V roce 2013 bylo zjištěno, že přibližně 78 000 zaměstnanců v USA ukradlo svým zaměstnavatelům zhruba 55 milionů USD. Data zohledňují pouze zaměstnance maloobchodního sektoru. Tento trend krádeží kanceláří se neobejde bez obětí. Podniky a komunity obsluhované těmito podniky přijdou o peníze, protože se sníženými zisky budou podniky nuceny zvyšovat ceny, aby byli ovlivněni spotřebitelé. Naštěstí existují způsoby, kterými všechny společnosti, od nejnižších zaměstnanců až po vlastníky podniků, mohou chytit nepoctivé zaměstnance a ukončit krádeže na pracovišti.
Krok
Metoda 1 ze 3: Chytání nepoctivých zaměstnanců jako supervizorů
Krok 1. Pečlivě sbírejte všechny důkazy o krádeži
Chcete -li chytit zloděje v práci, musíte mít informace. Jakmile dojde k pátrání, shromážděte informace, které vám pomohou zjistit, kdy, kde a pokud je to možné, kolem koho ke krádeži došlo.
-
Data, která budete chtít shromažďovat, zahrnují:
- Přesné datum a čas ztráty peněz/zboží;
- Počáteční a konečný zůstatek každé pokladny (v případě krádeže peněz);
- Celková zásoba a tržby (v případě krádeže zboží);
- Jméno zaměstnance, který byl v práci, když došlo ke krádeži;
- Kdykoli je to možné, přistupujte k datům přejetím karty;
- Zprávy o výdajích zaměstnanců; a
- Poznámky k používání zařízení.
- Pokud informace nemáte, spusťte nahrávání, když máte podezření na krádež. Nahrávání obvykle stačí k prevenci krádeží v budoucnosti, ale pokud krádež přetrvává, budete lépe připraveni dopadnout zloděje.
Krok 2. Najděte v poznámkách vady
Podívejte se do poznámek a najděte vše, co se nezdá smysluplné, nebo mezery, kde by mohlo dojít ke ztrátě peněz nebo věcí. Čím lepší bude vaše účetnictví, tím větší je pravděpodobnost, že najdete důkaz o krádeži.
Když například kontrolujete skladovou evidenci, můžete si všimnout, že 20 smartphonů na začátku dne kleslo na 10, ale prodalo se pouze 9. Výsledky těchto výpočtů jsou jistě otazníkem a měli byste to prozkoumat
Krok 3. Věnujte pozornost funkci pokladny
Zaměstnanci, kteří kradou z pokladen, obvykle používají různé taktiky k zakrytí svých stop, obvykle pomocí určitých funkcí, aby dostali šanci ukrást. Nepoctivý zaměstnanec by například mohl ke krádeži použít funkci bez prodeje pokladny. Když kupující dá peníze, v pokladně se zadá příkaz k neprodání, aby se stroj otevřel. Zaměstnanci budou dávat zákazníkům změny a budou brát peníze z pokladny. Zákazník by neměl možnost tuto lstivost znát a ani by nebyl zaznamenán prodej.
-
Mezi funkce pokladny, o kterých musíte vědět, patří:
- Žádný prodej
- Vrácení peněz
- Výprodej 0 $
- Hlášení (nepoctiví zaměstnanci mohou strčit výnosy z prodeje, které nastanou, když pokladna vytiskne hlášení).
- O'Dell Restaurant Consulting má komplexní průvodce obsahující běžné triky krádeží zaměstnanců a některé z nich využívají výhody speciálních funkcí pokladny. Přečtěte si průvodce na tomto odkazu. Přestože se odkaz zaměřuje na restaurace, mnoho triků uvedených v příručce platí také pro mnoho dalších oblastí, včetně maloobchodu.
