Dnes je e -mail jedním z nejčastěji používaných komunikačních prostředků, kromě aplikací pro SMS, telefon a rychlé zasílání zpráv. Odesílání e -mailů se stalo velmi běžnou činností, takže mnoho lidí zapomíná, jak napsat dobrý e -mail. Dobrý e -mail ukazuje profesionalitu a poctivost ve zprávě, kterou sděluje, proto byste měli vědět, jak formátovat e -mailovou zprávu.
Krok
Krok 1. Napište předmět e -mailu
Předmět e -mailové zprávy slouží jako stručný souhrn obsahu zprávy. Předmět vašeho e -mailu by měl být přesně na cílovém místě, aby mohl příjemci v několika slovech poskytnout představu o obsahu e -mailu.
- Pokud například posíláte e-mail související s obchodem, nedělejte z něj dlouhý předmět s příliš velkými detaily, jako například „Miluji tvoje auto. Je to hezké modré, také pěkné pneumatiky.“
- Vysvětlete, co máte na mysli odesláním e -mailu do předmětu, například „Máte zájem o koupi modrého sedanu“.
Krok 2. Použijte správné pozdravy
Nezačínejte e -mail hned tím, co chcete říct. Používejte obecné pozdravy jako „Dobré ráno/odpoledne“nebo „Zdravím“. Určitě nechcete, aby vás bombardovaly otázky lidí, které neznáte, že? Stejná etiketa platí také pro e -mail.
Aby byl pozdrav osobnější, vložte do pozdravu příjmení příjemce
Krok 3. Napište tělo zprávy
V závislosti na typu a příjemci zprávy můžete zprávu napsat libovolně.
- Pokud píšete e -mail někomu blízkému, koho znáte, můžete jej napsat osobním tónem. Pokud však píšete obchodní e -mail, zkuste použít co nejprofesionálnější jazyk.
- Měli byste také věnovat pozornost formátu zprávy. Nepoužívejte obtížně čitelný typ, velikost a formátování a vyhněte se velkým písmenům. V kyberprostoru velká písmena znamenají hněv.
Krok 4. Zahrňte závěrečný pozdrav - e -mail nejen ukončete
Lze použít závěrečný pozdrav jako „Pozdravy“nebo jiný vhodný pozdrav.
Měli byste zvolit závěrečný pozdrav, který odpovídá vašemu e -mailu. Určitě nechcete psát „pozdravy“na konec obchodního e -mailu, protože by to bylo neslušné, že?
Krok 5. Přidejte podpis
I když vaše e -mailová adresa obsahuje v každém odeslaném e -mailu vaše jméno, doporučujeme použít podpis na každém odeslaném e -mailu. Ve svém podpisu můžete použít prostý text nebo obrázky (jako loga, značky atd.).
U webového e -mailového klienta nebo poskytovatele služeb, které jste použili k vytvoření podpisu, použijte možnost „Podpis“
Tipy
- Kromě formátování e -mailu byste měli také použít vhodnou e -mailovou adresu. E -mail příteli z dětství prostřednictvím „[email protected]“může být stále v pořádku, ale tento e -mail byste neměli používat k zasílání obchodních e -mailů svému šéfovi.
- Při psaní e -mailů používejte dobrou internetovou etiketu. Neposílejte nevyžádané e -maily nebo zprávy neznámým kontaktům.
- Před odesláním si dvakrát zkontrolujte svůj e -mail, abyste zabránili odesílání více zpráv stejnému příjemci. Pokud odešlete více e -mailů, mohou být vaše zprávy označeny jako spam.
