Týdenní zprávy se běžně používají v mnoha podnicích a v prostředí maloobchodního prodeje nebo ve výzkumných projektech a stážích. Pište krátké, stručné týdenní zprávy, aby měl váš šéf jasný obraz o pokroku, kterého jste dosáhli.
Krok
Část 1 ze 3: Organizační informace
Krok 1. Identifikujte účel zprávy
Přestože v rámci úkolu musíte předkládat týdenní přehledy, účelem samotné zprávy není udržet si práci. Znalost důvodů, proč váš šéf požaduje týdenní přehled, vám pomůže přesně určit, jaké informace by do zprávy měly být zahrnuty a co je nejdůležitější.
- Obvykle jsou zprávy sepsány tak, aby měli manažeři aktuální informace o stavu projektu, na kterém pracujete, nebo aby jim pomohli při rozhodování.
- Pokud jste například manažerem maloobchodních prodejen, můžete být požádáni o odeslání týdenní zprávy shrnující tržby za týden. Zaměstnavatelé používají tyto zprávy k vyhodnocení výkonu obchodu, cenových úrovní a přijatých objednávek.
- Pokud odešlete týdenní zprávu na stáž nebo výzkumný projekt, účelem zprávy je ukázat vašemu šéfovi nebo instruktorovi, jak moc postupujete, a podělit se o všechny zásadní průlomy a objevy.
Krok 2. Rozhodněte, kdo bude zprávu číst
Vědět, kdo je vaše publikum, je zásadní pro plánování zprávy. Pokud nevíte, kdo bude zprávu číst (a proč), nemáte možnost zjistit, jaké informace jsou nejdůležitější.
- Identifikace publika vám také pomůže pochopit, jak by měla být vaše zpráva strukturována a jaký jazyk použít. Můžete například napsat pravdivou zprávu, pokud je publikem skupina pětiletých dětí, než kdybyste ji psali pro vedoucí pracovníky velké společnosti.
- Získáte také jasnější představu o tom, co vaše publikum již ví a co potřebujete podrobněji vysvětlit nebo je třeba poskytnout další zdroje odkazů. Pokud například píšete týdenní zprávu o právním problému a přečte si ji skupina právníků, není třeba poskytovat podrobné shrnutí zákona. Takové shrnutí však může být nezbytné, pokud píšete zprávu o této záležitosti pro vedoucí pracovníky nebo správce, kteří nemají žádné právní znalosti.
- Pokud je zpráva požadována pro stáž, výzkumný projekt nebo jinou akademickou aktivitu, mějte na paměti, že publikum není váš lektor nebo instruktor, přestože jim bude zpráva předložena. Chcete -li v této souvislosti najít publikum, zaměřte se na povahu svého projektu a svou disciplínu jako celek.
Krok 3. Upřednostněte hlavní body zprávy
I když byste se měli snažit, aby vaše zpráva byla co nejstručnější, je možné, že si ji publikum celé nepřečte. Abyste na to odpověděli, měli byste nejdůležitější informace nebo konečný výsledek umístit na začátek zprávy.
- Pokud si například zpráva klade za cíl porovnat a porovnat tři různé značky zařízení a doporučit tu, která je podle vás nejvhodnější pro potřeby společnosti, závěr by měl být napsán na začátku. Poté můžete poskytnout vysvětlení proč.
- Obecně by první stránka zprávy měla obsahovat shrnutí výsledků, doporučení nebo závěrů. Použijte zbytek zprávy k hlubšímu zkoumání a čtenáři budou číst dále, pokud cítí potřebu nebo chtějí rozšířit porozumění vašim zjištěním.
Krok 4. Uvědomte si „osud“, který zpráva obvykle zažívá
Ve většině případů jsou pro požadavky na uchovávání dat generovány týdenní zprávy, které budou uloženy v příslušných archivech. Týdenní zprávy jsou ve většině kontextů zřídka čteny celé a neměli byste očekávat nic jiného.
