Access je rozhraní správce databází, které uživatelům umožňuje importovat jednu nebo více částí databáze aplikace Excel do systému, aby mohli najít shody mezi nebo v rámci svých polí (polí). Protože jeden soubor aplikace Access může obsahovat více tabulek aplikace Excel, je tento program také skvělý pro shromažďování nebo analýzu velkého množství informací z tabulky aplikace Excel do aplikace Access. Stačí udělat několik klíčových kroků.
Krok
Část 1 ze 3: Příprava na import aplikace Excel do aplikace Access
Krok 1. Otevřete oba programy v počítači
Budete si muset zakoupit a stáhnout plán Microsoft Office, který obsahuje Excel a Access. To lze provést pouze prostřednictvím webových stránek společnosti Microsoft.
- Po dokončení stahování programu klikněte ve Windows na „Start“a vyberte „Všechny programy“.
- Klikněte na „Microsoft Office“a v rozevírací nabídce vyberte „Přístup“(nebo „Excel“). Možná byla tabulka Excelu odeslána e -mailem nebo stažena z webu. Soubor ve vašem počítači otevře program Office.
Krok 2. Před importováním tabulky aplikace Excel do aplikace Access vyčistěte
Abychom vám to usnadnili, doporučujeme před importem souboru aplikace Excel do aplikace Access provést několik jednoduchých kroků. Klíčem je, že data mezi importovanými tabulkami musí být konzistentní.
- Je dobré zajistit, aby první řádek tabulky aplikace Excel obsahoval záhlaví sloupců (nebo názvy buněk) a aby byl srozumitelný a srozumitelný. Například pro sloupec obsahující příjmení lidí doporučujeme zadat název sloupce „Příjmení“. Poskytněte jasné a přesné záhlaví, abyste usnadnili přiřazování nadpisů sloupců jednoho listu aplikace Excel k jinému.
- Access umožňuje propojit dvě nebo více polí mezi více listy. Řekněme, že máte list aplikace Excel, který obsahuje informace o mzdách. Tato tabulka obsahuje křestní jméno a příjmení, adresu a výši platu dané osoby. Řekněme, že chcete v aplikaci Access spojit list s druhým listem aplikace Excel, který obsahuje informace týkající se kampaně s finančním příspěvkem. Tento druhý list obsahuje jméno osoby, adresu a dar. Access vám umožní přiřadit jeden sloupec ke druhému. Můžete například propojit názvy názvů, aby se v obou databázích objevovali lidé se stejným jménem.
- Naskenujte list aplikace Excel, abyste se ujistili, že s každým typem dat je nakládáno stejným způsobem, a před importem do Accessu jej vyčistěte. Tomu se v Accessu říká „relační“. Pokud například vaše mzdová tabulka obsahuje první, poslední a prostřední počáteční jména v jednom sloupci, ale druhá tabulka obsahuje pouze křestní jména v samostatných sloupcích, Access nezobrazí shody. Záhlaví sloupců/polí se musí přesně shodovat.
Krok 3. Rozdělte informace do sloupců v aplikaci Excel
Chcete -li tento problém vyřešit, musí být informace rozděleny do sloupců v aplikaci Excel, aby v aplikaci Access nevedly k "žádné shodě".
- Můžete například rozdělit křestní jméno, prostřední iniciálu a příjmení tak, aby každý měl svůj vlastní sloupec. Pokud byl druhý list strukturován stejným způsobem, při propojení, řekněme, příjmení s příjmením v aplikaci Access, se shodné výsledky zobrazí pro stejná jména.
- Chcete -li rozdělit sloupec v aplikaci Excel, zvýrazněte sloupec, který obsahuje informace, které chcete rozdělit. Klikněte na data „data“na panelu nástrojů v programu Excel. Klikněte na „text do sloupců“. Obvykle zvolíte možnost „oddělené“. Klikněte na další (další).
Krok 4. Pokračujte v používání průvodce k rozdělení sbíhavých sloupců
Nyní jste připraveni provést proces rozdělení informací, které jsou zřetězeny v jednom sloupci do několika sloupců.
- Zvolte, jak „ohraničit“data ve sloupci. To znamená, že každá informace ve sloupci je něčím oddělena. Obvykle je tento oddělovač mezerou, čárkou nebo středníkem. Tyto informace jsou často jednoduše odděleny prostorem. Například v následujícím příkladu řekněte, že se v jednom sloupci objeví jméno „Budi A. Dodo“. Křestní jméno (Budi) a iniciály A. jsou odděleny mezerami. Dodoovo příjmení a iniciály A. jsou také odděleny mezerami. Vyberte tedy mezeru v oddělovači.
