Memorandum je typ dokumentu používaného pro interní komunikaci mezi zaměstnanci společnosti. Poznámky jsou časem prověřeným aspektem podnikatelského světa, který, pokud je napsán správně, může pomoci udržet věci v pohybu.
Krok
Část 1 ze 3: Výběr jazyka a formátu
Krok 1. Vyhněte se příliš ležérnímu jazyku
Obecně by měl být jazyk poznámky jasný a jednoduchý, ale profesionální. V poznámce byste se měli vyvarovat neformálního tónu konverzace.
- Nepište například: „Ahoj všichni! Díky bohu je pátek, co? Chci mluvit o důležité obchodní záležitosti. “
- Místo toho přejděte přímo k věci: „Chci sdílet zprávu o pokroku projektu Z.“
Krok 2. Vyhněte se emocionálnímu jazyku
Měli byste se také pokusit použít neutrální tón a vyhnout se emocionálnímu jazyku. Pokuste se na podporu tvrzení uvést fakta a důkazy.
- Vyhněte se například tvrzením typu: „Myslím, že bychom byli všichni mnohem šťastnější, kdybychom se v pátek směli ležérně oblékat.“
- Místo toho vyhledejte studijní informace o tom, zda se zvyšuje morálka, když si zaměstnanci mohou vybrat oblečení, a uveďte tyto informace do poznámky.
Krok 3. Použijte signální fráze
Pokud chcete citovat důkazy nebo zdroje, ujistěte se, že používáte jazyk, který čtenáři dává vědět, co děláte.
Zkuste například frázi „Podle našich zjištění …“nebo „Výzkum dokončený agenturou EPA naznačuje, že …“
Krok 4. Vyberte příslušný model a velikost písma
Poznámky by měly být snadno čitelné. Vyhněte se tedy používání malých písem, výchozí velikost je 11 nebo 12.
Měli byste také zvolit jednoduché písmo, například Times New Roman. Teď není čas zkoušet „vtipná“písma, jako je Comic Sans (při výběru tohoto písma se možná budete smát)
Krok 5. Použijte standardní okraje
Typický okraj pro obchodní poznámku je 1 palec nebo 2,54 cm, ačkoli některé programy pro zpracování textu připravily šablony poznámek s mírně širšími okraji (například 1,25 palce nebo 3,18 cm).
Krok 6. Vyberte jedno místo
Obchodní poznámky obvykle nepoužívají dvojité mezery. Aby byla stránka sešitu malá, zvažte řádkování, ale přidejte mezeru mezi odstavce nebo sekce.
Odrážky odstavců se obvykle nevyžadují
Část 2 ze 3: Příprava na psaní obchodní poznámky
Krok 1. Rozhodněte, zda je třeba poznámku odeslat
Pokud musíte důležité obchodní záležitosti sdílet s několika lidmi z vašeho týmu, je dobré poslat poznámku. Poznámky lze také posílat, i když například komunikujete pouze s jednou osobou nebo si chcete vést záznam o korespondenci.
- V některých případech je však efektivnější mluvit přímo s dotyčnou osobou.
- Některé informace mohou být navíc příliš citlivé na to, aby mohly být odeslány do poznámky.
Krok 2. Určete účel sepsání poznámky
Obsah a nastavení poznámek se liší podle účelu. Většina typů poznámek je sepsána z následujících důvodů:
- Navrhnout nápad nebo řešení. Pokud například víte, jak vyřešit problém s plány přesčasů, nápad můžete zapsat do poznámky a odeslat ho šéfovi.
- Vydávat rozkazy. Například odesílání poznámek je také účinný způsob, jak delegovat odpovědnost za konferenci, kterou vaše oddělení pořádá.
- Pro zprávy. Můžete také posílat poznámky a informovat kolegy o nedávných událostech, hlásit aktualizace projektu, poskytovat zprávy o pokroku nebo hlásit vyšetřovací zjištění.
Krok 3. Zúžit téma
Možná řešíte více projektů a budete v pokušení posílat poznámky kolegům, šéfům nebo klientům o průběhu věcí. Pamatujte však, že obchodní poznámky by se měly soustředit pouze na jeden problém.
