Před nástupem na novou pozici v práci vás váš nadřízený nebo nadřízený obvykle požádá o doprovod zaměstnance, který bude pokračovat ve vaší práci. Vaše ochota pomáhat během přechodného období proaktivním prováděním podrobných příprav a předáním je způsob, jak zajistit plynulé činnosti společnosti a vybudovat si vynikající pověst při změně zaměstnání nebo přijetí nové pozice.
Krok
Část 1 ze 3: Příprava na předání zaměstnání
Krok 1. Pozvěte svého šéfa, aby probral plán předání
Setkejte se se svým šéfem, abyste podrobně probrali, co musíte během přechodu udělat. V závislosti na vaší práci a stylu vedení vašeho šéfa vás může požádat, abyste během předávání hodně přispěli, například pokud jste požádáni, abyste několik dní nebo několik týdnů učili nebo školili náhradního zaměstnance.
- Obvykle musíte připravit dokumenty jako důkaz formálního předání.
- Diskutujte o tomto plánu se svým šéfem. Zeptejte se, jak moc doufá, že přispěje, a na co byste měli během přechodu upřednostnit.
Krok 2. Vypracujte předávací dokument
Poté, co podrobně znáte šéfova očekávání, připravte návrh předávacího dokumentu. Tento dokument kromě toho, že vám pomůže se připravit, obsahuje úkoly a informace, které je třeba během přechodu odevzdat. V předávacím dokumentu musí být zahrnuto následující:
- Podrobné informace o denních aktivitách, práci a pracovních prioritách.
- Popis důležitých věcí, které je třeba udělat, a odpovědností, které musí být na vaší současné pozici splněny.
- Co se očekává od osoby, která vás nahradí.
- Seznam obsahuje důležité soubory, které je třeba odeslat, například dohodu nebo pracovní program.
Krok 3. Dokončete nedokončené úkoly
Pokud musíte okamžitě změnit zaměstnání, zkuste dokončit jakoukoli nedokončenou práci. Kromě toho, že poskytnete uspokojení z tohoto úspěchu, pomáháte také ostatním začít svou práci od nuly. Tímto způsobem budete moci zanechat pozitivní dojem a vybudovat si dobrou pověst.
- Jakkoli je to obtížné, pracujte tvrději, pokud existuje úkol, který se blíží termínu.
- Dokončení nového úkolu, který se blíží termínu, může být velmi obtížné pro lidi, kteří ještě nechápou složitosti.
Krok 4. Promluvte si se spolupracovníky
Než začne přechodné období, vyhraďte si čas na diskusi se svými spolupracovníky o plánu předání a zeptejte se, jaké jsou vaše priority. Pokud se objeví nový problém, o kterém nevíte, využijte této příležitosti k vyhledání informací a nalezení řešení.
- Nové problémy obvykle nemají velký vliv před přesunem, ale mohou být přeneseny na osobu, která vás nahradí, pokud o tom již víte.
- Využijte této příležitosti a podělte se o své plány a data přesunu se spolupracovníky. Také je informujte o přechodném období, aby se mohli připravit.
- Musíte říci svým spolupracovníkům o svých pohyblivých plánech, protože produktivita práce během přechodného období klesá.
Krok 5. Připravte si písemný předávací dokument
Posledním krokem přípravy na přechodné období je předložení formálního předávacího dokumentu. Při přípravě návrhu uveďte a vysvětlete všechny důležité informace a poté je prodiskutujte s nadřízenými a vedením, kterých se tento plán bude týkat. Vyplňte předávací papíry a pošlete je svému nástupci několik dní před nástupem do práce. Obsah se může lišit podle úlohy, ale předávací dokument by měl obsahovat alespoň následující:
- Seznam úkolů a harmonogram práce.
- Informace o nedokončené výrobě.
- Kalendář obsahuje plánované aktivity a termíny.
- Informace o klíčových slovech a postupy přihlášení.
- Seznam kontaktů souvisejících s prací.
- Průvodce pro přístup k souborům a adresářům na počítači.
Část 2 ze 3: Procházení přechodu
Krok 1. Udělejte si co nejvíce času
Poté, co zaměstnanec, který vás nahradil, začne pracovat, možná jste se nepřestěhovali a byli jste požádáni, abyste ho doprovázeli, dokud nerozumí své práci. Délka přechodného období je nejistá, může jít o dny nebo týdny. Čím více času však věnujete sobě, tím více informací můžete sdělit.