- Klikněte na další, poté dokončete (hotovo). Program rozdělí Budi, A. a Dodo do tří sloupců. Těmto novým sloupcům pak můžete dát nové názvy, které označují typ informací, které obsahují (Příjmení, Jméno atd.) Nejlepší je nejprve vytvořit několik prázdných sloupců napravo od rozdělených dat, aby se data posunula do nového prázdného sloupce (místo -místo přepsání sloupců, které již obsahují informace).
Část 2 ze 3: Import aplikace Excel do aplikace Access
Krok 1. Otevřete na počítači program Access
Přejděte do nabídky počítačového programu. přejděte do nabídky Start, vyberte Microsoft Office a klikněte na Microsoft Access. Abyste mohli importovat Excel, musíte otevřít novou prázdnou databázi Accessu.
- Vyberte „prázdnou stolní databázi“a vytvořte novou databázi v programu Access.
- Pokud chcete, dejte mu nový název. Klikněte na „vytvořit“(vytvořit).
Krok 2. Importujte tabulku aplikace Excel do aplikace Access
Dalším krokem je přetažení tabulky aplikace Excel (jedna nebo více) do databáze aplikace Access.
- Ve správci databází Access klikněte jednou na liště nástrojů na „Externí data“. Vyberte „Excel“. V některých verzích Accessu lze tuto funkci najít kliknutím na „soubor“na panelu nástrojů a „Získat externí data“.
- Když se zobrazí „název souboru“, klikněte na „procházet“a vyhledejte list aplikace Excel ve svém počítači.
- Ponechte nezaškrtnuté políčko „importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi“. Toto nastavení je přednastaveno ve výchozím nastavení.
- Když najdete tabulku, kterou chcete importovat do počítače, klikněte na ni. Klikněte na „OK“. Tento krok vás přenese do průvodce importem Excelu do Accessu.
Část 3 ze 3: Použití průvodce k dokončení procesu importu
Krok 1. Projděte si kroky v průvodci, který se zobrazí v Accessu
Chcete -li dokončit proces importu tabulky, proveďte kroky v průvodci.
- Vyberte list v tabulce aplikace Excel, který chcete importovat. Někdy však lidé vytvoří více stránek v jedné tabulce aplikace Excel, což lze zobrazit kliknutím na štítky v dolní části tabulky. Pokud ano, musíte sdělit Průvodci přístupem vybraný list. Klikněte na další.
- Na další stránce je pole s dotazem, zda má první řádek listu aplikace Excel záhlaví sloupců. To znamená, že řádky v tabulce, které představují data v každém sloupci (např. Příjmení, adresa, plat atd.), Byste měli nejprve vyčistit, abyste se ujistili, že první řádek je záhlaví sloupce. Poté zaškrtněte „ano, že první řádek obsahuje záhlaví sloupců“(ano, první řádek obsahuje záhlaví sloupců). Toto je nejjednodušší způsob. Klikněte na další.
- Pokud váš první řádek neobsahuje žádná záhlaví sloupců, další stránka se vás zeptá, zda chcete v aplikaci Access pojmenovat takzvaná „pole“(jedná se o záhlaví sloupců). Pokud jste před importem (doporučeno) nevyplnili každé z těchto polí jasnými a snadno zapamatovatelnými názvy, udělejte to zde.
Krok 2. Dokončete proces importu
V procesu importu zbývá několik kroků. Další stránka průvodce se zeptá, zda chcete identifikovat primární klíč.
- Tento krok není povinný, ale lze jej provést. Primární klíč znamená, že počítačový program přiřadí každému řádku informací jedinečné číslo. Tento krok může být užitečný později při třídění dat. Klikněte na další.
- Koncová obrazovka v průvodci má mezeru obsahující počáteční název. Importovaný list Excelu můžete přejmenovat (soubor se po dokončení importu stane „tabulkou“v Accessu na levé straně stránky).
- Klikněte na „import“a poté na „zavřít“. Na levé straně obrazovky uvidíte tabulku. List se nyní importuje do Accessu.
- Pokud chcete propojit více než jednu sadu dat, opakujte tento postup s jedním nebo více dalšími tabulkami. Nyní jste připraveni porovnat data na listu v aplikaci Access.
Varování
- Pokud je soubor aplikace Excel z jiné verze Office než Access, může být proces importu trochu obtížný.
- Opět zdůrazňujeme, že tabulku musíte před importem vyčistit. Jedním z důvodů je analyzovat existenci problémů v datech.
- Vždy si ponechte kopii původní tabulky, aby se tento proces nemusel opakovat, pokud uděláte chybu.
- Do aplikace Access nelze importovat více než 255 buněk/polí.
