Zpočátku se může psaní pracovní zprávy zdát obtížné, ale ve skutečnosti je to jednodušší, než si myslíte. Pracovní zprávy se obvykle používají k vysvětlení postupu konkrétního projektu nebo k poskytnutí závěrů a doporučení k určitým problémům na pracovišti. Abyste mohli snadno napsat efektivní pracovní zprávu, začněte zvážením svého účelu, publika, výzkumu a poselství. Sestavte sestavu pomocí formátu obchodní zprávy. Provádějte revize, aby zpráva nabyla účinnosti.
Krok
Část 1 ze 3: Plánování pracovní zprávy
Krok 1. Určete účel a téma zprávy
Někdy můžete být požádáni, abyste podali zprávu. Účel nebo téma zprávy bude s největší pravděpodobností uvedeno v žádosti. Pokud si nejste jisti cílem nebo tématem, zvažte zprávu, kterou chcete svým čtenářům sdělit. Můžete si to také vyjasnit se svým nadřízeným nebo nadřízeným.
Vaším cílem může být například analyzovat obchodní problém, vysvětlit výsledky projektu, na kterém pracujete, nebo poskytnout nadřízenému přehled o postupu vaší práce
Krok 2. Vyberte tón a jazyk, který odpovídá čtenáři
Zvažte znalosti čtenáře a žargony, které zná. Při psaní zprávy můžete používat žargony a profesionálnější jazyk, než když píšete pro veřejnost.
- Kdo bude číst zprávu? Zvažte všechny čtenáře, kteří pravděpodobně použijí vaši zprávu.
- Pokud je vaše čtenářství heterogenní, zapište si všechny informace pro čtenáře, který má nejmenší znalosti o tom, co píšete. Používejte však nadpisy pro každou sekci, aby vzdělanější čtenáři mohli přeskočit informace, které nepovažují za nutné. Můžete také napsat konkrétní části, které osloví konkrétní skupiny čtenářů.
Krok 3. Shromažďujte data a podpůrné materiály, pokud existují
Zahrňte materiál, který jste použili jako základ pro své závěry nebo doporučení. Při přípravě zprávy se budete na tyto materiály odvolávat. Možná budete také muset zahrnout tyto materiály do přílohy zprávy. Níže jsou uvedeny typy materiálů, které můžete zahrnout při přípravě zprávy:
- Finanční informace
- Diagram
- Schéma
- Statistické informace
- Průzkum
- Dotazník
- Výsledky rozhovorů s odborníky, spolupracovníky, klienty atd.
Krok 4. Zkontrolujte svůj pokrok, pokud píšete zprávu o pokroku
Místo toho uveďte přehled práce, kterou jste odvedli, práce, kterou budete dělat, a zda byla práce v souladu s původním cílem. Představte si tuto zprávu jako odpověď na otázky, které mohou mít lidé ohledně vašeho projektu. Níže jsou otázky, na které byste si měli ve zprávě odpovědět:
- Změnil se rozsah práce?
- Jaké práce jste od poslední zprávy dokončili?
- Jakou práci budeš dělat?
- Bude váš projekt dokončen včas? Pokud ne, proč?
- Jakému problému jste čelili a jak jste ho vyřešili?
- Jaké lekce jste se tento měsíc naučili?
Krok 5. Nastínte informace, které byste měli do zprávy zahrnout
Napište jako vodítko obrys své myšlenky. Při navrhování si vytvořte záhlaví zpráv, která vám pomohou zorganizovat, co budete říkat. Tento obrys nemusí být úhledný ani dobře napsaný, protože jej budete používat pouze vy.
- Zpráva obecně začíná vysvětlením výsledků, závěrů nebo doporučení. Poté vysvětlete, jak jste k tomuto závěru dospěli, a pokud je to možné, váš způsob myšlení.