Abyste zajistili, že budete poskytovat úplné informace a nic vám neuteče, zapojte svého náhradníka do řady každodenních činností
Krok 2. Odešlete důležité dokumenty přímo
Během přechodného období budete muset důležité údaje a dokumenty osobně předat. Tímto způsobem můžete zajistit, aby důležité věci byly dělány správně a priority byly jasně definovány. Navíc vy dva máte ještě čas probrat informace, které je potřeba dále prodiskutovat, než se přestěhujete.
- Využijte této příležitosti a vysvětlete mu důležité informace a on může požádat o velmi užitečné věci, aby dobře předal.
- Při diskusi si udělejte čas na poskytnutí přehledu o pracovní situaci a vysvětlete kontext konverzace, aby vám neunikly žádné informace.
Krok 3. Snažte se poskytnout pomoc
Pokud oba stále pracujete ve stejné kanceláři, buďte vstřícní a iniciativní. Pokud dojde k problému, poskytněte pomoc identifikací příčiny a společným řešením. Noví zaměstnanci se obvykle prvních pár dní cítí nepříjemně nebo nepříjemně a nebudou vás obtěžovat pokládáním otázek.
- Dejte jasně najevo, že jste k dispozici, abyste v případě potřeby poskytli podporu a pomoc.
- Tímto způsobem se můžete oba navzájem podporovat při plnění povinností během přechodu.
Krok 4. Uspořádejte závěrečnou schůzku a prodiskutujte předání
Než se pustíte do úplného předání, poraďte se s osobou, která vás nahradí. Požádejte ho, aby si připravil otázky a udělal si poznámky o věcech, se kterými se potýká. Toto setkání je vhodnou příležitostí, jak zajistit, aby porozuměl své roli a odpovědnosti.
- Na schůzce lze projednat všechny záležitosti, které vyžadují další vyjasnění.
- Podle toho, kde pracujete, zvažte, zda svého šéfa pozvat na schůzku či nikoli.
- Musíte svému nadřízenému sdělit, kdy a kde se schůzka uskuteční. Zeptejte se ho, jestli má nějaké návrhy nebo informace, o které by se chtěl podělit.
Část 3 ze 3: Příprava dlouhodobého plánu rozvoje
Krok 1. Popište podporu a školení poskytovaná společností
Při předávání projevte ochotu přispět otevřením nejlepší šance na úspěch ostatním. Místo toho, abyste se jen vzdali povinností a práce, dejte své náhradní rady, aby se mohl profesionálně rozvíjet a poskytoval podporu svému bývalému šéfovi, aby byl v práci vždy zdravý a úspěšný.
- Poskytněte informace o programu školení relevantním pro zaměstnání.
- Když začnete pracovat, možná jste se zúčastnili školení, abyste upravili a rozšířili své znalosti.
- Nezapomeňte předat tyto informace osobě, která pokračuje ve vaší práci, a povzbudit ji, aby tuto příležitost co nejlépe využila.
Krok 2. Neignorujte pracovní kulturu
Pokud ještě nějakou dobu máte čas pracovat s osobou, která zaujme vaše místo, nezaměřujte se pouze na technické aspekty práce. Každá kancelář má jedinečné pracovní prostředí a kulturu, které mohou být pro nováčky zdrcující nebo matoucí. Udělejte si čas na vysvětlení věcí a skutečných kancelářských situací.
- Proveďte ho po kanceláři a představte jej všem zaměstnancům.
- Vysvětlete role a odpovědnosti nových i stávajících zaměstnanců.
- Pokud jako nový zaměstnanec dostává různé úkoly nebo se jeho povinnosti a pracovní priority zaměřují na různé věci, ujistěte se, že tomu starý zaměstnanec rozumí.
Krok 3. Zadejte podrobné kontaktní informace
Pokud chcete pomoci novému zaměstnanci, řekněte mu, jak vás může kontaktovat, a dejte mu vědět, že vás může kontaktovat, pokud má vážný problém nebo potřebuje informace. Ne každý je však ochoten pomoci poté, co změní zaměstnání nebo obsadí novou pozici. To je obvykle ovlivněno vztahy s bývalými nadřízenými.
- Problémy lze často vyřešit jednoduše e -mailem.
- I když jste se přestěhovali, ochota pomoci udělá dobrý dojem a zlepší vaši pověst.
