Potřebujete napsat dobrý, bezchybný profesionální dopis? Většina obchodních dopisů má pevný, snadno osvojitelný formát, který můžete použít na jakýkoli typ obsahu. Obchodní dopisy by vždy měly obsahovat datum, informace o odesílateli a příjemci a několik odstavců textu. Postupujte podle níže uvedených kroků a proveďte úpravy podle standardů vaší společnosti.
Krok
Část 1 ze 4: Zahájení dopisu
Krok 1. Poznejte formát
Ať už je obsah vašeho dopisu jakýkoli, je třeba následovat několik standardních prezentací obchodního dopisu. Obchodní dopisy by měly být psány a psány běžným písmem, například Arial nebo Times New Roman. Použijte blokové odstavce. To znamená, že nový odstavec spustíte dvojitým stisknutím klávesy Enter. V odstavcích bloku nedělejte odsazení prvního řádku.
- Na všech stranách použijte okraj 2,54 cm.
- Obchodní dopisy zaslané e -mailem by měly být také zadávány běžným písmem. V obchodních e -mailech nepoužívejte skripty ani barvy jiné než černobílé.
Krok 2. Vyberte správný typ papíru
Písmena musí být vytištěna na papír formátu A4 o rozměrech 21 x 29,7 cm nebo A4 o rozměrech 21,5 x 29,7 cm. Několik dlouhých dopisů nebo smluv lze vytisknout na papír F4 nebo Folio 21 x 33 cm.
Pokud bude dopis odeslán poštou, zvažte jeho vytištění na firemní hlavičkový papír. Použití hlavičkového papíru posílí profesionální dojem a poskytne logo a kontaktní informace společnosti
Krok 3. Zahrňte informace o vaší společnosti
Zadejte název a adresu společnosti a pomocí nového řádku označte každou část adresy. Pokud jste osoba samostatně výdělečně činná nebo nezávislý dodavatel, zadejte své jméno namísto názvu společnosti nebo nad název společnosti
- Pokud vaše společnost již hlavičkový papír má, můžete jej použít místo toho, abyste museli zadávat název a adresu společnosti.
- Pokud adresu potřebujete zadat, měla by být zarovnána vpravo nebo vlevo od horní části stránky, v závislosti na vašich preferencích a preferencích společnosti.
- Pokud je dopis odeslán do zámoří, zadejte název vaší země velkými písmeny.
Krok 4. Zadejte datum
Zápis celého data je nejprofesionálnější možností. Napište například „1. dubna 2012“. Datum by mělo být zarovnané vlevo, několik řádků nad informacemi o příjemci.
Pokud dopis píšete několik dní, použijte datum jeho dokončení
Krok 5. Přidejte informace o příjemci
Napište informace o příjemci v následujícím pořadí: celé jméno, titul (pokud existuje), název společnosti a adresa. Pro každou informaci použijte nový řádek. V případě potřeby uveďte referenční číslo. Informace o příjemci by měly být zarovnány vlevo, několik řádků pod datem.
Doporučujeme, abyste dopis adresovali konkrétní osobě. Dotyčná osoba tak bude moci reagovat na váš dopis. Pokud neznáte jméno osoby, kterou oslovujete, udělejte si malý průzkum. Zavolejte na telefonní číslo společnosti příjemce a získejte její jméno a titul
Krok 6. Vyberte pozdrav
Pozdrav je důležitým ukazatelem respektu a pozdrav, který použijete, bude záviset na tom, kdo jej přijímá, zda příjemce dobře znáte a také na tom, jak formální je váš vztah s ním. Zvažte následující možnosti:
- „Komu se to může týkat“použijte, pouze pokud přesně nevíte, koho oslovujete.
- Pokud příjemce neznáte, „vážený pane/paní“je bezpečná volba.
- Můžete také použít úplné jméno a titul příjemce, například „Vážený doktor Dewi Sari“.
- Pokud příjemce dobře znáte a máte s ním neformální vztah, můžete zvážit použití křestního jména, například „Dear Susan“.
- Pokud si nejste jisti, jaké je pohlaví příjemce, jednoduše napište celé jméno, například „Dear Kris Damanik“
- Pokud používáte „Komu se to může týkat“, nezapomeňte za pozdrav uvést čárku nebo středník.
Část 2 ze 4: Skládání těla dopisu
Krok 1. Použijte správný styl psaní
Podle přísloví čas jsou peníze a většina podnikatelů nerada ztrácí čas. Proto by váš styl psaní dopisů měl být stručný a profesionální. Uspořádejte svůj dopis tak, aby jej bylo možné rychle přečíst, přímo k věci, a v prvním odstavci obsahuje pouze krátké osobní komentáře. Můžete například začít „S pozdravem …“a odtud pokračovat.
- Nemyslete příliš na krásné přechody, obtížná slova nebo dlouhé křivolaké věty. Účelem vašeho dopisu je sdělit co nejrychleji a nejjasněji to, co je třeba říci.
- Použijte přesvědčivý tón. Účelem vašeho dopisu je pravděpodobně čtenáře přesvědčit, aby něco udělal, například změnil názor, vyřešil problém, poslal peníze nebo podnikl nějakou akci. Sdělte tedy svůj požadavek a důvody správným tónem.
