Pokud se cítíte zahlceni každodenními úkoly, rozvrh vám pomůže být produktivnější, efektivnější a organizovanější. Experimentujte s notebookem, plánovačem nebo aplikací, abyste si spravovali čas, a držte se metody, o které si myslíte, že funguje nejlépe. Nezapomeňte nastavit realistické výsledky a upřednostnit rovnováhu mezi odpovědností a volným časem. Abyste udrželi přehled, naplánujte si část své rutiny a odměňte se, kdykoli se vám podaří zaškrtnout úkol ve vašem seznamu úkolů.
Krok
Část 1 ze 3: Vytvoření plánu
Krok 1. Zaznamenejte si čas, kdy provádíte rutinní činnosti
Zaznamenejte si čas, kdy se ráno připravíte, ráno se vyperete, vyrazíte na nákupy, odpovíte na e -mail, budete dělat domácí práce a budete plnit další běžné úkoly. Projděte si ho týden a zapište si ho do poznámkového bloku, pracovního listu nebo aplikace Poznámkový blok.
- Sledováním rutiny po celý týden budete schopni odhadnout čas, který potřebujete na určité úkoly.
- Možná najdete způsob, jak být produktivnější. Můžete například zjistit, že jste strávili 10 hodin hraním videohry a měli byste více času věnovat studiu.
Krok 2. Zkuste vytvořit rozvrh pomocí různých nástrojů, od notebooků přes agendy až po aplikace
Při prvním sestavování plánu využijte řadu ručně psaných nebo digitálních metod. Pokud chcete začít s prázdným listem, použijte notebook nebo aplikaci Poznámkový blok. Pokud chcete použít list, který obsahuje datum a časový úsek, použijte aplikaci pro agendu nebo kalendář.
- Vyberte si metodu, která vám vyhovuje. Pokud nemáte rádi papír, použijte digitální aplikaci. Pokud vám rukopis pomáhá zůstat soustředěný, použijte tužku a notebook.
- Když použijete plán, budete vědět, co se vám líbí a co ne. Když najdete správnou metodu, používejte ji dál. Shromážděte všechny své úkoly na jednom místě, ať už jde o notebook, úkoly nebo aplikaci.
Krok 3. V případě potřeby si zapište datum a den
Pokud datum a den nejsou na vašem zařízení k dispozici, stačí je napsat v horní části stránky s plánem. Použijte jednu stránku pouze na 1 den, abyste se mohli soustředit na aktuální úkol. V případě potřeby si udělejte další poznámky.
- Zápis dnů do rozvrhu vám pomůže sledovat činnosti, které se v daný den konají, například hodiny hudby v pondělí a ve středu.
- Pokud používáte obyčejný zápisník, využijte levou stránku pro pořadí podle plánu a poté si na pravou stránku napište své denní priority a další poznámky.
Krok 4. Nejprve zadejte definované činnosti
Lekce, pravidelné schůzky a další konkrétní úkoly tvoří osnovu vašeho plánu. Začněte vyplněním sloupce s pevnou aktivitou, například „08.30 - Úvod do psychologie“nebo „16.00 - Lekce jógy“.
- Pokud používáte prázdný poznámkový blok nebo pracovní list, umístěte časový úsek nalevo od stránky pomocí časového intervalu každých 30 minut. Tato metoda bude velmi užitečná. Dejte každému časový úsek, aby měl dostatek místa pro přidávání poznámek pod úkol.
- Pokud používáte agendu nebo plánovací aplikaci, obvykle je k dispozici časový úsek.
Část 2 ze 3: Načasování
Krok 1. Vytvořte si seznam úkolů na samostatný list papíru
Je snadné zahrnout rutinní úkoly, ale organizovat zbývající čas, který máte, není. Začněte tím, že si napíšete vše, co potřebujete k dokončení, na prázdný list papíru nebo na nový dokument v telefonu nebo počítači. označte prioritu úkolu napsáním čísla nebo písmena vedle úkolu.
- Napište například 1 (nebo A) vedle nejdůležitějších úkolů. Toto jsou úkoly, které budete muset zahrnout jako první do svého plánu. Napište 2 (nebo B) vedle úkolů se střední prioritou a 3 (nebo C) pro úkoly s nízkou prioritou.
- Při psaní úkolu do svého plánu můžete vedle něj označit úroveň priority nebo jednoduše přidat hvězdičku nebo vykřičník vedle úkolů s nejvyšší prioritou.
