Pokud vlastníte firmu, možná budete muset psát dopisy zákazníkům. Můžete napsat něco, co zákazníkům sdělí nové události nebo speciální nabídky, nebo můžete reagovat na stížnosti zákazníků jménem společnosti. Bez ohledu na důvod dopisu byste měli vždy udržovat profesionální styl.
Krok
Část 1 ze 2: Formátování obchodního dopisu
Krok 1. Použijte profesionální hlavičkový papír
Obchodní dopis bude reprezentací vaší společnosti. Musí tedy vypadat jinak a ve vysoké kvalitě. Obchodní dopis by měl také obsahovat logo nebo značku vaší společnosti.
Hlavičkový papír můžete vytvořit pomocí předem navržených vzorků barev hlavičkového papíru v aplikaci Microsoft Word. Nezapomeňte použít logo nebo značku uvedenou na hlavičkovém papíře
Krok 2. Otevřete program pro zpracování textu
Na počítači byste měli vždy psát obchodní dopisy.
- Vytvořte nový dokument a nastavte na dokument 2,5 cm ohraničení.
- Použijte patkové písmo, jako je Times New Roman, Georgia nebo Ariel. Vždy používejte velikost písma, která není větší než 12 bodů a není menší než 10 bodů. Obchodní dopis by měl být snadno čitelný kvůli výběru písma nebo velikosti písma.
- Zkontrolujte, zda je dokument nastaven na jedno místo.
Krok 3. Upravte tvar bloků
Bloková forma je nejběžnějším formátem používaným v obchodních dopisech. Tento formulář je také nejjednodušší nastavit a dodržovat. Každý název musí být zarovnán a mezi každým názvem musí být jedna mezera. Počínaje spodní částí dokumentu by váš obchodní dopis měl mít následující záhlaví:
- Dnešní datum nebo datum, kdy jste odeslali dopis. Datum je důležité, protože ho lze použít jako poznámku i jako poznámku příjemce. Kromě toho mohou mít data i legální využití. Ujistěte se tedy, že je datum přesné.
- Zpáteční adresa. Tato část obsahuje vaši adresu formátovanou ve standardním stylu adresy. Pokud je vaše adresa již na hlavičkovém papíře, můžete tuto sekci přeskočit.
- Adresa zevnitř. Tato část obsahuje jméno a adresu osoby, která dopis obdržela. Použití slova pan / paní je nepovinné. Pokud jste tedy například napsali dopis Nině Marlině, mohli byste napsat paní na jeho jméno, pokud si nejste jisti, jaký je jeho rodinný stav.
- Pozdravy. Na pozdrav můžete použít slova „Vážená paní Marlina“nebo „Vážená Nina Marlina“. Pokud si nejste jisti, kdo bude dopis číst, použijte slovo „S pozdravem“. Můžete také použít „Pro zúčastněné strany“, ale pouze jako poslední možnost, pokud nevíte, kdo je vaše publikum.
- Písmeno tělo. Více o tom budeme diskutovat v další části článku.
- Průvodní dopis s podpisem. Můžete použít slova „s pozdravem“nebo „s pozdravem“.
Část 2 ze 2: Psaní obchodního dopisu
Krok 1. Identifikujte své publikum
Styl dopisu by měl vždy zůstat profesionální, bez ohledu na to, kdo je publikum. Výběr jazyka nebo slova však můžete upravit podle osoby, která váš dopis obdrží. Pokud píšete pro oddělení lidských zdrojů v jiné společnosti, možná budete muset použít formálnější jazyk. Pokud ale píšete pro konkrétního zákazníka, můžete použít více neformální nebo neformální jazyk.
- Identifikace vašeho publika také znamená, že zabráníte záměně ve vašem publiku. Nepoužívejte výrazy, kterým vaši čtenáři nebudou rozumět. Zákazníci pravděpodobně nebudou znát například zkratky používané pro vesmírný program vaší společnosti, vyhněte se jim proto v psaní písmen.
- Pravidlo číslo jedna při psaní dobrého obchodního dopisu je, že by mělo být jasné, stručné a zdvořilé.
Krok 2. Vysvětlete účel písmene v prvním řádku
Zvažte účel dopisu. Je to proto, aby zákazníci věděli o vašem novém místě v nové části města? Má zákazníkům připomínat nezaplacené účty nebo zůstatky? Nebo reagovat na stížnosti zákazníků? S ohledem na tento cíl napište první řádek, který čtenáři umožní okamžitě vědět, o čem dopis je. Nepište účel dopisu, který není jasný. Přejděte rovnou k věci.
- Pokud vyjadřujete svůj názor jako vlastník firmy, začněte používat „já“. Pokud píšete jménem společnosti nebo organizace, použijte „my“.
