Prohlášení o problému je krátký text, který je obvykle umístěn na začátku zprávy nebo návrhu s cílem vysvětlit problém nebo problém, o kterém dokument čtenáři diskutuje. Prohlášení o problému obecně nastíní základní fakta o problému, vysvětlí, proč je problém důležitý, a určí řešení co nejrychleji a nejpříměji. Formulace problémů se často používají v obchodním světě pro účely plánování, ale mohou být také použity v akademických situacích jako součást stylizované zprávy, jako je písemná zpráva nebo projekt. Viz krok 1 níže, abyste mohli začít psát vlastní formulaci problému!
Krok
Metoda 1 ze 2: Napište vlastní prohlášení o problému
Krok 1. Popište „ideální“stav
Existuje mnoho různých způsobů, jak napsat prohlášení o problému - některé zdroje doporučují přejít přímo k problému samotnému, zatímco jiné doporučují nejprve poskytnout určitý kontext pozadí, aby byl problém (a řešení) pro čtenáře snáze pochopitelný. Pokud si opravdu nejste jisti, jak začít, přejděte k druhé možnosti. Stručnost je něco, o co by každé praktické psaní mělo usilovat, ale dobré porozumění je ještě důležitější. Začněte vysvětlením, jak by věci měly fungovat. Než se zmíníte o svém problému, vysvětlete několika větami, jak by to šlo, kdyby nebyly problémy.
Předpokládejme například, že pracujeme pro významnou leteckou společnost a viděli jsme, že způsob, jakým cestující nastupují do našich letadel, je neefektivní s využitím času a zdrojů. V tomto případě bychom mohli začít s formulováním našeho problému popisem ideální situace, ve které je palubní systém neefektivní, kterého by letecká společnost měla dosáhnout, například takto: „Protokol o nástupu používaný společností ABC Airlines by měl mít za cíl dostat každého cestujícího na tento let na palubu. rychle a efektivně, aby letadlo mohlo co nejrychleji vzlétnout. Proces nástupu na palubu musí být optimalizován z hlediska časové efektivity, ale také musí být dostatečně jednoduchý, aby byl snadno srozumitelný všem cestujícím. “
Krok 2. Popište svůj problém
Slovy vynálezce Charlese Ketteringa: „Dobře vyjádřený problém je napůl vyřešený problém.“Jedním z nejdůležitějších (ne -li nejdůležitějších) cílů prohlášení o problému je formulovat problém adresovaný čtenáři jasným, přímým a snadno srozumitelným způsobem. Stručně shrňte problém, který chcete vyřešit - tím se dostanete k jádru problému a umístíte nejdůležitější informace do prohlášení o problému blízko vrcholu, kde je to nejvíce vidět. Pokud jste právě uvedli „ideální“stav, jak je naznačeno výše, možná budete chtít začít větu větou jako „Nicméně, …“nebo „Bohužel, …“, abyste ukázali, že problém, který jste identifikovali, je co brání tomu, aby se ideální vize stala skutečností. realita.
Předpokládejme, že si myslíme, že jsme vyvinuli rychlejší a efektivnější systém pro získávání cestujících na palubu našich letadel než typický sedací systém „zezadu dopředu“. V tomto případě bychom mohli pokračovat několika větami, jako například: „Současný stravovací systém společnosti ABC Airlines je však neefektivním využíváním času a zdrojů společnosti. Tím, že se plýtvají hodinami zaměstnanců, současné protokoly o stravování činí společnost méně konkurenceschopnou a přispívá k pomalému procesu nástupu na palubu, což činí image značky nepříznivým. “
Krok 3. Popište finanční náklady na váš problém
Jakmile svůj problém uvedete, budete chtít vysvětlit, proč je to velký problém - koneckonců, nikdo nemá čas ani prostředky, aby se pokusil vyřešit každý malý problém. Ve světě podnikání jsou peníze téměř vždy konečným bodem, takže se budete chtít pokusit zdůraznit finanční dopad svých potíží na společnost nebo organizaci, na kterou se zaměřujete. Jsou například problémy, o kterých jste hovořili, brání vaší firmě vydělávat více peněz? Vyčerpává vaše podnikání aktivně peníze? Poškozuje image vaší značky a nepřímo tak odčerpává vaše obchodní peníze? O finanční zátěži vašeho problému buďte přesní a konkrétní - zkuste určit přesnou částku dolaru (nebo dobře zaúčtovanou) cenu vašeho problému.
