Shrnutí je nejdůležitější součástí obchodního dokumentu. Je to první (někdy dokonce jediná) věc, kterou si lidé přečtou, a poslední věc, kterou byste měli napsat. Toto shrnutí je stručným souhrnem dokumentu za předpokladu, že zaneprázdnění vedoucí pracovníci, kteří budou váš dokument číst, přesně věděli, kolik toho mají přečíst a jakou akci mají provést.
Krok
Metoda 1 ze 2: Základy
Krok 1. Pochopte, že shrnutí je stručné shrnutí obchodního dokumentu
V tomto případě jsou klíčová slova „krátký“a „souhrn“. Shrnutí není v žádném případě vyčerpávající ani nenahrazuje originál. Shrnutí by nemělo být delší než 10% originálu. Zaměřte se tak, abyste mohli psát mezi 5-10 procenty.
Shrnutí se liší od abstraktu. Abstrakt poskytuje čtenáři pohled a orientaci, zatímco shrnutí poskytuje čtenáři přehled. Abstrakty jsou běžněji psány na akademické půdě, zatímco výkonné souhrny se používají spíše pro obchodní účely
Krok 2. Zajistěte, aby toto shrnutí dodržovalo určité strukturální a stylistické pokyny
Nejvíce autoritativní zdroje, které psaly shrnutí, souhlasí s tím, že by měly být použity určité strukturální a stylistické pokyny. Tato příručka obsahuje:
- Odstavce by měly být krátké a stručné.
- Shrnutí by mělo mít smysl, i když jste nečetli původní zprávu.
- Shrnutí by mělo být napsáno v jazyce odpovídajícím cílovému publiku.
Krok 3. Definujte problém
Shrnutí musí jasně definovat problém, ať už jde o řízení dodavatelského řetězce nebo o zahraniční marketingovou kampaň. Shrnutí zejména vyžaduje jasnou definici problému, protože dokument, na kterém je založen, Žádosti o návrhy (RFP), je často psán technickými lidmi, kteří špatně chápou koncepční problémy. Zajistěte, aby byl problém definován jasnými a snadno srozumitelnými termíny.
Krok 4. Poskytněte řešení
Problém vždy potřebuje řešení. Abyste mohli předložit prohlášení o účelu (a důvodech financování podniku), musíte přijít s řešením, které může problém účinně vyřešit. Pokud váš problém není jasně napsán, nebude vaše řešení dávat smysl.
Krok 5. Pokud je dokument na první pohled čitelnější, použijte grafiku, ukazatele a nadpisy
Shrnutí není esej, která vyžaduje dlouhé bloky textu. Jestli můžeš zlepšit porozumění nebo udělat shrnutí na první pohled čitelnější, je v pořádku použít:
- Schéma. Dobře umístěný graf, který přesně ilustruje charakteristiky klientova problému, může zdůraznit důležitou část shrnutí. Stimulace jejich zrakových smyslů je často stejně účinná jako stimulace jejich analytických smyslů.
- Podrobnosti o bodech. Dlouhé seznamy informací lze rozložit na stravitelnější detaily.
- Titul. V případě potřeby vytvořte souhrnné téma pomocí názvu. To pomůže čtenáři zorientovat se, když se ponoří do souhrnu.
Krok 6. Udržujte psaní čerstvé a bez žargonu
Žargon je nepřítel porozumění. Mimochodem, žargon je v obchodním světě velmi populární. Slova jako „rozhraní“, „pákový efekt“, „základní kompetence“a „kritická platforma“jsou slova, kterým byste se měli vyhnout. Tato slova zakrývají jejich skutečný význam a mohou váš souhrn působit vágně a zbytečně.
Metoda 2 ze 2: Specifické detaily
Krok 1. Začněte s původním dokumentem
Vzhledem k tomu, že shrnutí je souhrnem jiného dokumentu, budete se muset s originálem seznámit, abyste jej mohli shrnout do informativní a praktické verze. Ať už jde o zprávu, obchodní plán, návrh, manuál nebo jiný dokument, zkontrolujte originál a hledejte hlavní myšlenky.
