Obchodní zprávy jsou jedním z nejefektivnějších komunikačních prostředků v dnešním obchodním světě. Přínosů obchodních zpráv je mnoho. Společnosti nebo jednotlivci mohou k důležitým rozhodnutím používat obchodní zprávy. Pokud chcete napsat dobrou obchodní zprávu, naučte se, jak porozumět účelu sepsání zprávy.
Krok
Část 1 ze 2: Rozhodněte se, jaký typ obchodní zprávy chcete napsat
Krok 1. Pomocí obchodních zpráv sdělujte nápady
Tato zpráva se nazývá „zpráva o odůvodnění/doporučení“. Tuto zprávu můžete použít ke sdílení nápadů se svým manažerem nebo ředitelem. Obvykle budete muset připravit souhrn a text zprávy. Shrnutí je prostředek k předávání myšlenek. Tělo obsahuje informace o výhodách, nákladech, rizicích a další informace související s vaší myšlenkou.
Chcete například koupit tiskárnu pro svou divizi. Chcete -li přesvědčit manažera, že tiskárna je skutečně potřebná, připravte zprávu o odůvodnění/doporučení pro formální odeslání žádosti o nákup tiskárny na management
Krok 2. Prezentujte rizika, která provázejí obchodní příležitost
„Vyšetřovací zprávy“pomáhají osobám s rozhodovací pravomocí zvážit rizika, kterým je třeba čelit, když chtějí provést určitá opatření, aby bylo vedení schopno předvídat nezamýšlené dopady. Tato zpráva se skládá z úvodu, textu a závěru. Předmluva obsahuje důležité informace o zkoumaném problému. Tělo obsahuje vysvětlení skutečností a výsledky vyšetřování. Závěr obsahuje shrnutí zprávy.
Například farmaceutická společnost X chce spolupracovat s farmaceutickou společností Y, která čelí problému. Společnost X nechce spolupracovat se společnostmi, které mají v současné době nebo mají finanční problémy. Společnost X proto hledá úplné informace o společnosti Y a poté připravuje vyšetřovací zprávu, ve které prodiskutuje finanční data společnosti Y s finančním ředitelem
Krok 3. Předložte vládním agenturám informace o souladu
Tato zpráva, běžně označovaná jako „zpráva o dodržování předpisů“, je užitečná při prokazování odpovědnosti podniků prokazováním vládním agenturám (městům, provincím, centrálním úřadům atd.), Že management pracuje podle platných zákonů/předpisů a hospodaří s financemi podle postupů. Tato zpráva se skládá z úvodu, textu a závěru. Předmluva obsahuje vysvětlení hlavních témat obsažených ve zprávě. Kufr obsahuje data, fakta a další informace, které vládní agentury potřebují vědět. Závěr obsahuje shrnutí zprávy.
Představenstvo vládní pojišťovny například musí ministru financí předložit, že řízení společnosti je prováděno v souladu se zákony a předpisy platnými v roce 2019. K tomu představenstvo připravuje každoroční zpráva o shodě, která představí aktivity společnosti v průběhu roku 2019
Krok 4. Představte proveditelnost navrhované myšlenky nebo projektu
Zpráva, která obsahuje vysvětlení k určení, zda je myšlenka přijata nebo odmítnuta, se nazývá „zpráva o proveditelnosti“. Tato zpráva se skládá ze shrnutí a textu. Souhrn obsahuje nápady, zatímco tělo popisuje výhody, možné problémy, náklady a další problémy související s navrhovanou myšlenkou. Vedení může pomocí zprávy o proveditelnosti odpovědět na následující otázky:
- Lze tento projekt dokončit v rámci finančního rozpočtu?
- Je tento projekt ziskový?
- Lze tento projekt dokončit podle předem stanoveného harmonogramu?
Krok 5. Prezentujte výsledky výzkumu získané prostřednictvím studie
„Zpráva o výzkumu“představuje výsledky podrobné studie velmi specifického problému nebo problému. Tato zpráva se skládá z abstraktu (shrnutí), předmluvy, použitých metod, výsledků výzkumu, závěrů a návrhů. Při vytváření zprávy musíte informovat o výsledcích studií, které slouží jako reference.
Vedení chce například provést studii zahrnující veškerý personál, aby se rozhodlo, zda je či není nutné zakázat zaměstnancům kouřit ve firemní jídelně. Osoba provádějící studii napíše zprávu o výsledcích výzkumu
Krok 6. Pomozte společnosti zlepšovat její zásady, produkty nebo postupy prostřednictvím důsledného dohledu
Poté připravte „pravidelnou zprávu“, která se bude psát v určitém časovém rámci, například týdně, měsíčně, čtvrtletně atd. Tato zpráva představuje úroveň efektivity společnosti, zisk/ztrátu a další data za určité období.
