Písemné zásady a postupy nastiňují pokyny, pravidla, zaměření a zásady organizace. Zásady a postupy jsou obecně obsaženy v příručkách vytvořených pro zaměstnance. Jak psát obchodní zásady a postupy, závisí na cílech samotné společnosti.
Krok
Část 1 z 5: Načrtněte obchodní cíle
Krok 1. Vytvořte si seznam cílů
Jako manažer nebo vlastník firmy znáte cíle společnosti. Zvažte věci, jako jsou prodejní cíle, cíle zaměstnanců a managementu a obchodní pozice, kterou očekáváte v příštích několika letech.
- Zkuste si stanovit cíle, které jsou nejen konkrétní, ale také dosažitelné a stojí za to o ně usilovat. Například si stanovte finanční cíle, které jsou na dosah, a stanovte cíle pro výkon zaměstnanců, kterých lze dosáhnout dodržováním zásad a postupů, které nastavíte.
- Jakmile si stanovíte cíle, ujistěte se, že jste připraveni se zavázat jako vlastník nebo manažer firmy. Stanovení cílů je důležitým prvním krokem při vývoji zásad a postupů. Pak neméně důležité je vyhovět.
Krok 2. Zapište si seznam úloh a postupů
Myslete na každodenní události a úkoly ve vašem podnikání. Zapište si každou práci, kterou je třeba každý den dokončit, aby chod firmy proběhl hladce.
Zvažte následující: Jaké úkoly vyžadují formální popis nebo směr? Jaké postupy je třeba důsledně provádět stejným způsobem? Namísto soustředění se na manuální práci, která nevyžaduje mnoho instrukcí, se zaměřte na větší úkoly
Krok 3. Seznam možných problémů a řešení
Jsou vytvořeny zásady, které zajišťují, že vše běží hladce a že zaměstnanci a manažeři mají standardy výkonu. Zamyslete se nad problémy, které by mohly nastat při absenci zásad. Tímto způsobem můžete přemýšlet o zásadách, které potřebujete.
Když přemýšlíte o potenciálním problému, podívejte se na rychlý přehled toho, jak problém vyřešit nebo opravit. Zamyslete se nad problémy kolem každodenních obchodních aktivit, jako jsou finance, interakce mezi zaměstnanci a zákazníky a chování a postoje zaměstnanců
Část 2 z 5: Psaní obchodních zásad
Krok 1. Seznam kategorií zásad
Po zvážení různých možných problémů, které je třeba se zásadami vyřešit, přemýšlejte o kategoriích každého z nich. Použijte například kategorie jako bezpečnost, plánování, chování, plat, výhody, dovolená nebo dovolená a diskriminace.
Později při kompilaci příručky vám zásady již rozdělené do kategorií pomohou uspořádat příručku a její části. Kategorie vám také pomohou rozhodnout, co je nejdůležitější, a mohou je rozebrat podrobněji
Krok 2. Použijte formát osnovy k rozdělení různých zásad v každé kategorii
Šablona vám umožní hlouběji prozkoumat aspekty každé zásady nebo kategorie a průběžně přidávat podmínky a specifikace. Pomocí čísel můžete třídit každou sekci nebo kategorii.
Začněte krátkým obrysem. Poté, co si napíšete všechny počáteční nápady, se můžete vrátit zpět k osnově a přidávat nebo rozšiřovat, jak se měníte
Krok 3. Zamyslete se nad vhodnými důsledky porušení zásad
Zásady umožňují podnikům správně fungovat a slouží také jako standardy, které musí zaměstnanci a vedení dodržovat. Zásady také slouží jako písemné dokumenty popisující, jak řešit problémy se zásadami nebo jejich porušování. To je zvláště důležité, když a je -li k vyřešení problému zapotřebí akce.
Pokud jsou zásady zapsány v oficiálních dokumentech, mohou pokrývat zákonná práva a povinnosti zaměstnanců a společnosti. Zásady zahrnují informace o zaměstnaneckých právech pro osoby se zdravotním postižením, daní a zákazech diskriminace a obtěžování na pracovišti. Ujistěte se, že zadáváte informace podle platných zákonů
Krok 4. Stanovte jasnou politiku propouštění
Pokud musíte propustit zaměstnance za porušení zásad, budou to písemné zásady, které budou sloužit jako důkaz, pokud se zaměstnanec domnívá, že byl propuštěn nespravedlivě. Ujistěte se, že věnujete sekci diskusi o pravidlech pro propuštění.
Měli byste také vytvořit zásady náboru. Jde například o prověrky před přijetím uchazeče nebo zkušební dobu po přijetí zaměstnance a před tím, než se stane stálým zaměstnancem. Ujistěte se, že vytvoříte a nastíníte jasné termíny
Krok 5. Použijte jasný aktivní jazyk
Napište všechny zásady jasně takovým způsobem, aby nebyly nesprávně interpretovány nebo nepochopeny. Pokud existuje jiný výklad, zvažte jeho přepsání do jiného jazyka.