Krok 2. Napište krátké shrnutí
Jaký je účel společnosti sponzorující dokument nebo samotný původní dokument? Jaké je pokrytí?
Příklad: „Women WorldWide je nezisková organizace, která spojuje ženy na celém světě s účinnými řešeními domácího násilí a zároveň nabízí síť podpory pro oběti domácího násilí. Přestože působí ze svého sídla v kanadské Albertě, má přijímání doporučení od žen ve 170 zemích po celém světě. “
Krok 3. Nechte vyniknout „jádro“
Tato část je pravděpodobně nejdůležitější částí celého shrnutí. Očekává se, že ve dvou až třech větách čtenáři řeknete, proč je vaše podnikání zvláštní. Proč se vyplatí firmu prověřit, dostat obchodní nabídku nebo spolupráci od osoby, která si souhrn přečte?
- Možná máte jako zákazníka Michaela Jordana a ten váš produkt zdarma propagoval na Twitteru. Možná jste právě podepsali partnerství se společností Google. Je také možné, že vám byl právě udělen patent nebo jste právě provedli svůj první velký prodej.
- Někdy postačí jednoduchý citát nebo svědectví. Klíčem je upoutat pozornost čtenáře, aby vaše obchodní pověst vypadala co nejlépe a nalákat čtenáře, aby četl až do konce dokumentu.
Krok 4. Definujte velký problém
První hmatatelnou součástí shrnutí je diskuse o problému, popište tedy problém, který váš produkt/služba řeší. Zajistěte, aby byl problém definován co nejjasněji. Problémy, které nejsou podrobně popsány, nebudou znít přesvědčivě a nebudou vaše řešení tak významné, jak byste chtěli.
Příklad: "Los Angeles je ochromeno dopravní zácpou. Kromě oblasti DC Metro má Los Angeles nejhorší dopravní zácpy v zemi. Nejenže smog a znečištění způsobené dopravní zácpou snižují produktivitu práce, zvyšují míru astmatu a pomalu vytváří vážné zdravotní problémy. V LA je více aut než lidí, kteří jsou dost staří na to, aby mohli řídit “
Krok 5. Představte své jedinečné řešení
Velkým problémem je snadná část. Nyní musíte své čtenáře přesvědčit, že máte jedinečné řešení tohoto velkého problému. Pokud můžete dodat tyto dva materiály, máte materiál, který vám pomůže vymyslet skvělý nápad.
Příklad: "Innotech vytvořil průkopnický systém řízení provozu, který může zkrátit dobu jízdy instalací patentovaných" chytrých sítí "na značky zastavení, které dokážou přečíst počet aut v daném jízdním pruhu a směrovat provoz podle podmínek. Američtí řidiči ne. bude muset znovu čekat na červenou na několik minut, když zelené světlo bliká, což znamená, že v protisměru nejsou žádná auta. “
Krok 6. Promluvte si o tržním potenciálu
Popište velký problém poskytnutím statistik pro vaše odvětví. Dávejte si pozor, abyste nepředstírali, že ovládáte větší trh, než ve skutečnosti jste! Skutečnost, že průmysl zdravotnických prostředků má hodnotu 100 miliard dolarů ročně, nic neznamená, protože váš nový zdravotnický prostředek bude sloužit pouze určitému segmentu odvětví. Zúžit na realistický tržní potenciál.
Krok 7. Zadejte svůj jedinečný prodejní návrh
Toto je okamžik, kdy popíšete své jedinečné řešení. Co konkrétně dává vašemu produktu nebo službě náskok před konkurencí? Možná, že vaše domácí pečovatelská služba skutečně posílá lékaře do domů místo pouze zdravotních sester, nebo možná zaručujete návštěvy ve stejný den, abyste nemuseli plánovat předem. Ukažte, proč je vaše firma výjimečná.
