Určitě jste jednali s bankami, pojišťovnami, vládními agenturami, zaměstnavateli ve společnostech nebo dokonce se školami. Pokud ano, musíte někoho přesvědčit, aby něco udělal nebo vám pomohl. Jak napsat přesvědčivý nebo přesvědčivý dopis, který přináší výsledky? Zde je několik klíčových myšlenek, které můžete použít ve svém přesvědčovacím dopise.
Krok
Část 1 ze 4: Příprava na psaní dopisu
Krok 1. Stimulujte dobré nápady
Než napíšete dopis, řekněte, co chcete, proč to chcete, důvody, proč by to mělo být přijato, a také argumenty proti. Zdůraznění všech myšlenek, které máte po ruce, vám může pomoci navrhnout dopis a plně porozumět vašemu postoji k tématu.
- Začněte tímto: Chci přesvědčit „své čtenáře“, aby byli mým „cílem“. Vyměňte „mé čtenáře“za to, co chcete přesvědčit, a „můj cíl“za to, co je přesvědčíte.
- Jakmile je výše uvedené jasně a jednoznačně, zeptejte se sami sebe: Proč je to tak? Uveďte důvody, proč chcete, aby vaši čtenáři dělali, co chcete.
- Po zmapování důvodů je seřaďte podle toho, která úroveň je důležitější. Vložte všechny důležité detaily do jednoho sloupce, pak méně důležité do jiného. To vám pomůže zúžit mysl na nejdůležitější a nejvýznamnější body důrazu.
Krok 2. Znáte své cíle
Ujistěte se, že přesně víte, co chcete nebo potřebujete. Čeho chcete dosáhnout? Jak by měl tento úřad jednat?
Při definování cílů myslete na všechna možná řešení, která můžete nabídnout
Krok 3. Poznejte své čtenáře
Analýza a porozumění vašim čtenářům vám pomůže rozhodnout se, jak svůj dopis zarámovat. Pokud je to možné, rozhodněte se, zda s vámi čtenář bude souhlasit, nesouhlasit nebo bude neutrální. To vám pomůže rozhodnout se, jakou váhu přiřadit každé straně vašeho argumentu.
- Pokuste se najít osobu, kterou můžete v dopise oslovit. Kdo jsou, jakou sílu vám mohou pomoci? Budou jen ignorovat vaši stížnost? Jak byste je měli pozdravit? Jsou na vedoucích nebo funkčních pozicích? Mluvte podle jejich pozice.
- Pokuste se odhalit přesvědčení a předsudky čtenářů ohledně vašeho tématu. Jaké spory mohou vzniknout mezi vámi a vašimi čtenáři? Jak prezentujete protiargument uctivým způsobem?
- Zjistěte, co čtenáře zajímá o vašem tématu. Mají omezené prostředky na utrácení? Ovlivňuje je přímo vaše téma? Kolik času mají na posouzení vašeho dokumentu?
- Zamyslete se nad typem důkazů, které budou vaši čtenáři při hádce potřebovat, aby je přesvědčili.
Krok 4. Prozkoumejte téma
Účinný přesvědčovací dopis obsahuje důkazy a faktické informace, které tuto pozici podporují. Nezapomeňte vzít v úvahu více úhlů pohledu. Nezkoumejte jen svůj úhel pohledu; Uveďte také protichůdné názory a fakta, která je obklopují.
- Na podporu svých tvrzení použijte fakta, logiku, statistiky a neoficiální důkazy.
- Neříkejte hned, že se opozice mýlí. Místo toho buďte ohleduplní při vysvětlování, proč je vaše pozice silnější a zaslouží si pozornost.
Část 2 ze 4: Formátování písmen
Krok 1. Použijte formát bloku
Obchodní dopisy mají speciální formát. Pokud je formát úhledný a správný, názor čtenářů to ani v nejmenším nezmění. Pokud je však formát nesprávný a chaotický, udělají na vás špatný dojem a potenciálně budou vyhozeni.
- Začněte pomocí blokových odstavců s dvojitou mezerou.
- Zarovnejte doleva každý odstavec; jinými slovy, neodsazujte odstavce jako v próze nebo esejích.
- Za každým odstavcem ponechejte jednu mezeru.
- Použijte standardní písmo, obvykle Times New Roman nebo Arial, velikost 12.
Krok 2. Hlavičkový papír adresujte správně
Začněte zadáním adresy do levého horního rohu. Neuvádějte své jméno - zapište pouze název ulice, město, oblast a PSČ. Můžete také uvést telefonní číslo a e-mailovou adresu, každé na samostatné lince. Pokud žijete ve Velké Británii, adresa musí být napsána vpravo. Vyplňte jeden řádek.
- Zadejte datum. Napište úplné datum, název měsíce a rok. Vyplňte jeden řádek.