V našem příkladu letecké společnosti bychom mohli pokračovat ve vysvětlování finančních nákladů na problém takto: „Neefektivnost stravovacího systému je v současné době pro společnost značnou finanční zátěží. Stávající stravovací systém v průměru ztrácí asi čtyři minuty na nástup relace, což má za následek celkem 20 promarněných hodin denně za každý let ABC. To je plýtvání zhruba 400 dolary denně, čili 146 000 dolarů za rok. “
Krok 4. Účet pro váš výpis
Bez ohledu na to, kolik peněz požadujete, odčerpává váš problém vůči vaší společnosti, pokud nemůžete svůj nárok odůvodnit spolehlivými důkazy, nemusí vás brát vážně. Jakmile začnete dělat konkrétní tvrzení o tom, jak závažný je váš problém, měli byste své tvrzení začít podporovat důkazy. V některých případech to může být z vašeho vlastního výzkumu, z údajů ze souvisejícího výzkumu nebo projektů, nebo dokonce z renomovaných zdrojů třetích stran.
- V některých podnikových a akademických situacích budete možná muset v textu svého prohlášení o problému výslovně odkázat na své důkazy, zatímco v jiných situacích může pro vaše citace jednoduše stačit použít poznámky pod čarou nebo jiné zkratky. Pokud si nejste jisti, požádejte o radu svého šéfa nebo profesora.
- Zopakujme si větu, kterou jsme použili v předchozím kroku. Popisují náklady na problém, ale nevysvětlují, jak byly tyto náklady objeveny. Důkladnější vysvětlení může zahrnovat toto: „… Na základě interních údajů o sledování výkonu, [1] V průměru současný palubní systém ztrácí přibližně čtyři minuty na jedno nástupní zasedání, což přináší celkem 20 hodin zbytečné práce denně na každém letu ABC. Zaměstnanci terminálu dostávají v průměru 20 $ za hodinu, což je ztráta asi 400 $ za den nebo 146 000 $ za rok.”Poznámka pod čarou - ve skutečném prohlášení o problému by to odpovídalo odkazu nebo dodatku, který obsahuje uvedená data.
Krok 5. Navrhněte řešení
Jakmile vysvětlíte, v čem je problém a proč je tak důležitý, přejděte k vysvětlení, jak navrhujete o něj pečovat. Stejně jako u původního tvrzení o vašem problému by vysvětlení vašeho řešení mělo být napsáno tak jasně, jak je to jen možné. Držte se velkých, důležitých, konkrétních konceptů a malé detaily si nechte na později - budete mít spoustu příležitostí proniknout do každého malého aspektu vašeho navrhovaného řešení v těle vašeho návrhu.
V našem příkladu letecké společnosti je naším řešením problému neefektivních stravovacích postupů tento nový systém, který jsme vynalezli, takže bychom měli stručně popsat obrys tohoto nového systému, aniž bychom zašli do malých podrobností. Mohli bychom říci něco jako: „Pomocí upraveného palubního systému navrženého dr. Edwardem Right z Kowlard Business Efficiency Institute, který reguluje cestující nastupovat do letadla z boku místo zezadu dopředu, může ABC Airlines eliminovat čtyři promarněné minuty.“Potom můžeme pokračovat. Vysvětlete základní podstatu nového systému, ale nebudeme k tomu používat více než jednu nebo dvě věty, protože „maso“naší analýzy bude v textu návrhu
Krok 6. Vysvětlete výhody řešení
Nyní, když jste svým čtenářům řekli, co s tímto problémem dělat, je velmi vhodné vysvětlit, proč je toto řešení dobrý nápad. Vzhledem k tomu, že se podniky vždy snaží zvýšit efektivitu a vydělat více peněz, budete se chtít zaměřit především na finanční dopady vašeho řešení - které náklady se sníží, jaké nové formy příjmů budou generovány atd. Můžete také popsat nehmotné výhody, například zvýšenou spokojenost zákazníků, ale celkové vysvětlení by nemělo být delší než několik vět na odstavec.