Krok 4. V případě krádeže peněz proveďte výpočet peněz u pokladny
Jedním z nejběžnějších způsobů, jak se vypořádat s krádeží peněz, je nechat zaměstnance počítat peníze v pokladně na začátku směny a počítat je zpět na konci směny. Výsledky výpočtu budou porovnány se zprávou o prodeji. Tento systém je relativně snadno implementovatelný, a přestože není zaručeno, že zastaví krádež peněz z pokladny, do očí bijící krádež lze snadno zachytit.
-
Použití standardních tabulek usnadní majitelům a supervizorům implementaci tohoto systému. Zahrňte do tabulky následující řádky:
- Počáteční rovnováha
- Hotovostní prodej
- Kreditní karta/kontrola prodeje
- Celkové tržby
- Konečný zůstatek
Krok 5. Pokud je to možné, použijte data z videonahrávek
Pokud má vaše společnost bezpečnostní systém CCTV, podívejte se na záběry a najděte důkazy o krádeži, zejména pokud kamera ukazuje na místo krádeže, jako je například pokladna. Použijte tyto informace ke zúžení času a místa incidentu a poté počkejte na skryté příznaky krádeže, jako například:
- Ruce zaměstnanců přesouvají peníze z pokladny do kapsy.
- Peníze přesouvající se z pokladny k držiteli spropitného.
- Liché návyky v oblasti pokladen (například nepoctivý zaměstnanec by mohl pokladnu pečlivě označit, aby si pamatoval, kolik z pokladny ukradl, aby mohl upravit účetní závěrku).
- Prodej zboží, které se přesouvá do kapes, peněženek, tašek atd.
- Věci, které lze ještě prodat, jsou přesunuty do koše.
- Neautorizovaný přístup k pokladnám, trezorům atd.
- Návštěvy kanceláře mimo pracovní dobu,
Krok 6. Zeptejte se zaměstnanců jeden po druhém
Zloděj se sice při výslechu nepřizná, ale poctivý zaměstnanec vám možná poradí. Zvažte pozvání zaměstnanců do vaší kanceláře na upřímnou a otevřenou diskusi o krádežích v kanceláři. Můžete se zeptat, zda vědí o nějakých zaměstnancích, kteří kradou, nebo je požádat, aby pomohli krádež zastavit. Můžete také svým zaměstnancům připomenout pravidla související s krádežemi ve vaší kanceláři.
- Pozvěte zaměstnance, aby jeden po druhém hovořili ve vaší místnosti. Vaši zaměstnanci se mohou cítit bezpečněji, pokud jednají s jinými zaměstnanci.
- Můžete také chtít mluvit s co největším počtem zaměstnanců, dokonce se všemi zaměstnanci, pokud je to možné. Pokud by tedy byl zaměstnanec, který kradl, vyhozen, těžko by poznal, kdo unikl informacím o jeho chování.
Krok 7. Zvažte provedení interního auditu s pomocí vyšetřovatele třetí strany
Majitelé a dozorci nejsou sami, kdo se s problémem krádeží v kanceláři potýkají. Pomoci vám může mnoho nezávislých poradců a vyšetřovatelů v oblasti zabezpečení kanceláře a prevence krádeží. Přestože jsou náklady na malý incident příliš vysoké, pokud krádež pokračuje a stane se velkým problémem, budou služby tohoto poradce velmi smysluplné.
Interní audit je velmi užitečný v případech, kdy dochází k podvodům na účetní úrovni. Zaměstnanci účetnictví mohou společnosti ukrást poměrně hodně, aniž by se nechali nachytat, takže externí auditoři mohou být velmi nápomocní
Krok 8. Postavte se zloději jen tehdy, máte -li přesvědčivé důkazy
Neobviňujte ani nevyhazujte bez důkazů, protože to pouze demoralizuje pracovníky a dokáže, že můžete střílet libovolně, zvláště pokud se později prokáže, že zaměstnanec, kterého jste vyhodili, nekradl. Abyste tomu zabránili, počkejte, než budete moci vystřelit.