- Zaměřte se na přímá prohlášení jako: „Tímto dopisem vás informujeme“nebo „Tímto dopisem se ptáme“. Pokud píšete dopis jako vlastník firmy, můžete také použít prohlášení „já“. Například: „Kontaktoval jsem vás, protože“nebo „Nedávno jsem slyšel o… a chci vědět více o …“
- Pokud jste například (majitel firmy) psali Nině Marlině o nezaplaceném účtu od minulého měsíce, začněte dopis: „Kontaktoval jsem vás, protože od března 2015 máte na účtu nezaplacený zůstatek.“
- Nebo pokud jste zaměstnancem společnosti a píšete, abyste odpověděli na stížnost zákazníků na vesmírný program společnosti, začněte dopis: „Obdrželi jsme vaši stížnost na náš vesmírný program Mars.“
- Pokud píšete dopis, aby čtenáři věděli, že vyhráli soutěž nebo že mají místo v absolventském programu, začněte větou jako: „Rád vám to řeknu …“nebo „My Rád bych vám řekl, že … “.
- Pokud sdělujete špatné zprávy, začněte větou typu: „S těžkým srdcem vám říkáme, že …“. Nebo: „Po pečlivém zvážení jsem se rozhodl, že nebudu …“.
Krok 3. Používejte aktivní věty, ne pasivní
V běžné řeči používáme pasivní hlas neustále. Ale pasivní hlas může způsobit, že vaše psaní bude fádní nebo matoucí. Aktivní věty jsou v obchodních dopisech mnohem efektivnější, protože ukazují asertivnější styl jazyka.
- Příklad pasivní věty je: „Jakou stížnost pro vás mohu vyřídit?“Předmět věty, konkrétně zákazník („vy“), se objeví na konci věty, nikoli na začátku věty.
- Příklad aktivní věty by byl: „Co mohu udělat, abych vyřešil vaši stížnost?“Tato verze věty, aktivním hlasem, je pro čtenáře mnohem jasnější a srozumitelnější.
- Použití pasivního hlasu může být dobrým způsobem, jak předat vaši zprávu, aniž byste upozorňovali na špatné nebo nepříjemné body. Pasivní hlas ale používejte pouze v tomto případě. Aktivní hlas je obecně v obchodním dopise mnohem efektivnější.
Krok 4. Podívejte se na předchozí události nebo předchozí komunikaci se čtenáři, pokud existují
Možná jste minulý měsíc kontaktovali Ninu Marlinu s varováním před jejím nezaplaceným účtem. Nebo možná zákazníci vyjádřili své zklamání z vesmírného programu minulý měsíc na konferenci. Pokud jste již měli kontakt se čtenáři, uveďte to. To čtenáři připomene vaše předchozí kontakty a učiní obchodní dopis naléhavějším a důležitějším.
Použijte fráze jako: „Podle mého předchozího dopisu o vaší nezaplacené faktuře …“nebo „Díky za vaši platbu v březnu“. Nebo „Slyšet o svých problémech s vesmírným programem na konferenci v květnu bylo velmi užitečné“
Krok 5. Požádejte nebo nabídněte pomoc
Ukažte čtenáři pozitivní styl jazyka podáním zdvořilé žádosti nebo nabídkou pomoci ve formě pracovního vztahu.
- Řekněme, že jste vlastníkem firmy, která se snaží přimět zákazníky k placení účtů. Použijte věty jako: „Oceňuji vaši rychlou pozornost věnovanou nezaplacenému účtu.“
- Předpokládejme, že píšete jménem své společnosti. Použijte fráze jako: „Rádi bychom si domluvili osobní setkání s vámi a naším vedoucím oddělení lidských zdrojů.“
- Měli byste také nabídnout zodpovězení jakýchkoli otázek nebo obav, které mohou mít čtenáři. Použijte fráze jako: „Rád zodpovím všechny dotazy nebo obavy, které můžete mít ohledně fakturace“Nebo: „Chcete, abychom vám poskytli více podrobností o tomto programu?“
Krok 6. Shrňte dopis
Přidejte výzvu k akci z vaší strany nebo ze strany čtenáře. Tato žádost může být žádost o platbu k určitému datu nebo poznámka o nastavení formální schůzky se čtenářem.
- Přidejte větu, abyste v budoucnu kontaktovali příjemce dopisu. „Těším se na vás příští týden na schůzce k rozpočtu.“Nebo „Těším se na další diskusi s vámi během vaší návštěvy našeho sídla.“
- Zaznamenejte si všechny dokumenty, které jste přiložili k dopisu. Přidejte fráze jako „Připojené nezaplacené účty“nebo „Připojena kopie našeho programu rozšíření vesmíru“.
- Ukončete dopis závěrečnou frází. Použijte „S pozdravem“nebo „S pozdravem“pro klienta nebo zákazníka.
- „Pozdravy“použijte pro formální dopisy lidem, které vůbec neznáte.
- Pokud píšete někomu, koho dobře znáte nebo s ním máte pracovní vztah, použijte „pozdravy“nebo „s pozdravem“.
Krok 7. Opravte písmeno
Všechno pečlivé formátování a psaní jde nazmar, pokud je dopis plný pravopisných chyb!
- Vyhledejte každou větu, která používá pasivní hlas, a zkuste ji změnit na aktivní větu.
- Věnujte pozornost věcem, které jsou příliš dlouhé nebo nejasné a přímé. V obchodních dopisech platí, že méně je obvykle lepší, takže pokud je to možné, zkraťte délku trestu.