Poznámky by měly být stručné, jasné a snadno čitelné pro zaneprázdněné lidi. Nenechte proto důležité informace ignorovat. Zaostřené poznámky pomáhají zajistit, že vaše zpráva bude přijata a pochopena
Krok 4. Zvažte publikum
Obsah, styl a tón obchodní poznámky je určen zamýšleným publikem. Dobře si tedy rozmyslete, kdo poznámku obdrží.
Například poznámka kolegovi o plánování párty s překvapením pro někoho v kanceláři se liší od poznámky pro nadřízeného o výsledcích vyšetřování, které děláte měsíce
Část 3 ze 3: Sestavení obchodní poznámky
Krok 1. Označte jej
Existuje mnoho typů obchodní korespondence. Standardní způsob pro poznámky je explicitně označit dokument.
- Napište například „Memo“nebo „Memorandum“v horní části stránky.
- Pozici lze vycentrovat nebo zarovnat doleva. Pro inspiraci si přečtěte obchodní poznámky, které jste obdrželi, a zkopírujte formát.
Krok 2. Napište název
První část poznámky by měla obsahovat důležité body. Podrobné informace o každé součásti budou popsány v dalším kroku.
- TO: napište jména a názvy lidí, kteří obdrželi poznámku.
- OD: napište celé jméno a titul.
- DATUM: napište úplné a přesné datum, nezapomeňte rok.
- PŘEDMĚT: napište stručný a konkrétní popis obsahu poznámky.
- Předmět je obvykle označen buď „Re:“nebo „RE:“(oba znamenají ohledně).
Krok 3. Vyberte si pečlivě seznam příjemců
Nezapomeňte zahrnout všechny, kteří potřebují informace nebo vývoj. Omezte distribuci poznámek lidem, kteří to potřebují vědět.
- Z obchodního hlediska není moudré posílat poznámky všem v kanceláři, pokud se jich týká nebo je zapojeno pouze několik.
- Lidé budou zaplaveni spoustou poznámek a mohou mít tendenci ignorovat nebo jen procházet irelevantní poznámky.
Krok 4. Použijte správná jména a názvy a názvy pro osoby v seznamu příjemců
Přestože se se svým šéfem znáte každý den, je nejlepší mít písemnou korespondenci formální. Například možná pozdravíte svého šéfa jménem, jen když se potkáte na chodbě v kanceláři, ale pro poznámky ho pozdravte „paní Rianou“nebo „dr. Riana “.
Pamatujte, že informace, které píšete, jsou určeny všem v seznamu příjemců. Zapište si tedy celé jméno a titul
Krok 5. Zjistěte ve vnější poznámce název osoby, kterou oslovujete
Pokud posíláte poznámku někomu mimo kancelář, je důležité definovat správný pozdrav. Udělejte si čas na vyhledání dotyčného profilu, osobní údaje jsou obvykle popsány na webových stránkách jejich společnosti.
- Například pochybujete, zda je titul PhD. Pokud ano, obecně je správným pozdravem Dr. X
- Jaká je jeho pozice? Je to zástupce ředitele nebo děkan? Pokud ano, nezapomeňte to uvést v poznámce.
Krok 6. Napište předmět pečlivě
Zajistěte, aby byl předmět krátký, jasný a ne příliš obecný.
- Například předmět „Nové podnikání“se zdá být vágní, a pokud někdo hledá soubor týdny nebo dny dopředu, může mít problém rozhodnout, který z vašich poznámek je.
- Lepším předmětem by bylo něco takového, „Zpráva o pokroku v průzkumu rozšiřování zákaznické základny“.
Krok 7. Zvažte přeskočení pozdravu
Můžete se svobodně rozhodnout, zda chcete zprávu zahájit pozdravem, například „Vážení. Paní Wardani “nebo„ Vážení. Kolegové. Pamatujte však, že pozdravy se v obchodním sdělení neočekávají.
Poznámky jsou rychlým a efektivním způsobem přenosu důležitých informací a publikum jasně ví, kdo poznámky obdržel a odeslal
Krok 8. Napište úvod
Vysvětlete svůj účel psaní a odeslání poznámky.
Například: „Tímto vás informuji, že …“. Úvod by měl poskytnout shrnutí obsahu poznámky
Krok 9. Udržujte úvod krátký
V první části není nutné poskytovat všechny podrobnosti a/nebo důkazy.
Postačí pár vět nebo krátký odstavec
Krok 10. Definujte nastavení těla poznámky
Po úvodu obchodní poznámka obvykle obsahuje dva až čtyři další odstavce před závěrem. Obsah a nastavení závisí na tématu.
