Aktivitu kontrolního účtu lze snáze zaznamenávat pomocí kontrolních registrů vytvořených z aplikace Microsoft Excel. Registrační šeky můžete nastavit tak, aby kategorizovaly výdaje, abyste mohli sledovat všechny výplaty hotovosti. Můžete vytvořit vzorec pro zjištění zůstatku peněz na účtu. Kromě toho, že jste vytvořili kontrolní registr v aplikaci Excel, můžete také znát základy aplikace Excel.
Krok
Část 1 z 5: Vytváření sloupců v aplikaci Excel
Krok 1. Seznamte se s Excelem
Excel je tabulkový procesor používaný ke správě dat a provádění výpočtů pomocí vzorců. Tabulky aplikace Excel jsou uspořádány podle sloupců a řádků.
- Desktopovou verzi Excelu lze nainstalovat na PC nebo Mac. K dispozici jsou také bezplatné online aplikace pro váš počítač, tablet nebo telefon. Funkčnost každé verze je jen mírně odlišná.
- Excel je k dispozici již dlouhou dobu a vždy existuje nová verze každý rok. Každá verze funguje jen trochu jinak.
- V Excelu jsou řádky vodorovné a seřazené podle čísel. Sloupce jsou svislé a seřazené podle písmen. Čtverce, kde se setkávají řádky a sloupce, se nazývají buňky. Buňky jsou pojmenovány podle řádků a sloupců. Buňka v pátém řádku ve sloupci D se jmenuje D5 (sloupec D, řádek 5).
- Poznejte rozdíl mezi pracovním listem a sešitem. List je soubor aplikace Excel, který obsahuje jeden nebo více tabulek. Každá tabulka je v sešitu na samostatných kartách. Sešity mají obecně tři karty, ale v případě potřeby je lze přidat.
- Jednoduše můžete použít jednu kartu k vytvoření základního kontrolního registru.
- Obě záložky použijete k vytvoření funkce kategorie zatížení v kontrolním registru.
Krok 2. Otevřete prázdnou tabulku
Jak otevřít tabulku závisí na operačním systému a typu počítače, který používáte.
- U počítačů s operačním systémem Windows 7 klikněte na nabídku Start v levém dolním rohu plochy. V zobrazené nabídce klikněte na Programy. V nabídce, která se zobrazí dále, klikněte na Microsoft Office a poté na Microsoft Office Excel. V tuto chvíli se na ploše objeví prázdná tabulka.
- U počítačů se systémem Windows 7 nebo novějším otevřete Excel kliknutím na ikonu Windows v levém dolním rohu obrazovky a poté kliknutím na dlaždici Microsoft Excel. Vlevo bude stránka zobrazující nové soubory a napravo možnosti nové šablony dokumentu. Kliknutím na první možnost šablony, Prázdný sešit otevřete novou tabulku.
- Chcete -li Excel otevřít na Macu, klikněte v doku na Excel. Na panelu nabídek klikněte na „Soubor“. Klikněte na „Otevřít“a poté na „Nové“. Budete přesměrováni na novou prázdnou tabulku.
Krok 3. Vytvořte popisky sloupců
Použijte štítek, který se obvykle nachází v šekové knížce registru. Vytvořte sloupce pro datum, č. šek, příjemce a popis nebo poznámka. Poté vytvořte sloupce pro debety (tj. Platby nebo výběry), kredity (tj. Vklady) a forwardové zůstatky.
- Do buňky B1 (sloupec B, řádek 1) zadejte „DATE“. Zde se zadává datum transakce.
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku C1 (sloupec C, řádek 1). Zadejte „POLOŽKA #“. Zde se zadává číslo šeku nebo typ transakce, například „bankomat“nebo „vklad“.
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku D1 (sloupec D, řádek 1). Zadejte „PLATBA“. Toto je jméno příjemce šeku nebo příjemce.
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku E1 (sloupec E, řádek 1). Zadejte „POPIS“. Zde se zadávají podrobnosti o transakci.
