se na místo, které nabízí silný signál. Pokud není signál, budete možná muset použít pevnou linku.
- Kvalita zvuku pevných telefonů je obvykle lepší než u mobilních telefonů. Pokud je to tedy naprosto nezbytné, použijte pevnou linku, kdykoli je to možné, zvláště pokud budete volat rodičům se sluchovým postižením.
- Pokud používáte mobilní telefon, držte jej tak, aby vestavěný mikrofon bez problémů zachytil váš hlas. Důležité hovory by neměly používat reproduktor.
Krok 3. Ujistěte se, že se cítíte dobře
Než začnete volat, ujistěte se, že jste připraveni se plně soustředit na konverzaci. Připravte se například na to, že nemusíte chodit na záchod a dát si drink, abyste nemuseli vstávat, když máte žízeň. Je dobré mít po ruce kapesník pro případ, že byste potřebovali kýchnout do telefonu.
Rozhodněte se, jestli vám bude pohodlnější mluvit vsedě nebo ve stoje. Pokud jste nervózní, možná se můžete uklidnit malou procházkou
Tipy
- Pokud jste nervózní, možná budete potřebovat trénink. Nechte přítele nebo člena rodiny vystupovat jako osoba, které voláte.
- Pokud voláte lidem soukromě nebo sociálně, možná budete chtít začít odesláním zprávy s názvem „Mohl byste si minutu popovídat po telefonu?“Může být vnímavější, pokud ví, že budete volat.
- Pokuste se vytvořit pozitivní přístup. I když osoba, se kterou mluvíte, nevidí, úsměv při rozhovoru způsobí, že váš hlas bude znít nadšeně a pozitivně.
- Slova vyslovujte správně. Pokuste se, aby druhá osoba bez problémů porozuměla tomu, co říkáte.
- Dávejte pozor na rychlost svého projevu. Příliš rychlá slova je někdy těžké zachytit.
