Obchodní proces je systém, který společnost používá k dosažení svých cílů. Tento proces lze také interpretovat jako kroky podniknuté ke generování hodnoty pro zákazníky. Manažeři analyzují obchodní procesy, aby vyhodnotili, jak dobře běží. Manažer nejprve analyzuje aktuálně spuštěné procesy. Poté může management určit změny ke zlepšení stávajících procesů. Vylepšení procesů může společnostem pomoci ušetřit čas, snížit náklady nebo vytvořit produkty, které jsou pro zákazníky vhodnější.
Krok
Část 1 ze 2: Určení způsobu vytváření obchodních procesů
Krok 1. Definujte obchodní procesy
Obchodní procesy se týkají činností, které zaměstnanci denně provádějí, aby dosáhli organizačních cílů. Tento proces odráží kroky společnosti k dosažení určitých cílů. Obchodní proces musí zahrnovat všechny varianty nebo výjimky z procesu. Abyste porozuměli tomu, jak analyzovat obchodní proces, musíte zvážit, jak se obchodní proces vytváří.
- Zvažte rozsah úkolu. Například aktualizujete proces používaný k odesílání faktur klientům. Rozsah úkolu odkazuje na to, jak široký je rozsah úkolu, který má být proveden. V tomto případě předpokládejme, že rozsahem jsou všechny faktury odeslané klientovi. Určíte, že za měsíc je klientům zasláno průměrně 200 faktur.
- Zadejte požadovaný výsledek. Zamyslete se nad tím, čeho se tento proces snaží dosáhnout. V takovém případě chcete, aby byly faktury odesílány přesně každému zákazníkovi, jakmile je produkt odeslán. Fyzickou kopii faktury odešlete při odeslání objednávky. Každému klientovi také pošlete elektronickou fakturu.
- Seznam podprocesů, které jsou v procesu. Čím je proces konkrétnější, tím je snazší jej analyzovat a zlepšovat.
- Dokumentujte obchodní procesy. Proces můžete zdokumentovat jako seznam kroků a zvážit jejich zobrazení ve vývojovém diagramu. Procesy často přesahují více oddělení ve velkých organizacích. Proces vytváření faktur by například zahrnoval fakturační a účetní oddělení.
- Definujte různá oddělení nebo funkce entit v procesu spolu se všemi vstupy a výstupy. Například vytvoření výplatní pásky vyžaduje vstup od výrobního oddělení ke zjištění počtu a hodin odpracovaných pracovníků, personálního oddělení ke zjištění sazeb a snížení mezd atd.
- Seznam všech výjimek z tohoto postupu. Téměř všechny obchodní postupy budou mít výjimky a variace. Můžete například umožnit určitým klientům získat velké slevy. Tento zákazník objednává výrobky ve velkém množství. Poskytnutí velké slevy způsobí, že fakturující pracovníci odečtou částku slevy vypočítanou ve fakturačním softwaru. Velké slevy je nutné zadat ručně, abyste vytvořili přesnou fakturu.
Krok 2. Zdokumentujte obchodní proces a přemýšlejte o tom, jaký typ obchodního procesu vytvořit
Oddělení několika obchodních procesů podle typu pomůže analýze obchodních procesů a zlepšení procesů. Pokud jsou dva procesy stejného typu, mohou být upgrady procesů podobné. Konkrétním procesem může být provozní, podpůrný nebo manažerský proces.
- Operační procesy se týkají každodenních úkolů dodávání produktů zákazníkům. Proces vytváření faktur pro klienty lze zahrnout do provozního procesu. Je velmi důležité posílat klientům přesné faktury, aby platby mohly být inkasovány co nejrychleji.
- Procesy podpory se vztahují k aktivitám provozní podpory vaší společnosti. Oddělení lidských zdrojů je příkladem oblasti podpory společnosti. Toto oddělení podporuje vedoucí oddělení při pohovorech a náboru nových zaměstnanců. Přestože lidské zdroje nejsou přímo zapojeny do klientů, podporují operační oddělení.
- Každá organizace potřebuje management, aby mohla řídit celkový obchodní směr společnosti. Proces plánování a plnění rozpočtu je proces řízení. Všechny společnosti by měly mít formální rozpočtový proces. Tento proces by měl zahrnovat vedení a diskusi o rozpočtu společnosti s finančním manažerem.