- Tuto skutečnost však nepoužívejte jako záminku k falšování zpráv nebo k jejich zpracování tak, aby byly nízké kvality. Zprávy musí odrážet vás a vaši pracovní morálku. Nedbale vytvořená zpráva si pravděpodobně všimne a říká: „Věděl jsem, že si ji nepřečteš“není omluvou pro výrobu nestandardního pracovního produktu.
- Přestože by zpráva jako celek měla být kvalitní a dobře napsaná, zaměřte se na ty části zprávy, které si publikum pravděpodobně přečte. Tato část je obvykle shrnutím nebo doporučením. Měli byste to napsat bez sebemenší chyby.
- Mějte na paměti, že nadřízení nečtou celý obsah zprávy ne proto, že je to nezajímá nebo protože nejsou důležité. Lidé ve vrcholovém managementu nebo vedoucích pozicích jsou velmi zaneprázdněni a dovedou sbírat informace potřebné pro efektivní rozhodování. Nebudou číst celou zprávu, pokud to není nezbytně nutné, ale uloží ji pro případ, že si ji budou chtít přečíst znovu později.
Část 2 ze 3: Formátování zpráv
Krok 1. Požádejte o vzorek
Mnoho společností má standardní formát pro týdenní zprávy a manažeři nebo vedoucí pracovníci mohou být zvyklí přijímat informace tímto způsobem. Používání různých formátů může vést k frustraci a zmatku.
- To je velmi důležité při přípravě prodejních zpráv. Manažeři jsou zvyklí podívat se na přehledy na první pohled a vědět, kde na stránce najdou určitá čísla nebo informace. Používání různých formátů se stává neúčinným opatřením, protože jsou nuceni přečíst si celou zprávu, aby našli potřebné informace.
- Ověřte si u asistenta pro správu, zda existuje šablona, kterou můžete použít k napsání zprávy. Tímto způsobem jej nemusíte vytvářet od začátku pomocí aplikace pro zpracování textu. Mnoho společností má šablony dokumentů se správným nastavením, včetně okrajů, tabulek, stylů odstavců a písem.
Krok 2. Zvažte způsoby dopravy
Pokud zprávu odešlete jako tištěný dokument nebo jako přílohu e-mailu, formát bude jiný, než kdybyste ji napsali jako součást textu e-mailu.
- Pokud například odesíláte zprávu jako přílohu e-mailu, musíte do textu e-mailu zahrnout shrnutí. Čtenáři tak nemusí otevírat dodatek, aby porozuměli hlavním aspektům vaší zprávy.
- Pokud odešlete svou zprávu jako fyzický dokument, budete pravděpodobně muset zahrnout motivační dopis nebo titulní stránku, aby bylo možné zprávu správně identifikovat a podat.
- Bez ohledu na to, jak svou zprávu odešlete, zkontrolujte, zda je na všech stránkách uvedeno vaše jméno a zda jsou všechny stránky očíslovány ve formátu „X z Y“(čtěte: stránka X z Y celkem). Listy zpráv lze snadno rozptýlit a na první pohled byste měli být schopni zjistit, zda je zpráva kompletní a kdo ji vytvořil.
- Požadované informace můžete snadno zahrnout jako záhlaví (záhlaví) na každou stránku. Záhlaví například může znít takto „Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 ze 7 ".
Krok 3. Zahrňte shrnutí
Shrnutí je stručný souhrn celé zprávy, obvykle jen jeden nebo dva odstavce, s několika větami pro každou část zprávy. Obecná myšlenka je, že vedoucí pracovník si může přečíst toto shrnutí, a pokud je v souladu s jeho počátečním očekáváním daného problému, může jednat, aniž by dále četl.
- Při vytváření shrnutí je velmi důležité používat jasný a stručný jazyk, aby byl snadno srozumitelný. Vyhněte se žargonu nebo konkrétním výrazům, které vyžadují vysvětlení, i když víte, že vaše publikum je s těmito pojmy velmi dobře obeznámeno.
