Dopis s pevnou předponou může na příjemce zanechat velký dojem. Někdy může být obtížné sestavit úvodní dopis a co říci v prvních řádcích, ať už jde o osobní dopis, obchodní dopis nebo dopis o žádosti o zaměstnání. Pokud se potřebujete naučit správný formát dopisu nebo přemýšlet o nezapomenutelném způsobu zahájení dopisu, mohou vám pomoci některá konkrétní pravidla a strategie.
Krok
Metoda 1 ze 3: Spuštění soukromé pošty
Krok 1. Napište svou adresu do pravé horní části stránky
U osobních dopisů umístěte adresu v pravém horním rohu dopisního papíru. Toto uspořádání usnadňuje příjemci odpovědět na váš dopis, protože nemusí vyhledávat adresy nebo ukládat obálky.
Do pole adresy není nutné zadávat vaše jméno. Stačí napsat celou adresu nebo PO Box na první řádek, poté na další řádek napsat město a PSČ
Krok 2. Za adresu vložte datum
Datum je velmi důležité uvést, aby příjemce věděl, kdy jste dopis napsali. Existence data je také velmi užitečná, pokud chce příjemce uložit dopisy, které obdržel, pro pozdější uspořádání podle data. Datum vložte za řádek adresy.
Napište nejprve datum, poté měsíc a rok. Například 22. dubna 2016. U písmen v angličtině to znamená použití příslušného formátu data, počínaje měsícem, poté datem a rokem, „22. dubna 2016“
Krok 3. Pozdravte příjemce
Dále vymažte jeden řádek a začněte psát z levé části stránky. Začněte osobní dopis „Vážený“nebo „Vážený.“Nebo jiný vhodný osobní pozdrav. Poté napište jméno příjemce a čárku.
Zamyslete se nad tím, jak obvykle hovoříte příjemci při osobním rozhovoru. Můžete například pozdravit slovy „Milá Stephanie“, „Vážená. Pane Tompi “nebo„ Drahá babička “, podle vašeho obvyklého pozdravu
Krok 4. Pokládejte otázky
U osobních dopisů, například přátelům nebo rodině, je běžným přístupem předpona otázky. Dopis můžete začít otázkou, abyste projevili zájem o aktivity nebo novinky příjemce.
Otevřete například dopis s otázkou „Jak se máš?“nebo „Jaká byla vaše nová škola?“nebo „Je babička lepší?“
Krok 5. Ukažte, že vás zajímá něco, co příjemce řekl nebo udělal
Dalším způsobem, jak začít osobní dopis, je vyjádřit zájem o obsah předchozího dopisu příjemce, jako je nedávný úspěch, vzrušující dovolená nebo problém, který má.
Můžete například napsat: „Blahopřeji k ocenění“nebo „Měl jsi skvělé prázdniny“nebo „Je mi líto, že slyším o tvé nepříjemné zkušenosti ve škole“
Metoda 2 ze 3: Zahájení obchodního dopisu
Krok 1. Zapište si svoji adresu
Celá adresa musí být umístěna nad písmenem. Neuvádějte své jméno před adresu, ale pokud chcete, můžete pod poštovní adresu uvést svou e -mailovou adresu nebo telefonní číslo.
Adresu můžete umístit na levou nebo pravou stranu
Krok 2. Zadejte datum
Po zapsání adresy a dalších požadovaných kontaktních údajů přeskočte řádek a zadejte datum. Napište úplné datum s měsícem a rokem.
Například 22. dubna 2016. “
Krok 3. Umístěte adresu příjemce na levou stranu
Na levé straně stránky obchodního dopisu by mělo být napsáno jméno a úplná adresa příjemce. Umístěte adresu za datum oddělené jedním řádkem.
Přeskočte znovu o jeden řádek za adresou. Úvodní pozdrav („Vážení.“Nebo „Pro dotyčnou osobu“) je umístěn na další řádek
Krok 4. Zjistěte, zda je pozdrav „Vážení“vhodný pro vaše účely
Pozdrav „Dear“je standardní úvod v anglických písmenech a je také často používán v indonéských písmenech, ale není vždy vhodný. Například „drahý“se zdá být velmi osobní pro stížnost nebo obchodní korespondenci.
- Zamyslete se nad tím, komu je dopis určen a zda je použití „Dear“pro vaše účely vhodné. Pokud se chcete lépe seznámit s příjemcem, například vytvořit tým pro projekt, můžete použít „Dear“.
- Pokud vám to není příjemné, zapomeňte na sekci pozdravů a otevřete přímý dopis se jménem a titulem příjemce. Například jednoduše napište „Mr. Prihantoro“a pokračujte úvodním řádkem.
- Případně použijte „Komu na tom záleží“, ale připadá vám to vzdálenější a velmi formální. Tuto úvodní frázi použijte pouze v případě, že neznáte jméno příjemce.
Krok 5. Zamyslete se nad tím, jak byste příjemce pozdravili
Než napíšete jméno příjemce, přemýšlejte o tom, jak jej nejlépe pozdravit. Obchodní dopis by ve většině případů měl adresáta adresovat formálně, například pomocí jeho titulu. Můžete také zvážit, jak vás příjemce pozdraví ve svém dopise, a váš vztah s ním.