Krok 2. Použijte osobní zájmena
Používání zájmen „já“, „my“a „vy“v obchodních dopisech je zcela přijatelné. Vyjádřete se jako „já“a čtenář jako „vy“.
Buďte opatrní, pokud píšete dopis jménem organizace. Pokud se snažíte sdělit názory společnosti, měli byste použít „my“, aby čtenáři věděli, že za vaším tvrzením stojí společnost. Pokud vyjadřujete osobní názor, použijte „já“
Krok 3. Pište jasně a stručně
Ujistěte se, že čtenář opravdu rozumí tomu, co píšete. Čtenáři budou reagovat rychle, pouze pokud je jasný záměr vašeho dopisu. Zejména pokud existuje výsledek nebo akce, kterou byste chtěli, aby čtenář přijal po obdržení dopisu, jasně to uveďte. Popište svou pozici co nejméně slovy.
Krok 4. Použijte aktivní věty
Při popisu situace nebo požadavku nezapomeňte zvolit aktivní hlas, nikoli pasivní. Díky pasivnímu hlasu bude vaše psaní nejednoznačné nebo obecné. Aktivní věty jsou navíc efektivnější a přímo k jádru problému. Například:
- Pasivní: Sluneční brýle nejsou navrženy ani vyrobeny s ohledem na odolnost.
- Aktivní: Vaše společnost navrhuje a vyrábí sluneční brýle bez ohledu na jejich trvanlivost,
Krok 5. Pokud to uzná za vhodné, použijte konverzační jazyk
Písmena jsou psána lidmi a pro lidi. Nekopírujte písmena, kdykoli je to možné. Zkopírováním standardních písmen nemůžete budovat vztahy. Nepoužívejte však nestandardní jazyk nebo slang, například „víte“, „myslím“nebo „chcete“. Použijte styl psaní obchodního dopisu, ale pište slova přátelská a zdvořilá.
- Pokud příjemce dobře znáte, můžete přidat jednorázový pozdrav.
- Pomocí své intuice posuďte, jakou osobnost dopis přinese. Někdy může trocha humoru pomoci na obchodní úrovni, ale před použitím si to dobře promyslete.
Krok 6. Zůstaňte zdvořilí
I když pošlete stížnost nebo stížnost, můžete být stále zdvořilí. Zvažte pozici příjemce a nabídněte co nejvíce pomoci, abyste situaci zvládli.
Příklad neslušné stížnosti: „Myslím, že tvoje sluneční brýle jsou na nic, a už si nikdy nekoupím tvůj výrobek“. Zdvořilá stížnost by například mohla znít: „Jsem zklamaný konstrukcí vašich slunečních brýlí, v budoucnu plánuji koupi jiné značky slunečních brýlí“
Krok 7. Pro další stránky použijte „druhý“hlavičkový papír
Většina obchodních dopisů je dostatečně stručná, aby se vešla na jednu stránku. Pokud však musíte napsat delší dopis, například smlouvu nebo právní rozhodnutí, mohou být zapotřebí další stránky. Použijte „druhý“hlavičkový papír, který obvykle obsahuje krátkou adresu a je vyroben ze stejného typu papíru jako hlavní hlavičkový papír.
Vložte číslo stránky na druhou a další stránky v horní části stránky. Budete také muset uvést jméno a datum příjemce
Krok 8. Ukončete svůj dopis
V posledním odstavci shrňte své body a podtrhněte akci, kterou provedete nebo co od příjemce očekáváte. Mějte na paměti, že vás příjemce může kontaktovat s dotazy nebo obavami týkajícími se dopisu, a poté mu poděkovat za pozornost věnovanou dopisu, který jste poslali.
Část 3 ze 4: Zavření dopisu
Krok 1. Vyberte závěrečný pozdrav
Závěrečný pozdrav, stejně jako úvodní pozdrav, je projevem respektu a formality. „S pozdravem“nebo „S pozdravem“jsou nejbezpečnější závěrečné pozdravy. Můžete také zvážit „s pozdravem“nebo „s pozdravem“. Pozdravy, které nejsou příliš formální, ale přesto mají profesionální tón, jsou „pozdravy úspěchu“, „pozdravy“a „děkuji“. Po závěrečném pozdravu použijte čárku.
Krok 2. Vložte svůj podpis
Pro podpis ponechte čtyři řádky prázdné. Podepište se po vytištění dopisu, nebo pokud jste jej odeslali e -mailem, naskenujte obrázek svého podpisu a vložte jej do podpisové sekce. Výběr inkoustu pro podpis je modrý nebo černý.
Podepisujete -li jménem někoho dopis, napište před podpisem „pp:“. „pp“znamená per procurationem, což znamená „zástupce“nebo „jménem“
Krok 3. Zadejte své jméno a kontaktní informace zadáním
Pod svůj podpis uveďte své údaje včetně jména, titulu, telefonního čísla, e -mailové adresy a dalších vhodných kontaktních prostředků. Pro každý typ informací použijte nový řádek.