Můžete například uspořádat informace podle důležitosti. Nebo pokud popisujete proces, rozdělte tělo poznámky tak, aby odpovídalo fázím procesu
Krok 11. Rozhodněte se, zda chcete přidat titulky
Obchodní poznámky by měly obsahovat jasné části. Obchodní poznámky jsou obvykle jasně rozděleny, aby příjemce mohl informace snadno číst a zpracovávat. Označením podsekcí jim můžete pomoci porozumět odrážkám.
Krok 12. Napište konkrétní podtitul
Ujistěte se, že je zaměření každého podsekce pro příjemce jasné.
Při psaní poznámky o plánovaném přesunu kanceláře například zahrňte následující pododdíly: „Nové umístění naší centrály“, „Důležité pokyny pro kancelářské potřeby“a „Plán dokončení přesunu kanceláře“
Krok 13. Zahrňte větu tématu do hlavního odstavce
První věta každého pododdílu nebo odstavce by měla vyjadřovat hlavní bod oddílu.
Každý odstavec nebo část poznámky by se měl soustředit pouze na jednu myšlenku
Krok 14. Zvažte použití odrážek
Pokud chcete zvýraznit důležité body, mohou vám velmi pomoci odrážky nebo seznamy. Tento formát povzbuzuje čtenáře, aby věnovali pozornost důležitým bodům, a pomáhá jim číst poznámky rychleji a efektivněji.
Krok 15. Udržujte poznámku krátkou
Obchodní poznámky obecně nejsou delší než jedna až dvě stránky.
Tento limit standardních stránek je obecně pro dokumenty s mezerou bez dalších řádků mezi sekcemi
Krok 16. Rozhodněte, zda potřebujete souhrnný odstavec
Poznámky obecně nevyžadují shrnutí, zvláště pokud jsou kratší než jedna stránka.
Pokud jsou však popsané informace složité nebo pokud je poznámka delší než obvykle, je užitečné mít souhrn klíčových bodů
Krok 17. Zadejte závěrečný oddíl nebo odstavec
I když nepotřebujete souhrnnou poznámku, měli byste ji ukončit závěrečnou větou. Myslete na následující:
- Jaké je hlavní poselství poznámky? Chcete, aby příjemce něco udělal? Musí odpovědět nejpozději v daný den? Pokud ano, uveďte jasně.
- Není -li vyžadována žádná akce, uveďte jednoduchou závěrečnou větu, například „rád dále diskutuji“nebo „V případě problémů nebo dotazů mě prosím kontaktujte“.
Krok 18. Podepište, pokud chcete
Obecně není nutné na konec poznámky přidávat jméno ani podpis. Pamatujte však, že je nejbezpečnější sledovat další příklady poznámek ve vašem oboru.
- Pokud ten druhý formálně skončí (např. „S pozdravem, Dr. Sari), postupujte podle příkladu.
- Ačkoli to nevyžaduje podpis, možná budete muset na konec dokumentu zahrnout své iniciály.
Krok 19. Uveďte, zda existují nějaké přílohy
Pokud poznámka také obsahuje přílohy, jako jsou tabulky, grafy nebo zprávy, nezapomeňte přílohy uvést na konci poznámky. Například „Připojeno: Tabulka 1“.
- Měli byste také odkazovat na přílohu v těle poznámky.
- Chcete -li například upozornit zaměstnance na blížící se přestěhování do kanceláře, můžete napsat informace jako následující: „Plánujeme dokončit proces stěhování do konce tohoto čtvrtletí. Podrobnější rozvrh najdete v přiložené tabulce 1. “
Krok 20. Přečtěte si znovu pečlivě napsanou poznámku
Před odesláním si znovu přečtěte a opravte. Ujistěte se, že gramatika věty je správná, že v ní nejsou překlepy ani interpunkční znaménka a že je obsah snadno srozumitelný.
- Pokud není načasování problémem, zvažte odložení doručení po první opravě. Pokud si poznámku znovu přečtete o hodinu nebo dvě později, můžete najít chyby, které byly původně přehlédnuty.
- Pokud poznámka obsahuje citlivé informace, podívejte se do zásad společnosti a zjistěte, kdo ji může za vás zkontrolovat a dát konečný souhlas s jejím obsahem.