- Zvažte název a pozici příjemce. Pokud má příjemce zvláštní titul nebo pozici, uveďte to. Například u dopisu lékaři začněte dopis „Vážení. Dr. John". Pro generála začněte dopis slovy: „Vážení. Generál Wiranto “. Lidé, kteří mají na konci jména titul PhD nebo LLD, by měli být také oslovováni jako Dr.
- Znovu zkontrolujte poštu, na kterou jste odpověděli. Pokud je váš dopis napsán jako odpověď na jiný dopis, zkontrolujte, jak jste osloveni, a rozhodněte se, jak pozdravit příjemce. Pokud například dopis, který obdržíte, začíná na „Vážení. Paní Yohana “, znamená to, že byste také měli začít„ Vážení. Pan/paní/pan _ “.
- Zamyslete se nad tím, jak dobře znáte příjemce. Při určování pozdravu v dopise můžete také zvážit úroveň vztahu s příjemcem. Obvykle pozdravujete křestním jménem? Nebo používáte při pozdravu nadpis? Pamatujte, že i když jste v minulosti volali jménem, v obchodním dopise to může být příliš neformální. Pokud máte pochybnosti, zvolte formální, například pan/paní/dr.
Krok 6. Použijte příjemný tón
Bez ohledu na to, kdo je příjemce, vždy použijte příjemný tón, abyste zvýšili pravděpodobnost, že se příjemce vaší zprávě otevře. I když si napíšete stížnost nebo jinou nepříjemnou potřebu, nikdy nezačněte dopis drsným slovem nebo požadavkem. Místo toho vyjádřete příjemci přání nebo mu poblahopřejte k jeho úspěchům.
Pokud například chcete začít přátelsky, řekněte: „Doufám, že se máš dobře“nebo „Gratuluji k povýšení“
Krok 7. Uveďte své požadavky
Obchodní dopis by měl začínat přátelským otevřením, ale stejně důležité je jasně a přímo uvést záměr vašeho dopisu. Důvod dopisu můžete zjistit pomocí společné šablony jako „Tady jsem…“
Úvodní větu můžete přizpůsobit různým potřebám. Například začněte dopis slovy „tímto prohlašuji, že máme společné zájmy“nebo „tímto podávám stížnost“nebo „tímto navrhuji partnerství mezi našimi společnostmi“
Metoda 3 ze 3: Spuštění dopisu žádosti o zaměstnání
Krok 1. Pomocí formátu obchodního dopisu napište adresu a pozdravte příjemce
Při psaní dopisu žádosti o zaměstnání lze použít stejná pravidla jako u obchodního dopisu.
- Napište svou adresu vpravo nahoře nebo vlevo. Neuvádějte jméno, pouze adresu.
- Do dalšího řádku zadejte svou e -mailovou adresu, osobní adresu webové stránky a/nebo telefonní číslo.
- Přeskočit jeden řádek.
- Zahrňte datum s měsícem napsaným písmeny. Například 22. dubna 2016.
- Přeskočte ještě jeden řádek.
- Napište pozdrav, například „Vážení“. nebo „dotyčné osobě“.
Krok 2. Zahrňte souhrn svých úspěchů
Průvodní dopis můžete začít něčím jednoduchým, například „Žádám tímto o pozici X“. Pokud však chcete trochu jiný přístup, můžete začít souhrnem svých nejlepších úspěchů. Toto shrnutí může upoutat pozornost náborového manažera a zvýšit vaše šance na pohovor.
Začněte například takto: „Za posledních pět let jsem zdvojnásobil tržby a rozšířil svůj dosah na nejbližší tři provincie.“Můžete také pokračovat ve zkušenostech, vzdělání, specializovaném školení a dalších kvalifikacích, které odpovídají pozici, o kterou se ucházíte
Krok 3. Vyjádřete nadšení
V dopise o zaměstnání může vášeň, která je dána na papír, také zvýšit šance na pohovor. Nábor manažerů může být ohromen vaší oddaností práci.
Například: „Byl jsem nadšený, když jsem viděl tuto pracovní reklamu, protože jsem velkým fanouškem vaší společnosti.“Poté vysvětlete, co se vám na společnosti líbí, proč se této práci tak věnujete a proč jste pro ni vhodní
Krok 4. Zadejte příslušná klíčová slova
Klíčová slova vám mohou pomoci, pokud budete soutěžit se spoustou lidí. Zmínka o klíčových slovech na začátku dopisu může zvýšit šance, že si vaše aplikace všimne, zvláště pokud tato klíčová slova naznačují, že jste vhodný kandidát.
- Dobrá klíčová slova, která je třeba zahrnout, jsou ta, která jsou uvedena v práci, například konkrétní dovednosti nebo zkušenosti, které máte. Začněte například motivačním dopisem: „Během své pětileté praxe jako obchodní manažer jsem pravidelně prezentoval, vyvíjel úspěšné prodejní strategie a psal mnoho prodejních skriptů pro zaměstnance.“
- Můžete také pojmenovat osobu, která vám pozici doporučila. Jméno by mohlo upoutat pozornost náborového manažera a zajistit vám pohovor. Například: „Dozvěděl jsem se o tomto volném místě od vedoucího našeho oddělení Dr. Susanto “.