Příklad: "Intellilight má další výhodu v tom, že dokáže detekovat, když nikdo není v domě. Pokud světlo zůstane prázdné, automaticky se vypne a znovu zapne, když detekuje pohyb v místnosti. Spotřebitelé platí za jejich účty za elektřinu a méně plýtvají energií. “
Krok 8. V případě potřeby promluvte o svém obchodním modelu
Některá shrnutí nevyžadují obchodní model. (Neziskové, nekomerční a nevládní organizace nemusí mít podnikatelský plán.) Pokud ho ale vaše firma má, musí být váš obchodní model jasný a snadno sledovatelný. V zásadě odpovídáte na otázku „Jak přimět lidi, aby vytáhli peníze z peněženky a dali vám je?“Udržujte model jednoduchý, zejména ve shrnutí. Krátké shrnutí je více než dostačující.
Krok 9. V případě potřeby diskutujte se svým týmem managementu
V závislosti na vašem oboru to může být jedna z nejdůležitějších částí vašeho shrnutí. Váš investor nebo bankéř věří vašemu týmu, ne myšlence, kterou jste předložili. Nápady se snadno navrhují, ale k jejich uskutečnění je zapotřebí silný tým. Stručně uveďte, proč má váš tým zkušenosti a znalosti k dobrému provedení vašeho obchodního plánu.
Krok 10. Poskytněte finanční projekce na podporu svého prohlášení
Na základě svého trhu, obchodního modelu a historické výkonnosti budete muset vypracovat finanční prognózu zdola nahoru. Smyslem vaší projekce je jednoduše prokázat vaši kompetenci a schopnost vytvářet finanční projekce na základě přesvědčivé sady předpokladů.
Pokud je váš plán pro skupinu investorů, neutrácejte v této části příliš mnoho času, protože vědí, že nemáte tušení, kolik peněz byste mohli vydělat. Investoři obecně nebudou činit ano nebo ne na základě vašich finančních projekcí. V zásadě si vytvoří vlastní finanční projekce
Krok 11. Vyhlaďte cestu k vašemu požadavku
Nyní je čas podat žádost o investici nebo půjčku v závislosti na cílech vašeho shrnutí. Musíte zopakovat, proč vaše společnost poskytuje určitou hodnotu. Připomeňte čtenářům zásadní problém, který řešíte s vaším produktem/službou a také s vaším potenciálním trhem. Na konci znovu zdůrazněte svůj tým a jeho schopnost dokončit práci. Požádejte o množství peněz potřebných k dosažení dalšího milníku velkého podnikání. Neukazujte, kolik vlastního kapitálu jste ochotni se vzdát, ani úrokovou sazbu, kterou jste ochotni zaplatit. To by mělo být provedeno později prostřednictvím osobních jednání.
Krok 12. Přečtěte si shrnutí
Pokud jste napsali základy, pečlivě si je přečtěte. Souhrn musíte velmi pečlivě zkontrolovat. Při čtení znovu vezměte v úvahu také čtenáře dokumentu. Zajistěte, aby byly nové odkazy dobře vysvětleny a aby jazyk byl srozumitelný lidem, kteří toto téma neznají. V případě potřeby přepište.
- Požádejte ostatní s čerstvou myslí, aby si přečetli vaše shrnutí, přičemž věnujte pozornost:
- Jasnost. Jsou použitá slova jasná, myšlenky jsou jasné a shrnutí nepoužívá žargon?
- Chyba. Mohou se vyskytnout chyby gramatiky, interpunkce a pravopisu. Je také dobré požádat někoho jiného, aby ověřil čísla a statistiky.
- nutkání. Zní nápady v souhrnu jako přehnaná propagace? Kde je nedostatečná propagace, pokud existuje?
- Soudržnost. Které části do sebe nezapadají? Která část je vhodná?
Tipy
- Čím je manažer výkonnější, tím méně bude číst. Pište dost.
- Začněte tím, že vyzkoušíte šablony dokumentů, které jsou součástí většiny softwaru pro zpracování textu.
- Souhrnné dokumenty mohou mít různou délku, ale měly by být stručné. Vaším cílem je zprostředkovat co nejvíce informací v malém až středním množství čtení. Pokud do souhrnu zahrnete podrobnosti, zahrňte nejprve nejdůležitější body, jako jsou závěry a doporučení.
- Stejné čtyři oblasti lze použít pro shrnutí různých obchodních jednání.
