Ačkoli to není primárně kalendářový program, můžete k vytváření a správě kalendářů používat Excel. K dispozici je celá řada šablon kalendářů, které lze přizpůsobit podle vašich představ, což je obvykle rychlejší než formátování samotného kalendáře. Můžete také použít seznam kalendářů z tabulky aplikace Excel a importovat jej do kalendáře aplikace Outlook.
Krok
Metoda 1 ze 2: Použití šablon aplikace Excel
Krok 1. Otevřete nový dokument aplikace Excel
Když kliknete na štítek „Soubor“nebo na tlačítko Office a vyberete „Nový“, zobrazí se řada šablon, ze kterých si můžete vybrat.
- U určitých verzí aplikace Excel, například Excel 2011 pro Mac, budete muset v nabídce Soubor vybrat „Nový ze šablony“namísto „Nový“.
- Vytvoření kalendáře ze šablony vám umožní vytvořit prázdný kalendář, který lze naplnit důležitými dny. Tento krok nepřevede vaše data do formátu kalendáře. Pokud chcete převést seznam dat aplikace Excel na kalendář aplikace Outlook, podívejte se na další část.
Krok 2. Vyhledejte šablonu kalendáře
V závislosti na verzi Office, kterou používáte, může existovat část „Kalendáře“nebo můžete do vyhledávacího pole jednoduše zadat „kalendář“. Některé verze aplikace Excel zvýrazňují několik šablon kalendářů na hlavní stránce. Můžete jej použít, pokud vyhovuje vašim potřebám, nebo můžete také vyhledat různé další šablony kalendářů dostupné na internetu.
Vyhledávání lze nastavit tak, aby bylo konkrétnější podle vašich potřeb. Pokud například chcete vytvořit akademický kalendář, použijte ve vyhledávači klíčové slovo „akademický kalendář“
Krok 3. Nastavte šablonu na správné datum
Jakmile se šablona načte, zobrazí se nový prázdný kalendář. Datum nemusí být přesné, ale obvykle ho můžete změnit pomocí nabídky, která se zobrazí při výběru data.
- Tento proces se bude mírně lišit v závislosti na použité šabloně. Obvykle můžete vybrat zobrazený rok nebo měsíc a poté kliknout na tlačítko, které se zobrazí vedle něj. Zobrazí se vám možnosti, z nichž si můžete vybírat, a kalendář se automaticky upraví.
- Obvykle můžete také nastavit den, který začíná týden, výběrem nového a jeho výběrem.
Krok 4. Zkontrolujte tipy
Mnoho šablon má textová pole s okraji, která vám sdělují, jak změnit datum nebo jiná nastavení v šabloně kalendáře. Pokud nechcete, aby se toto textové pole zobrazovalo na výtisku, budete ho muset odstranit.
Krok 5. Upravte vzhled, který chcete změnit
Různé prvky můžete přizpůsobit výběrem jednoho a změnou na štítku Domů. U libovolného objektu v aplikaci Excel můžete změnit písmo, barvu, velikost atd.
Krok 6. Zadejte důležitá data
Jakmile je kalendář správně nakonfigurován, můžete začít zadávat důležitá data a informace. Vyberte buňky, které chcete vyplnit v důležitých datech, a začněte psát. Pokud chcete zahrnout více než jednu událost ve stejný den, upravte mezery podle potřeby.
Metoda 2 ze 2: Import seznamů aplikace Excel do kalendáře aplikace Outlook
Krok 1. Vytvořte novou prázdnou tabulku v aplikaci Excel
Data můžete importovat z aplikace Excel do kalendáře aplikace Outlook. Díky tomu jsou úkoly, jako je import pracovních plánů, mnohem jednodušší.
Krok 2. Přidejte do tabulky správný název
Je snazší importovat seznam do aplikace Outlook, pokud je tabulka naformátována se správným názvem. Do prvního řádku vložte následující nadpisy:
- Předmět
- Datum začátku
- Doba spuštění
- Datum ukončení
- Čas ukončení
- Popis
- Umístění
Krok 3. Vložte každou položku kalendáře do nového řádku
Pole „Předmět“je název události tak, jak je uveden v kalendáři. Do každého pole nemusíte nic zadávat, ale budete potřebovat minimálně „Datum zahájení“a „Předmět“.
- Zadejte datum podle standardního formátu N/Y/MM/MM/MM/Y/Y, aby ho aplikace Outlook mohla přečíst správně.
- Pomocí funkcí „Počáteční datum“a „Koncové datum“můžete vytvářet události, které pokrývají více dní.
Krok 4. Otevřete nabídku „Uložit jako“
Až budete s přidáváním událostí do seznamu hotovi, můžete uložit kopii ve formátu, který aplikace Outlook dokáže přečíst.
Krok 5. V nabídce typu souboru vyberte „CSV (oddělené čárkami)“
Toto je běžný formát, který lze importovat do různých programů, včetně Outlooku.
Krok 6. Uložte soubor
Seznam pojmenujte a uložte jej ve formátu CSV. Když se Excel zeptá, zda chcete pokračovat, klikněte na „Ano“.
Krok 7. Otevřete kalendář aplikace Outlook
Program Outlook je integrovaný do Office a obvykle se nainstaluje do vašeho počítače, pokud máte nainstalovaný i Excel. Když se otevře Outlook, kalendář zobrazíte kliknutím na tlačítko „Kalendář“v dolním levém rohu.
Krok 8. Klikněte na štítek „Soubor“a vyberte „Otevřít a exportovat“
Zobrazí se několik možností pro zpracování dat aplikace Outlook.
Krok 9. Vyberte „Import/Export“(import/export)
Tato možnost otevře nové okno pro import a export dat do a z aplikace Outlook.
Krok 10. Vyberte „Importovat z jiného programu nebo souboru“a poté „Hodnoty oddělené čárkami
" Budete požádáni, abyste vybrali soubor, který chcete nahrát.
Krok 11. Klikněte na „Procházet“a vyhledejte soubor CSV vytvořený v aplikaci Excel
Pokud jste výchozí umístění pro Excel nezměnili, obvykle ho najdete ve složce Dokumenty.
Krok 12. Ujistěte se, že je jako cílová složka vybrán „Kalendář“
Obvykle je tato složka automaticky vybrána, protože jste v aplikaci Outlook v zobrazení Kalendář.
Krok 13. Importujte soubor kliknutím na „Dokončit“
Váš seznam bude zpracován a důležitá data budou přidána do kalendáře aplikace Outlook. V příslušných polích najdete důležitá data s časy nastavenými podle seznamu. Pokud je k tomuto datu uveden popis, uvidíte ho po jeho výběru.