- Po dokončení všech ostatních částí zprávy napište shrnutí na konci. Přece nemůžete shrnout něco, co ještě nebylo napsáno. I když už máte podrobný přehled, co do zprávy napsat, věci se mohou během procesu psaní změnit.
Krok 4. Vytvořte strukturu pro odstavce a části zprávy
Jakmile porozumíte formátu, který bude použit k napsání zprávy, vytvořte osnovu pro části sestavy, která bude vyhovovat účelu sestavy.
- Zkontrolujte obrys, abyste se ujistili, že vše logicky proudí z jedné sekce do druhé, a ujistěte se, že je navržen tak, aby odpovídal publiku, které bylo pro zprávu identifikováno.
- Zpráva bude obecně obsahovat shrnutí, úvod, závěry a doporučení, zjištění a diskusi a seznam referencí. Můžete zahrnout přílohy obsahující relevantní data a také obsah pro delší sestavy. Týdenní zprávy však obvykle nejsou tak dlouhé.
- Každá část zprávy se zabývá konkrétním tématem. V této části se každý odstavec zabývá jednou myšlenkou. Pokud má například jedna část přehledu název „Dětské oblíbené značky“, můžete pro každou značku napsat samostatný odstavec. Pokud rozlišujete mezi chlapeckým a dívčím oblečením, vytvořte podsekci (se správnými titulky) pro každou značku, pak jeden odstavec pojednávající o chlapeckém oblečení, které značka nabízí, a další odstavec pro dívčí oblečení.
Krok 5. V případě potřeby vytvořte titulní stránku nebo motivační dopis
Kratší zprávy nemusí vyžadovat samostatnou titulní stránku, ale delší zprávy by měly obsahovat vyhrazenou stránku, která vás identifikuje jako autora zprávy a stručně vysvětlí účel zprávy.
- Titulní stránka se liší od shrnutí a v zásadě obsahuje informace potřebné ke splnění administrativních účelů, aby bylo možné zprávu řádně podat.
- Zaměstnavatelé mohou mít speciální úvodní stránku potřebnou pro týdenní přehledy. Pokud ano, ujistěte se, že používáte správný formát.
- Titulní stránka by měla obsahovat minimálně název nebo popis zprávy (např. „Týdenní zpráva o prodeji“), vaše jméno a jména ostatních přispívajících přispěvatelů, název společnosti a datum, kdy jste zprávu vyplnili nebo odeslali.
Část 3 ze 3: Používání silného jazyka
Krok 1. Vytvořte efektivní názvy a titulky
Nadpisy a podnadpisy umožňují čtenářům rychle najít konkrétní části zprávy, které je zajímají nebo co si chtějí přečíst, a získat tak další podpůrné informace o vašich závěrech nebo doporučeních.
- Zajistěte, aby název a podtitul popisovaly obsah v sekci nebo podsekci přímo a přesně.
- Například při navrhování týdenní zprávy o prodeji můžete zahrnout části pojednávající o „trendech dámského oblečení“, „trendech pánské módy“a „oblíbených značkách pro děti“. Do těchto sekcí můžete umístit titulky pro zvýraznění určitých trendů nebo oblíbených značek.
- Použijte stejnou gramatickou konstrukci pro všechny nadpisy, aby byly zprávy logické a konzistentní. Pokud například první název zní „Budování opory v pánském oblečení“, druhý název by měl být „Vedoucí trend v oděvech žen“, nikoli něco jako „Údaje o prodeji dámského oblečení“.
Krok 2. Napište zprávu pomocí jasných a jednoduchých vět
Stručné psaní s větami strukturovanými ve standardním pořadí „předmět-sloveso-předmět“poskytuje jasnost myšlení a dodává vašim doporučením a závěrům věrohodnost.
- Po napsání první verze zprávy si ji pečlivě přečtěte a odstraňte všechny zbytečné řeči. Najděte u každé věty akci a místo, kde ji kdo provedl, proveďte. Přemýšlejte o každé větě, jako by říkala „kdo co udělal“.
