Naplánování denních aktivit vám pomůže efektivněji řídit čas. Můžete toho zvládnout více, méně často zapomínat na úkoly nebo být v pokušení dělat věci, na kterých ve skutečnosti nezáleží. I když si ze začátku můžete myslet, že úkol zvládnete, můžete se nakonec cítit zdrceni, zmateni a na všechno zapomenout. Vytváření a dodržování plánu vyžaduje určité zvyknutí, ale za chvíli vám za to budete vděční. Harmonogram pomůže snížit stres a také se budete cítit lépe pod kontrolou svého života. Plánování denních aktivit vám také umožňuje regulovat a monitorovat vaše vlastní chování sledováním toho, co musíte udělat a co jste udělali.
Krok
Část 1 ze 2: Vytvoření plánu
Krok 1. Zakupte si kalendář nebo agendu
Ujistěte se, že v kalendáři je místo, které lze vyplnit seznamem úkolů. Některé kalendáře mají týdenní, denní nebo dokonce hodinovou agendu. Můžete také použít notebook. Vyberte si ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám a přáním. Ať už si vyberete cokoli, využijte to naplno. Nepoužívejte 1 knihu agendy pro práci, 1 pro školní aktivity atd. Zaznamenávejte všechny své aktivity na jednom místě.
- Digitální kalendář je také k dispozici pro použití na notebooku nebo mobilním telefonu. Tento kalendář lze také synchronizovat se všemi elektronickými zařízeními, která máte, takže ke svému kalendáři událostí máte přístup odkudkoli. Existuje také řada aplikací, které vám mohou pomoci naplánovat aktivity s připomenutím a časovačem
- Papírové nebo digitální kalendáře, které vám umožní vložit poznámky do plánu, mohou fungovat ještě lépe. Kalendář, jako je tento, může sledovat nejen to, co jste udělali, ale také to, jak jste to udělali a/nebo jak se cítíte. Například možná kromě zaškrtnutí rozvrhu „jít do posilovny“v kalendáři pod něj můžete přidat poznámku „dnes běžet o 1,5 km dál a byla to zábava!“aby bylo možné lépe sledovat vaše chování.
- Pokud přecházíte z papírového kalendáře na digitální, první 1 nebo 2 dny vám mohou připadat trochu hektické, pokud si na nový systém stále zvyknete. Přineste si s sebou oba kalendáře na prvních pár dní a zkontrolujte, zda nevynecháte nebo nezapíšete znovu a znovu žádné naplánované aktivity.
Krok 2. Uspořádejte si úkoly
Elektronické kalendáře vám také umožňují označit různé úkoly různými barvami. Například můžete označit práci v kanceláři červenou barvou, školní úkoly modrou barvou, domácí úkoly zelenou barvou, prázdniny oranžovou barvou a sporty růžovou barvou. Můžete to také snadno provést pomocí papírového kalendáře nebo knihy agendy, k označení stačí použít barevné pero nebo zvýrazňovač. Po označení různých úkolů různými barvami můžete určit pořadí priority.
Uspořádání a označení úkolů různými barvami vám také pomůže vizualizovat a pochopit, kolik času používáte. Můžete si například všimnout, že je ve vašem plánu hodně červené (práce) a zelené (domácí úkoly), ale velmi málo růžové (sportovní). Rozpoznání nedostatku cvičení vám může pomoci motivovat vás ke zvýšení plánu cvičení
Krok 3. Stanovte priority
Je velmi důležité určit nejdůležitější úkoly, které je třeba udělat jako první a které úkoly lze odložit. Následující příklad vám pomůže porozumět nastavení priorit. Řekněme, že za 1 týden budou splněny 2 zkoušky, 1 praktická zpráva a 1 úkol z eseje a prezentace. Au!
- Zeptejte se sami sebe, abyste určili, co je třeba udělat jako první a jak dlouho bude dokončení trvat: jaké úkoly by měly být odeslány jako první? jaké úkoly jsou vzhledem k vašim známkám nejdůležitější? Kolik například mají zkoušky, laboratorní zprávy, eseje a prezentace ve vaší závěrečné známce? Který úkol je nejtěžší splnit?
- Nakonec je na vás, abyste určili termín dokončení, požadovaný čas nebo relativní hodnotu naplánovaných úkolů ve svých prioritách. K tomu musíte znát sebe a své nejlepší schopnosti. Vytvořte si prioritní systém, který vám vyhovuje.
Krok 4. Označte úkoly, kterým dáváte přednost
Po určení, jak upřednostnit úkoly, je označte v plánu. Můžete otevřít svůj denní rozvrh a napsat písmeno „A“vedle úkolů, které jsou důležité a musí být splněny jako první, písmeno „B“vedle úkolů, které je třeba splnit do zítřka, a písmeno „C“vedle úkolů, které musí být dokončeno do pátku atd.
Krok 5. Naplánujte čas pro každý úkol
Zapište si, jak dlouho plánujete dokončit každý úkol. Můžete si například naplánovat denní čas na studium (2 hodiny), cvičení (1 hodinu), napsat 2 e -maily (30 minut) a venčit psa (30 minut). Toto je hlavní krok k rozdělení času potřebného k dokončení každého úkolu. Budete se cítit vystresovaní, pokud si vytvoříte příliš těsný rozvrh a nebudete přidělovat čas realisticky.
Nezapomeňte do itineráře zahrnout cestovní časy. Musíte například jezdit z knihovny, kde studujete, do posilovny?
Krok 6. Nechte v plánu čas navíc
Většina lidí obecně podceňuje dobu potřebnou k dokončení úkolu. Když vezmete v úvahu veškerý čas potřebný k přípravě na konkrétní úkol, stejně jako chvilku relaxace poté vám pomůže naplánovat si každodenní činnosti přesněji.
