Poznámky se obvykle používají k předání určitých informací skupině lidí, například o aktivitách, zásadách nebo dostupných zdrojích, a k jejich vyzvání, aby přijaly opatření. Slovo „memorandum“znamená něco, na co je třeba pamatovat nebo mu věnovat pozornost. Prostudováním těchto tipů můžete napsat dobrou, snadno srozumitelnou poznámku.
Krok
Část 1 ze 4: Psaní hlav hlavy
Krok 1. Napište „MEMORRANDUM“v horní části papíru a napište poznámku
Nejprve vysvětlete, že tento dokument je memorandem. Jako první řádek napište slovo „MEMORDUM“3 cm od horního okraje papíru tučným písmem. Toto slovo lze umístit do středu nebo nalevo od většího písmene.
Před napsáním dalšího řádku přeskočte dva prázdné řádky
Krok 2. Zapište správně jméno příjemce poznámky
Vzhledem k tomu, že memorandum je formálním prostředkem obchodní komunikace, musí být příjemce také formálně uveden. Zapište si celé jméno a titul příjemce poznámky.
Pokud je tato poznámka určena všem zaměstnancům, napište: „Komu: Všichni zaměstnanci“
Krok 3. Zapište si také ostatní příjemce do řádku „CC“
Řádek „CC“(což znamená kopie s laskavým svolením) se používá k napsání jména osoby nebo osob, které obdrží kopii poznámky, nikoli toho, komu bude poznámka odeslána. Jméno uvedené v řádku „CC“je strana, které je třeba oznámit zásady nebo problémy popsané v poznámce.
Krok 4. Napište své jméno do řádku „Od“
V záhlaví poznámky musí být jméno autora a odesílatele poznámky. Do tohoto řádku napište své celé jméno a titul.
Krok 5. Zadejte datum
Zapište si datum přípravy poznámky v plném znění s formátem datum, měsíc, rok. Například: „Datum: 9. prosince 2015“nebo „12. září 2015“.
Krok 6. Určete předmět poznámky a napište ji jako samostatný řádek s názvem „O“
Předmět poznámky vám poskytne představu o tom, o čem se v poznámce diskutuje. Vyberte konkrétní, ale stručné téma.
Například místo předmětu „Mravenci“zvolte něco konkrétnějšího, například: „Problém mravence v kanceláři“
Krok 7. Znáte dobře formát záhlaví poznámky
Záhlaví poznámky by mělo být v horní části levé strany. Pro slova „Komu:“, „Od:“, „Datum:“a „O:“můžete použít velká nebo malá písmena.
-
Záhlaví poznámky bude vypadat jako v následujícím příkladu:
Komu: Jméno a titul příjemce
Od: Vaše jméno a titul
Datum: Datum sepsání poznámky
Předmět: Předměty obsažené v poznámce (u věcí, které považujete za důležité, použijte tučné písmo nebo určitou barvu).
- Při psaní záhlaví poznámky vložte za dvojtečkou mezeru, aby vypadala úhledněji.
- Po dokončení psaní záhlaví poznámky přeskočte řádek, než budete pokračovat v psaní poznámky, a oddělte tak záhlaví poznámky od těla poznámky.
Část 2 ze 4: Psaní textu poznámky
Krok 1. Zvažte publikum, které poznámku obdrží
Abyste mohli napsat poznámku, která lidi zaujme čtením a odpovídáním, musíte určit styl, délku a formálnost vysvětlení v textu poznámky na základě publika, které ji bude číst. K tomu musíte vědět, kdo tuto poznámku obdrží a přečte si ji.
- Zjistěte, jaké jsou priority a obavy příjemce poznámky.
- Pokuste se předvídat otázky, které si čtenáři poznámky položí. Podpořte své vysvětlení poskytnutím několika příkladů, důkazů nebo jiných informací, které by mohly ovlivnit čtenáře.
- Když vezmete v úvahu publikum, které bude poznámku číst, můžete do poznámky sdělit správné informace nebo názory.
Krok 2. Nevydejte formální pozdrav
Poznámky nemusí začínat pozdravem jako „Vážený pane Anware“. Místo toho napište úvodní větu a vysvětlete téma, kterému se chcete věnovat.
Krok 3. Uveďte problém nebo problém v prvním odstavci
Stručně popište pozadí akce, kterou chcete provést. Stejně jako při odeslání diplomové práce vysvětlete téma a zdůvodněte, proč je tato akce důležitá. Tuto úvodní větu můžete použít jako souhrn abstraktu nebo poznámky.