V našem příkladu bychom mohli stručně popsat, jak lze od naší společnosti očekávat zisk z peněz ušetřených naším řešením. Několik vět, jako je tento, může fungovat: „Společnost ABC Airlines by mohla mít z implementace tohoto nového programu stravování značný prospěch. Například odhadované roční úspory ve výši 146 000 USD by mohly být nasměrovány jako nový zdroj příjmů, jako například rozšíření výběru letů na trhy s vysokou poptávkou. "Navíc, tím, že je první indonéskou leteckou společností, která přijala toto řešení, může ABC získat značné uznání jako udávající trend v oboru v oblasti hodnoty a pohodlí."
Krok 7. Závěr shrnutím problému a řešení
Jakmile představíte ideální vizi pro svou společnost, identifikujete problémy, které vám brání dosáhnout tohoto ideálu, a navrhovaná řešení, jste téměř hotovi. Nezbývá než shrnout hlavní argumenty, které vám umožní snadný přechod do hlavní části vašeho návrhu. Není nutné vyvozovat tento závěr o nic víc, než je nutné - zkuste v několika větách uvést základní podstatu toho, co bylo popsáno ve vašem prohlášení o problému, a přístup, který hodláte použít v textu článku..
V našem příkladu letecké společnosti bychom mohli uzavřít něco takového: „Optimalizace současných stravovacích protokolů nebo přijetí nových a efektivnějších protokolů je rozhodující pro trvalou konkurenceschopnost společnosti. V tomto návrhu jsou alternativní stravovací protokoly vyvinuté Dr. Right analyzovány z hlediska proveditelnosti a jsou navrženy kroky pro efektivní implementaci. “Shrnuje hlavní body prohlášení o problému - že současný postup nastupování není tak dobrý a že nový je lepší - a říká čtenářům, co dělat dál, pokud budou pokračovat ve čtení
Krok 8. U akademické práce nezapomeňte na prohlášení o diplomové práci
Pokud musíte napsat prohlášení o problému pro školu/vysokou školu, ne pro práci, bude postup do značné míry stejný, ale mohou být další věci, které budete muset zvážit, abyste si zajistili dobré známky. Například mnoho kurzů vědeckého psaní vás požádá, abyste do prohlášení o problému zahrnuli tezi. Prohlášení o tezi (někdy jednoduše nazývané „práce“) je jediná věta, která shrnuje celý váš argument až k jeho podstatě. Dobrá diplomová práce identifikuje problém i řešení tak stručně a jasně, jak je to jen možné.
- Řekněme například, že píšeme referát na téma továrna na akademické eseje-společnost, která prodává předem napsané a/nebo zakázkové práce, které si studenti mohou koupit a odevzdat jako vlastní práci. Jako prohlášení k naší práci bychom mohli použít tuto větu, která uznává problém a řešení, které navrhneme: „Praxe kupování akademických esejí, která narušuje proces učení a přináší prospěch bohatým studentům, lze překonat tím, že poskytneme lektorům silné nástroje digitální analýzy."
- Některé třídy výslovně vyžadují, abyste větu diplomové práce umístili na konkrétní místo v prohlášení o problému (například jako první nebo poslední větu). Jinak budete mít větší volnost - pokud si nejste jisti, poraďte se se svým profesorem.