- Odstraňte nepotřebné věty a používejte pozastavovací fráze jako „mimo“, „s účelem“nebo „v pořádku“.
- Můžete si myslet, že tento styl psaní je nudný, ale účelem psaní týdenních zpráv není pobavit. Tento styl je nejúčinnější k tomu, abyste získali informace a sdělili čtenáři informace.
Krok 3. Zajistěte, aby vaše psaní bylo objektivní a nestranné
Vaše doporučení by měla vycházet z konkrétních důkazů, nikoli z názorů nebo pocitů. Přesvědčte čtenáře silnými, jasně napsanými fakty.
- Vyvarujte se zbytečných přídavných jmen a jiných slov a frází, které mají negativní nebo pozitivní význam. Místo toho se zaměřte na psaní argumentů na základě faktů.
- Řekněme například, že ve svém týdenním přehledu doporučíte propagaci některému z prodejců. Podporujte doporučení fakty, která ukazují, že zaměstnanec je hoden, spíše než zapisováním subjektivních nebo emocionálních podrobností. Fráze „Sari má v našem obchodě trvale vysoké tržby, přestože pracuje jen 15 hodin týdně“by byla lepší než „Sari je moje nejpřátelštější zaměstnankyně a vždy se snaží, jak nejlépe umí, i když musí omezit svůj čas na péči o ni. nemocná matka."
Krok 4. Použijte silná slova
Při psaní aktivním hlasem používáte jedno slovo, které čtenáři řekne, jaká akce se ve větě odehrává, konkrétně sloveso. Používejte krátká, silná slovesa, která jasně popisují probíhající akci.
- Vyberte jednoduchá slovesa. Například „použít“je lepší než „použít“.
- Slovesa popisující procesy, jako je myšlení, vědění, porozumění a víra, jsou někdy nezbytná, ale jsou obecně méně silná než slovesa popisující akci. Možná budete muset hlouběji proniknout do prohlášení a proměnit ho v akci. Můžete například napsat „Věřím, že se naše tržby v příštích několika měsících zvýší.“Upravte prohlášení a zjistěte, proč mu věříte. Poté můžete napsat větu, která povede k akci jako: „Historicky se tržby během prázdnin zvyšují. Předpokládám, že tržby se v listopadu a prosinci zvýší. “
- Chcete-li zachovat psaní orientované na akci, zkontrolujte zprávu a zkuste předložky odstranit a nahradit je silnějšími slovesy. Například „obecný konsenzus“lze zjednodušit na „konsenzus“, a pokud někdo „poskytuje ochranu“, dojem ještě zesílí, když řekne, že „chrání“.
Krok 5. Vyhněte se pasivnímu hlasu
Když píšete pasivním hlasem, kladete menší důraz na osobu, která to dělá, a kladete větší důraz na předmět akce. Ačkoli v některých případech je to nutné z politických nebo diplomatických důvodů, použití pasivního hlasu často vede k nejasnému a matoucímu psaní.
- Aktivní hlas odmění osobu, která akci provedla, a ukáže čtenáři zprávy, kdo je za akci zodpovědný. Abyste pochopili, proč je to důležité, představte si, že si přečtete článek o požáru, který říká: „Naštěstí byly všechny děti zachráněny.“Důležitá je identita osoby (nebo osob), která zachránila děti. Pokud věta zní „Místní kněz, otec Johan, šel tam a zpět ohněm, který obklíčil sirotčinec a zachránil všechny děti“, nyní víte, kdo si v této situaci zaslouží uznání za hrdinu.
- Aktivní věty jsou také důležité pro převzetí odpovědnosti za činy, které mohou mít negativní důsledky. Pokud ve své zprávě napíšete „Došlo k chybě“, váš šéf bude chtít vědět, kdo udělal chybu, aby mohl dát příslušnou pokutu. Pokud uděláte chybu, přiznání a převzetí odpovědnosti za tento čin vám opravdu pomůže.