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku F1 (sloupec F, řádek 1). Zadejte „DEBIT“. Zde se zaznamenávají peníze, které jdou z účtu (odliv).
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku G1 (sloupec G, řádek 1). Zadejte „KATEGORIE VÝDAJŮ“. Toto nechte nejprve prázdné. Tyto možnosti sloupců budou vytvořeny v pozdějším kroku.
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku H1 (sloupec H, řádek 1). Zadejte „KREDIT“. Zde se zaznamenávají peníze, které jdou na účet (příliv).
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku J1 (sloupec J, řádek 1). Zadejte „KATEGORIE PŘÍJMŮ“. Tyto možnosti sloupců budou také vytvořeny v pozdějším kroku.
- Přesuňte jednu buňku doprava, buňku K1 (sloupec K, řádek 1). Zadejte „BALANCE“. Jedná se o částku na účtu poté, co byly zaznamenány všechny transakce.
Krok 4. Naformátujte popisky sloupců
Přidejte do sloupce štítků tučné písmo a dejte řádkům štítků registru jinou barvu pozadí pro snadné čtení. Nejprve vyberte rozsah buněk, které chcete formátovat, a poté vyberte možnost formátu.
- Vyhledejte možnosti formátu na kartě "DOMŮ" na pásu nástrojů. Tato karta „DOMŮ“je již otevřena, když otevřete nový sešit.
- Vyberte buňku B1 (DATE) a poté přetáhněte kurzor na všechny štítky, dokud buňka K1 (BALANCE).
- V levém horním rohu panelu nástrojů vyberte kliknutím na „B“tučný formát.
- Kliknutím na ikonu kbelíku s barvami zobrazíte paletu barev pozadí a změníte barvu pozadí.
Krok 5. Změňte velikost více sloupců
Obvykle je velikost sloupce příliš malá na uložení dat, která jste zadali. Sloupce „PAYEE“a „DESCRIPTION“mohou obsahovat například dlouhá jména nebo dlouhé poznámky. Sloupec A slouží pouze jako oddělovač, takže jeho velikost je velmi úzká.
- Kliknutím na záhlaví sloupce A vyberte celý sloupec. V pravém horním rohu panelu nástrojů na pásu karet „DOMŮ“klikněte na tlačítko „FORMÁTOVAT“. V rozevírací nabídce klikněte na „Šířka sloupce“, zadejte 2 a poté klikněte na OK. Sloupec A bude velmi úzký.
- Rozbalte sloupec D „PLATBA“. Kliknutím na sekci záhlaví ve sloupci D tento sloupec vyberte. Umístěte kurzor na okraj sloupců D a E. Kurzor se změní na kurzor pro změnu velikosti s tvarem jako znaménko plus se šipkou. Jakmile je tento kurzor viditelný, klikněte levým tlačítkem a táhněte myší doprava, aby byl sloupec tak široký, jak chcete.
- Stejným postupem rozbalte sloupec E „POPIS“.
Krok 6. Vycentrujte registrační štítek
Vyberte celý první řádek. Klikněte levým tlačítkem na číslo jedna na levém okraji stránky. V levé horní části panelu nástrojů na pásu karet „DOMŮ“klikněte na středové tlačítko zarovnání. Všechna data ve vybraných buňkách budou vycentrována. Popisky sloupců v každé buňce jsou nyní vycentrovány.
Část 2 z 5: Formátování buněk
Krok 1. Zadejte některá data
Chcete -li zobrazit provedené změny formátu, zadejte do buněk čtyři řádky dat. Začněte počátečním zůstatkem a poté zadejte další tři transakce.
- Do buňky B2 vložte datum počátečního zůstatku, například 27/15/15. Do sloupce „PAYEE“v buňce D2 zadejte „Počáteční zůstatek“. Do sloupce „BILANCE“v buňce K2 zadejte částku na svém účtu podle data v buňce B2.
- Přidejte další tři transakce. Kombinujte debetní transakce (například platby šekem nebo výběry z bankomatu) a kreditní transakce (například vklady).
