Abyste mohli efektivněji komunikovat, musíte umět věci konkrétně sdělit (zejména abyste se vyhnuli nejednoznačnosti vět nebo záměně druhé osoby). Jasné a popisné informace - ať už písemné nebo verbální - vám nejen pomohou srozumitelněji sdělit body, které jsou sdělovány, ale také je druhé osobě usnadní jejich porozumění. Není třeba spěchat; udělejte si čas na strukturování zprávy a využijte výhod konkrétnější komunikace.
Krok
Část 1 ze 2: Rozhodování o tom, jaké informace sdělit
Krok 1. Vyberte si téma, ve kterém jste dobří
Čím více o tématu víte, tím snáze budete sdělovat konkrétní fakta a čísla.
- Pokud se v tématu nevyznáte, udělejte si malý průzkum (přečtěte si knihu, procházejte internetové stránky atd.), Abyste mohli téma sdělit nebo napsat podrobněji. Abyste vytvořili komplexní písemný nebo řečový materiál, musíte udělat malý průzkum.
- Pokud si nejste jisti svými schopnostmi, zkuste téma spojit s něčím známým. Můžete také myslet na podtéma, kterému lépe rozumíte. Pokud jste například požádáni, abyste hovořili o změně klimatu, zkuste si vybrat jeden konkrétní aspekt, kterému rozumíte a v němž jste dobří, ale který spadá do oblasti tématu změny klimatu (například vaše láska k ledním medvědům a dopad klimatických změn na jejich stanovišti).
Krok 2. Definujte „výzvu k akci“
Tento krok může znít komplikovaně, ale stojí za to pokusit se zúžit zaměření vašeho argumentu a zdůraznit účel vašeho psaní nebo řeči posluchači nebo čtenáři. Jinými slovy, jasně uveďte, jaký druh akce by měl čtenář nebo posluchač provést poté, co si vyslechne nebo přečte váš argument. Bez ohledu na typ materiálu, který si vyberete (ať už jde o beletrii nebo filozofický argument), nezapomeňte přemýšlet o tom, jakou reakci posluchač nebo čtenář očekáváte. Nezapomeňte na tento krok při navrhování materiálu.
- „Výzva k akci“je termín běžně používaný v marketingovém světě, ale lze jej také použít na proces skládání písemných nebo řečových materiálů. Ať už je vaše téma jakékoli, zamyslete se nad tím, jak lze esej použít jako marketingový prvek k předání konkrétní zprávy a povzbuzení lidí, aby jednali podle vašich očekávání.
- Nějaká obecná výzva k akci: něco informovat, někoho povzbudit, aby něco udělal, něco doporučit, debatovat o něčem, podpořit hádku, něco vysvětlit, něco poučit a s něčím bojovat.
- Pokud chcete psát o ledních medvědech a změně klimatu, vaše výzva k akci se bude pravděpodobně týkat akcí, které mohou posluchači nebo čtenáři podniknout při řešení dopadů změny klimatu.
Krok 3. Ujistěte se, že odpovídáte na otázky k tématu
Ať už je váš cíl jakýkoli (odpověď na otázku, vyvrácení hádky nebo dokončení úkolu), dobře si promyslete konkrétní otázky, které k tématu potřebujete zodpovědět. Samozřejmě můžete vložit nějaké další informace, které jsou stále relevantní. Nejprve se však ujistěte, že jste nejprve odpověděli na hlavní otázky.
Zamyslete se nad slovem otázky, které otázku začíná. Pokud jste například požádáni, abyste popsali, co v práci děláte, můžete být v pokušení vysvětlit další věci související s daným tématem, například jak jste si v práci vedli nebo proč jste si vybrali tuto práci. Tyto informace - přestože jsou zajímavé a důležité je slyšet - nejsou hlavními informacemi, které musíte předložit. Před přidáním dalších informací se ujistěte, že jste odpověděli na základní otázku
Krok 4. Zamyslete se nad délkou psaní nebo řeči
Pokud smíte napsat maximálně 500 slov nebo mluvit 15 minut, ujistěte se, že jste schopni předat všechny důležité informace a argumenty v rámci těchto limitů. Pokud délka psaní nebo mluvení není uvedena, dobře si promyslete, jaké sdělení musíte sdělit, jaká témata chcete vznést a kdo je vaše cílové publikum nebo čtenář. To vám pomůže určit délku psaní nebo mluvení. Zajistěte, aby mohly být předávány všechny důležité informace, aniž by se posluchač nebo čtenář nudil a obtížně poslouchal.