Krok 3. Analyzujte obchodní procesy a najděte příznaky neefektivity procesů
Obchodní procesy se skládají ze vstupů (vstupů) a výstupů (výstupů). Práce, energie, materiály a kapitálové vybavení jsou považovány za vstupy. Vstupy jsou aktiva, která slouží k vytváření příjmů a zisku. Na druhé straně je výstupem fyzický produkt nebo služba. Vstupy vstupují do procesu a vytvářejí výstupy. Budete muset provést analýzu, abyste zjistili neefektivitu tohoto procesu.
- Váš proces musí efektivně využívat vstupy k produkci výstupů. Řídíte například pobočku opravny. Vaším vstupem je práce, vybavení a díly. Vaším výstupem jsou služby zákazníkům při opravách vozidel.
- Dlouhá doba opravy nebo nevyřízené práce svědčí o neefektivnosti procesu. Příčinou problému může být příliš blízký plán oprav některých zákazníků.
- Náznaky neefektivity procesu lze také vidět, pokud náklady na výměnu dílů daleko přesahují rozpočet. V tomto případě může být problém specifický pro nákupní oddělení nebo díly od dodavatele.
- Na základě identifikovaných problémů určete, které procesy je třeba zlepšit. Musíte upřednostnit několik obchodních procesů. Vyberte si proces, který má na vaši firmu největší dopad. Můžete například chtít nejprve opravit modul runtime. Dlouhá doba zpracování způsobí, že společnost přijde o zákazníky. Upřednostněte vylepšení procesu.
Část 2 ze 2: Analýza obchodního procesu
Krok 1. Promluvte si s klíčovými lidmi o procesech uvnitř společnosti
Jakmile určíte proces, který má být vylepšen, prodiskutujte jej s lidmi odpovědnými za jeho implementaci. Udělejte si čas na rozhovor s klíčovými účastníky a požádejte o vylepšení, která by bylo možné provést.
- Zeptejte se na akce zaměstnanců a proč.
- Určete vstup potřebný k provedení každého úkolu a kde získáte každý vstup. Pokud společnost vyrábí džínové džíny, musíte vědět, kdo je jejich dodavatelem a jak často jsou suroviny do společnosti zasílány.
- Identifikujte výstupy každého úkolu a kdo je obdrží. Pokud řídíte dílnu, pracovníci dílny by měli svou práci zdokumentovat. Opraváři musí předat informace fakturačnímu oddělení, které poté zákazníkovi vygeneruje fakturu.
- Požádejte o návrhy, jak řešit neefektivnost procesů, se kterou se setkávají vaši zaměstnanci.
Krok 2. Vytvořte obchodní diagram pro každý proces
Vývojové diagramy procesů vám mohou pomoci popsat obchodní procesy. K vytvoření vývojového diagramu můžete použít dokumentaci z diskuze o procesu. Tento vývojový diagram by měl obsahovat všechny kroky potřebné k dokončení konkrétního obchodního procesu.
- Je důležité si uvědomit, že vývojový diagram obchodního procesu by měl obsahovat pouze definované postupy, které musí zaměstnanci dodržovat.
- Vývojové diagramy lze kreslit ručně nebo pomocí softwaru. K vytváření vývojových diagramů lze použít Word a tabulkový procesor s mapovacími prostředky. Můžete také najít specializovaný software pro vytváření vývojových diagramů.
- Vývojové diagramy jsou velmi užitečné nástroje, jak jasně vidět obchodní procesy před sebou. Tento nástroj výrazně usnadní identifikaci a opravu neefektivnosti.
- Jakmile jsou v procesu provedeny změny, znovu zkontrolujte výsledky a zjistěte, zda se proces zlepšil podle vašich očekávání. Pokud ne, zopakujte proces analýzy a zkuste identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. Analýza podnikových procesů je trvalou aktivitou ve vašem podnikání.
Krok 3. Proveďte brainstorming, abyste našli vylepšení procesu
Mnoho procesů zahrnuje více než jedno oddělení v rámci vaší firmy. Skupinové relace identifikují neefektivitu procesů, které mají dopad na více než jedno oddělení. Tato sezení mohou také ověřit informace poskytnuté během osobních pohovorů s účastníky.
- Shrňte přijaté informace a sdílejte je s účastníky procesu. To bude zahrnovat účastníky, kteří byli a nebyli dosud dotazováni. Požádejte o zpětnou vazbu od všech. Tato zpětná vazba poskytne další vodítko pro vaši analýzu.
- Informace obdržené od účastníků procesu by vám měly poskytnout jasnou představu o tom, jak proces funguje a v čem je problém.
- Interpersonální diskuse se stává základem pro provádění změn v procesu. Změnami mohou být snížení nákladů, zkrácení doby procesního cyklu, zjednodušení procesu nebo vylepšení služeb zákazníkům.