- Pokud se chystáte učinit kontroverzní závěr nebo doporučení, vysvětlete svůj postup a odůvodnění tak, aby čtenář rozuměl důvodům vašich závěrů a doporučení.
Část 2 ze 3: Vypracování pracovní zprávy
Krok 1. Použijte titulní nebo titulní stránku
Titulní stránka by měla obsahovat název zprávy následovaný datem podání na samostatném řádku. Na třetí řádek napište jména všech autorů zprávy. Poté na čtvrtý řádek napište název organizace.
- V některých případech můžete zahrnout motivační dopis s vysvětlením, proč zprávu píšete, co v ní je a co dělat dále. Tento druh dopisu se běžně používá, když proces psaní zprávy trvá dlouho nebo autor cítí, že čtenář potřebuje další vysvětlení, než se do zprávy ponoří.
- Pro zprávy o pokroku napište na titulní stránku své jméno, název projektu, datum a období vykazování. Napište je na různé řádky. Každý řádek můžete označit slovy, například „název“, „název projektu“, „datum“a „období přehledu“. Můžete také psát informace o těchto věcech bez štítků.
- Zeptejte se svého šéfa, zda existují konkrétní doporučení k pracovní zprávě. Tato doporučení jsou nejlepším zdrojem materiálu pro přípravu zpráv.
Krok 2. Vytvořte shrnutí obsahující klíčové informace
Zahrňte své závěry, odůvodnění a doporučení. Čtenář porozumí klíčovým bodům zprávy, aniž by ji musel přečíst celou. Nemusíte zacházet příliš do podrobností, ale čtenář by měl popisu vaší zprávy porozumět. Shrnutí by mělo být půl na jednu stránku.
- Není nutné shrnovat celou zprávu. Zaměřte se na důležité myšlenky ve zprávě, jako je vaše hlavní doporučení nebo závěr.
- Pokud píšete zprávu o pokroku, tuto část přeskočte.
Krok 3. Vytvořte obsah
Seznam všech nadpisů sekcí sestavy a jejich čísel stránek. Tento seznam usnadní čtenářům používání vaší zprávy a nalezení potřebných informací.
- Pro každou sekci použijte nadpisy a nadpisy, aby byla zpráva snadno čitelná.
- Pokud píšete zprávu o pokroku, obvykle nemusíte vytvářet obsah, pokud vás o to šéf nepožádá. Pro každou část však zahrňte název a nadpis, aby byla zpráva snadno čitelná.
Krok 4. Napište úvod, abyste získali představu o své zprávě
Řekněte čtenáři, proč jste zprávu napsali. Shrňte kontext zprávy a vysvětlete svůj účel. Do zprávy uveďte otázky, na které budete odpovídat, nebo problémy, které budete řešit. Popište rozsah a organizaci zprávy.
- Úvod nemusí být dlouhý. Pište jasně a konkrétně, aby čtenáři znali kontext a účel, aniž by museli číst příliš dlouhé vysvětlování.
- Napište 2–4 odstavce na úvod.
- U zprávy o pokroku postačuje úvodní část 1–2 odstavců. Úvod by měl shrnout váš projekt a cíle. Můžete také zmínit práci, kterou jste dokončili, a vaše další plány.
Krok 5. Vysvětlete výsledky nebo závěry, které jste zmínil
Uveďte jakýkoli výzkum nebo hodnocení, které jste ohledně projektu dokončili. Napište diskusi a interpretaci zjištění a jejich vztah k tématu zprávy.
- Tato část se obecně skládá z úvodního odstavce a seznamu vašich závěrů.
- Závěr lze napsat takto: „1. Populace stárne, takže zdravotní rizika našich klientů se zvyšují. “
- Pokud píšete zprávu o pokroku, nemáte žádné výsledky ani závěry. Po úvodu si zapište úspěchy nebo práci, kterou jste dokončili. Do této sekce můžete napsat 2–4 odstavce. Obvykle však postačí seznam. Napište: „Zvýšilo se 200 000 000 IDR na pronájem festivalových stanů“, „Podepsalo se společností Party Planning Company smlouvu na plánování festivalu“a „Provedli průzkum mezi 1 500 obyvateli a shromáždili veřejné mínění“.
