Často slýcháme, jak si lidé stěžují, že nemají dost času na plnění úkolů. Pokud zažijete totéž, nebojte se! Svůj volný čas můžete maximálně využít zvládnutím některých základních dovedností v oblasti organizace a řízení času. Čím moudřeji budete svůj čas spravovat, tím více úkolů bude splněno.
Krok
Metoda 1 ze 3: Identifikace toho, jak využíváte čas
Krok 1. Zaznamenejte si všechny denní aktivity
Sledujte, jaké činnosti děláte každý den, a poznamenejte si, jak dlouho vám jejich dokončení trvá. Možná si nemyslíte, že promarněný čas se ukazuje být daleko více než čas, který se ve skutečnosti používá k plnění denních úkolů.
Nezapomeňte si doma zaznamenat své běžné činnosti, jako je příprava snídaně, zametání domu, osprchování atd
Krok 2. Zaznamenejte si všechny aktivity do sešitu
Jakmile znáte činnosti, kterým se celý den věnujete, a čas, který to zabere, napište si je do sešitu. Pokud jsou všechny informace sloučeny a uvedeny na 1 stránce, uvidíte vzorce a činnosti, které mohou způsobit ztrátu času.
- Mějte úplné a jasné poznámky. Nezaznamenávejte více aktivit v jednom záznamu, neignorujte zdánlivě triviální úkoly a přesně sledujte čas při sledování implementace každodenních aktivit.
- Seskupte aktivity do kategorií. Například si všimněte domácích úkolů modře, kancelářské práce červeně a volnočasové aktivity černě. Tato metoda vám pomůže odhadnout, kolik času každá skupina zabere.
Krok 3. Zjistěte, jak využíváte svůj čas
Trávíte sníním 1 hodinu denně? 2 hodiny na rozhodnutí, kde se najíst? 8 hodin na přístup k internetu? Najděte vzorce, které popisují, jak využíváte čas, a poté určete, jaké činnosti jsou užitečné a které ne.
- Ztrácíte čas, protože vám chybí sebekontrola? Jste zvyklí odkládat práci? Nesete obrovskou odpovědnost? Položte si tyto otázky při hodnocení, jak využíváte čas.
- Možná si své každodenní činnosti naplánujete iracionálně. Například jste svůj čas moudře nezvládli, pokud pracujete 30 minut, udělejte si 10minutovou přestávku, abyste se postarali o malicherné věci, a poté se na 30 minut vraťte do práce. Budete více soustředění a produktivnější, pokud budete pracovat 1 hodinu a poté se budete starat o triviální věci.
- Plňte úkoly stanovením termínů. To se provádí zadáním času potřebného k dokončení určitých úkolů, aniž byste se museli rozptylovat.
Krok 4. Proveďte úpravy plánu
Jakmile přesně víte, jaké činnosti dělat a čemu věnujete čas, upravte svůj denní rozvrh. Ujistěte se, že víte, jaké činnosti nemůžete nebo nemůžete odstranit kvůli nedostatku času. Činnosti, které zabírají mnoho času, nemusí vždy ztrácet čas.
Krok 5. Pokud vám odesílání e-mailů souvisejících s prací trvá 3 hodiny denně, je nepravděpodobné, že byste zkrátili čas vyhrazený pro tuto aktivitu
Pokud však během odesílání pracovních e-mailů odpovídáte na 4–5 osobních e-mailů, zkraťte přidělený čas.
Krok 6. Změňte své návyky a perspektivu
I když máte problémy se správou svého času, vždy existuje řešení. Nyní, když víte, proč ztrácíte čas nebo jak byste ho měli využít, je dalším krokem změnit způsob, jakým svůj čas řídíte, a vytvořit si nové návyky.
- Pokud trávíte hodně času úklidem domu nebo vařením, je dobré najmout si služebnou nebo se přihlásit k odběru cateringové služby. Pro některé lidi je čas cennější než peníze.
- Možná využijete trochu času k přístupu na internet bez konkrétního účelu. Pokud máte důležitější úkoly, omezte čas na přístup k určitým webům nebo sociálním médiím.
Metoda 2 ze 3: Vyhýbání se odklonu
Krok 1. Určete věci, které vás rozptylují při vašich každodenních činnostech
Důsledné rozptýlení je hlavní překážkou rozumného hospodaření s časem. Zjistěte, které činnosti nebo lidé vám zabírají hodně času, například přátelé, kteří si rádi povídají nebo si chtějí odpočinout, takže práci zanedbáváte. Pokuste se vyhnout věcem, kvůli kterým ztrácíte čas.
- Pokud ztrácíte spoustu času, ale nedosahujete výsledků, ve které jste doufali, může dojít k rozptýlení, kterému je třeba se vyhnout.