Pokud navíc vyhodíte nevinného zaměstnance a zaměstnanecká smlouva obsahuje doložku o zabezpečení pozice, vaše akce budou zahrnovat neoprávněné propuštění, což by mohlo vést k trestnímu stíhání. Většina pracovních smluv v USA vám však umožňuje vyhodit zaměstnance kdykoli, a to buď bez důvodu, nebo z nějakého důvodu
Metoda 2 ze 3: Ochrana podniku před krádeží
Krok 1. Vytvořte anonymní systém zpětné vazby
Pokud chcete osvobodit kancelář od špatných zaměstnanců, pomozte dobrým zaměstnancům. Díky systému anonymní zpětné vazby bude pro vaše zaměstnance bezpečnější hlásit krádež nebo jiné pochybení v práci. Vaši zaměstnanci mohou navíc vznášet obavy, kritiku a návrhy, jak zlepšit své pracoviště.
-
Anonymní systémy zpětné vazby lze implementovat různými způsoby, například:
- Krabice s návrhy v nenápadném prostoru (např. V přestávce), aby si zaměstnanci mohli psát poznámky, aniž by si jich někdo všiml.
- E -mailový účet, který automaticky cenzuruje jméno zaměstnance, který na tuto adresu odesílá e -maily.
- Programy anonymní zpětné vazby od třetích stran, například 3sixty, Suggestionox atd.
Krok 2. Nainstalujte si do svého pokladního systému software pro zpracování výjimek
Šance na krádež zaměstnanců z pokladny bude menší, pokud budou vědět, že použití funkce výjimky v pokladně bude nahlášeno šéfovi. Chcete -li chránit svou pokladnu, zvažte software, který automaticky hlásí výjimky nebo vyžaduje před provedením výjimek autorizaci správce.
- Funkce zpracování výjimek jsou obvykle součástí moderního softwaru registrační pokladny. Pokud je pokladna ve vaší společnosti stará, zvažte z bezpečnostních důvodů její aktualizaci.
-
Mezi doporučené pokladní programy patří:
- AmberPOS
- POS prodejci
- Lightspeed Maloobchod
- iVend Maloobchod
- NCR Counterpoint POS a Retail Management
Krok 3. Nainstalujte si zabezpečovací systém videa, pokud ho vaše kancelář ještě nemá
Pro nepoctivé zaměstnance bude supervize nejvyšší motivací přestat krást. Umístěte kamery na zranitelná místa (jako jsou registrační pokladny, oblasti s drahým zbožím atd.), Abyste omezili krádeže a poskytli pádné důkazy v případě krádeže.
Je také dokázáno, že falešné kamery mohou snížit počet krádeží v kanceláři. Samozřejmě to závisí na tom, zda vaši zaměstnanci vědí, že kamera, kterou instalujete, je falešná. Falešné kamery se však doporučují pouze k „posílení“pozorovacího dosahu, nikoli k úplné výměně původního fotoaparátu
Krok 4. Zvažte další zákonné možnosti monitorování
Nahrávání videa není jediným legálním způsobem, jak mohou společnosti sledovat výkon zaměstnanců. K dispozici je také řada dalších možností monitorování, jejichž použití bude záviset na tom, jak závažný je problém s krádeží ve vaší kanceláři. Zajistěte však, aby vámi používané monitorování neporušovalo žádné zákony ve vaší oblasti nebo smlouvy, které jste vy a vaši zaměstnanci uzavřeli. Před zahájením monitorování se také ujistěte, že vaši zaměstnanci vědí o monitorování, které budete provádět.
-
Další monitorování, které můžete provést, může mít formu:
- Kontrola historie procházení internetu;
- Skenování komunikace pro podezřelá klíčová slova;
- Monitorování zpráv, e-mailů, připojení Wi-Fi na osobních zařízeních atd.;
- Přidání bezpečnostních sil; a
- V citlivých oblastech můžete přejetím prstem zaznamenávat přístup ke kartě.