Krok 9. U koncepčního problému postupujte stejným způsobem
Ne všechny zprávy o problémech budou dokumenty, které se zabývají praktickými a skutečnými problémy. Někteří, zejména na akademické půdě (a zejména v humanitních oborech), budou řešit koncepční problémy - problémy, které souvisejí s tím, jak přemýšlíme o abstraktních myšlenkách. V tomto případě můžete stále použít stejný základní rámec pro formulaci problému k prezentaci problému po ruce (a zároveň se jasně přesunout z obchodního zaměření). Jinými slovy, budete chtít identifikovat problémy (často v koncepčních problémech to má formu, že některé nápady nejsou dobře pochopeny), vysvětlit, proč jsou problematické, vysvětlit, jak je plánujete řešit a shrnout všechny toto na závěr …
Předpokládejme například, že jsme požádáni o napsání problémového prohlášení pro zprávu o důležitosti náboženské symboliky v knize Fjodora Dostojevského Bratři Karamazovi. V tomto případě by naše formulace problému měla identifikovat některé aspekty, které nejsou v náboženské symbolice románu dobře pochopeny, vysvětlit, proč je to důležité (například bychom mohli říci, že lepší porozumění náboženské symbolice v románu by mohlo čerpat nové poznatky z kniha).) a rozvrhněte náš plán na podporu našeho argumentu
Metoda 2 ze 2: Leštění formulace vašeho problému
Krok 1. Shrňte
Pokud je třeba při psaní zprávy o problému pamatovat na jednu věc, je to toto. Zpráva o problému by neměla být delší, než je nutné pro splnění její funkce prezentace problému a jeho řešení čtenáři. Neplýtvej slovy. Všechny věty, které přímo nepřispívají k účelu tohoto prohlášení o problému, by měly být odstraněny. Používejte jasný a přímý jazyk. Nenechte se zablokovat v malých detailech - prohlášení o problému by se mělo zabývat pouze podstatou problému a řešením. Obecně platí, že vaše prohlášení o problému je co nejkratší, aniž by byla ohrožena jeho informativní povaha.
Problémové prohlášení není místo, kde byste mohli přidávat své vlastní osobní komentáře nebo „příchutě“, protože to činí prohlášení o problému ještě déle bez jakéhokoli praktického účelu. V závislosti na závažnosti tématu a vašich čtenářích můžete nebo nemusíte mít možnost být v textu dokumentu podrobnější
Krok 2. Pište pro své čtenáře
Při vytváření prohlášení o problému je důležité si uvědomit, že píšete pro někoho jiného, ne pro sebe. Různí čtenáři budou mít různé znalosti, budou mít různé důvody ke čtení a budou mít různý přístup k vašemu problému, proto se snažte mít při psaní na paměti své cílové publikum. Chcete, aby vaše prohlášení o problému bylo pro vaše čtenáře co nejjasnější a nejsrozumitelnější, což znamená, že možná budete muset přizpůsobit svůj tón, styl a dikci z jednoho typu čtečky na druhý. Při psaní si zkuste položit otázky jako:
- „Pro koho konkrétně píšu?“
- „Proč se zabývám tímto typem čtečky?“
- „Zná tento čtenář všechny pojmy a pojmy stejně dobře jako já?“
- „Má tento čtenář v této věci stejný postoj jako já?“
- „Proč se moji čtenáři o tento problém zajímají?“
Krok 3. Nepoužívejte termíny, aniž byste je definovali
Jak je uvedeno výše, vaše prohlášení o problému by mělo být napsáno takovým způsobem, aby bylo pro vaše čtenáře snadné jej plně pochopit. To znamená, že pokud nepíšete pro odborného čtenáře, který by mohl být obeznámen s terminologií oboru, o kterém píšete, budete se chtít vyhýbat přílišnému používání technických termínů a zajistit, abyste definovali všechny termíny, které používáte. Nepředpokládejte, že by vaši čtenáři měli automaticky všechny technické znalosti, které máte; riskujete, že je odcizíte a ztratíte čtenáře, jakmile se setkají s termíny a informacemi, které jim nejsou známy.