Krok 4. Přidejte iniciály písaře
Pokud je osobou, která píše dopis, a autorem jiná osoba, musíte pod blok podpisu přidat iniciály písaře. Někdy jsou také zahrnuty iniciály autora dopisu. Kdo tedy na dopise pracoval, bude jasné.
- Pokud zahrnete pouze iniciály písaře, napište je malými písmeny, například mj.
- Pokud zahrnete také iniciály autora, napište je velkými písmeny a iniciály písaře malými písmeny, například RW: mj. Jiné styly přidávají lomítko mezi iniciály, například RW/mj.
Krok 5. Zahrňte informace o příloze
Pokud připojujete další dokumenty pro kontrolu příjemců, poznamenejte si o několik řádků pod kontaktní informace s uvedením počtu a typu připojených dokumentů. Napište například: „Příloha (2): životopis, brožura“. Nebo v tradičním stylu napište popis přílohy v horní části dopisu pod datum.
„Přílohu“můžete také zkrátit zkratkou „Lampa“
Krok 6. Přiložte kopii informací
Pokud kopii dopisu posíláte někomu jinému, musíte to do dopisu uvést. To je uvedeno zadáním „cc:“nebo „Copy“do řádku „Attachment“spolu se jménem a názvem příjemce kopie („cc“znamená zdvořilostní kopie, ale v minulosti to znamenalo kopii, když písmena byla stále psána na psacím stroji a kopírována uhlíkovým papírem).
- Napište například: „cc: Mari Santi, zástupkyně ředitele pro marketing“
- Pokud přidáte více než jedno jméno, zarovnejte druhé jméno pod první, ale bez „cc:“
Část 4 ze 4: Vyplňování písmen
Krok 1. Proveďte úpravy
Prezentace je klíčovým prvkem profesionality. Upravením dopisu a kontrolou chyb zajistěte, aby vás příjemce mohl snadno považovat za schopnou a odpovědnou osobu. Ve svém textovém procesoru použijte kontrolu pravopisu, ale nezapomeňte si ji před odesláním pečlivě přečíst.
- Zeptejte se sami sebe, je dopis jasný a stručný? Existují odstavce delší než 3-4 věty? Pokud ano, určete, zda můžete odstranit nepotřebné příkazy.
- Pokud je dopis velmi důležitý, možná budete muset přečíst přítele nebo spolupracovníka. Někdy mohou jiní lidé pomoci odhalit jazykové chyby nebo trapnosti, kterých si možná nejste vědomi.
Krok 2. Nedržte stránky sešívačkou
Pokud váš dopis obsahuje několik stránek, sešívačku nepoužívejte. Pokud se chcete ujistit, že jsou stránky v pořádku, spojte je sponkou v levém horním rohu.
Krok 3. Odeslat
Pokud posíláte dopis poštou, použijte obchodní obálku. Pokud je k dispozici, použijte obálku s logem vaší společnosti. Úhledně napište zpáteční adresu a adresu příjemce. Přeložte dopis na třetiny tak, aby příjemce nejprve rozvinul horní část a poté otevřel spodní část. Ujistěte se, že jste nalepili dostatek razítek, a poté je odešlete.
- Pokud máte pocit, že váš rukopis není skvělý a neodpovídá vaší profesionální osobě, zadejte adresu do textového procesoru a vytiskněte jej na obálku.
- Pokud je dopis naléhavý a/nebo uspěchaný, zvažte jeho odeslání kurýrem.
- Pokud jej chcete odeslat e -mailem, nejprve jej převeďte do HTML nebo uložte jako PDF, aby se formát nezměnil. Bylo by však hezké, kdyby byl dopis odeslán fyzicky.
Tipy
- Podepisujte písmena pomocí kvalitního pera.
- Reagujte na dopisy rychle. Pokud nemůžete odpovědět do týdne, předejte jej příjemci a řekněte mu, kdy může čekat na vaši odpověď.
- Zdůrazněte pozitivní stránku. Mluvte o tom, co můžete dělat, ne o tom, co nemůžete. Pokud například produkt není skladem, neříkejte zákazníkovi, že nemůžete splnit jeho objednávku. Místo toho řekněte, že je produkt velmi populární a vyprodal se. Poté jim řekněte, kdy můžete splnit jejich objednávku.
-
Pokud píšete složitý dopis, napište nejprve obrys.
- Zapište si jakékoli téma, kterému se chcete věnovat, není třeba přemýšlet o pořadí.
- U každého tématu si vytvořte seznam klíčových slov, příkladů, argumentů a faktů.
- Všimněte si relevance každého tématu v seznamu pro účel a příjemce dopisu.
- Zlikvidujte nepotřebné součásti.
- Seřaďte informace v pořadí, které je pro čtenáře nejlepší.
Varování
- Nepoužívejte lichotivý jazyk. Upřímná pochvala je přijatelná, ale přílišná chvála znamená, že v práci jste závislí na chvále, nikoli na kompetenci.
- Nepoužívejte tupý nebo dotěrný jazyk. Pamatujte, že se prostřednictvím tohoto dopisu pokoušíte opravit nebo zahájit obchodní vztah.