- Vyzkoušejte princip obrácené pyramidy. Obrácená pyramida umístí všechny důležité informace nahoru a méně důležité dolů. Pokud vám záleží na rozsahu pozornosti posluchače, naučte se tento princip uplatňovat. Tato zásada samozřejmě neplatí pro všechny druhy psaní nebo řeči. Ale alespoň pokud se chcete naučit sdělovat některé důležité body, princip obrácené pyramidy stojí za vyzkoušení.
- Pokud vám zbývá čas (verbální komunikace) nebo stránek (neverbální komunikace), nepřidávejte jen nesmyslná slova. Zkuste přemýšlet o dalších informacích nebo příkladech, které jsou relevantní pro vaše téma; sdělit podrobnosti, které jsou užitečné pro posluchače nebo čtenáře.
- Poskytněte relevantní podkladové informace. Irelevantní detaily způsobí, že váš argument bude méně soustředěný.
Krok 5. Uveďte příklad
Ať už verbální nebo neverbální, oba vyžadují, abyste postavili argument a poskytli příklady na podporu tohoto argumentu. Pamatujte, že konkrétní informace vždy vyžadují ověření.
- Například v politické řeči nebo vědecké práci by příklady měly být prezentovány v přímém a konkrétním formátu, například „Příklad …“. Zatímco ve více příležitostných žánrech, jako je kreativní psaní, příklady jsou dodávány v implicitnějším formátu. Chcete-li například vysvětlit, že vaše postava je velmi módní, musíte popsat, jaké oblečení nosí nebo jaký je její oblíbený obchod s oblečením.
- Nepřehánějte to s příklady. Pokud uvedete příliš mnoho nesouvisejících příkladů, je pravděpodobné, že vaši posluchači nebo čtenáři zapomenou na vaše hlavní téma. Vyhněte se této možnosti vyhodnocením všech podrobností příkladu, který se chystáte představit; ujistěte se, že existuje jasný vztah mezi příkladem, který uvedete, a vaším hlavním argumentem.
Krok 6. Co nejvíce vysvětlete všechna otázková slova
Pokud váš materiál není velmi stručný, zvažte ujasnění otázek, kdo, co, kdy a kde ve vašem materiálu odpovídá. Tato metoda je obzvláště důležitá pro použití v obchodní komunikaci. Pokud od někoho něco chcete, musíte samozřejmě sdělit, co potřebujete, kdo to potřebuje, kdy to musí být splněno a kde to lze splnit.
Slova otázek „jak“a „proč“mohou, ale nemusí být důležitá (v závislosti na obsahu vaší zprávy). Dobře si rozmyslete, jak budou vaši zprávu interpretovat posluchači nebo čtenáři; nikdy nepředpokládejte, že to pochopí, pokud jim to neřeknete
Krok 7. Negeneralizujte téma
Zobecnění se často provádí, když nevíte, co jiného říci (obvykle se to děje v neverbální/písemné komunikaci). Mezi běžné příklady patří věty „Odpradávna …“nebo „Mnoho lidí si myslí …“. O těchto frázích lze říci, že jsou příliš abstraktní a široké, takže je těžké ospravedlnit pravdu.
Dalo by se například říci, že místo toho, abyste esej začali tím, že řeknete: „Technologie zhoršují moderní život,“můžete říci: „Podle některých odborníků technologie způsobuje problémy s komunikací mezi lidmi a zvyšuje u člověka pocit osamělosti.“
Část 2 ze 2: Výběr slov
Krok 1. Použijte správná přídavná jména a příslovce
Popisné věty obvykle usnadní posluchači nebo čtenáři pochopit, co máte na mysli. Navíc takové věty budou obvykle zajímavější slyšet nebo číst. Nepoužívejte však popisné věty příliš často; obává se, že tyto věty budou ve skutečnosti nadbytečné a budou mít menší dopad na posluchače nebo čtenáře.
- Zamyslete se nad tím, jak si váš výběr slov představí posluchač nebo čtenář. Pokud vaše slova nevytvoří jasný obraz v jejich myslích, je pravděpodobné, že vybíráte slova, která jsou příliš nejednoznačná. Pokud například jednoduše řeknete: „Ten člověk odešel domů“, posluchač si to asi bude těžko představovat. Místo toho zkuste říci: „Unavený stařík se vrátil domů do svého temného a prázdného domu“; takový popis výrazně usnadní situaci posluchači nebo čtenáři.