Majitel lékárny například požádá svého prodejce, aby každé 3 měsíce následujícího měsíce předkládal měsíční zprávu o prodeji
Krok 7. Poskytněte zprávu v případě určitých situací
Na rozdíl od pravidelných zpráv jsou „situační zprávy“psány pro specifické potřeby, například pro jednoduché poskytování informací na schůzkách nebo podávání zpráv o úsilí o zvládání přírodních katastrof. Tato zpráva se skládá z úvodu, textu a závěru. Úvod obsahuje vysvětlení hlášených událostí a poskytuje stručný přehled problémů projednávaných v textu zprávy. Na závěr vysvětlete řešení, která byla a bude provedena.
Guvernér například žádá starostu, aby poskytl situační zprávu poté, co se v oblasti, za kterou nese odpovědnost, vyskytne hurikán
Krok 8. Představte některá řešení k vyřešení problému
„Referenční zpráva“představuje několik možností řešení pro rozhodování. Autor podle svého účelu doporučuje několik opatření, která je třeba provést. Tato zpráva se skládá z úvodu, textu a závěru. Předmluva vysvětluje účel sepsání zprávy. Trup vyjadřuje aktuální situaci nebo problém společně s několika možnostmi řešení. Závěr přináší nejlepší řešení.
Například automobilová společnost chce postavit továrnu v Asii. Při psaní referenční zprávy uveďte seznam maximálně 3 zemí podle potřeb společnosti a v závěru navrhněte nejlepší umístění
Část 2 ze 2: Psaní obchodní zprávy
Krok 1. Určete účel sepsání a formátování zprávy
Zeptejte se sami sebe, proč chcete napsat obchodní zprávu. Vyberte typ zprávy v seznamu výše podle cílů, kterých má být dosaženo.
- Ať už je důvod jakýkoli, ujistěte se, že si stanovíte cíle, které jsou krátké a jasné. Čtenáři zpráv jsou zmateni, pokud je formulace cílů dlouhodobá, takže je pochybnost o důvěryhodnosti zprávy.
- Například vaše oddělení potřebuje další propagační prostředky. Při psaní zprávy se zaměřte na aktuálně dostupný rozpočet na propagační rozpočet a předložte účinný pracovní plán, abyste co nejlépe využili dodatečné prostředky.
Krok 2. Zvažte publikum, které bude zprávu číst
Čtenáři zpráv mohou pocházet zvenčí (nikoli zaměstnanci) nebo zevnitř společnosti. Při psaní zprávy zvažte, jak dobře čtenář rozumí nebo má informace o probíraném problému. Zamyslete se také nad tím, jak užitečné budou informace uvedené ve zprávě pro čtenáře.
- Ať si zprávu přečte kdokoli, finanční hledisko je vždy nejvyšší prioritou pro vedení nebo klienty.
- Chcete například ve své divizi implementovat program sdílení pracovních míst. K tomu budete muset sepsat obchodní zprávu, kterou si přečte ředitel personálu, provozní ředitel a generální ředitel. Zvažte možnost, že již o programu vědí, abyste mohli ve zprávě poskytnout relevantní informace. Pokud vedení nikdy nemluvilo o programu sdílení pracovních míst, je vaše zpráva informativní a užitečná. Pokud společnost již tento program naplánovala, bude vaše zpráva neúčinná a méně přesvědčivá.
Krok 3. Určete, co je třeba se naučit
Nejsložitějším krokem při přípravě obchodní zprávy není psaní. Vyvozování závěrů a shromažďování podpůrných údajů je nejtěžší. Budete muset mít širokou škálu dovedností, například sbírat data a analyzovat trh. Co potřebujete vy a vedení vědět, abyste se mohli informovaně rozhodovat o tématech uvedených ve vaší zprávě?
Krok 4. Shromážděte relevantní data k sepsání zprávy
Zajistěte, aby poskytovaná podpůrná data byla výsledkem výzkumu. V opačném případě byste mohli přijít o důvěryhodnost. Sběr dat je také určen typem zprávy, která má být napsána. Ujistěte se, že používáte údaje, které jsou přesné a relevantní pro účel sepsání zprávy.
- Shromažďování dat z interních zdrojů je obvykle rychlejší. Například údaje o prodeji produktů si můžete vyžádat od obchodního oddělení telefonicky. Data jsou tedy okamžitě přijata a zahrnuta do zprávy.
- Externí data lze získat od společnosti. Pokud jiná oddělení shromažďovala a analyzovala spotřebitelská data, požádejte o ně, abyste nemuseli dělat vlastní průzkum. Potřebná data musí být přizpůsobena oblasti podnikání, ale autoři obchodních zpráv obvykle nemusí nejprve provádět výzkum.
- Pokud například chcete napsat odůvodněnou/doporučující zprávu, proveďte průzkum, abyste zjistili výhody předložených myšlenek, a poté do zprávy zahrňte výsledky výzkumu.
Krok 5. Rozhodněte se, jak sestavu před napsáním strukturovat
Toto rozhodnutí je ovlivněno účelem sepsání zprávy. Liší se například způsob přípravy zprávy o shodě a zprávy o proveditelnosti. Začněte psát, až zjistíte, jak sestavu sestavit.