- Příliš podrobné sledování zaměstnanců však může být nebezpečné. Nadměrný dohled nad šéfem může způsobit, že se zaměstnanci budou cítit zastrašení, takže bude narušena jejich morálka, zvláště pokud je váš dohled mnohem přísnější než standardy ve vaší obchodní skupině.
Krok 5. Pokuste se s každým zaměstnancem navázat osobní vztah
Většina společností zná tři hlavní důvody krádeží zaměstnanců: zaměstnanec má velké množství naléhavých potřeb, zaměstnanec se cítí společností opomíjen a zaměstnanec krade kvůli příležitosti. Zatímco první důvod nemůžete ovládat a ten třetí lze zvládnout přísnějším účetnictvím a dohledem, u druhého jde o pocit. Zaměstnanci zkrátka nekradou, pokud jsou v práci ceněni a mají rádi svého šéfa.
-
Dobré vztahy se zaměstnanci můžete rozvíjet následujícími způsoby:
- Neformálně chatujte se zaměstnanci, o životě, nadějích atd.
- Nabízí bonusy a odměny za dobrý výkon.
- Zkuste si, byť trochu, popovídat s každým ze zaměstnanců.
- Zvažte společenské akce mimo práci (dovolená, rodinné výlety atd.).
- Vcítit se do stížností a frustrací zaměstnanců.
- Přemýšlejte o tom: V průzkumu z roku 1976 téměř polovina respondentů odpověděla, že krade ze svých kanceláří, aniž by se cítila provinile. Nebuďte otravný šéf, aby vaši lidé mohli kradit bez viny, ale buďte přáteli svých zaměstnanců, aby nekradli.
Krok 6. Po propuštění reorganizujte zabezpečení v kanceláři
I když je to vzácné, zaměstnanci, kteří dostali výpověď, mohou ukrást ze své staré kanceláře, zvláště pokud stále mají klíče, přihlašovací údaje atd. Abyste tomu zabránili, resetujte bezpečnostní systém v kanceláři po propuštění některých zaměstnanců. V závislosti na typu svého podnikání proveďte následující:
- Vyměňte stavební zámek.
- Změňte kód elektronického zámku.
- Změňte heslo k firemnímu e-mailovému účtu, heslo k Wi-Fi atd.
- Získejte klíč, kód klíče nebo jiné přihlašovací údaje propuštěného zaměstnance.
Krok 7. Vyzkoušejte jiná nekonvenční řešení
Rostoucí problém krádeží vyvolal kreativní nápady různých společností, které je měly vyřešit. I když ne všechny následující nápady budou vyhovovat vaší situaci, v určitých případech se ukázaly jako účinné při prevenci krádeží.
- Používejte čirý plastový odpad. Zaměstnanci mohou odcizené věci schovat do koše a při likvidaci koše je pak zabezpečit. S čirým plastovým odpadem to bude obtížnější.
- Udělejte z pravidla pravidlo, které zajistí, aby byl každý box před recyklací vyrovnán, aby bylo snazší krást pomocí dříve diskutované metody koše.
- Uspořádejte nábytek nebo reorganizujte kancelář, abyste zabránili neviditelnému prostoru. Pokud není temná místnost, bude pro zaměstnance krást ještě obtížněji.
- Proveďte náhlou kontrolu nebo audit pokladny. I když se to zaměstnancům nelíbí, je tato metoda docela účinná, protože pokud vědí, že pokladnu lze kdykoli auditovat, je méně pravděpodobné, že by kradli.
- Pravidelně dávejte dárky. Rozdávání věcí, které se zaměstnancům špatně prodávají, je způsob, jak omezit krádeže. Pokud například zaměstnanci ve vaší restauraci často kradou jídlo, umožněte jim vzít jakékoli jídlo, které se špatně prodává.