- Chcete-li najít a odstranit pasivní věty písemně, hledejte slovesa začínající na „di-“. Když ji najdete, identifikujte akci ve větě, zjistěte, kdo ji udělal, a přesuňte ji na začátek a do středu věty.
Krok 6. Přenášejte informace pomocí vizuálních prvků
Tabulky a grafy jsou mnohem lépe čitelné a použitelné než odstavce, které poskytují stejné informace, zvláště pokud informace, které mají být sděleny, obsahují mnoho čísel.
- Vyberte správné vizuální prvky, které budou předávat informace čtenářům způsobem, který je pro ně užitečný a odráží účel zprávy.
- Můžete si například vybrat spojnicový graf, který ukazuje trend zvyšování prodeje vlněných bund. Tento způsob prezentace informací bude účinnější při zobrazování nárůstu než tabulka s počtem prodaných vlněných bund každý měsíc, protože tabulka vyžaduje, aby čtenář všechna čísla porovnal, porovnal a uznal, že došlo k nárůstu. To vše lze provést jednoduchým zobrazením jednoduchého čárového grafu.
- Mějte na paměti, že oko přitahuje vizuální prvky. Zajistěte, aby tyto prvky vypadaly úhledně a organizovaně a byly umístěny ve správné poloze v horní části stránky. Jednoduše představíte vizuální prvky, které jsou důležité pro vaše doporučení nebo závěr.
Krok 7. Odstraňte žargon
Každý obor nebo akademická disciplína má určité nevyhnutelné termíny, stejně jako hlášky, které získávají na popularitě ze známých knih nebo článků. I když jsou někdy tato slova nápomocná, obvykle nepřidávají hodnotu nebo nedokáží účinně předat zprávu.
- Může být užitečné sepsat seznam běžných průmyslových klíčových slov, abyste je v přehledech zbytečně nepoužívali. Po dokončení sestavy můžete tato slova v dokumentu vyhledat a v případě potřeby je nahradit.
- Mějte na paměti, že nadbytečné používání trendových klíčových slov pro čtenáře neznamená, že jste v této oblasti „dobře informováni“, ale spíše vytváří opačný dojem. Obecně platí, že vedoucí pracovníci a manažeři jsou starší a viděli stovky takových slov, jak přicházejí a odcházejí. Pokud ho budete používat příliš mnoho, budou si myslet, že jste líní a nevíte, o čem mluvíte, nebo se na ně jen snaží zapůsobit.
- Měli byste se také vyvarovat používání příliš složitých výrazů. Pokud například píšete zprávu shrnující právní problém, neznamená to, že ho musíte opepřit spoustou právního žargonu.
Krok 8. Proveďte pečlivou kontrolu znaků
Zprávy plné typografických a gramatických chyb mohou být pro čtenáře nepříjemné a mohou odrážet váš negativní obraz. Vypracujte zprávu v dostatečném předstihu před termínem, abyste měli dostatek času na řádnou kontrolu charakteru.
- Spusťte program pro kontrolu gramatiky a pravopisu v aplikaci na zpracování textu, kterou používáte. Tento program přeskočí mnoho chyb, zejména překlepů, které vedou k homofonním chybám (např. Psaní „naloženo“, když chcete napsat „podmínka“).
- Pečlivá kontrola postavy v opačném směru (zezadu dopředu) je dobrý způsob, jak zajistit, aby vám neunikly chyby. Navíc, pokud jste obeznámeni s tím, co chcete napsat, budete předávat chyby, jako jsou chybějící slova, protože je mozek automaticky doplňuje. To se nestane, pokud to budete kontrolovat zezadu dopředu.
- Čtení zpráv nahlas je další účinný způsob, jak odhalit chyby a upravit styl psaní. Pokud je pro vás obtížné číst určitou větu nebo odstavec, je pravděpodobné, že je tato část těžko pochopitelná, protože čtenáři budou mít také stejné potíže. Opravte obtížné části, aby mohly lépe proudit.