- Seřaďte podpůrná data do několika skupin. Obchodní zprávy obvykle obsahují velké množství dat a informací. Rozdělení dat do skupin je klíčem k úspěšnému sepsání dobré obchodní zprávy. Například prezentujte údaje o prodeji odděleně od údajů o zákaznících a zahrňte název každé rekapitulace dat.
- Sestavujte sestavy seřazením rekapitulačních údajů podle názvu, aby byly snadno čitelné a srozumitelné. Předložená data tedy mohou podporovat hlavní účel sepsání zprávy.
- Někdy musíte počkat, až někdo jiný provede analýzu nebo vloží data. Během čekání můžete zpracovat kompletní sadu dat.
Krok 6. Vyvodit závěry a dát konkrétní návrhy
Ujistěte se, že vyvodíte logické závěry pomocí údajů obsažených ve zprávě. Na základě těchto závěrů vysvětlete opatření, která je třeba provést.
Za každým řešením, které navrhnete, musí následovat konkrétní, měřitelné akce. Popište veškeré změny v popisu práce, plánu nebo rozdělování finančních prostředků potřebných k implementaci nového pracovního plánu. Zajistěte, aby vaše návrhy byly podporovány daty, která prokazují, že je management schopen dosáhnout cílů implementací řešení uvedených ve zprávě
Krok 7. Připravte si shrnutí
Toto shrnutí bude první stránkou obchodní zprávy, ale je napsáno na samém konci. Shrnutí je prostředkem k prezentaci výsledků studie a závěrů, které umožní nahlédnout na obsah zprávy, pokud někdo nemá čas ji přečíst až do konce. Pro ilustraci, shrnutí je jako upoutávka na film nebo abstrakt diplomové práce.
Tato sestava se nazývá souhrnný souhrn, protože zaneprázdnění vedoucí pracovníci mohou tento souhrn pouze číst. Sdělte důležité informace nadřízeným 200–300 slovy formou shrnutí. Pokud chtěl znát detaily, mohl číst dále
Krok 8. Použijte infografiku k přenosu konkrétních dat
Někdy je třeba poskytnout kvantitativní data pomocí grafů nebo grafů. Prezentujte data různými barvami, aby byla atraktivnější a srozumitelnější. Aby byla data lépe čitelná, použijte odrážky, pořadová čísla nebo tabulky. Tento krok dělá prezentaci dat odlišnou, aby ukázal její význam.
- Obrázky obvykle činí obchodní zprávy atraktivnějšími. Zprávy vypadají monotónně, pokud obsahují pouze text a čísla. Prezentujte relevantní a užitečné infografiky, ale nepřehánějte to.
- Napište informace do polí na stránce, která je téměř výhradně textová, bez tabulek nebo čísel. Plné textové stránky bývají nudné. Souhrn důležitých informací může být uveden v rámečku.
Krok 9. Uveďte zdroje informací
V závislosti na typu výzkumu, který provádíte, budete možná muset uvést poskytovatele informací. V obchodní zprávě má bibliografie nebo zdrojová stránka poskytnout čtenáři informace, pokud chce zkontrolovat nebo hledat jiná data.
Při zahrnutí citací do zpráv podle typu podnikání použijte správný formát
Krok 10. Zkontrolujte zprávu 2krát
Nevypadáte vážně, když hlásíte nějaké pravopisné nebo gramatické chyby. Tyto chyby zpochybňují důvěryhodnost vaší studie. Kromě toho předložte jasné a jednoznačné informace.
- Nepoužívejte například těžko srozumitelná slova nebo příliš dlouhé věty.
- Vyhněte se různým konverzacím.
- Pokud čtečka zpráv podniká ve stejném oboru, můžete použít žargony nebo odborné výrazy, ale nepřehánějte to.
- Obchodní zprávy jsou obvykle psány pasivním hlasem. Tato zpráva je jedním příkladem, který ukazuje, že psaní pomocí pasivních vět je lepší než aktivní věty.
- Při kontrole přehledů lze chyby přehlédnout, protože jste zadali sami. Nechte podpůrného spolupracovníka přečíst si vaši zprávu a poté požádat o zpětnou vazbu. Je mnohem lepší znát chyby od spolupracovníků než od nadřízených. Využijte výhod vzájemného vstupu ke zlepšování sestav a zohledňování návrhů.
Krok 11. Vytvořte obsah
Napište obchodní zprávu podle oficiálního formátu vytvořením obsahu, který je užitečný jako reference při hledání konkrétní stránky. Zahrňte čísla stránek každé části zprávy do obsahu, zejména shrnutí a závěr.
Krok 12. Čas svázat sestavu
Nejlepší způsob, jak vylepšit zprávu, která poskytuje užitečnou úplnou recenzi, je svázat ji co nejlépe, například pomocí spirálového drátu, pořadačů nebo lepenkových obalů. Zpráva tedy vypadá úhledně a atraktivně, takže si ji ostatní budou chtít přečíst až do konce.