- “4. června 2013”
- Napište jméno a adresu příjemce. Zkuste najít konkrétní stranu, které chcete dopis poslat. Vyplňte jeden řádek.
Krok 3. Začněte dopis pozdravem nebo pozdravem
Obvykle ve formě slova „Vážení“, za kterým následuje jméno adresáta. Ujistěte se, že jste název zadali správně. Jméno zde musí být stejné jako jméno napsané na hlavičkovém papíře adresy.
- Když někoho pozdravujete, použijte správný název nebo hodnost (Pak/paní/Dr./atd.) Následovaný příjmením. Pokud si nejste jisti, jak se žena raději jmenuje, napište „slečno“.
- Po tom vždy postupujte dvojtečkou.
- Vyplňte řádek mezi pozdravem a prvním odstavcem.
- „Vážený Dr. Hnědý:"
Krok 4. Zavřete dopis závěrečným příkazem
Při výběru závěrečného prohlášení přemýšlejte a zvažte tón své eseje. Výroky typu „děkuji“jsou docela standardní, zatímco jiné formy jako „pozdravy“jsou intimnější. Rozhodněte se, zda chcete, aby váš motivační dopis byl formální nebo intimní. Ať už si vyberete cokoli, první slovo musí být velké, zatímco další slovo je prosté. Po zavření postupujte čárkou.
- Pokud chcete, aby to bylo formálnější, vyberte slovo „S úctou“. „Zdravím,“„Zdravím“, „Děkuji“nebo „S pozdravem“jsou standardní závěrečné poznámky pro obchodní e-maily. Zatímco slova „s pozdravem“, „s pozdravem“nebo „na shledanou“vypadají uvolněněji a intimněji.
- Přeskočte další 4 řádky, abyste před zadáním svého jména nechali prostor pro váš podpis.
- "Děkuji,"
Část 3 ze 4: Psaní dopisů
Krok 1. Stručné a stručné
Přesvědčivý dopis nebo přesvědčování by mělo být stručné a zdvořilé. Zaneprázdnění lidé zřídka čtou písmena, která jsou delší než jedna stránka, nebo když je tón drsný. Nebuďte příliš květnatá slova. Zkuste použít jasné a úhledné věty. Nepředkládejte zkreslené a zbytečné informace, včetně anekdot.
- Vyhněte se příliš dlouhým větám. Ujistěte se, že používáte silné deklarativní věty. Vaše psaní by mělo být stručné, stručné, věcné a snadno čitelné.
- Netahejte odstavce příliš dlouho. Neukládejte tolik informací, aby čtenář ztratil zájem, odchýlil se od hlavního bodu nebo ztěžoval pochopení vašeho bodu. Držte se relevantních informací a měňte odstavce, kdykoli chcete sdělit novou myšlenku nebo pointu.
Krok 2. Uveďte svůj hlavní bod v prvních několika větách
Začněte přátelskou úvodní větou a poté přejděte k věci. V prvních dvou větách uveďte svou potřebu (hlavní účel psaní dopisu).
Tento odstavec může obsahovat pouze 2–4 věty
Krok 3. Ve druhém odstavci zdůrazněte důležitost své žádosti
V tomto odstavci shrňte své obavy, žádost nebo tvrzení. V této fázi jste neposkytli žádné konkrétní důvody, podporu nebo hlavní body; v této fázi plně vysvětlíte svou pozici, parametry problému nebo požadavku a důvody, proč je dostatečně důležité jednat.
Tělo dopisu udržujte logické, zdvořilé a věcné. Vyhněte se příliš emocionálnímu jazyku, nepožadujte akci ani nemluvte ostře proti osobě nebo společnosti, které je dopis adresován, nebo proti opozici
Krok 4. Podporujte svou aplikaci v dalším odstavci
Několik následujících odstavců by mělo být schopno odůvodnit vaši pozici poskytnutím pozadí a podrobných informací. Zajistěte, aby tyto informace byly logické, věcné, odůvodněné, praktické a legitimní. Nezakládejte svůj požadavek pouze na osobních emocích, přesvědčeních nebo touhách. Nenudit čtenáře dlouhými příběhy; dostat se rychle a přesně k věci. K dosažení tohoto cíle můžete použít několik různých strategií:
- Poskytujte úryvky statistik a faktů, které přilákají sympatie a logiku čtenářů. Zajistěte, aby statistiky a fakta pocházely z důvěryhodných a uznávaných zdrojů a abyste data také používali upřímně, nevytrhávali je z kontextu.
- Navrhněte citáty odborníků na toto téma, kteří podporují váš postoj nebo vyvracejí opozici. Tito odborníci musí být respektovanými osobnostmi ve svých oborech a musí mít příslušnou kvalifikaci, aby mohli vyjádřit svůj názor na projednávané téma.
- Uveďte důvody, proč by mělo být vaší žádosti vyhověno. Nutit lidi dělat to, co chcete, není účinná přesvědčovací technika, ale pokud vysvětlíte, proč si myslíte, že je něco potřeba udělat, může to pomoci změnit jejich názor. Vysvětlete současnou situaci a proč by se měla změnit.