Metoda 3 ze 3: Pomozte zastavit krádeže jako zaměstnanec
Krok 1. Pokud si všimnete něčeho podezřelého, obraťte se na svého šéfa
Jako zaměstnanec nemáte sílu měnit systémy a zastavit krádeže, ale to neznamená, že nemůžete pomoci. Pokud vidíte, slyšíte nebo víte o něčem, co by mohlo vést ke krádeži, okamžitě kontaktujte svého nadřízeného. Nebuďte potichu, protože v pravidlech mnoha společností vás mohou pokusy o krádež v tichosti zatáhnout.
V mnoha společnostech, zejména ve společnostech s nízkou úrovní spokojenosti zaměstnanců nebo ve společnostech s velkým odstupem mezi vrcholovým managementem a zaměstnanci, může docházet ke kultuře mlčení. Zaměstnanci, kteří kradou, očekávají, že jejich krádež bude nehlášena, a mohou šikanovat zaměstnance, kteří se k tomu odváží. V takovém případě neničte svůj vztah s ostatními zaměstnanci hlášením jejich chování svému šéfovi v práci. Kontaktujte svého šéfa e -mailem, telefonicky nebo anonymně níže
Krok 2. Použijte anonymní systém zpětné vazby
U některých společností je bohužel špatné mít pověst „děravého vědra“pro hlášení krádeží. Pokud jste v této situaci přistiženi, doporučujeme krádež anonymně nahlásit. Anonymním hlášením může management vyřešit problém krádeží, ale zloděj vás nemůže obvinit, že jste udavač.
-
Mezi věci, které můžete zkusit anonymně nahlásit krádež, patří:
- Vsuňte anonymní poznámku pod dveře šéfovy kanceláře;
- Pište informace do anonymního systému zpětné vazby;
- Napište e -mail šéfovi s jednorázovou adresou;
- Chatujte se šéfem mimo pracovní dobu a prodiskutujte problém krádeže.
Krok 3. Shromažďujte informace opatrně, ale nepřehánějte to
Pokud uvidíte příležitost zaznamenat krádež pomocí poznámek, fotografií nebo videa, udělejte to, ale buďte opatrní při nahrávání. Pokud si zloděj všimne, že je nahráván, může se vám vyhýbat a ztěžovat vám dokazování, že je. V nejhorším případě můžete být označeni jako „děravý kýbl“a váš vztah s ostatními přáteli v práci se zhorší.
Pamatujte, že ve většině případů postačí zapamatování si místa a času incidentu a lidí, kterých se to týká. Pokud vám šéf důvěřuje a váš popis odpovídá jejich záznamu, může mít váš šéf dostatek informací, aby mohl jednat, a to i bez dalších důkazů
Krok 4. Vyhněte se impulzivnímu obviňování
Zaměstnanci jsou skutečně povinni nahlásit krádež šéfovi, obvinit ostatní zaměstnance bez důkazů však rozhodně není povoleno. Navíc, i když existují důkazy, že krádež spáchal konkrétní zaměstnanec, zaměstnanec by neměl být ponižován před ostatními zaměstnanci nebo zákazníky.
Kromě toho, že jsou obvinění bez důkazů trapná, když se mýlí, mohou také snížit morálku. Obvinění bez důkazů dávají zaměstnancům pocit, že je vedení může kdykoli obvinit
Tipy
Zvažte procházení akademických databází a vyhledejte vědecké studie a průzkumy krádeží na pracovišti, abyste našli nové strategie prevence krádeží. Například Google Scholar má stovky článků v denících na toto téma, ke kterým je přístup
Varování
- Nesnažte se sledovat lidi, které podezíráte mimo práci, protože budete považováni za pronásledovatele a mohli byste být stíháni.
- Nepokoušejte se soudit zloděje na pracovišti bez svolení nadřízeného, protože pokud neuspějete, zloděj se bude cítit sledován, jinak se kvůli tomu můžete dostat do potíží. Zaměstnanci, kteří byli přistiženi při krádeži, mohou navíc jednat impulzivně nebo se rozzlobit a způsobit v kanceláři konflikt. Tento konflikt může snížit morálku.