- Pokud plánujete týden, použijte týdenní seznam úkolů. Napište si denní úkol, pokud si chcete vytvořit rozvrh na jeden den.
Krok 2. Naplánujte si nejdůležitější úkoly na dobu, kdy se budete cítit nejproduktivnější
Začněte svůj plán plnit nejdůležitějšími úkoly. Odhadněte, jak dlouho bude každý úkol trvat, a naplánujte si úkoly s nejvyšší prioritou na období, kdy jste nejvíce pod napětím a bez rušivých vlivů. Chcete -li zvýraznit úkoly s nejvyšší prioritou, přidejte hvězdičku, podtržení nebo zvýraznění pomocí Zvýrazňovače.
- Pokud se například cítíte nejproduktivnější ráno, naplánujte si důležité projekty před obědem. Organizování souborů a mazání e -mailů lze provést později.
- Zkuste udělat rozumný časový odhad. Nesnažte se časovat domácí úkoly nebo schůzky s klientem velmi krátce, řekněme 30 minut, když víte, že 1 hodina by měla být hodina.
- Po zadání nejdůležitějších úkolů přichází na řadu jednodušší úkoly, jako je praní nebo nakupování.
Krok 3. Uveďte podrobnosti, které vám pomohou zapamatovat si, co máte dělat
Když zadáváte úkol, zadejte konkrétní informace, abyste si mohli pamatovat jeho význam. Pokud si budete dělat jen krátké poznámky, například „Schůzka“nebo „Hledat data“, budete si těžko pamatovat, co to znamená.
- Pokud se musíte schůzky zúčastnit, uveďte také čas, místo a účastníky schůzky. Do úkolů schůzky můžete také přidat odrážky.
- Pamatujte si, že ke každému úkolu nemusíte psát celou esej. Stačí zadat požadované údaje, abyste při čtení nebyli zmateni.
Krok 4. Zapište si časy začátku a konce pro každý úkol
Bez ohledu na to, jaký nástroj používáte k plánování, aplikacím nebo poznámkovému bloku, zápis časů začátku a konce vám pomůže udržet všechny denní aktivity podle plánu. Budete mít představu o tom, jaký bude váš den zítra a kde budete kdykoli.
- Možná si například budete muset udělat přehled od 9: 30-10: 30, chodit na lekce od 11: 00-12: 15, obědvat ve 12:30 a chodit na schůzky od 13: 00-13: 45.
- Vždy nezapomeňte rozumně nastavit odhadovaný čas. Věnujte pozornost poznámkám, které si děláte při sledování minulosti, abyste byli schopni přesně odhadnout, jak dlouho bude dokončení úkolu trvat.
Krok 5. Udělejte si také čas na zábavu, rodinu a relaxaci
Nemůžete být stále produktivní. Udělejte si tedy čas na lidi, které milujete, vysedávejte venku a bavte se. Pokud jste typ člověka, který často zapomíná odpočívat, je důležité zahrnout připomenutí, abyste si odpočinuli a pobavili se.
Zadejte například položky „Úterý, 18:30 - Večeře s paní Rarasovou a Tanayou (práce v 17:45!)“Nebo „Sobota, 12:00 - Vezměte Auroru do parku“
Krok 6. Nechejte 25% svého času nečinného
Svůj rozvrh budete obtížně upřesňovat, pokud jej naplníte více úkoly za sebou. Ještě lépe, udělejte si čas na vypořádání se s jakýmkoli přerušením nebo zpožděním. Rozestupy nejméně 15 minut mezi jednotlivými úkoly jsou skvělým způsobem, jak dokončit jakékoli časové změny ve vašem plánu.
- pokud někam musíte, vždy přidejte 10–15 minut (nebo i více, v závislosti na tom, kde žijete) jen pro případ, že byste uvízli v provozu.
- I když nemáte zpoždění nebo vás nic nerozptyluje, můžete využít přebytečný čas k odpočinku, cvičení nebo dokonce k dalším úkolům.
Část 3 ze 3: Dodržování plánu
Krok 1. Nastavte si rozvrh každý den ve stejnou dobu
Pokud si nastavíte rozvrh na pevný čas, stane se tato aktivita součástí vaší každodenní rutiny. Seznam úkolů si můžete zkontrolovat během ranní kávy nebo večer předtím. Jen si musíte z plánovacích aktivit udělat každodenní zvyk.