Krok 6. Poskytněte doporučení pro budoucí kroky
Doporučení by měla vysvětlit, co se stane v budoucnosti. Popište, jaký problém by bylo možné pomocí vašeho řešení vyřešit a jak souvisí se závěrem, který jste vyvodili. Po napsání vysvětlení seznam doporučení podle čísla. Začněte každou větu slovesem. Vytvořte si seznam doporučení a začněte tím nejdůležitějším.
- Můžete například napsat „1. Poskytněte zaměstnancům školení o kardiopulmonální resuscitaci. “
- Pokud píšete zprávu o pokroku, měli byste si vytvořit seznam úkolů nebo cílů, na kterých budete v příštím období pracovat/jich dosáhnout. Můžete například napsat „Najděte dodavatele festivalu“, „Určete design festivalu“a „Objednejte propagační plakát“.
Krok 7. Diskutujte o postupu a rámci, který je základem závěru
Popište přístup, který jste použili k analýze tématu, problému nebo problému. Zkontrolujte svá zjištění a poté vysvětlete, jak byly použity jako základ pro doporučení. Rozdělte diskusi do sekcí. Pojmenujte sekce podle jejich obsahu.
- Tato část také obsahuje delší diskusi o výzkumu a hodnocení.
- Toto by měla být nejdelší část ve vaší zprávě.
- Pokud píšete zprávu o pokroku, můžete tuto část přeskočit. Můžete jej nahradit částí o problémových místech při práci na projektu a o tom, jak je překonat. Můžete napsat: „Mnoho obyvatel nevrací průzkumy, protože nepřicházejí s předplaceným poštovným. Poté zahrneme předplacené poštovné nebo poskytneme možnost digitálního průzkumu. “
Krok 8. Uveďte odkazy, které jste použili k přípravě zprávy
Reference mohou mít formu deníkových článků, zpráv, rozhovorů, průzkumů, dotazníků, statistických zjištění a dalších souvisejících informací. Tyto odkazy citujte na konci zprávy. Pojmenujte jej „Bibliografie“.
- Pokud nejste požádáni o použití konkrétního citačního stylu, použijte v obchodních zprávách formát APA.
- Tento krok přeskočte, pokud připravujete zprávu o pokroku.
Krok 9. Připojte přílohy k materiálům, jako jsou průzkumy, dotazníky nebo e -maily
Ne každá zpráva vyžaduje přílohu. Můžete je však zahrnout, pokud chcete poskytnout citovaný materiál nebo další informace, které jim pomohou snáze porozumět vašemu tématu nebo zjištěním. Každou přílohu označte jiným písmenem.
- Můžete mít například „dodatek A“, „dodatek B“a „dodatek C“.
- Pokud píšete zprávu o pokroku, nemusíte tuto sekci zahrnovat.
Krok 10. Napište krátký závěr shrnující všechna vaše zjištění nebo pokroky
Možná nebudete muset psát závěr, ale závěr může zdůraznit úsilí, které jste vynaložili. Udělejte závěr ze 3-4 vět a shrňte všechny informace, které jste ve zprávě uvedli.
Můžete napsat: „Projekt plánování uměleckého festivalu byl proveden podle plánu. Dokončili jsme 90% plánovacích aktivit a přesunuli jsme se do procesu nákupu materiálu. V současné době projekt nečelí žádným překážkám, ale budeme se zabývat všemi problémy, které se mohou v budoucnu objevit. “
Část 3 ze 3: Psaní efektivních zpráv
Krok 1. Použijte přehledný název, aby bylo hlášení snadno použitelné
Udělejte název jasný a ne upovídaný. Při pohledu na název by měl čtenář okamžitě pochopit, o čem je vaše zpráva.