- Věta „Koktá a koktá“obsahuje nadbytečnou příslovci, protože slovo „koktání“již lze interpretovat jako poruchu řeči, která způsobuje, že člověk mluví přerušovaně.
- Pokud si nejste jisti, zda je použitý jazyk dostatečně popisný, požádejte někoho ze svých blízkých, aby si vaše psaní přečetl a ohodnotil. Zeptejte se jich, zda je vaše psaní dostatečně podrobné a zda jazyk, který používáte, je dostatečně jasný.
- Namísto popisu každého objektu, který zmíníte, se zaměřte pouze na nejdůležitější objekty ve vaší zprávě.
Krok 2. Použijte správné podstatné jméno
Nenechávejte své čtenáře nebo posluchače zmatené; vždy se pokuste uvést konkrétní jméno, titul a místo.
Krok 3. Zadejte podrobnosti o čase
Zajistěte, aby posluchač nebo čtenář porozuměl příslovci času, který sdělujete; Místo toho, abyste řekli „příští týden“nebo „brzy“, použijte konkrétnější výrazy jako „v pondělí“nebo „před půl šestou“.
Krok 4. Použijte techniku psaní „neukazuj“
Při kreativním psaní je používání popisných slov a frází založeno na pěti smyslech: zrak, čich, chuť, sluch a dotek. Tato metoda je také užitečná pro jiné typy písemné nebo verbální řeči, zejména proto, že je možné, aby posluchači nebo čtenáři „zažili“situaci a dospěli k vlastním závěrům.
- Například věta „Deshawn je velmi šťastný“stále chybí v podrobnostech. Čtenáři nepochopí takové štěstí, jaké cítí Deshawn. Místo toho zkus napsat: “Deshawn cítil, jak jí srdce buší, když se konečně setkala s Erikou. Nemůže se dočkat, až se se svým starým přítelem podělí o dobrou zprávu, kterou právě slyšel. “Tyto konkrétní a konkrétní detaily o Deshawnových pocitech umožňují čtenáři lépe porozumět Deshawnovým emocím.
- Abyste mohli věci lépe vysvětlit, naučte se je pozorovat podrobněji. Začněte pozorováním drobných detailů ve svém každodenním životě; zbystřete svých pět smyslů.
Krok 5. Vědět, kdy parafrázovat
Pokud chcete citovat slova někoho jiného, zvažte citaci skutečné věty. Tato metoda bohužel funguje, pouze pokud je citát jasný a stručný. Pokud je věta, kterou citujete, příliš složitá nebo obtížně srozumitelná, zvažte parafrázi (opětovné vysvětlení vlastními slovy), abyste posluchačům nebo čtenářům snáze porozuměli.
Dialog je základním prvkem potřebným k rozvoji zápletky a charakteru v kreativním psaní. Ujistěte se tedy, že to píšete v dialogu, nikoli v parafrázi
Krok 6. Rozšiřte svou slovní zásobu
K lepší komunikaci vám může pomoci široká slovní zásoba. Čím více slov znáte, tím snazší bude pro vás vybrat slova, která nejlépe odpovídají detailům, které chcete sdělit.
- V určitých situacích budete možná muset použít složité volby slov. Určitě se ale vyhněte slovům, která nejsou běžná a těžko srozumitelná. Pamatujte, že důležitým prvkem komunikace je sdělení, nikoli volba slovní zásoby. Musíte být také opatrní při výběru technického žargonu; obává se, že žargon není v myslích posluchačů ani čtenářů známý.
- Jazykové slovníky a tezaurus jsou objekty, které vám opravdu pomohou něco vysvětlit. Pokud si nejste jisti zvolenými slovy, vždy si ověřte jejich význam ve slovníku.
Krok 7. Vyhněte se příliš složitým větným strukturám
Ujistěte se, že jste každé slovo umístili ve správném pořadí. Také se ujistěte, že používáte správnou větnou strukturu, aby vaše sdělení působilo plynule, jasně a stručně. Zkuste porovnat níže uvedené věty:
- „Průmyslová špionáž spolu s rostoucím využíváním počítačů k ukládání a zpracování podnikových informací rychle roste.“Tato zpráva je nejasná, protože vložené doložky ve skutečnosti pletou hlavní myšlenku věty.
- „Průmyslová špionáž rychle roste s rostoucím využíváním počítačů k ukládání a zpracování podnikových informací.“Tato zpráva je jasnější, protože hlavní myšlenka je vyjádřena na začátku věty.