Úvodní část by měla být napsána v jednom odstavci
Krok 4. Například na začátek poznámky můžete napsat:
„S účinností od 1. ledna 2016 bude PT XYZ implementovat novou politiku ochrany zdraví. Všichni zaměstnanci a jejich rodinní příslušníci budou každý měsíc dostávat zdravotní výhody BPJS třídy 1 “.
Krok 5. Popište kontext problému, který jste uvedli v poznámce
Čtenáři mohou potřebovat informace o pozadí problému, který prezentujete. Stručně vysvětlete kontext a řekněte pouze to, co je důležité.
Pokud je to relevantní, pokračujte v psaní poznámky s vysvětlením, proč chcete, aby se tato zásada uplatňovala. Napište například: „Vláda vydala nařízení, že každá společnost je povinna registrovat zaměstnance a jejich rodinné příslušníky jako účastníky BPJS Kesehatan“
Krok 6. Podpořte svůj plán poskytnutím vysvětlení v sekci diskuse
Stručně popište akci, kterou provedete. Na podporu svého návrhu poskytněte důkazy a logické důvody. Začněte sdělením nejdůležitějších informací a poté poskytněte konkrétní nebo podpůrná fakta. Uveďte, jaké výhody čtenář získá z vaší navrhované akce, nebo škody, které nastanou, pokud tato akce nebude provedena.
- Pokud chcete vytvořit delší poznámku, předložte také relevantní a přesvědčivé grafy, seznamy nebo grafy.
- U delších poznámek můžete uvést krátký název, který popisuje obsah každé sekce. Například místo vytvoření názvu „Zásady“napište „Nová zásada pro všechny zaměstnance“. Uveďte název konkrétní a krátký, aby čtenáři okamžitě poznali důležité věci v poznámce.
Krok 7. Navrhněte akce, které má čtenář provést
Prostřednictvím poznámky požádáte ostatní, aby se zabývali konkrétním problémem, ať už jde o oznámení o novém produktu, novou zásadu vykazování výdajů nebo prohlášení o tom, jak společnost řeší problém. Vysvětlete, jaká opatření by měla být provedena v závěrečném odstavci nebo větě.
- Napište například: „Všichni zaměstnanci musí od 1. března 2016 používat nový účetní systém“.
- Uveďte také podpůrné důkazy pro svůj návrh.
Krok 8. Zavřete poznámku poskytnutím pozitivního a podpůrného shrnutí
Poslední odstavec by měl popisovat další krok, který by mohl problém vyřešit. Předejte také zprávu o podpoře organizační solidarity.
- Můžete říci: „Jsem ochoten tento návrh dále prodiskutovat a provést rozhodnutí, na kterém jsme se vzájemně dohodli“.
- Nebo můžete poznámku zavřít napsáním: „Jsme velmi nadšeni plánem na přidání výrobní linky. Věříme, že tento plán bude rozvíjet společnost a zajistí kontinuitu našeho podnikání “.
- Zavřete poznámku pouhou větou nebo dvěma.
Část 3 ze 4: Ukončení poznámky
Krok 1. Znáte dobře formát poznámky
Pro snazší čtení použijte standardní formát poznámky. Napište poznámku písmem Times New Roman nebo Arial o velikosti 12 s 3 cm levým, pravým a dolním okrajem.
Použijte formát odstavce zarovnaný doleva. Přeskočte dva prázdné řádky na konci odstavce a nemusíte na začátku odstavce nechat mezeru
Krok 2. Zkontrolujte svou poznámku
Přečtěte si znovu a upravte poznámku, abyste se ujistili, že je správná, jasná, stručná a přesvědčivá. Ujistěte se, že používáte správný styl psaní. Odstraňte zbytečné vědecké termíny nebo žargony.
- Znovu zkontrolujte, zda stále existují pravopisné, gramatické a diskusní chyby. Věnujte pozornost psaní jmen, dat a čísel.
- Zkontrolujte, zda je vaše poznámka dostatečně krátká, a odstraňte nadbytečné informace.
Krok 3. Inicializujte vedle svého jména
Poznámka není třeba podepsat, ale musíte ji inicializovat propiskou v čele poznámky hned vedle vašeho jména. Iniciály naznačují, že jste tuto poznámku schválili.
Krok 4. Použijte papír s hlavičkovým papírem
Existují dopisní papíry, které jsou vytištěny hlavičkovým papírem speciálně navrženým pro poznámky nebo jen používají běžný papír.
Pokud jste vytvořili poznámku na počítači (a odeslali ji e -mailem), vytvořte si vlastní hlavičkový papír pomocí programu Word se zobrazeným logem společnosti a kontaktními informacemi. Tuto šablonu poznámky použijte pro budoucí podání poznámek
Krok 5. Rozhodněte, jak poslat poznámku
Vyberte nejlepší způsob distribuce poznámky. Můžete jej vytisknout a sdílet nebo jej poslat e -mailem.