Nepište například: „Za určitých okolností může být poskytnuta další nemocenská.“Místo toho napište „Dodatečná pracovní neschopnost je schválena pouze s výslovným svolením vedoucího ve službě“
Část 3 z 5: Postupy psaní
Krok 1. Určete, jaké úlohy vyžadují podrobné postupy
Ne všechny úlohy nebo incidenty vyžadují podrobné pokyny. Upřednostněte úkoly nebo postupy, které je třeba provádět důsledně, například mzdu nebo plánování.
Při rozhodování o tom, jaké postupy vyžadují podrobnosti, zvažte následující otázky: Byl postup dlouhý nebo komplikovaný? Jaké jsou důsledky, pokud dojde k chybě při implementaci? Byly provedeny nějaké nedávné důležité změny? Vyžaduje tento postup důležité nebo rozsáhlé dokumenty? Jsou zaměstnanci často tímto postupem zmateni?
Krok 2. Shromážděte informace potřebné pro každý postup
Před nastíněním postupu musíte znát všechny kroky a jejich aspekty. Zvažte otázky zaměstnanců, které přišly, a případné problémy, se kterými jste se mohli setkat.
I když budete mít všechny informace, stejně se budete muset držet základů samotného postupu. Zamyslete se nad tím, co čtenáři nebo zaměstnanci potřebují k pochopení, a proveďte postup
Krok 3. Použijte všechny informace k napsání jasného postupu
Použijte aktivní jazyk. Zkuste se vyhnout dlouhým a nadbytečným slovům. Ujistěte se, že nepoužíváte těžko srozumitelný jazyk, včetně žargonu, který zaměstnanci možná neznají.
Například místo psaní „Potrhané mzdové doklady zaměstnanců musí být uloženy ve finančním souboru“, použijte následující jazyk „Uchovávání roztržených mzdových příjmů ve finančním souboru“
Část 4 z 5: Pochopení zákonnosti
Krok 1. Zadejte část o antidiskriminační politice
Všichni majitelé podniků musí dodržovat antidiskriminační zásady, které stanovila vláda. Nezapomeňte zahrnout informace o zásadách spolu s očekáváním, že je všichni zaměstnanci dodržují.
Do politiky by měly být zahrnuty také informace o rovných pracovních příležitostech, jakož i zákon o právu na práci pro osoby se zdravotním postižením a politika obtěžování
Krok 2. Zkontrolujte, zda jsou vaše zásady legální
Musíte zajistit, aby všechny vypracované zásady byly spravedlivé a v souladu se zákonem. Existuje mnoho zdrojů, které můžete použít ke zjištění, zda jsou vaše zásady v souladu s platnými zákony.
Můžete také požádat právního zástupce, aby si prostudoval zásady, které jste navrhli, než je použijete na zaměstnance. Jako vlastníkovi firmy je velmi výhodné mít právního poradce, se kterým se můžete pravidelně radit
Krok 3. Požádejte zaměstnance, aby podepsali návrhy zásad a postupů
Noví zaměstnanci by měli být požádáni, aby souhlasili a podepsali dokumenty o zásadách a postupech, a měla by jim být poskytnuta kopie pro referenci. Kromě toho musí být všechny změny znovu podepsány všemi zaměstnanci. Tím je zajištěno, že jsou všichni vázáni zásadami, pokud by v budoucnu obě strany podnikly jakékoli právní kroky.
Nezletilí nemohou legálně uzavírat smlouvy. Pokud najímáte zaměstnance mladší 18 let, ujistěte se, že mají písemný souhlas opatrovníka k uzavření smlouvy, protože rodič nebo zákonný zástupce může zákonně zrušit smlouvu
Část 5 z 5: Sestavení manuálu
Krok 1. Uspořádejte informace v logickém pořadí
Začněte s většími body, poté pokračujte s těmi menšími. Například místo toho, abyste začali s kategorií kompenzací, spusťte příručku s procesem náboru nebo kategorií způsobilosti.
- Zvažte otevření manuálu s popisem cílů společnosti, jak jste již dříve nastínili. Napište jasný, jednotný odstavec nebo dva, které shrnou manuál, co mohou zaměstnanci od společnosti očekávat a co společnost očekává od zaměstnanců.
- Pomocí obrysu vytvořte v příručce podkategorie. Až budete hotovi, vytvořte si obsah, aby bylo možné každou informaci snadno najít.
Krok 2. Použijte obrázek, graf nebo diagram
Existují lidé, kteří jsou více vizuální, takže diagramy, grafy nebo obrázky v příručce mohou pomoci různým typům zaměstnanců porozumět pojmům. Obrázky mohou zjednodušit postupy a zásady.
Můžete například vytvořit graf nebo tabulku se seznamem různých titulů a jejich povinností. Můžete také použít tabulku otázek a odpovědí, které mohou zaměstnanci v případě potřeby použít jako referenci
Krok 3. Poskytněte všem zaměstnancům příručky, ke kterým budou mít snadný přístup
Ideální je, když noví zaměstnanci obdrží kopii manuálu, když jsou najati, a starí zaměstnanci dostanou novou kopii, když dojde k revizi. Zvažte, zda všichni zaměstnanci podepíší smlouvu o tom, že rozumějí všem bodům uvedeným v manuálu, a souhlasí s tím.
