Schopnost být profesionálem hraje důležitou roli při dosahování kariérního úspěchu. Téměř všichni zaměstnanci potřebují odpovídat na telefonní hovory, bez ohledu na jejich pozici ve společnosti. Aby se volající cítili pohodlně, naučte se přijímat dobré hovory, abyste udělali pozitivní dojem, a buďte připraveni odpovídat na položené otázky.
Krok
Část 1 ze 2: Příjem telefonních hovorů
Krok 1. Zvedněte telefon co nejdříve
Když zazvoní telefon v kanceláři, není slušné nechat volajícího čekat. Před třetím zazvoněním okamžitě zvedněte telefon a pozdravte volající.
Krok 2. Držte sluchátko před obličejem
Možná budete chtít mluvit hned, ale nejprve se ujistěte, že je přijímač v telefonu před obličejem. Mluvte, když je přijímač ve správné poloze, aby volající obdržel úplné informace.
Krok 3. Než promluvíte, zhluboka se nadechněte
Po přiložení telefonu k obličeji se zhluboka nadechněte, abyste se uklidnili, a než pozdravíte, zaměřte svou mysl. Tímto způsobem můžete při soustředění klidně mluvit.
Krok 4. Uveďte název a název své společnosti
Tato metoda říká volajícímu, že je již připojen ke společnosti, které chce volat. Ujistěte se tedy, že zná jméno vaší společnosti a vaše jméno. Nejprve zadejte název společnosti. Můžete si zapsat slova, která chcete říct, když vám někdo zavolá, abyste nemuseli přemýšlet, co řeknete, když zazvoní telefon. Znění lze přizpůsobit situaci a podmínkám, ve kterých pracujete.
- Pokud pracujete jako recepční, poskytněte úplné informace o společnosti, protože pro volající jste vchodem, abyste získali to, co potřebuje. Pozdravte například volajícího slovy: „Dobré ráno/odpoledne/večer. Sídlo WikiHow je zde. Jsem Nikita, abych vám pomohl.“Prostřednictvím těchto informací volající zná název vaší společnosti a vaše jméno, takže se cítí pohodlněji pokračovat v konverzaci. Pokud jste osobní tajemník, zadejte jméno zaměstnavatele (například „Je zde kancelář pana Millera. Jsem Nikita.“), Protože volající chce kontaktovat vašeho šéfa.
- Pokud jste členem konkrétního oddělení, informujte o své pozici, aby mohl klást relevantní otázky, například „Dobré ráno. Jsem Yesika v oddělení účetnictví.“Tímto způsobem volající ví, zda je spojen s oddělením a osobou, které má zavolat, nebo potřebuje mluvit s někým jiným.
Krok 5. Připravte si papírnictví a notebook vedle telefonu
Tímto způsobem si můžete okamžitě dělat poznámky, pokud chce volající zanechat zprávu nebo poskytnout informace. Nenechávejte ho čekat, protože budete muset najít papír a pero, na které budete psát.
Část 2 ze 2: Mluvení po telefonu
Krok 1. Usmívejte se, když mluvíte
I když jste naštvaní, předstírání úsměvu zní volajícímu příjemněji. Přestože je tato metoda vynucená, může zlepšit náladu.
Krok 2. Mluvte jasně a profesionálně
Při práci v profesionálním prostředí zajistěte, abyste vy a volající mohli komunikovat jasně a přímočaře. Mluvte pomalu a každé slovo řekněte jasně, aby volající porozuměl informacím, které sdělujete.
- Neříkejte nestandardní slova, například „ne“, „popíjet“nebo „nah“. Řekněte každé slovo jasně, například „ano“nebo „ne“, aby obě strany dobře rozuměly tomu, co se říká. Podle potřeby buďte zdvořilí a řekněte „děkuji“a „jste vítáni“.
- Pokud potřebujete sdílet čísla nebo písmena, například dávat jména nebo telefonní čísla, naučte se fonetickou abecedu (výslovnost zvuků řeči). Volající se tak nenechají zmást, když vyslovujete písmena, která znějí stejně, jako jsou písmena B a P. Při hláskování jména Budi vyslovte písmeno B vysvětlením „B balijského slova“.
Krok 3. Pozdravte profesionálně volající
Místo pozdravu volajícího křestním jménem nezapomeňte před vyslovením jeho jména říci „otec“nebo „matka“, například „pan Jon“, zvláště pokud toho volajícího osobně neznáte. Zkuste si zapamatovat jméno a vyslovit ho během celého rozhovoru.
Zapište si jméno volajícího, jakmile vám řekne jeho jméno, abyste nezapomněli
Krok 4. V případě potřeby spojte volající s dalšími lidmi
Někdo, kdo volá do společnosti nebo kanceláře, obvykle potřebuje pomoc, protože chce najít informace nebo se potýká s problémem. Pokud nemůžete odpovědět na otázku nebo přijít s řešením, zeptejte se ho, zda by si nechtěl promluvit s někým, kdo může pomoci. Tento krok ukazuje, že vám na volajícím záleží a chcete pomoci rychle vyřešit problém.
- Kancelářské telefony obvykle používají systém k přenosu hovorů. Zjistěte, zda jsou telefony ve vaší kanceláři přenosné, a zjistěte, jak fungují. Pokud ne, zjistěte telefonní číslo osoby, které chcete zavolat, a sdílejte ji s volajícím.
- Zeptejte se zdvořile volajícího, zda ho můžete spojit s někým jiným. Například: „Promiňte, nemohu odpovědět na vaši otázku. Co kdybych přenesl telefonní linku, abyste si mohli promluvit přímo s Pak Bambang? Může poskytnout řešení.“Před přenesením telefonní linky se ujistěte, že volající souhlasí.
- Pokud osoba, která může pomoci, není v kanceláři, zeptejte se, zda by volající chtěl zanechat zprávu. Nezapomeňte předat zprávu kompetentním lidem.
Krok 5. Ukončete konverzaci profesionálně
Říct „Děkuji“nebo „Dobré ráno/odpoledne/večer“je způsob, jak dát volajícímu vědět, že konverzace skončila a může zavěsit. Nenechte se zmást tím, zda konverzace stále pokračuje, nebo ne.
Počkejte, až volající zavěsí. Pokud jste ten, kdo přijímá telefonní hovor, nechte volajícího říci vše, co chce říci, dokud nebudou hotovi. Může vám to připadat neslušné, nebo ztratíte informace, pokud zavěsíte, když nebude mluvit
Tipy
- Neberte si v práci osobní telefonní hovory. Jste v kanceláři kvůli práci, ne kvůli chatování s přáteli. Pokud si chcete popovídat nebo napsat s přítelem, odložte to, dokud neskončí polední přestávka nebo pracovní doba.
- Vyhněte se rozptýlení. Aby se o volající cítil postaráno, odložte probíhající práci a soustřeďte se na volajícího. Nenechte se rozptylovat ani nevypadejte příliš zaneprázdněně odpovídáním na otázky nebo poskytováním pomoci.
- Nemluvte, když jíte, pijete nebo žvýkáte, když telefonujete, protože vaše řeč bude obtížně srozumitelná a způsobí, že se volající bude cítit nedoceněný.
- I když si volající stěžuje nebo je hrubý, projevte empatii, buďte klidní a profesionálně reagujte.