Chcete -li odesílat poznámky e -mailem, můžete převést poznámku z dokumentu aplikace Word do formátu HTML nebo PDF a odeslat ji jako přílohu e -mailu
Část 4 ze 4: Použití šablon poznámek
Krok 1. Vyhledejte šablonu poznámky
Poznámky lze vytvářet pomocí šablon namísto jejich vytváření od nuly. K tomu hledejte dobré šablony poznámek na internetu, například v Microsoft Wordu. Použité formáty jsou obvykle téměř stejné, ale velikost písma, délka a design se mohou lišit.
- Stáhněte si šablonu, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
- Před použitím šablon z jakéhokoli webu si přečtěte pravidla.
Krok 2. Otevřete šablonu, kterou jste si stáhli do počítače
Po kliknutí na tlačítko Stáhnout se šablona buď přímo stáhne do vašeho počítače, nebo musíte provést několik kroků. Pokud je výsledkem soubor se zipem, musíte tento soubor nejprve rozbalit a poté otevřít v aplikaci Microsoft Word.
Doporučujeme použít nejnovější verzi programu Microsoft Word, aby nedocházelo k problémům a tato šablona vám dobře posloužila. Pokud stále používáte dřívější verzi programu Microsoft Word, aktualizujte ji před stažením jakýchkoli souborů
Krok 3. Definujte svůj vlastní hlavičkový papír
Všechny šablony lze změnit. Každou část šablony poznámky si můžete přizpůsobit svým potřebám. Například do šablony v části hlavičkový papír přidejte logo a registrační značku ochranné známky. Kliknutím na část záhlaví zadejte informace o společnosti.
Krok 4. Vyplňte pole šablony v záhlaví poznámky
Musíte vyplnit pole „Komu“, „Od“, „CC“a „O“. Při vyplňování jednotlivých polí buďte opatrní, abyste v této části nebyli zmateni, zmeškáni nebo přepsáni.
Krok 5. Zadejte svou zprávu
Napište úvod, kontext, diskusi a shrnutí do těla poznámky. Můžete psát poznámky ve formě seznamu a přenášet informace bod po bodu.
- Pomocí stejného formátu šablony zachováte všechny odstavce v poznámce úhledně uspořádané se správnými okraji a velikostmi písem.
- V případě potřeby můžete k zobrazení tabulky použít šablonu poznámky. To může být užitečnější, zvláště pokud poznámky připravené v seznamu nebo jiném formátu vypadají nedbale nebo obtížně čitelné.
- Nezapomeňte odstranit slova již v šabloně. Před odesláním znovu pečlivě zkontrolujte.
Krok 6. Zkontrolujte také šrotovací patky
Úpatí poznámky je ve spodní části poznámky, která se obvykle používá k poskytnutí dalších informací, například k napsání informací o vaší společnosti nebo telefonního čísla. Pečlivě zkontrolujte, zda jsou všechny tyto informace zadány správně. Samozřejmě chcete poslat dobrou poznámku bez nesprávných kontaktních údajů nebo chybějících informací.
Krok 7. Upravte zobrazení
Jednou z výhod, které můžete ze šablony získat, je možnost změnit barvu dokumentu. Zobrazení poznámky lze přizpůsobit osobnosti a vypadat atraktivněji. Kromě toho si můžete vybrat barvu, která nejlépe odpovídá aktuální situaci, aby byla více přitahující pozornost, ale stále profesionální.
Krok 8. Uložte poznámku jako nový dokument
Kopii tohoto souboru memo si uschovejte, aby existovala digitální záloha jako důkaz jakékoli obchodní komunikace, kterou jste měli.
Krok 9. Uložte tuto šablonu, abyste ji mohli znovu použít
Kdykoli potřebujete vytvořit poznámku s trochu jiným předmětem, nahraďte informace v ní předmětem poznámky, kterou chcete odeslat. Kromě úspory času můžete vytvářet poznámky v konzistentním formátu, aby působily profesionálně. Čtenáři tak budou věnovat více pozornosti a pečlivě si přečtou odeslanou poznámku.
Tipy
- Neuvádějte příliš mnoho důvodů. Musíte vysvětlit, proč je nutné určité kroky provést, ale nepřehánějte to.
- Vysvětlení/informace napsané v poznámce by měly být stručně uvedeny.
Související článek
- Jak napsat obchodní poznámku
- Jak napsat dopis
- Jak efektivně komunikovat
- Jak napsat čtenářský dopis