- Všimněte si nekonzistentního formátování každého čísla v buňce. Formát sloupce data se může změnit na „2015/09/27“nebo „27. září“. Sloupec částky v dolarech může zobrazovat nesprávný počet desetinných míst. Zformátujte jej tak, aby bylo vše čisté.
Krok 2. Formátujte datum
Ujistěte se, že tento sloupec zobrazuje konzistentní data. V aplikaci Excel existuje mnoho možností formátování dat. Vyberte si, který chcete.
- Klikněte na záhlaví ve sloupci B, což je „DATUM“. Bude vybrán celý sloupec.
- Klikněte pravým tlačítkem na sloupec a vyberte Formát buněk. Zobrazí se okno Formát buněk.
- Vyberte kartu „Čísla“. Vyberte „Datum“v „Kategorie“. Vyberte požadovaný formát data a klikněte na OK v pravém dolním rohu okna.
- Zatímco je sloupec stále vybrán, vycentrujte data v těchto buňkách kliknutím na ikonu zarovnání na střed v levém horním rohu panelu nástrojů na pásu karet „DOMŮ“.
Krok 3. Formátovat sloupec „ITEM #“
Data v tomto sloupci musí být vycentrována. Zvýrazněte celý sloupec C kliknutím na záhlaví sloupce. Klikněte na ikonu zarovnání na střed. Věnujte pozornost údajům, které byly zadány do tohoto sloupce. Psaní musí být na střed.
Zkontrolujte formát sloupců D a E, „PLATBA“a „POPIS“. Excel obvykle formátuje buňky tak, aby byla data zarovnána doleva. Tento formát bude pro tento sloupec vhodný. Znovu zkontrolujte velikost sloupce. V těchto buňkách jsou nyní nějaká data, takže upravte šířku sloupce, aby byl sloupec podle potřeby širší nebo užší
Krok 4. Naformátujte měnu ve sloupcích F, H a K nebo „DEBIT“, „CREDIT“a „BALANCE FORWARD“
Měna používá dvouciferná desetinná místa. Existuje možnost zobrazit znak dolaru. Debetní číslo může být také červené, pokud si přejete.
- Vyberte sloupec F. Klikněte pravým tlačítkem na sloupec F a vyberte Formát buněk. Zobrazí se okno Formát buněk. Na kartě „Číslo“vyberte „Účetnictví“. V možnosti „Desetinná místa“vyberte „2“. V „Symbol“vyberte znak dolaru.
- Opakujte výše uvedené kroky pro sloupce H a K.
- Aby číslo debetu vypadalo červeně, kliknutím na záhlaví ve sloupci F vyberte celý sloupec. Klikněte pravým tlačítkem na sloupec a vyberte Formát buněk. Když se zobrazí okno Formát buněk, vyberte kartu Písmo. Na této kartě klikněte na rozevírací seznam vedle možnosti Barva. Na paletě klikněte na červenou barvu.
Část 3 z 5: Vytváření vzorců
Krok 1. Vytvořte vzorec pro výpočet aktuálního zůstatku
Zadejte vzorec matematické operace pro výpočet aktuálního zůstatku do sloupce K. Vzorec v buňce K2 nepotřebujete. Zde se zadává váš počáteční zůstatek.
- Klikněte na buňku K3. Klikněte na lištu vzorců v horní části tabulky. Chcete -li provést výpočet, zadejte vzorec. Zadejte = SUMA (K2-F3+H3). Tento vzorec říká tabulce, aby vzala počáteční zůstatek (buňka K2), odečetla případné debety (buňka F3) a případně přidala kredity (buňka H3).
- Pokud je počáteční zůstatek 200 $ a váš první vstup je šek na 35 $, zaznamenejte 35 $ jako debet v buňce F3. Vzorec, který jste zadali do buňky H3, vezme počáteční zůstatek a odečte debet tak, aby zůstatek činil 165 $.
Krok 2. Zkopírujte vzorec
Vyberte buňku K3. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Kopírovat. Vyberte buňky K4 a K5, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Vložit. Nyní je vzorec zkopírován do těchto buněk. Nyní byl aktuální zůstatek vypočítán ve sloupci K pro všechny datové řádky, které byly zadány.