- Vždy se pokuste prodloužit dobu dokončení úkolu o několik minut. Zkuste přidat 25% času, který naplánujete, k dokončení úkolu. Naplánujte si například úkol, který lze technicky dokončit za 4 minuty na 5 minut, a naplánujte úkol, který lze technicky dokončit za 8 minut na 10 minut atd. Těchto pár minut navíc se nashromáždí a poskytne vám více času, abyste se vyhnuli zpožděním nebo zpožděním.
- Zeptejte se sami sebe, existují malé úkoly v rámci velkého úkolu, které by měly být zohledněny při sestavování plánu? Musíte se například po cvičení osprchovat? Chatujete často s přáteli 15 minut v šatně? Většina lidí má pocit, že 1hodinový cvičební plán skončí na 2 hodiny.
Krok 7. Pozastavení v plánu
Na konci plánu si nechte trochu volného času na úkoly s nízkou prioritou. Pokud máte čas dnes nebo v kterýkoli den v týdnu, můžete na těchto úkolech začít pracovat a začít brzy. Tyto dodatečné úkoly například organizují skříně nebo podávají daňové doklady doma. Tyto úkoly s nízkou prioritou budou nakonec dokončeny, i když nejsou naléhavé nebo vázané určitým časovým limitem.
Část 2 ze 2: Dodržování plánu
Krok 1. Zkontrolujte svůj kalendář/úkoly
Zvykněte si každé ráno a večer kontrolovat svůj kalendář, abyste se připravili na zítřek. Měli byste si také naplánovat několik minut každý den, třeba po ranní kávě nebo během cesty do práce, zkontrolovat, co je třeba během dne udělat, přidat nové úkoly nebo vyškrtnout staré.
- Kontrola a kontrola vašeho plánu na několik minut, než něco uděláte, může být účinný způsob, jak začít den s dobrou náladou!
- Používejte alarmy v telefonu nebo počítači jako připomenutí určitých úkolů nebo schůzek. Například plány mnoha lékařů a zubařů se dělají dlouho dopředu. Pomoci by tedy mohlo použití připomenutí, které se spustí zhruba týden předem. Váš plán lze tedy přizpůsobit.
Krok 2. Dokončete úkoly v pořadí podle priority
Po přiřazení priority k plánu se držte této objednávky.
Krok 3. Upravte plán podle potřeby
I když byste se měli snažit dodržovat svůj rozvrh co nejvíce, někdy se mohou stát věci, které vás donutí se přizpůsobit. Přesuňte flexibilnější nebo méně naléhavé úkoly na další den v případě nouze, problému nebo rozptýlení.
Jen se vyhněte hromadění úkolů a příliš častému delegování na další den. Pokud se s tím setkáváte příliš často, zkuste si na každý úkol, který musíte splnit za jeden den, vyhradit více času, než abyste museli měnit plán na několik příštích dní
Krok 4. Vyškrtněte dokončené úkoly
Tato aktivita byla pro mnohé úlevou! Nezapomeňte přesunout dnešní nedokončené úkoly na zítřejší plán.
Krok 5. Odměňte se
Je důležité, abyste se po dokončení úkolů a dodržování plánu pozitivně povzbudili. Po splnění celodenních povinností se odměňte namočením ve vaně, sledováním oblíbeného televizního pořadu nebo si pochutnáte na sladkém občerstvení. Budete se cítit úspěšní a zasloužíte si odměnu, pro kterou jste pracovali.
Krok 6. Zkontrolujte a podle potřeby upravte rozvrh
Čas od času byste měli zkontrolovat rozvrh a zjistit výhody plánu pro vaše činnosti. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je podívat se na svůj program a sledovat své pocity a nálady. Vidíte, že většina vašeho plánu byla přeškrtnuta a cítíte se pozitivní a produktivní? Pokud odpovíte „ano“, je pravděpodobné, že je váš rozvrh užitečný.
- Pokud však máte pocit, že se příliš mnoho z vašeho rozvrhu přesunulo na další den (a další den a tak dále) a vy jen ztrácíte rozum, měli byste svůj rozvrh upravit.
- Identifikujte problémy kontrolou agendy a hledáním toho, co zde zůstalo. Pokud je pro vás důležité to, co jste zameškali (např. Cvičení), možná budete muset přehodnotit a reorganizovat své priority. Možná budete muset také změnit čas přidělený každému úkolu. Například zkraťte čas na ranní přípravu ze 2 hodin na 1 hodinu 3 dny v týdnu a naplánujte si 30minutový běh se zbývajícím časem.
- Vězte, že přeplánování je běžné a normální. Dokud si zvyknete na nejvhodnější rozvrh, samozřejmě to chce čas.
Tipy
- Váš čas je velmi cenný. Vytvoření rozvrhu vám pomůže vytěžit maximum.
- Dodržování plánu vás může upozornit na dříve nezjištěné vzorce. Například jste možná neustále unavení, když se každý čtvrtek probudíte, protože každou středu večer trávíte čas po práci v kavárně. Tak to lze změnit, jakmile si to uvědomíte. Možná místo toho, abyste trávili čas v kavárně jednou týdně, můžete snížit frekvenci na jednou za 2 týdny. Stále se můžete bavit se svými spolupracovníky, ale nemusíte se cítit vyčerpaní každý čtvrtek.
- Vytváření a dodržování plánu vám může pomoci pracovat efektivněji a produktivněji, protože každému úkolu přidělíte čas. To znamená, že se můžete vyhnout „nedostatku času!“