Pokud bychom například psali pro radu vysoce vzdělaných lékařů, bylo by v pořádku předpokládat, že by věděli, co znamená výraz „metakarpaly“. Pokud však píšeme čtenářům, kteří se skládají jak z lékařů, tak z bohatých nemocničních investorů, kteří mohou, ale nemusí být zdravotně vzdělaní, je dobré představit si slovo „metakarpál“a jeho definici - kost mezi prvními dvěma klouby prst
Krok 4. Udržujte rozsah úzký, definovaný problém
Nejlepší zprávy o problémech nejsou široké a podrobné. Místo toho se soustřeďte na jednu věc a snadno identifikujte problémy a řešení. Obecně platí, že úzká, dobře definovaná témata se snadněji píší přesvědčivě než velká a vágní, takže kdykoli je to možné, budete chtít rozsah svého prohlášení o problému (a tím i tělo dokumentu) dobře soustředit. Pokud je vaše prohlášení o problému (nebo tělo dokumentu) krátké, je to obvykle dobrá věc (kromě akademických situací, kde máte pro svůj úkol minimální limit stránky).
- Dobrou zásadou je uvést pouze problémy, které můžete bezpochyby vyřešit. Pokud si nejste jisti definitivním řešením, které vyřeší celý váš problém, možná budete chtít zúžit rozsah projektu a změnit formulaci problému tak, aby odrážela toto nové zaměření.
- Chcete -li mít rozsah prohlášení o problému pod kontrolou, může pomoci počkat, až se dokončí tělo dokumentu nebo nový návrh na napsání prohlášení o problému. V tomto případě, když píšeme prohlášení o problému, můžeme použít vlastní dokument jako vodítko, abychom nemuseli hádat o sférách, které bychom mohli při psaní pokrývat.
Krok 5. Zapamatujte si „pět W“
Prohlášení o problému by mělo být co nejméně informativní v co nejméně slovech, ale nemělo by se ponořit do malých detailů. Pokud máte někdy pochybnosti o tom, co zahrnout do prohlášení o problému, je chytré zkusit odpovědět na pět W (kdo/kdo, co/co, kde/kde, kdy/kdy a proč/proč), plus jak / jak. Oslovení pěti W dává vašim čtenářům dobrou základní úroveň znalostí k porozumění problémům a řešením, aniž by se pouštěli do zbytečných úrovní podrobností.
Pokud například píšete prohlášení o problému s návrhem výstavby nové budovy pro místní městskou radu, můžete se obrátit na pět W vysvětlením, kdo bude těžit z rozvoje, co bude pro stavbu potřeba, kde stavba by mělo být, kdy by měla být stavba zahájena a proč byl rozvoj nakonec pro město geniálním nápadem
Krok 6. Použijte formální jazyk
Formulace problémů se téměř vždy používají pro seriózní návrhy a projekty. Z tohoto důvodu budete chtít v prohlášení o problému použít důstojný a formální styl psaní (podobný stylu, který byste očekávali pro tělo dokumentu). Zajistěte, aby vaše psaní bylo jasné, prosté a přímé. Nesnažte se získat si čtenáře přátelským nebo uvolněným tónem ve svém prohlášení o problému. Nepoužívejte vtip ani vtipy. Neuvádějte nic jiného ani anekdoty, které nejsou důležité. Nepoužívejte slangový nebo hovorový jazyk. Dobrá zpráva o problému ví, že je na čem pracovat, a neztrácí čas ani inkoust zbytečným obsahem.
K nejbližšímu zahrnutí čistě „zábavného“obsahu se obvykle dostanete v akademickém psaní v humanitních oborech. Někdy se zde můžete setkat se zprávami o problému, které začínají citátem nebo epigrafem. I v tomto případě však citát souvisí s daným problémem a zbytek prohlášení o problému je napsán formálním tónem
Krok 7. Vždy opravte chyby
To je nutností pro všechny seriózní formy psaní - v historii neexistuje první koncept, který by nemohl těžit z pozorného oka a dobrého korektora. Jakmile dokončíte prohlášení o problému, přečtěte si jej rychle. Zdá se „zápletka“správná? Prezentuje své myšlenky souvisle? Zdá se to logicky organizované? Pokud ne, proveďte tyto změny hned. Až budete konečně spokojeni se strukturou prohlášení o problému, zkontrolujte pravopisné, gramatické a formátovací chyby.