Krok 3. Vytvořte podmíněný vzorec pro vymazání aktuálního sloupce zůstatku
Výše uvedený vzorec můžete zkopírovat do buňky K6. Protože jste však nezadali žádná data, aktuální zůstatek z buňky K5 se objeví také v buňce K6. Chcete -li to vyjasnit, vytvořte podmíněný vzorec, který buňku vyprázdní, pokud nejsou zadány žádné transakce, ale zobrazí zůstatek, pokud existuje.
Do buňky K6 zadejte vzorec = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). To řekne Excelu, že pokud je buňka B6 ve sloupci „DATUM“prázdná, buňka H6 musí být prázdná, ale pokud buňka B6 není prázdná, měl by být vypočítán zůstatek
Krok 4. Rozbalte vzorec pomocí funkce Automatické vyplňování
Funkce AutoFill vyplňuje vzorec sousedních buněk, takže není třeba opakovaně zadávat vzorec „BALANCE“.
- V aktivní buňce hledejte páčku AutoFill. Podívejte se na malý tmavý obdélník v pravém dolním rohu aktivní buňky. Najeďte myší, dokud se nezmění na kurzor AutoFill, který vypadá jako tenké plus.
- Klikněte na buňku K6. Najeďte myší na páčku automatického vyplňování a kurzor se změní na tenké znaménko plus. Klikněte levým tlačítkem a podržte páčku AutoFill. Přetáhněte kurzor na buňku K100 (sloupec K, řádek 100).
- Vzorec se nyní zkopíruje do všech sloupců K buněk až do řádku 100. Čísla řádků a sloupců v každé buňce se automaticky upraví, aby vzorec mohl správně vypočítat.
Část 4 z 5: Přidávání kategorií
Krok 1. Vytvořte kategorii transakce
Kategorie transakcí jsou užitečné pro sledování odlivu peněz a typů příjmů. Kategorie se mohou týkat daní z příjmu, jako jsou daně z majetku nebo charitativní dary. Kategorie lze také použít k vytváření grafů, které snadno vizualizují finanční aktivitu účtu.
Krok 2. Vytvořte kartu „Kategorie“
Tato karta slouží k ukládání všech potenciálních kategorií šeků registru příjmů a výdajů. Přejmenujte jednu ze záložek v sešitu „Kategorie“. Poklepejte na existující název karty, aby zvýraznil název. Název se změní na „List2“nebo „List3“. Když je zvýrazněn název listu, zadejte nový název pro kartu, například „Kategorie“.
Do buňky B4 zadejte „Kategorie“. Naformátujte buňky tak, aby byly tučné, a vycentrujte je
Krok 3. Vytvořte příjmové kategorie
Do buňky B5 napište „*** Příjem ***“. Jsou zde zahrnuty všechny kategorie příjmů, které máte nebo z nichž můžete v budoucnu těžit. Zadejte všechny své příjmové kategorie od buňky B6 a postupně až dolů.
- Nejběžnější příjmovou kategorií jsou „Mzdy“(mzdy). Pokud existuje více než jedno zaměstnání, rozdělte různé mzdové kategorie.
- Vaše finanční situace je určujícím faktorem pro ostatní příjmové kategorie. Pokud vlastníte akcie, vytvořte kategorii „Dividendy“. Pokud je to možné, vytvořte také kategorie podpory dítěte. Další kategorie, jako jsou „úrokové výnosy“, „dárky“a „různé“.
Krok 4. Vytvořte kategorie zatížení
Vymažte buňky v poslední příjmové kategorii. Přejděte o jednu buňku dolů a zadejte „*** Náklady ***“. V této sekci jsou všechny kategorie zatížení.