- Mezi tituly, které možná budete potřebovat, patří: Úvod, Dokončená práce, Cíl na další období, Bariéry a řešení a Závěr.
- Vytvořte název, který odpovídá informacím v sestavě.
- U zpráv o pokroku budou vaši čtenáři pravděpodobně nadřízenými, týmy nebo klienty.
Krok 2. Použijte jednoduchý a přímý jazyk k předání myšlenek
Pracovní zprávy nevyžadují složitá slova a květnaté věty. Stačí čtenáři sdělit důležité body. Přenášejte myšlenky pomocí co nejjednodušších slov a dostanete se k jádru myšlenky.
Napište „Tržby se ve 4. čtvrtletí zvýšily o 50%“, nikoli „Tržby se zvýšily o 50% a dosáhly skvělých zisků ve čtvrtém čtvrtletí“
Krok 3. Použijte stručné psaní, aby byla vaše zpráva krátká
Příliš dlouhé psaní je jen ztráta času pro vás a čtenáře. Odstraňte zbytečná slova a přejděte přímo k věci svého tvrzení.
- Některé pracovní zprávy jsou přirozeně dlouhé, protože obsahují mnoho informací. Způsob, jakým to píšete, by však měl zůstat stručný.
- Je lepší napsat: „Tržby se zvýšily v posledním čtvrtletí poté, co zaměstnanci provedli telefonický marketing“, než „Tržby v posledním čtvrtletí prudce stouply, protože naše talentovaná a oddaná prodejní síla prodávala potenciální klienty po telefonu, aby je přiměla k nákupu. Více produkty."
Krok 4. Prezentujte myšlenky pomocí objektivního a neemotivního jazyka
Zapište si fakta a nechte čtenáře, aby si na základě objektivního úhlu pohledu vytvořili vlastní závěry. Můžete dávat doporučení, jak konkrétní problém zvládnout, ale nesnažte se vyprovokovat emoce čtenáře k jejich přesvědčování. Nechte čtenáře vytvářet myšlenky a rozhodnutí na základě objektivní perspektivy.
Místo psaní „Nešťastní zaměstnanci obvykle postrádají morálku, takže se kancelář cítí jako bezduchý stroj“, můžete napsat: „Zaměstnanci s relativně nízkou produktivitou říkají, že se cítí nešťastní.“
Krok 5. Nepoužívejte neformální jazyk a slova „I“nebo „I
”Možná budete moci použít slovo„ I “ve zprávě o pokroku, pokud pracujete pouze na projektu. V opačném případě nepoužívejte ve zprávách o zaměstnání slovo „já“nebo velmi neformální slova. Při směrování určitých vět na cílové publikum však můžete použít slovo „vy“.
Ve zprávách používejte profesionální jazyk
Krok 6. Znovu si přečtěte zprávu, abyste se ujistili, že nejsou žádné chyby
Gramatické a pravopisné chyby sníží pověst profesionality zprávy. Přečtěte si to znovu, abyste se ujistili, že nejsou žádné pravopisné chyby, špatné fráze nebo nesprávné volby slov. Bylo by lepší, kdybyste si mohli zprávu přečíst znovu dvakrát.
- Pokud je to možné, požádejte někoho jiného, aby si zprávu přečetl, protože někdy může být obtížné najít na sobě chybu.
- Pokud máte čas, ponechte přehled 24 hodin, než jej znovu přečtete.
Tipy
- Po napsání první pracovní zprávy ji použijte jako šablonu pro další sestavy.
- Vaše pracoviště může mít šablonu pracovní sestavy. Zeptejte se svého nadřízeného, zda můžete použít šablonu pro kancelář.
- Pokud to můžete udělat, použijte stávající formát zprávy o organizaci organizace, pro kterou pracujete. Zkontrolujte soubory v kanceláři nebo požádejte nadřízeného nebo spolupracovníka o kopii zprávy.