- Prezentujte podrobnosti, specifikace a omezení vaší polohy a aplikace. Diskutujte o úsilí, které bylo vynaloženo dříve, týkající se aplikace, nebo i v případě, že v souvislosti s ní neprobíhá žádná akce nebo chybí.
- Uveďte příklady svědectví, které se týkají vaší pozice. Přemýšlejte o dalších důkazech, které by mohly být předloženy o tom, proč je vaše pozice důležitá.
- Nezapomeňte omezit, co můžete a chcete zahrnout do odstavce. Vyjádřete svůj názor a situaci jasně. Nepřehánějte to s přílišnými detaily, ale zahrňte všechny důležité body. Vybírejte pouze ty nejrelevantnější statistiky, odborníky a svědectví.
Krok 5. Vyzvěte opozici
Jedním z nejúčinnějších způsobů přesvědčování nebo přesvědčování je apelovat na opozici. Musíte být schopni předvídat jakékoli námitky, námitky nebo otázky čtenářů, abyste na ně mohli v dopise odpovědět. Najděte si společnou řeč s opozicí nebo představte silnou podporu pro svou vlastní pozici.
- Ujistěte se, že veřejně přiznáte rozdíly mezi vaší pozicí a opozicí. Neskrývejte to, protože to oslabí váš argument. Zdůrazněte své sdílené hodnoty, zkušenosti a problémy s opozicí.
- Vyhněte se obviňujícím výrokům. Díky tomu bude dopis přehnaně emocionální a oslabí vaši logickou přitažlivost. Příliš negativní a obviňující postoj také zabrání opozici souhlasit s vaším bodem.
Krok 6. Zavřete dopis opětovným potvrzením vaší aplikace
Na konci dopisu zopakujte svůj požadavek nebo názor. Toto je odstavec, ve kterém předkládáte řešení nebo prosbu o akci. Řekněte čtenáři, že na tuto korespondenci budete reagovat telefonicky, e -mailem nebo osobně.
- Ukončete dopis silnou větou, která pomůže přesvědčit čtenáře, aby se postavil na vaši stranu, nebo alespoň viděl jasněji ze svého úhlu pohledu.
- Nabídněte vlastní řešení nebo pomoc. Souhlasíte s kompromisem nebo se setkáte uprostřed. Ukažte, že jste situaci zvládli nebo jste připraveni ji zvládnout.
Část 4 ze 4: Uvedení konečných doteků
Krok 1. Zkontrolujte případné chyby
Chyby v gramatice, výslovnosti a pravopisu slov způsobí špatný dojem. Chcete, aby se čtenář soustředil na váš nápad a požadavek, ne na překlep. Před odesláním si dopis několikrát přečtěte. Přečtěte si to nahlas, abyste slyšeli, jak to zní.
Pokud je to nutné, nechte někoho zkontrolovat, zda vaše psaní neobsahuje chyby pravopisu (nebo použijte funkci kontroly pravopisu softwaru)
Krok 2. Vložte svůj vlastní podpis
Pokud dáváte přednost zasílání dopisů poštou na e-mail, budete muset podepsat. Přizpůsobí a potvrdí váš dopis.
Krok 3. V případě potřeby poskytněte kopie svého formálního dopisu jiným klíčovým stranám
Pokud by si měl váš dopis přečíst také někdo jiný v cílové společnosti nebo organizaci, poskytněte mu jeho kopii. To znamená vytisknout a odeslat více než jeden dopis s originálními podpisy.
Krok 4. Kopii si nechte pro sebe
Vždy si uschovejte kopii dopisů a udělejte si osobní poznámky, doplněné poznámkami, kdy a komu byl dopis odeslán. Poznamenejte si následné kroky, které jste provedli, dokud nebude problém vyřešen.
Tipy
- Zůstaňte u tématu. Dávejte pozor, abyste nepřidávali náhodné informace, které nesouvisejí s problémem, o kterém diskutujete. Držte se relevantních faktů a mějte to jednoduché. Použijte tato fakta, abyste byli více popisní.
- Odrážky uprostřed odstavce používejte pouze tehdy, jste -li si naprosto jisti a jasní ohledně kroků, akcí nebo doporučení.
- Přizpůsobte své odrážky typu společnosti nebo cílové organizace. Neziskové instituce mají jiný způsob myšlení než velké společnosti.
- Pište standardní psanou indonéskou formou. Nejedná se o textové zprávy ani sociální média; ale formální dopis. Používání zkratky, slangu a emotikon vás může ignorovat.
- Nezacházejte se svými čtenáři tak, jako by vám něco dlužili, a pak se cítíte oprávněni žalovat. Zajistěte je a zároveň zachovejte přátelský a profesionální tón dopisu.
