Už jste někdy napsali formální žádost? Formální dopisy k žádosti se obvykle podávají z různých důvodů, například kvůli inkasu dluhů, požádání o pomoc nebo požádání někoho jiného, aby udělal něco konkrétního. V ideálním případě by žádost neměla mít více než jednu stránku. Jinými slovy, vaše žádost musí být podána přímočaře, jasně, sebevědomě a přímočaře a musí být zakončena správnou větou. Jaká je tedy správná věta k uzavření přihlášky? Závěrečná věta dopisu obecně velmi závisí na účelu dopisu a totožnosti příjemce dopisu. Pokud je například dopis adresován někomu, koho osobně znáte, klidně jej ukončete ležérnějším tónem. Pokud je dopis napsán s obchodním účelem, ukončete jej formálnějším tónem.
Krok
Metoda 1 ze 2: Ukončení osobní aplikace
Krok 1. Použijte zdvořilý jazykový styl
V osobním dopisu k žádosti je obecně nutné, aby autor dopisů nejprve uvedl důvody své aplikace a poté aplikaci sdělil přímým, jasným a konkrétním způsobem. Nezapomeňte použít zdvořilou a méně náročnou volbu města, například „Chtěli byste“nebo „Chtěli byste“, aby se příjemce dopisu z vaší žádosti necítil zahlcen.
Můžete například napsat: „Nevadilo by vám doprovodit mou sestru na charitativní akci, aby nemusela chodit sama?“
Krok 2. Předložte svou žádost o navázání v novém odstavci
Pokud potřebujete obdržet odpověď v určitém čase nebo pokud příjemce potřebuje udělat něco jiného souvisejícího s žádostí, zahrňte ji do samostatného odstavce. Příjemce dopisu tedy bude vědět, že následná aplikace je vedlejší, ale stále souvisí s hlavní aplikací.
Stále se stejným příkladem můžete zahrnout následnou žádost jako: „Opravdu bychom ocenili, kdybyste ji vyzvedli doma, abyste se zúčastnili charitativní akce a později ji odevzdali.“
Krok 3. Děkujeme příjemci za zvážení žádosti
Po odeslání vaší žádosti zahrňte krátké prohlášení s poděkováním příjemci dopisu. Pokud chcete, sdělte také, jak důležitá a smysluplná je pro vás jejich pomoc.
Můžete například uvést něco jako: „Mnohokrát vám děkujeme za ochotu nám pomoci. Vaše pomoc bude velmi užitečná pro mou sestru, která se chce zúčastnit charitativní akce. “
Krok 4. Zahrňte veškeré další informace, které může příjemce potřebovat vědět
Pokud je třeba vaši žádost podat konkrétním způsobem nebo v konkrétní datum a čas, uveďte ji po poděkování. Kromě toho můžete také uvést kontaktní údaje, jen v případě, že vás chce příjemce dopisu nejprve kontaktovat.
Můžete například napsat: „Pro vaši informaci se má sestra musí setkat s organizátory před zahájením akce. Proto musí dorazit na místo události alespoň hodinu předem. “
Spropitné:
Po zahrnutí dalších informací nezapomeňte ještě jednou poděkovat. Pokud tak učiníte, příjemce dopisu se nebude cítit zatěžován žádostí, ani nebude mít pocit, že jeho laskavosti využíváte vy.
Krok 5. Před napsáním svého jména na konec dopisu zahrňte závěrečný pozdrav
Jednoduchý závěrečný pozdrav, například „Salam“, je vhodné přidat na konec dopisu s osobní žádostí. Pokud jste si s příjemcem dopisu blíž nebo blíž, použijte teplejší tón závěrečného pozdravu, například „Pozdravy“nebo „Vždy miluj“.
Po závěrečném pozdravu přidejte čárku a poté ponechte dva prázdné řádky pro svůj podpis. Za tyto dva prázdné řádky uveďte své celé jméno
Metoda 2 ze 2: Ukončení obchodních aplikací
Krok 1. Do těla dopisu zadejte svou žádost
Při psaní dopisu s formální žádostí pro obchodní, profesní a akademické účely nezapomeňte uvést účel dopisu od začátku. Pokud je to možné, podejte žádost konkrétně v první větě dopisu, nikoli na konci.
Protože byla vaše žádost vysvětlena na začátku dopisu, není nutné ji na konci dopisu opakovat
Krok 2. Poděkujte příjemci za čas a pozornost
V novém odstavci napište krátkou větu s poděkováním příjemci za to, že si našel svůj drahocenný čas na přečtení a zvážení vaší žádosti. Ujistěte se, že ví, že oceňujete jeho ochotu.
Můžete například uvést něco jako: „Děkuji, že jste si našli čas na zvážení mé žádosti. Opravdu si toho vážím."
Spropitné:
Po poděkování příjemci za čas a pozornost můžete v případě potřeby přidat také omluvu, například „Omlouváme se za způsobené nepříjemnosti“.
Krok 3. Zadejte termín, který příjemce potřebuje vědět
Potřebujete -li obdržet odpověď na dopis do určité doby, nezapomeňte příjemci sdělit datum a čas. V některých případech možná budete muset poskytnout stručné zdůvodnění důležitosti stanovení termínu.
Můžete například uvést něco jako: „Omlouvám se za náhlost, ale potřebuji vaši odpověď do pondělí 22. dubna, protože ten den už jsem si rezervoval letenku a budu se vracet pouze na (název vašeho města) 2 týdny … potom."
Krok 4. Zadejte kontaktní údaje, aby vás příjemci mohli v případě dotazů kontaktovat
Pomozte příjemci dopisu, aby vás snadno a rychle kontaktoval, zvláště pokud potřebujete odpověď v blízké budoucnosti. Trik, stačí zahrnout kontaktní informace, které může snadno kontaktovat během pracovní doby.
Můžete například napsat: „Pokud máte nějaké dotazy, zavolejte mi na číslo kanceláře: 222-123-4567.“
Krok 5. Ukončete dopis formálním a zdvořilým závěrečným pozdravem
Některé příklady závěrečných pozdravů, které můžete zahrnout do formálního dopisu obchodní žádosti, jsou „S pozdravem“nebo „Pozdravy“. Po závěrečném pozdravu nezapomeňte přidat čárku a poté ponechat dva prázdné řádky pro váš podpis. Za tyto dva prázdné řádky uveďte své celé jméno.
Pokud potřebujete další informace, například konkrétní pracovní pozici nebo identifikační číslo, přidejte je prosím přímo pod své celé jméno
Tipy
- Před vytištěním a podpisem nezapomeňte dopis upravit. Pamatujte, že sebemenší chyba může poškodit vaši důvěryhodnost a riskovat, že příjemce vašeho dopisu nebude splněn.
- Uchovejte kopii dopisu ve svém osobním spisu, alespoň dokud nebude vaše žádost splněna.
- Pokud plánujete místo poštovní služby odeslat dopis přes internet, použitý formát je ve skutečnosti stejný. Na konci dopisu ponechejte místo pro podpis, i když bude později vyprázdněn, pokud nemáte digitální podpis, který můžete připojit.