Počet kategorií zatížení je přizpůsoben vašim okolnostem, včetně „hypotéky“, „nájmu“, „pojištění“, „platby za auto“, „plynu“, „elektřiny“, „telefonu“nebo „zábavy“
Krok 5. Pojmenujte rozsah buněk obsahujících kategorii
Vyberte buňku B5 a poté zvýrazněte z buňky B5 všechny kategorie příjmů a výdajů. Vyhledejte pole s názvem buňky v levém horním rohu okna, které je nalevo od pole vzorce. Název první buňky ve zvýrazněném rozsahu zobrazí „B5“. Klikněte na pole s názvem buňky a zadejte „Kategorie“. Toto je název rozsahu buněk, které můžete použít v kontrolním registru.
Krok 6. Použijte kategorie výdajů a příjmů v šekové evidenci
Vraťte se na kartu, kterou jste vytvořili kontrolní registr. Nyní budou do rozbalovací nabídky přidány sloupce „EXPENSE CATEGORY“a „INCOME CATEGORY“.
- Při kontrole karty registru vyberte buňku G2. Toto je první buňka ve sloupci „EXPENSE CATEGORY“.
- Na panelu nástrojů vyberte pás karet „DATA“. Klikněte na tlačítko „Ověření dat“. V rozevírací nabídce vyberte možnost „Ověření dat“. Otevře se okno „Ověření dat“.
- Na kartě „Nastavení“v okně „Ověření dat“vyhledejte rozbalovací pole „Povolit“. Klikněte na šipku dolů a vyberte „Seznam“. Do pole „Zdroj“zadejte „= Kategorie“. klikněte na OK.
- Vedle buňky G2 se zobrazí malá šipka. Kliknutím na tuto šipku zobrazíte seznam kategorií. Klikněte na kategorii, která odpovídá transakci řádku.
- Zkopírujte vzorec z buňky G2 do buňky G100 pomocí funkce Automatické vyplňování.
- Přejděte do buňky J2 a zopakujte postup ve sloupci „PŘÍJMOVÁ KATEGORIE“.
Část 5 z 5: Ochrana šekového registru
Krok 1. Zamkněte buňky vzorců a chraňte tabulku
Ochrana listu znamená, že nemůžete přepsat data v uzamčených buňkách, takže si nemusíte dělat starosti s tím, že by budoucí výpočty zůstatku byly chybné kvůli chybám vzorců. Můžete také přidat heslo, aby byl váš šekový registr chráněn před ostatními uživateli. Zajistěte, aby bylo heslo snadno zapamatovatelné, nebo si jej zapište na bezpečné místo. Pokud zapomenete heslo, pracovní list nebude přístupný.
Krok 2. Odemkněte buňku
Jakmile je list chráněn, všechny buňky budou uzamčeny. Proto musíte odemknout datové buňky, které chcete zadat, i když je list chráněný.
- Vyberte buňky B2 až J100. To jsou všechny buňky všech sloupců kontrolního registru, kromě posledního sloupce K, což je sloupec „BILANCE“. Do těchto buněk musí být stále zadávána data, i když je list chráněn.
- Ve vybraném rozsahu buněk klikněte pravým tlačítkem. Vyberte Formát buněk.
- V okně Formát buněk vyberte kartu Ochrana. Zrušte zaškrtnutí políčka „Zamčeno“a poté klikněte na OK.
Krok 3. Povolte ochranu na listu
To znamená, že všechny buňky zůstanou zamčené, včetně buněk ve sloupci K („BILANCE“), takže je nelze přepsat.
- Na panelu nástrojů otevřete pás karet „RECENZE“. Kliknutím na „Chránit list“vyvoláte okno „Chránit list“.
- Pokud chcete list chránit, přidejte sem heslo. Pokud ne, nechte pole prázdné.
- klikněte na OK. Kontrolní registry jsou nyní nechráněné.
Krok 4. Chcete -li změnit uzamčené buňky, zrušte ochranu listu
Pokud chcete změnit vzorec v uzamčené buňce, můžete tento proces později obrátit. Na panelu nástrojů otevřete pás karet „PŘEZKUM“. Klikněte na „Odemknout list“, dokud se nezobrazí okno „Odemknout list“. klikněte na OK.