Může být snazší naplánovat týdenní rozvrh na neděli večer, poté provést úpravy a nastavit denní rozvrh každý večer nebo ráno
Krok 2. Uložte si rozvrh, kde ho můžete vidět
Ať už je to ve vašem notebooku, úkolu nebo aplikaci, vždy se ujistěte, že je váš plán snadno přenosný. Pokud se svého plánu dotknete jen zřídka, budete se tohoto cíle načasování těžko držet.
- Pokud aplikaci používáte, nainstalujte si a synchronizujte svůj účet se všemi elektronickými zařízeními, která používáte. Zkuste pomocí stolního počítače nebo widgetu domovské obrazovky připnout úkoly na hlavní displej elektronického zařízení.
- Velmi pomůže instalace tabule nebo kalendáře do pracovního prostoru. Zapište si na první pohled snadno srozumitelné informace, jako jsou důležitá data a týdenní cíle.
Krok 3. Označte splněné úkoly, abyste byli motivovaní
Je to jednoduché, zaškrtnout vedle splněného úkolu je velká zábava. Udělení těchto známek přinese určité uspokojení, protože se vám podařilo dosáhnout pokroku a zároveň se snažit zůstat zodpovědní.
Není -li možné dokončit všechny úkoly, není třeba panikařit. Pokud se stane něco neočekávaného, zrevidujte rozvrh a druhý den z něj udělejte prioritu
Krok 4. Odměňte se, když splníte všechny úkoly
Když přijde očekávaná odměna, úkoly se snadněji plní, zejména ty nudné. Pokud je váš den například plný prezentací, schůzek a termínů, odměňte se další přestávkou, zmrzlinou nebo jinou jednoduchou odměnou.
Kromě malého dárku jako oslavy splnění úkolu si po náročném dni připravte i velký dárek. Užijte si více času ve vaně, hraní videoher, sledování filmů nebo hraní oblíbené činnosti
Krok 5. Pomocí aplikací pro produktivitu zablokujte rušivé vlivy
Pokud máte tendenci procházet web nebo přistupovat k sociálním médiím, stáhněte si aplikaci jako StayFocused nebo Focusbar. Tyto druhy aplikací blokují webové stránky, které se objevují a rozptylují vás v době, kterou máte přidělenou do práce.
Ještě užitečnější je mít telefon v kapse nebo tašce místo na stole. Tímto způsobem jej můžete stále používat, kdykoli ho potřebujete, ale relativně bez rušivých vlivů tím, že jej nebudete vidět
Krok 6. Naplánujte si pravidelné přestávky, abyste se vyhnuli únavě
Napjatý rozvrh bez přestávek na odpočinek se bude zdát únavný a dokonce může potenciálně způsobit otálení. Očividně nemůžete udělat maximum, pokud se k sobě tak budete chovat. Udělejte si volno, aby byla práce zvládnutelnější a zároveň osvěžila tělo i mysl.
- Dobré je například využít víkend k vyřízení různých záležitostí v domácnosti. Pokud však budete sekat trávník, prát a uklízet dům v sobotu, naplánujte si neděli na další odpočinek.
- Každý večer si naplánujte odpočinek na 1–2 hodiny před spaním. Využijte tento čas ke čtení zábavné knihy, namáčení ve vaně nebo poslechu relaxační hudby.
Tipy
- Uspořádejte všechny své úkoly podle jediného plánu, ať už v poznámkovém bloku, úkolech nebo v aplikaci. Pokud jsou různé úkoly rozloženy do různých plánů, budete zmateni.
- Zůstaňte flexibilní, pište tužkou a podle potřeby upravte svůj rozvrh. Nepropadejte panice, když realita nejde podle plánu.
- Využijte zbývající čas. Místo toho, abyste 15 minut před schůzkou chodili na sociální média, zkuste své každodenní úkoly plnit na splátky. Tento čas můžete také využít ke zdravému jídlu, protažení nebo rychlé chůzi.
- Zahrňte do svého rozvrhu možná rozptýlení, ale snažte se je obejít. Pokud vás někdo navštíví v práci nebo potřebujete zvednout telefon, řekněte „Omlouvám se, mohu si jen na chvilku povídat“nebo „Díky za otázku, ale omlouvám se, na to budu moci odpovědět později."
- Neotálejte! Úkoly se budou dále hromadit, pokud je budete i nadále ignorovat a na plánu se bude čím dál obtížněji pracovat.
- Pokud nemůžete pracovat podle plánu, nenechte se odradit. Trochu to změňte podle svých okolností a snažte se toho držet co nejvíce.