- Při práci v kanceláři se můžete setkat s některými rušivými spolupracovníky. Během pracovní doby neprovádějte malé rozhovory ani si nesmyslně chatujte. Buďte k nim však zdvořilí, protože chování v kanceláři je stejně důležité jako schopnost zvládnout čas pro kariérní úspěch.
Krok 2. Nezůstávejte na telefonu příliš dlouho
Pokud nějaký čas trávíte dlouhými telefonními konverzacemi, změňte tento zvyk. Mluvit tváří v tvář je často účinnější než po telefonu. Zbavte se tedy zvyku dlouhého hovoru po telefonu.
Při telefonické diskusi je začátek nebo konec konverzace obvykle pouze o malicherných věcech. Mnoho lidí se nedokáže soustředit a snít o telefonu. Zkuste si to tedy uvědomit. Chcete-li dosáhnout nejlepších výsledků, uspořádejte osobní schůzku, pokud potřebujete prodiskutovat záležitosti související s prací, protože obě strany mohou diskutovat, aniž by během schůzky byly rušeny
Krok 3. Nepřistupujte na web příliš často
Mnoho lidí potřebuje internet jako hlavní prostředek k plnění úkolů. Mnozí však také ztrácejí čas bez výhody prostého hledání článků, sportovních zpráv, fotografií umělců, obrázků koťat nebo štěňat. Zaměřte se na používání internetu. Existují různé programy na blokování určitých aplikací, webů a médií, které omezují přesměrování z internetu.
- Když se potřebujete soustředit na důležitější věci, vypněte Facebook, Twitter a další sociální média.
- Hledání témat přes Google je také velmi časově náročné. Nejprve chcete jen najít nějaké informace, ale než se nadějete, procházíte různé webové stránky 3 hodiny.
Krok 4. Umístěte značku „Prosím, uklidněte se“
Možná jste viděli nápis visící na dveřích hotelového pokoje. Umístěte toto znamení do své kanceláře nebo pracovního prostoru. Namísto toho, abyste o to požádali v hotelu, si to vytiskněte sami a v případě potřeby je zavěste na dveře pracovního prostoru. Díky tomu vás nikdo nezve na chat, abyste se mohli soustředit na práci.
Pokud pracujete z domova, vytvořte si pro práci speciální místnost. Nepracujte na místě, které se obvykle používá pro činnosti s rodinnými příslušníky. Je snadné se nechat rozptýlit, když uslyšíte zvuk z televize, zvonění telefonu nebo zvuk videohry
Krok 5. Buďte připraveni na neočekávané odbočení
Někdy dochází k nevyhnutelnému odklonu, například proto, že vás váš šéf zve na chat přes WA nebo vaši rodiče požádají o pomoc při plnění lehkých úkolů. Pokud jste si to naplánovali, díky těmto věcem nebudete mít čas na plnění úkolů a provádění prioritních činností.
Metoda 3 ze 3: Efektivní využití času
Krok 1. Zapište si všechny věci, které je třeba udělat
Při každodenních úkolech nespoléhejte na paměť. Vytvořte si seznam činností, které je třeba udělat, a čtěte ho tak často, jak je to možné, aby bylo dosaženo všech pracovních cílů.
- I když se vám některé úkoly zdají triviální nebo lehké, jednoduše si je zapište. Plán na pořadu jednání bude obsahovat něco jako „Zavolejte Stevovi“, „Vypočítejte ziskovou marži“nebo „Pošlete e -mail šéfovi“.
- Udělejte si ze zvyku dělat si poznámky během každodenních aktivit, abyste byli připraveni si dělat poznámky o nových aktivitách nebo úkolech. I když si to můžete poznamenat později, je nejlepší to neodkládat, abyste na to nezapomněli.
Krok 2. Použijte kalendář
Používání kalendáře nebo agendy jako prostředku k plánování denních aktivit vám pomůže efektivně řídit svůj čas. Poznamenejte si vše nové, co je třeba zahrnout do plánu, například termín, úkol nebo schůzku. Vyhraďte si každé ráno čas na přečtení agendy a zjistěte, jaké činnosti máte dělat během dne.
Krok 3. Nenechte si schůzky se stejným plánem
Abyste mohli rozumně řídit čas, zařiďte si harmonogram aktivit, které nejsou příliš přeplněné. Nedodržujte termíny ani si nedělejte schůzky se stejným rozvrhem. Před odsouhlasením nového rozvrhu si nejprve přečtěte program, abyste zajistili časovou dostupnost. Tímto způsobem budete moci dobře řídit svůj čas a dodržovat konzistentní denní rozvrh.
Krok 4. Vyhněte se rozptýlení
Využijte produktivně svůj čas tím, že odstraníte věci, které vás rozptylují nebo vám brání v tom, abyste se odchýlili od plánu a oddálili jiné činnosti. Vypněte televizi a videohry, abyste se mohli soustředit na své prioritní úkoly a bavit se později.
Krok 5. Upřednostněte úkoly, které mají být splněny
Uspořádejte si čas co nejlépe naplánováním nejdůležitějších úkolů, nebo musíte být na prvním místě. Zapište si tento úkol do plánu pomocí jasných barev nebo malých samolepek. Naplánujte si nejprve úkoly s nejvyšší prioritou, aby na jejich splnění byl dostatek času, a poté uveďte seznam dalších aktivit, které lze provést později.
- Buďte připraveni kdykoli změnit priority. Jsou věci, které vyvstanou náhle a je třeba je řešit okamžitě, abyste byli nuceni přestat pracovat a zaměřit pozornost a vyhradit si čas na splnění velmi naléhavých termínů s maximálními výsledky. Zajistěte, aby takové události byly vzácné.
- Pokud často měníte své denní priority, vypadá to, že je třeba něco opravit. I když je normální provádět drobné úpravy plánu, příliš častá změna plánu naznačuje neschopnost správně nastavit priority.
Krok 6. Buďte realističtí
Určete realistické přidělení času, aby byl každý úkol správně dokončen. Pokud vám dokončení úkolu zabere 30–60 minut, naplánujte si ho na 60 minut. Díky realistickému odhadu času se nebudete cítit zahlceni ani nebudete muset měnit svůj pracovní rozvrh.
Je lepší být opatrný a věnovat více času, než je potřeba. Pokud je úkol dokončen brzy, pracujte na dalším úkolu, což nemá žádný vliv na produktivitu
Krok 7. Naplánujte si každodenní rutinní činnosti
Nezapomeňte si naplánovat každodenní režim, jako je jídlo a koupání. To se pravděpodobně vyřeší samo, ale budete muset rozdělit čas mezi naplánované úkoly, abyste nezmeškali ani neodložili další naplánované činnosti.
Krok 8. Použijte připomenutí
Kromě agendy vám pomocí dalších nástrojů připomenou důležité úkoly nebo termíny, například listy Post-it nebo nastavení připomenutí v telefonu, které vám v určitou dobu zazvoní nebo vyskočí zprávu, aby vám připomnělo něco udělat nebo připravit se na další rozvrh. Nezapomenete tak na naplánované aktivity.
- Nespoléhejte se, že vám to ostatní připomenou, protože je velká šance, že zapomenou stejně jako vy.
- Pokud je naplánována velmi důležitá aktivita, nastavte si několik připomenutí pro případ, že bude ignorována malá poznámka nebo alarm mobilního telefonu.
Krok 9. Požádejte o pomoc
V případě potřeby můžete požádat ostatní o pomoc nebo delegovat lehkou práci. Můžete si udělat dobrý rozvrh, pokud neváháte požádat někoho jiného, aby vám pomohl uklidit dům nebo připravit večeři, pokud jste stále zaneprázdněni prací dlouho do noci.
- Delegujte odpovědnost na někoho, na koho se můžete spolehnout. Místo toho, abyste požádali o pomoc lidi, kteří jsou schopni úkol dokončit, vyberte někoho, kdo je připraven dobře pracovat až do konce.
- Nezvykejte si přesouvat úkoly na jiné lidi. Kromě toho, že projevujete neschopnost řídit čas, můžete vypadat líně a nemotivovaně.
Krok 10. Zjistěte svou produktivitu
Pravidelně si musíte vyhradit čas na analýzu toho, čeho jste dosáhli, jak dobře si vedete a kolik času to zabere. Vyhodnocením různých aspektů svého osobního a profesního života můžete upravit svůj pracovní rozvrh a každodenní životní styl tak, abyste dosáhli výsledků, které překračují vaše cíle.
Krok 11. Darujte si dárek
Příliš tvrdá nebo příliš dlouhá práce vede k nudě, což vám ztěžuje soustředit se i na ty nejjednodušší úkoly. Udělejte si proto čas na oslavu svých úspěchů a dejte si dárek, který milujete.
- Udělejte si čas na odpočinek a relaxujte. Vypněte telefon a neodpovídejte na e -maily. Pokud se spojí práce a volný čas, není to způsob, jak se odměnit nebo zabránit syndromu vyhoření.
- Pokud pracujete od pondělí do pátku, vezměte si víkend na odpočinek. Pokud například dokončujete projekt, který trval 3 měsíce v řadě, po dokončení projektu si vyhraďte čas na krátkou dovolenou.
